Vimmerby 1(On1ffiUn Kmmunens revisrer 2011-12-09 Knununstyrelsen,7Knununfullmäktiges presidium I 2~11 ]2 1 O JI1{,dtJ/J i/)j fr 6(tJ//3~ l Gran kning av prjektet: Etablering aven nd för utmhu pedaggik På uppdrag av revisrerna i kolmnunen har genmfört en granslming av vanstående. Våra synpunkter framgår av bifgad rapprt. Revisrerna har vid sitt sammanträde den 9 december beslutat att överlämna rappolien till kolmnunstyrelsen för beaktande ch till fullmäktiges presidium för kälmedm. Presidiet får ta ställning till m rapprten ska biläggas fullmäktiges handlingar. F ör kmmunens revisrer Rland Ilemark rdförande
Revisinsrapprt anskntng prje C3 e g Etablerl a e nrdför utnthuspedaggik Eva Gustafssn Stefan Wik Nvember månad år 2011 pwc
Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby Innehållsförteckning 1 Bakgrund 2 Metd 3 Iakttagelser 3. 1 Prjektrganisatin 3 2 FöljefrsIrning 3 3 Prjektbudget 3-4 Analys av eknmiskt utfall 4 Revisinell bedömning 1 1 2 2 2 3 4 6 Nvember månad år 2011
Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby 1 Bakgrund Efter en ansökan från beslutade Nutek (numera Tillväxtverket) i december 2008 att gdkänna prjektet Etablering aven ndför utmhuspedaggile i Vimmerby. Prjektet skulle bedrivas under periden 2008-07-01 till 2011-06- 30. Då prjektet behandlats av kmmunstyrelsen endast vid två tillfållen den 24 juni 2008 131 samt den 15 september 2009 159 har revisrerna beslutat att göra en granskning. En utvärdering av prjektets effekter görs aven följefrskare. Vår granskning inskränker sig till en stickprvsmässig genmgång av kstnaderna. Syfte med prjektet efter prjekttidens slut är enligt Nuteks beslut att Vimmerby ch reginen genm etableringen kan erbjuda akademiska utbildningar, det vill säga hgre utbildning tillsammans med Linköpings universitet. Vidare säger Nutek i sitt beslut att detta blir en ny arena för lärande på lkal, reginal, natinell ch internatinell nivå. Satsningen kmmer att bli mycket viktig för reginen i ett tillväxtperspektiv. Nutek säger vidare i sitt beslut att samarbetet mellan reginen ch Linköpings universitet dkumenteras ch att plattfrmen för utmhuspedaggiken kan arbeta ch verka både natinellt ch internatinellt. Genm prjektet kan ckså en ldusternd etableras för barns lek, lärande ch utveckling kpplat till hälsaspekten. I klusterperspektivet ingår även tillämpad frskning för näringslivet... 2 Metd Vi har intervjuat kmmunstyrelsens representant i styrgruppen PerÅke Svenssn, prjekteknmen Jhanna Lundgren ch kmmunikatinsstrategen för prjektet Christian Gustafssn samt kmmunchefen Carlina Leijnram. Prjektchefen var sjukskriven vid granskningstillfållet ch vi har därför inte haft möjlighet att intervjua henne. Vi har tagit del av prjektansökan, Nuteks beslut m att bevilja ansökan, avtal med knsulter ch den eknmiska redvisningen. Nvember månad år 2011 1 av 6
Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby 3 Iakttagelser 3.1 Prjektrganisatin I nedanstående skiss redvisar vi prjektrganisatinen. BESTÄLLARE ch PROJ EKTÄGARE I - STYRGRUPP PROJEKTADM/ EKONOMI - PROJEKTCHEF I CMU - VIMMERBY - Referensgrupp ÖVRIG PERSONAL Dessut m kppl~ s tre ~j'bet sf! l1ipp e r tilllldell för ut mhu sp e d~f!g ik 1. Föret~f! 2. Skl~ 3. FRT-sektrll är beställare av prjektet ch därmed prjektets frmella ägare ch beslutsfattare ch innehar det övergripande ansvaret. Styrgruppen består av persner sm besitter nödvändig kmpetens ch erfarenhet för att kunna bistå ch bedöma prjektet. I styrgruppen har ingått representanter från (två persner), Linköpings universitet (tre persner), Ljungbergfnden (två persner), Vimmerby sparbanksstiftelse (en persn) samt Reginförbundet (en persn) 3.2 Följefrskning Effekterna av prjektet utvärderas aven följefrskare. I prjekt m reginal utveckling kräver Tillväxtverket att prjekten ska utvärderas genm så kallad följefrskning. Kstnaderna för följefrskningen belastar prjektet. Tillväxtverket beskriver följefrskning enlig nedan: Följefrskning är en flexibel utvärderingsfrm sm löper under prjektets gång ch ersätter den traditinella halvtidsutvärderingen. Följefrskningens uppgift är främst att se till att det innvativa ch nyskapande i prjekten återförs till det reginala tillväxtarbetet ch sysselsättningsskapandet. Nvember månad år 2011 ' 2 av6
Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby Erfarenheterna ch kunskaperna från strukturfnderna kmmer därigenm att bli betydelsefulla för att öka lärandet ch nytänkandet i det reginala utvecldingsarbetet. 3.3 Prjektbudget I nedanstående uppställningar redvisas prjektbudgeten. Kstnader År 2008 År 2009 År 2010 År 2011 Ttalt Persnal 754900 1855000 2401000 1261000 6271900 Köp av tjänst 650000 3190200 3228600 1621 300 8690100 Lkalkstnader 160440 424980 437725 251000 1274145 Investeringar 317300 540000 580000 100000 1537300 Övrigt 671796 3361000 3290 000 1543000 8865796 Summa 2554436 9371180 9937325 4776 300 26639 241 Prjektintäkter Faktislm lwstnader 2554436 9371180 9937325 4776 300 26639 241 Prjektets finansieras av följande intressenter: Intressenter Krnr Prcentuell fördelning 3993145 14,99 Linköpings universitet 9000000 33J8 Reginförbundet 3000000 11,26 Tillväxtverket 10646096 39,96 Summa 26639241 100,0 Kmmunens eknmiska tillsktt enligt prjektbudgeten består av bidrag med persnal till ett belpp av 2 719 000 lanr samt lkaler till ett belpp av 1 274 145lanr. Prjekteknmen söker medel från Tillväxtverket löpande. Vid ansökningstillfällena bifgas kpir på samtliga underlag för att styrka alla kstnader. Efter en granskning hs Tillväxtverket tas beslut m ersättningens strlek. Det förekmmer att inte samtliga kstnader gdkänns, vilket innebär att kmmunen får ta kstnaden. Till ch med 31 december 2010 har TillväxtYerket betalat ut 5 185 962 krnr. Nvember månad år 2011 3 av 6
Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby 3.4Ana1ys av eknmiskt utfall Eknmiskt utfall till ch med 30 september 2011 i förhållande till den ttala prjektbudgeten. I<stnader Budget Utfall t..m. 30 sept. 2011 Persnal 6271900 4456991 Köp av tjänster 8690100 8285047 Lkalkstnader 1274145 1086456 Investeringar 1537300 474833 Övrigt 8865796 3060037 Summa 26639241 17363364 Av hittills nedlagda kstnader utgör köp av tjänster ch persnalkstnader 74 prcent av kstnaderna, medan dessa kstnader enligt budget mtsvarar 56 prcent. Bland övriga kstnader i budgeten ingår bilkstnader/leasing av bil med 680 000. Prjektet har leasat en Mercedes-Benz ch de faktiska kstnaderna enligt prjektredvisningen uppgår till 200 190 krnr. Efter upphandling har prjektet slutit ettårsavtal under 2010-01-01 till 