www.ljungby.se Rapport Avtalsuppföljning hemtjänst LOV 2015 Sammanställd av socialförvaltningens kvalitetsgrupp

www.ljungby.se Rapport Avtalsuppföljning hemtjänst LOV 2015 Sammanställd av socialförvaltningens kvalitetsgrupp

Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Bakgrund... 4 Metod... 4 Resultat, kommentarer och åtgärder... 5 Ansvarig för verksamheten... 5 Socialnämndens introduktionsutbildning... 5 Kommentar... 5 Personal... 5 Ytterligare krav på personal inom vård och omsorg... 5 Kommentar... 5 Socialnämndens information och utbildning... 6 Kvalitetsledningssystem... 6 Åtgärder... 6 Socialnämndens mål... 6 Inflytande och delaktighet... 6 Kommentarer... 6 Samverkan... 7 Kommentar... 7 Kontaktombud... 7 Kommentar... 7 Beställning och bekräftelse av uppdrag... 7 Dokumentation om omsorgstagare... 8 Kommentar och åtgärd... 8 Tystnadsplikt... 8 Meddelarfrihet... 9 ID-kort... 9 Nyckelhantering... 9 Hantering av omsorgstagares ekonomi... 9 Trygghetslarm... 9 Matdistribution... 9 Rehabiliterande och aktiverande förhållningssätt... 10 Kommentarer... 10 Avvikelsehantering (HSL) och fallprevention... 10 Kommentarer... 10 Hälso- och sjukvård rutiner... 10 Samverkan vid vårdplanering... 11 Individuell plan... 11 2

Hörselhjälp... 11 Synhjälp... 11 3

Bakgrund Lagen om valfrihetssystem (LOV) reglerar vad som ska gälla när upphandlande myndigheter konkurrensutsätter delar av sin verksamhet genom att överlåta till brukaren att välja utförare bland leverantörer i ett valfrihetssystem. Lagen gäller för kommuner och landsting när de inför valfrihetssystem för hälsovårdoch socialtjänster. Det är frivilligt för kommuner att införa valfrihetssystem men obligatoriskt för landstingen inom primärvården. Avtalet skall följas upp årligen. De utförare som ingår i avtalsuppföljningen är: BOLETs Hemservice som är ett serviceföretag som började utföra hemtjänst för Ljungby kommun 2012-04-26. Ljungby kommuns hemtjänst som utför service, vård och omsorg och svarar på larm. Sjöriket Allservice AB som utför service och vård och omsorg, de började utföra hemtjänst 2012-04-26. Eftersom Linne hemvård under 2015 fram till avtalsuppföljningen inte haft några kunder, har de inte omfattats av uppföljningen. Metod Socialförvaltningens kvalitetsgrupp har gjort en uppföljning av utförare av hemtjänst. Uppföljningen är en avtalsuppföljning som tar sin grund i förfrågningsunderlaget för godkännande av LOV-företag. En enkät har skickats till alla utförare där de har fått intyga att de uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget. Efter en analys av de inskickade svaren har sedan kvalitetsgrupen bokat in verksamhetsbesök. Man har besökt Sjöriket Allservice AB, BOLETs hemservice, i den kommunala utföraren har man valt att besöka Lagans, Lidhults och Hångers hemtjänst. Vid besöket har man träffat chef och undersköterskor för att diskutera kring avtalets olika delar. Man har gjort det på ett sätt som ska främja ett lärande samtidigt som vi fångar upp förbättringsområden och granskar befintlig verksamhet. Inför besöken har stickprov gjorts i den digitala sociala dokumentationen. Företrädesvis att genomförandeplan och dokumentation finns, samt hur dokumentationen innehållsmässigt ser ut tex att inte social dokumentation blandas med hälso- och sjukvårdsdokumentation. Vissa krav är specifika för de utförare som levererar vård och omsorg, det vill säga att vissa krav inte gäller för Bolet som bara har serviceinsatser. Detta gäller tex krav på andel undersköterskor, vissa rutiner med mera. Åtgärder som beskrivs i rapporten bör snarast, dock senast vara åtgärdade till nästa granskning. Sidan 4 av 11

