Lathund Fakturaunderlag Fakturera Underhållsåtgärd Skapa fakturaunderlag Godkänna fakturaunderlag Yta för bild
TMALL 0004 Rapport generell v 2.0 Trafikverket E-post: trafikverket@trafikverket.se Telefon: 0771-921 921 Dokumenttitel: Lathund Fakturaunderlagshantering Författare: GUS Förvaltning Dokumentdatum: 2019-04-25 Version: 0.1 Sida 2 (19)
Innehåll KORT OM LATHUNDEN... 3 HANTERA FAKTURAUNDERLAG... 4 1. SKAPA FAKTURAUNDERLAG FÖR ARBETSORDER... 5 2. SKAPA/HANTERA FAKTURAUNDERLAG FÖR FASTPRIS.... 9 2.1. Schemalagda Fakturaunderlag för fakturaplan.... 9 2.2. Skapa Fakturaunderlag för fastpris åtaganden....10 3. BESTÄLLARENS GRANSKNING AV FAKTURAUNDERLAG... 14 4. HANTERA UNDERKÄNDA FAKTURARADER... 15 5. SLUTFÖRA OCH SKRIVA UT FAKTURAUNDERLAG... 17 6. STATUSAR... 17 Sida 3 (19)
Kort om lathunden Beskriver hur Entreprenören skapar fakturaunderlag samt hur beställaren hanterar och godkänner fakturaunderlaget. Målgrupp är ekonomiansvariga hos entreprenören och Trafikverkets beställare. Hantera Fakturaunderlag Ett Fakturaunderlag skapas av entreprenören för arbetsorder. Fakturaunderlaget kan skapas för en eller flera arbetsorder. Prisplanen på respektive arbetsorder styr vilken fakturering som ska ske. En prisplan kan gälla för fakturering av avslutade arbetsorder. En annan prisplan kan gälla för delfakturering av pågående arbetsorder. Vilka prisplaner som gäller bestäms av underhållsavtalets faktureringsregler. Prisplanen sätts automatiskt på en ny arbetsorder utifrån specificerade regler. Vid registrering av ny arbetsorder eller innan den har fått planerade/verkliga kostnader kan prisplanen ändras manuellt. Detta görs då på arbetsordern via åtgärden Markera/Avmarkera prisplan. Fakturaunderlag kan även innehålla poster som inte härrör till en arbetsorder. Det kan finnas fasta avgifter som specificerats på underhållsavtalets fakturaplan som faktureras. För poster i underhållsavtalets fakturaplan skapar systemet fakturaunderlaget automatiskt när tiden för fakturering faller in. För överenskomna fastprisåtgärder kan en s.k. försäljningsorder skapas och ingå i ett fakturaunderlag. Trafikverkets projektledare (beställare) granskar fakturaunderlag och godkänner hela fakturaunderlaget när eventuella oklarheter är uppklarade. Sida 4 (19)
1. Skapa fakturaunderlag för arbetsorder Fakturaunderlag kan skapas för en arbetsorder eller flera arbetsorder. Det går också att ha ett stående fakturaunderlag under en kortare tid som fylls på med arbetsorder efter hand om underhållsavtalet tillåter den hanteringen. Underhållsavtalets prisplaner styr också vilken status som arbetsordern kan ha när fakturaunderlaget skapas. Angiven prisplan på arbetsorder styr om fakturering ska ske när arbetsordern är avslutad eller om delfakturering kan ske på en pågående arbetsorder. Det kan även finnas prisplaner där faktureringen ska ske på annat sätt än per arbetsorder. 1. Skapa ett fakturaunderlag för en arbetsorder Sök fram aktuell arbetsorder. T ex via Sökfönstret i övre vänstra hörnet. Använd Välj åtgärd och Skapa utförarefaktura. Ange beskrivning (rubrik) för fakturaunderlaget. Ange sista datum för detta fakturaunderlag. 2. Skapa ett fakturaunderlag för flera arbetsorder En avslutad arbetsorder visas normalt inte i Arbetsorderbevakningens lista. För att visa avslutade AO klickar en på Avancerad sök i listhuvudet. Sida 5 (19)