2010-12-31 med knsultfirman Er Man AB med en tidsinsats på i genmsnitt 80 timmar per månad. Ersättning utgår med 95 5901anr per månad exldusive mms. Ersättningen inlduderar ej kstnader sm är direkt relaterade till uppdraget till exempel resr, arbetsplats, övernattning eller representatin. Resr med bil debiteras med 42 krnr milen. Arbetet har handlat m att ta fram ett förslag till knceptutveclding ch förslag till strategi för att främja affårsutveclding med utmhuspedaggik. Den 15 februari beslutade styrgruppen m ett tilläggsavtal med Er Man AB. Avtalet gällde från den 1 mars 2010 ch ger rätt till 160 timmar per månad i stället för de tidigare avtalade 80 timmarna. Avtalet har inneburit en månadsersättning på 191180 krnr exldusive mms ch resr. Ttalt har prjektet ersatt Er Man AB med 2 772 092 krnr exldusive mms. Enligt avtalen skulle prjektets ersättning till Er Man AB ha uppgått till 2102980 lanr exldusive mms ch tilläggen enligt van. Mtivet till att teckna tilläggsavtal med Er Man AB var att m annan knsult kmmit in hade prjektet försenats ch påverkats negativt. Avtalen är från kmmunens sida undertecknade av prjektchefen ch den tidigare utvecldingschefen i kmmunen. För följefrskningen har hittills utbetalats 392 000 krnr till FBA Hlding AB. Kstnaderna för följefrskningen är budgeterade till 550 000 krnr. Ordföranden i styi:gruppen tillika prjektledaren ch frskningschefen i prjektet har efter överenskmmelser med prjektchefen ch den tidigare utvecldingschefen i kmmunen erhållit arvden ch ersättningar med minst 312 000. Därutöver har prjektet svarat för resr ch övernattningar. Prjekten har handlat kntrsmöbler från IKEA för knappt 114 000 krnr med vilket kmmunen inte har någt avtal. Nvember månad år 2011 4 av 6
Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhuspedaggik i Vimmerby Prjektet har vid flera tillfällen handlat kntrsmaterial med mera för drygt 27 000 krnr från ett lkalt företag med vilket kmmunen inte har någt avtal. Avtal finns med ett företag i VetIanda. Sm mtiv uppges att kmmunens inköpsrutiner inte var så tydliga tidigare ch att Tillväxtverket uppmanat till att lägsta pris ska gälla. Ett par av prjektets medarbetare har företagit resr till Japan ch till Blgna. Flygkstnaderna har uppgått till 28 529 krnr. Sm mtiv för detta anges att det i prjektbeskrivningen ingick att besöka aktörer inm internatinellt näringsliv. Från ett lkalt företag inm sprt- ch fritidssektrn, med vilket kmmunen inte har någt avtal, har prjektet handlat kläder ch fritidsutrustning för 73 942 krnr. Dessa kläder ch utrustning har köpts in för att användas vid aktiviteter, seminarier ch knferenser utmhus. Nvember månad år 2011 5 av 6
Granskning av prjektet Etablering aven nd för utmhus pedaggik i Vimmerby 4 Revis Qnell bedömning Vår bedömning är att prjektet m utmhuspedaggik vid flera inköpstillfållen inte följt de ramavtal sm kmmunen har ingått. Vi bedömer ckså att tilläggsavtalet med Er Man AB, där blaget erhåller en fördubbling av dess knsulttimmar inte är förenligt med lagen m ffentligt upphandling. I stället för ett nytt avtal med Er Man AB brde enligt vår bedömning en ny upphandling ha genmförts. I avtalsskrivningen knstaterar vi ckså att blaget har erhållit en förmånlig uppgörelse m bilersättning. Nvember månad år 2011 6 av 6