Uppföljning kommer att utföras av socialförvaltningens kvalitetsgrupp för att tillse att åtgärderna är utförda. Resultat, kommentarer och åtgärder Ansvarig för verksamheten Alla utförare ska ha en utsedd ansvarig för verksamheten. Socialnämndens introduktionsutbildning Har ansvarig för verksamheten deltagit i socialnämndens introduktionsutbildning för utförare i hemtjänsten. Kommentar Socialförvaltningen kvalitetsgrupp har bedömt att Ljungby kommuns verksamhetschef har validerade kunskaper som motsvarar innehållet för introduktionsutbildningen. Personal Personal hos utföraren ska kunna skriva, läsa och tala svenska. Utförarens personal ska ha kompetens för att utföra uppdraget, samt kunna hantera administrativa stödfunktioner, exempelvis ärendehanteringssystem. Alla utförare gör bedömningen att deras personal uppfyller språk och kompetens kravet. Utföraren ska ha ett introduktionsprogram för nyanställda och vikarier, som beskriver hur ny personal ska introduceras.. Ytterligare krav på personal inom vård och omsorg Av utförarens månadsanställda ska minst 70 % vara utbildade på vård- och omsorgsprogrammet eller ha motsvarande utbildning som godkänts av socialförvaltningen. Alla utförare som har ett vård- och omsorgsuppdrag uppfyller kraven. Kommentar Ljungby kommuns hemtjänst hade vid mättillfället 70,2 % månadsanställda med adekvat utbildning Sjöriket hade vid mättillfället 95 % månadsanställda med adekvat utbildning 5

Socialnämndens information och utbildning Har ansvarig för verksamheten deltagit i information och utbildning som socialtjänsten anordnat (avser information och utbildning som rör avtalsuppfyllningskraven). Socialtjänsten har under 2015 inte anordnat någon obligatorisk utbildning, däremot har man anordnat informationsträffar där alla utförare har medverkat. Kvalitetsledningssystem Kvaliteten i verksamheten ska systematiskt utvecklas och säkras enligt gällande lagstiftning. Kvalitetsarbetet ska bedrivas enligt Socialstyrelsens författning Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9. Kvalitetsarbetet ska utgå från målen i gällande lagstiftning samt socialnämndens mål för hemtjänsten. Alla utförare har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Både den kommunala utföraren och Sjöriket behöver arbeta mer med riskanalyser och dokumentera dessa. Åtgärder I SOSFS 2011:9 uppges att ledningssystemets innehåll ska anpassas efter verksamheten inriktning och omfattning. Granskningen har visat att Ljungby kommuns hemtjänst behöver komplettera sin process uppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring med rutiner för hur riskanalyser fortlöpande genomförs och dokumenteras. Sjöriket ska komplettera sitt ledningssystem med processen riskanalys. Socialnämndens mål Utföraren ska arbeta för att uppfylla socialnämndens mål, och hålla sig underättad om dessa mål.. Förvaltningen behöver ha bättre rutiner för att underrätta utförarna om uppdaterade rutiner och nya måldokument. Inflytande och delaktighet Utföraren ska se till att omsorgstagaren och dennes närstående har inflytande och känner delaktighet. genom att man använder genomförandeplaner och/eller egna brukarundersökningar. Kommentarer Bolet uppger att inflytandet och delaktigheten sker i kontinuerlig dialog med brukare och anhöriga. Genom en egen genomförandeplan menar man att inflytande och delaktighet tillförsäkras. Ljungby kommuns hemtjänst beskrev att detta är ett arbete som sker hela tiden. Bland annat genom att genomförandeplanen görs av kontaktombud tillsammans med den enskilde. Att man följer målsättningen i biståndsbeslutet. Att det finns möjlighet att byta insats eller ändra 6

tid för insats. Att synpunkter och klagomål uppmärksammas. Sektionscheferna har under året även genomfört hembesök hos omsorgstagare. Sjöriket uppger att inflytande och delaktighet sker i dialog och via genomförandeplanen. Alla enheter, både kommunala och privata, har bra resultat i socialstyrelsens undersökning Vad tycker äldre om äldreomsorgen. Samverkan Utföraren ska samverka med andra aktörer inom hälso- och sjukvård, Ljungby kommuns hälso- och sjukvård, Ljungby kommuns handläggare, Larm & Teknik, närstående och andra för omsorgstagaren viktiga personer och organisationer, liksom med gode män och förvaltare. Utföraren ska ta initiativ till samverkan om så behövs. Kommentar Ljungby kommuns hemtjänst samverkar genom teamträffar. Meddelandefunktionen i ärendehanteringssystemet möjliggör snabb och säker informationsöverföring. Sjöriket medverkar nu också på Teamträffar, detta fungerar bra, man har dessutom anordnat samverkansmöte mellan privata utförare och HSL. Man lyfter fram att samverkan är positiv med biståndshandläggarna, Larm&Teknik och arbetsterapeuter. Tyvärr märker man av att sjuksköterskorna har en pressad situation och saknas ofta Kontaktombud Varje omsorgstagare ska, av utföraren, bli erbjuden att ha ett kontaktombud hos utföraren. Kontaktombudets arbetsuppgifter ska vara dokumenterade hos utföraren Kontaktombudets arbetsuppgifter ska vara kända av utförarens personal och av omsorgstagaren. Alla utförare har någon form av kontaktombud och arbetsuppgifterna är dokumenterade och kända av personalen. Kommentar Ljungby kommun erbjuder flera kontaktombud beroende på omsorgsbehov. De har både en rutin för personal och en broschyr riktad till omsorgstagarna om vilka uppgifter ett kontaktombud har. Beställning och bekräftelse av uppdrag Utförare får uppdrag att ge insatser, av Ljungby kommuns handläggare alternativt Ljungby kommuns legitimerade personal. Från det att omsorgstagare har meddelat handläggaren sitt val av utförare ska utföraren ge omsorgstagaren insatser enligt följande: Omsorgsinsatser inom 72 timmar. Serviceinsatser inom 14 dagar. 7