Lokalisera sedan fältet Historik? Ta bort förvalda värdet N (nej) för att se både öppna och avslutade AO. Ändra värdet till J (ja) för att se bara avslutade AO eller lokalisera fältet Status och välj status CLOSE. Lokalisera fältet Ofakturerade transaktioner på arbetsorder och ändra värdet till J (ja). Klicka på Sök. För att delfakturera transaktioner på pågående arbetsorder. Klicka på Avancerad sök i listhuvudet. Lokalisera fältet Prisplan och välj den prisplan som tillåter delfakturering. Lokalisera fältet Ofakturerade transaktioner på arbetsorder och ändra värdet till J (ja). Klicka på Sök. När listan på arbetsorder visas ska de arbetsorder som ska faktureras väljas. Markera fältet Välj poster. Markera sedan alla eller enskilda arbetsorder. När urvalet är gjort, använd Välj åtgärd och Skapa Utförarefaktura. Sida 6 (19)
Ange beskrivning (rubrik) för fakturaunderlaget. Ange fakturadatum. 3. Skapa fakturaunderlag från utförarfakturering. Gå till applikationen Utförarfakturering. Sök fram aktuellt fakturaunderlag. Fakturaunderlag som är nya och obehandlade har status INPROGRESS (pågår). Eller klicka på fakturaunderlaget i resultatlistan på startsidan. Kontrollera nu att fakturaunderlaget är komplett. Notera att fakturaunderlaget kan avbrytas (CANCEL) om det har skapats felaktigt Fakturaunderlaget kan skrivas ut med ikonen Webläsarvy. När fakturaunderlaget inte är godkänt så skrivs en röd text ut på fakturaunderlaget. Det skrivs inte ut när fakturaunderlaget är godkänt. Om någon arbetsorder behöver läggas till på fakturaunderlaget. Följ då nedanstående instruktion, annars fortsätt till punkt 4. 4. Lägga till arbetsorder till ett befintligt fakturaunderlag Klicka på Välj Arbetsorder. Klicka sedan på detaljmenyn vid Arbetsorder och sedan Välj värde för att välja en arbetsorder. Sida 7 (19)
Spara fakturaunderlaget. 4. När fakturaunderlaget är komplett är det dags att skicka det till beställaren för granskning. Med fakturaunderlaget öppet. Ändra status på fakturaunderlaget. Välj Förfaktura till Beställaren. Fakturaunderlaget ska nu ha fått status PREBILL. Spara fakturaunderlaget. Nu visas fakturaunderlaget i en vy på startsidan hos Beställaren som ska granska underlaget. Sida 8 (19)
2. Skapa/hantera fakturaunderlag för fastpris. 2.1. Schemalagda Fakturaunderlag för fakturaplan. Kopplat till Underhållsavtalet kan det finnas en fakturaplan som innehåll ett antal poster som ska fakturerar en eller flera gånger under avtalstiden. Fakturaplanens poster schemaläggs. Det innebär att fakturaunderlaget då skapas automatiskt när tiden är inne för fakturering. Skapade fakturaunderlag visas i resultatlistan på startcenter för Ekonomi ansvarig hos entreprenören. Fakturaunderlag ska då skickas till Beställaren för granskning på samma sätt som gäller för Fakturaunderlag för arbetsorder. 1. Gå till applikationen Utförarfakturering. Sök fram aktuellt fakturaunderlag. Fakturaunderlag som är nya och obehandlade har status INPROGRESS (pågår). Eller klicka på fakturaunderlaget i resultatlistan på startsidan. 2. Kontrollera nu att fakturaunderlaget är komplett. Notera att fakturaunderlaget kan avbrytas (CANCEL) om det har skapats felaktigt Sida 9 (19)
Not. Just nu kan man inte köra ut Fakturaunderlaget med ikonen Webläsarvy när fakturaraderna inte är godkända. Detta kommer att bli möjligt senare. 3. När fakturaunderlaget är kontrollerat är det dags att skicka det till beställaren för granskning. Med fakturaunderlaget öppet. Ändra status på fakturaunderlaget. Välj Förfaktura till Beställaren. Fakturaunderlaget ska nu ha fått status PREBILL. Spara fakturaunderlaget. Nu visas fakturaunderlaget i en vy på startsidan hos Beställaren som ska granska underlaget. 2.2. Skapa Fakturaunderlag för fastpris åtaganden. Efter överenskommelse mellan beställare och entreprenörens ekonomiansvarige kan fastpris åtaganden registreras och faktureras. Ett fastprisåtagande registreras som en Försäljningsorder i systemet. Se Gus Lathund Hantering av försäljningsorder hur en försäljningsorder skapas och hanteras innan fakturaunderlag kan skapas. När fakturaunderlag kan skapas för ett fastprisåtagande följ då processen nedan. Sida 10 (19)