Dessutom ska utförare ge insatser enligt följande: Utskrivningsklar, enligt rutiner för samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård i Kronobergs län. Delegerade HSL-insatser, enligt uppdrag från Ljungby kommuns legitimerade personal. Samtliga utförare uppger att de uppfyller kraven. Dokumentation om omsorgstagare Utföraren ska upprätta en personakt och en journal, på varje omsorgstagare. I personakten samlas alla handlingar som hör till omsorgstagaren. I journalen ska utföraren kontinuerligt och i kronologisk ordning föra anteckningar över sådant som är av betydelse för genomförandet av insatserna. Utföraren ska se till att en genomförandeplan upprättas tillsammans med omsorgstagaren. Genomförandeplanen ska vara upprättad senast två veckor efter det att uppdrag påbörjats. Den ska följas upp minst var tredje månad. Genomförandeplanen ska förvaras i omsorgstagarens personakt. Personakten och journalen ska förvaras så att endast den personal som har legitim anledning att ta del av handlingarna för att fullgöra sina arbetsuppgifter får tillgång till dem. Dokumentationerna ska följa bestämmelserna i socialtjänstlagen 11 kap, 5 och 6, samt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS SOSFS 2006:5, kapitel 1,2,4 och 6. Vid omsorgstagares omval av utförare ska omsorgstagaren tillfrågas om tillträdande utförare ska få överta personakten. I så fall ska överlämnandet ske via socialförvaltningen. När uppdrag upphör ska utföraren hantera personakten enligt socialtjänstlagen 12 kap. och överlämna personakten till socialförvaltningen inom 14 dagar. Kommentar och åtgärd Alla utförare dokumenterar i kommunens verksamhetssystem. Innehållsmässigt har utförarna utvecklat sin sociala dokumentation sedan den förra granskningen. Ett förbättringsområde som gäller alla är att följa upp genomförandeplanerna med det tidsintervall som avtalet föreskriver. Man behöver också arbeta med att hålla isär den sociala och hälso- och sjukvårdsdokumentationen. Förvaltningen har också uppmanat utförarna att gå igenom befintlig SoSFS 2014:5 avseende dokumentation Tystnadsplikt All personal hos utföraren har tystnadsplikt. Privata utförares tystnadsplikt regleras i socialtjänstlagen, 15 kap 1, samt i lagen om yrkesverksamhet på hälso- och sjukvårdens område SFS 1998:531 2 kap. Den kommunala hemtjänstens tystnadsplikt regleras i 8

offentlighets- och sekretesslagen SFS 2009:400. Utföraren ska ha en rutin för att tillämpa tystnadsplikten. Varje personal ska underteckna en förbindelse om att iaktta tystnadsplikten och att all personal - även att de tillfälligt anställda har undertecknat tystnadsplikt/sekretess.. Meddelarfrihet Ljungby kommuns anställda har rätt att meddela uppgifter för offentliggörande. Arbetsgivaren får inte inskränka den rätten och inte efterforska uppgiftslämnare. Meddelarfriheten regleras i offentlighets- och sekretesslagen, 13 kap. Utförarnas personal ska ha motsvarande frihet. Krav på meddelarfrihet gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemligheter och skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt för utförares anställda utanför det område som kontraktet omfattar. Den gäller inte heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda enlig offentlighets- och sekretesslagen. ID-kort All personal hos utföraren ska bära ID-kort. På ID-kortet ska företagsnamn, logotyp och foto finnas.. Nyckelhantering Utföraren ska ha en rutin för nyckelhantering som säkerställer att nycklar förvaras och hanteras på ett säkert sätt i verksamheten. Alla utförare använder förvaltningens elektromekaniska nyckelsystem (digitala nyckelgömmor) och använder samma rutiner. Hantering av omsorgstagares ekonomi I enstaka situationer då ekonomin måste skötas av utföraren ska utföraren sköta uppdraget enligt socialnämndens rutin Riktlinjer för handhavande av enskilds ekonomi.. Trygghetslarm Ett larm ska besvaras och åtgärdas inom 60 minuter från tidpunkten då omsorgstagaren har larmat. Alla utförare som besvarar larm (Ljungby kommuns hemtjänst) uppfyller kravet. Matdistribution Matdistribution utförs alla dagar. Utföraren ska leverera mat mellan klockan 11.30 13.30. Utföraren ska hämta kylda matportioner från Ljungby kommuns kök på Brunnsgården i Ljungby, Åbrinken i Lagan eller Björkäng i Lidhult, varje dag. Omsorgstagaren ska beställa 9

mat en gång per vecka och den beställningen ska utföraren förmedla till respektive kök. För att sköta matdistribution krävs att utförare följer livsmedelslagstiftningen. Innan matdistribution kan starta ska utförare göra en anmälan till Ljungby kommuns Miljö- och byggkontor på blankett: Anmälan om registrering av livsmedelsanläggning enligt förordning (EG) nr 852/2004. Utförarna som har matdistribution har svårt att uppfylla kraven. Med anledning av detta har socialnämnden förändrat kraven i förfrågningsunderlaget. Rehabiliterande och aktiverande förhållningssätt Utföraren ska ha ett rehabiliterande och aktiverande förhållningssätt och ge hjälp till självhjälp.. Kommentarer Bolet jobbar utifrån målsättningen som kommer ifrån biståndshandläggaren. Denna förs in i genomförandeplanen. Ljungby kommuns hemtjänst arbetar med ett salutogent vardagsrehabiliterande förhållningssätt, genom att man fokuserar på det friska och uppmuntrar det som brukaren själv kan göra. Det förhållningssättet genomsyrar teamträffar, APT och genomförandeplaner. Personalen uppmärksammar behovet av anpassade hjälpmedel som underlättar brukarens vardag och dennes förmåga att klara saker på egen hand. Personalen har genomgått utbildning anordnad av kommunrehab. Sjöriket uppger att de dagligen jobbar med detta genom att hålla genomförandeplanen aktuell. Avvikelsehantering (HSL) och fallprevention All hälso- och sjukvårds personal är skyldig att rapportera avvikelser som är av betydelse för patientsäkerheten. Utföraren ska, tillsammans med ansvarig sjuksköterska arbeta med fallprevention. Alla utförare som utför vård och omsorg uppfyller kraven. Kommentarer Granskningen av avvikelser i systemet visar att det finns många öppna avvikelser. Detta innebär att de antingen inte är klara eller att man inte stänger dem när åtgärderna är klara. Sjöriket har stängt ett flertal avvikelser utan åtgärder, istället har man skrivit enbart åtgärdsförslag. Detta har påtalats och kommer att rättas till. Hälso- och sjukvård rutiner Utföraren ska följa Ljungby kommuns rutiner - om basal hygien för att begränsa risken för vårdrelaterade infektioner. 10

- om hantering av smittförande avfall från hälso- och sjukvården. - om läkemedelshantering.. - om anmälan av patienter som av medicinska skäl är olämpliga att inneha skjutvapen Samverkan vid vårdplanering Utförare kan bli kallad och är då skyldig att delta i vårdplanering för utskrivningsklar patient inom slutenvården, enligt Socialstyrelsens föreskrifter om samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård SOSFS 2005:27, 3 kap 2. Individuell plan Vid behov ska en individuell plan för omsorgstagare upprättas, en plan som omfattar insatser från socialtjänsten och hälso- och sjukvården. Individuell plan regleras i Socialtjänstlagen 2 kap 7. Utföraren ska medverka till, alternativt ta initiativ till att ta fram en individuell plan. Hörselhjälp I Ljungby kommun har omsorgstagare med hörselnedsättning rätt att, enligt Socialtjänstlagen 3 kap 1, få hjälp. Utförare ska, för sina omsorgstagare, bistå med enklare felsökning av hörselhjälpmedel, samt eventuellt sända dessa till reparation, hjälpa omsorgstagaren med enklare träning med hjälpmedlen och då agera samtalspartner, uppmuntra omsorgstagaren att använda hjälpmedlen och delta i aktiviteter. Utföraren ska dessutom ta kontakt med och boka tid på hörcentralen. Alla utförare som har vård och omsorg i sitt avtal uppfyller kraven. Synhjälp I Ljungby kommun har omsorgstagare med synnedsättning rätt, enligt Socialtjänstlagen 3 kap 1, att få hjälp. Utförare ska, för sina omsorgstagare, bistå med enklare felsökning på synhjälpmedel samt eventuellt sända dessa till reparation, hjälpa omsorgstagaren med enklare träning med hjälpmedel, uppmuntra omsorgstagaren att använda hjälpmedlen och delta i aktiviteter. Alla utförare som har vård och omsorg i sitt avtal uppfyller kraven. 11