1. Gå till applikationen Utförarfakturering. 2. Klicka på Ny Batch (Nytt fakturaunderlag). 3. Ange ett namn på fakturaunderlag. Ange Fakturadatum. Ange eller välj utförare och Avtal. Spara Klicka på Välj försäljningsorder. Sida 11 (19)
Klicka på Välj värde och välj aktuell försäljningsorder. Endast försäljningsorder med status COMPLETE (Klar) visas i listan. Försäljningsordern kopieras till fakturaunderlaget. Välj alternativet Tillbaka till fliken lista för att hämta om det uppdaterade fakturaunderlaget. 4. Öppna nu fakturaunderlaget igen och kontrollera nu att fakturaunderlaget är komplett. Notera att fakturaunderlaget kan avbrytas (CANCEL) om det har skapats felaktigt Fakturaunderlaget kan skrivas ut med ikonen Webläsarvy. När fakturaunderlaget inte är godkänt så skrivs en röd text ut på fakturaunderlaget. Det skrivs inte ut när fakturaunderlaget är godkänt. 5. När fakturaunderlaget är kontrollerat är det dags att skicka det till beställaren för granskning. Med fakturaunderlaget öppet. Ändra status på fakturaunderlaget. Sida 12 (19)
Välj Förfaktura till Beställaren. Fakturaunderlaget ska nu ha fått status PREBILL. Spara fakturaunderlaget. 6. Nu visas fakturaunderlaget i en vy på startsidan hos Beställaren som ska granska underlaget. Sida 13 (19)
3. Beställarens granskning av fakturaunderlag Beställaren får information om att fakturaunderlag finns på sin startsida. Beställaren kan nu godkänna eller underkänna fakturarader. När alla fakturarader är godkända kan hela fakturaunderlaget markeras som genomgånget. 1. I applikationen Fakturagranskning söks aktuellt fakturaunderlag fram eller väljs från listan. 2. Kontrollera fakturaunderlaget. Om en rad kan godkännas ändra då radens status till Godkänd (APPR). Ska samtliga rader godkännas kan man via Välj Åtgärd och Ändra status på alla VGODK rader till GODK godkänna alla rader samtidigt. 3. För de rader som inte kan godkännas ändras då status till Underkänd av beställaren (DISPUTE). När radstatus Underkänd av beställaren används blir Anmärkningsfältet obligatoriskt. Skriv en motivering till underkänd rad. Om underkända rader finns skickar fakturaansvarig fakturaunderlaget till beställaren för ny granskning när raden är åtgärdad. Rader kan då ha status Väntar på godkännande (WAPPR), Löst för fakturering (RESOLVED) eller Håll för fakturering. (HOLD). Rad med status Väntar på godkännande (WAPPR) behöver godkännas. Rad med status Löst för fakturering (RESOLVED) behöver ej godkännas. Rad med status Håll för fakturering (HOLD) kommer inte att faktureras på detta fakturaunderlag. 4. Oavsett status på fakturaraderna så ska nu fakturaunderlaget tillbaks till entreprenörens fakturaansvariga för åtgärd. Sida 14 (19)
Fakturaunderlaget måste då ändras till Granskad av Beställaren (REVIEWED) för att fakturaansvarig ska kunna åtgärda ej godkända rader eller markera fakturaunderlaget för fakturering. 4. Hantera underkända fakturarader Beställaren kan välja att underkänna fakturarader som är oklara eller behöver diskuteras. Rader som kommer tillbaks med statusen Underkänd av beställaren (DISPUTE) måste åtgärdas. Dessa rader måste då hanteras av entreprenörens ekonomiansvarige. 1. Per rad kan man kontrollera Beställarens anmärkning för raden via ikonen Statushistorik för fakturarad. Sida 15 (19)
2. Redigera arbetsorderns timmar/kostnader. Gå till applikationen Arbetsorderbevakning och sök fram aktuellt arbetsordernummer. T ex via sökfönstret högst upp till vänster. När arbetsordern är öppen så kan en välja åtgärd Redigera Arbetsorderhistorik. Nu öppnas den stängda AOn upp och Personaltimmar och Kostnader kan justeras. Justera Personaltimmar genom att lägga till timmar eller lägga till rader med negativa timmar för att justera timmar. Materialkostnader kan läggas till och justeras negativt med Uttagstyp = RETUR och angivet värde. Justera Verktygstimmar genom att lägga till timmar eller lägga till rader med negativa timmar för att justera timmar. Avgifter kan läggas till och kan justeras med negativt värde. Se mer om rapportering och justering av använda resurser i kapitel 2 i Gus Lathund AO Hantera Underhållsåtgärd Utföra och Återrapportera. När en kostnadsrad uppdateras i en arbetsorder måste arbetsordern sedan läggas till igen på fakturaunderlaget för att uppdateringen ska synas i underlaget. Det gör man genom att trycka på Välj arbetsorder på fakturaunderlaget, sök upp arbetsordernumret och välj in arbetsordern igen. Nu kommer ändrade fakturarader att kopieras in i fakturaunderlaget och ersätta det gamla. Tryck Tillbaka till fliken lista för att hämta om det uppdaterade fakturaunderlaget. Sida 16 (19)
3. Ändra sedan fakturaraderna till rätt status. Rader kan ha status Väntar på godkännande (WAPPR), Löst för fakturering (RESOLVED) eller Håll för fakturering. (HOLD). 4. Skicka fakturaunderlaget till beställaren för ny granskning. Ändra status på fakturaunderlaget till Förfaktura till Beställare (PREBILL). 5. Slutföra och Skriva ut fakturaunderlag När fakturaunderlaget är godkänt av beställaren så kan fakturaunderlaget markeras som fakturerat och fakturaunderlag kan skrivas ut. 1. I applikationen Utförarfakturering söks aktuellt fakturaunderlag fram. Ändra status på fakturaunderlaget till Fakturerat (BILLED). 2. Nu går det att skriva ut fakturaunderlaget via webläsarvyn utan den röda varningstexten. 6. Statusar Följande statuskoder används för fakturaunderlag. Fakturaunderlagets statusar Sida 17 (19)
Statuskod Namn Beskrivning INPROGRESS Pågår Ett nyligen skapat fakturaunderlag får denna status. PREBILL Förfaktura till Beställare Fakturaunderlaget har skickats till beställaren för granskning. REVIEWED Granskad av Beställaren Fakturaunderlaget har granskats av beställaren. Både godkända och ej godkända rader kan finnas på fakturaunderlaget. BILLED Fakturerad Fakturaunderlaget är nu slutgranskat av beställaren och entreprenörens ekonomiansavarige kan skriva ut fakturaunderlag och bifoga till sin företagsfaktura. CANCEL Avbruten Fakturaunderlaget har avbrutits och ingående fakturarader kan nu faktureras på ett annat fakturaunderlag. Fakturaunderlagets radstatusar Statuskod Namn Beskrivning WAPPR Väntar på godkännande En nyligen tillagd rad till ett fakturaunderlag får denna status. Raden kan också få denna status vid ett senare tillfälle efter att entreprenörens ekonomiansvarige har justerat en rad som behöver granskas på nytt. APPROVED Godkänd av beställaren Raden är godkänd av Beställaren. Sida 18 (19)
DISPUTE Underkänd av beställaren Raden är underkänd av beställaren och behöver åtgärdas av entreprenörens ekonomiansvarige. HOLD Håll från fakturering Raden ska inte faktureras på denna fakturarad. En rad med denna status kan faktureras på annat fakturaunderlag. RESOLVED Löst för fakturering Entreprenören har åtgärdat oklarheter på raden och raden kan granskas av beställaren igen men behöver inte få annan status. REMOVED Borttagen från Fakturaunderlag Borttagen av systemet från fakturaunderlaget. Om alla kostnader tas bort från en AO kopplad till fakturaunderlaget så får fakturaraden status REMOVED. Sida 19 (19)