ICT:s ARKIVPLAN OCH POSTHANTERING Förord Denna plan är ett komplement till Dokumenthanteringsplan för skolor upprättad vid KTH (KTH Intranät/Administrativt stöd/dokumenthantering) Gäller fr. o m 2009-01-01 Undantaget är gallringsregler för studerandehandlingar uppkomna före 2007-07-01, för frågor rörande dessa kontakta UF/arkivfunktionen. Denna plan innehåller regler och anvisningar för registrering, arkivering och gallring som utgör allmänna handlingar i KTH:s verksamhet. Dessa regler och anvisningar är generella för KTH. ICT s Arkivplan är ett förtydligande av processer och kan i vissa fall ta upp dokument som inte utgör allmänna handlingar. Undantag från hanteringsanvisningarna gällande elektronisk dokumentering, sorteringsordning och till arkiv får göras efter samråd med universitetsarkivarien och ska dokumenteras i arkivförteckning. Frågor rörande diarieföring, arkivvård, gallring, rensning mm besvaras av dokumentsamordnare Gun Hjertsson, gun@kth.se ICT:s Arkivplan och Posthantering uppdateras kontinuerligt. 1
Innehållsförteckning ICT:s ARKIVPLAN OCH POSTHANTERING... 1 Förord... 1 Förklaring till kolumner... 4 FORSKNING... 5 Forskarutbildning, antagning... 5 Forskarutbildning, finansiering... 5 Forskarutbildning, pågående studier... 6 Forskarexamen... 7 Forskning... 8 GRUNDUTBILDNING... 12 Undervisningshandlingar... 12 Dokumentation av studiemeriter... 15 Antagning vid KTH:s skolor... 17 Språkprov... 19 Rapporter och publikationer... 19 Protokoll- och... 20 Övriga handlingar... 23 Informationsmaterial... 23 Löne- och personaladministrativa handlingar... 24 Ekonomihandlingar... 26 POSTÖPPNING VID ICT-SKOLAN... 27 Postöppning... 27 2
Personligt ställd post... 27 Fullmakter för postöppning vid frånvaro... 28 3
Förklaring till kolumner Handlingar Här beskrivs vilken typ av dokument eller underlag som avses. Handlingar får inte sparas i plast. Arkivera ej färgade papper. Information på färgat papper kopieras till vitt papper. Insamling -Diarie -Ansvarig -Slutfört Här anges vad som ska diarieföras och vem som är ansvarig för arbetsuppgifterna. Utbildningskoordinator = Samlingsnamn för utbildningsområdets olika kategorier. Uppdateras när ansvarig inom respektive område är klart. Adm = Administratör inom området. Kartongläggning -Sorteringsordning -Ansvarig -Slutfört För mer information, se Processbeskrivning för arkivering. Specifik mall för ryggar och etiketter finns på ICT skolans intranät. Förtecknande -Ansvarig -Slutfört Skolkansliet ansvarar för slutlig förvaring på skolan samt gallring och transport till slutarkiv. Om ni behöver en handling efter arkivering så kontakta dokumentsamordnare. Gallring/Bevarande Hur man ska spara och under vilka perioder. 4
FORSKNING Forskarutbildning, antagning Diarieförs under 621 Ansökan om antagning till forskarutbildning Enhetsadmin Enhetsadmin Forskarutbildning, finansiering Dokument som innehåller uppgifter om kontonummer till privata bankkonton får inte bifogas elektroniskt Ansökan om stipendium Se även skolchefsbeslut IA- 2009/0024 Beslut om inrättande av stipendium Utlysning av stipendium Handlingar angående utbildningsbidrag Doss 33 Se skolbeslut Doss 33 Doss 33 Enhetsadmin Åtskild från bevarandehandlin gar Enhetsadmin Gallras efter 10 år Ej beviljade gallras efter 2 år RA-FS 2007:1 Samma dnr som ovan Enhetsadmin Beslutsnummer Enhetsadmin Beslutsnummer Enhetsadmin Beslutsnummer Enhetsadmin 5
Forskarutbildning, pågående studier Varje uppdatering av individuella studieplanen diarieförs. Beslutsdatum måste framgå av diariet. Ansökningsblankett om tillgodoräknande kan i förekommande fall fungera som beslut. Observera att beslut måste innehålla samtliga uppgifter som krävs vid examensbedömning. Handlingar rörande enskild student under pågående forskarstudier Individuell studieplan Enhetsadmin Varje studieplan för forskarstudier Doss 622 skall diarieföras samt sorteras i studentakt efter diarienummer Underlag och beslut om tillgodoräknanden Övriga beslut rörande den enskildes forskarstudier Doss 622 Doss 622 Enhetsadmin Enhetsadmin I studentakt efter diarienummerord ning I studentakt efter diarienummerord ning Enhetsadmin Enhetsadmin Enhetsadmin Efter avslutade studier Efter avslutade studier Efter avslutade studier Den 31 mars året efter avslutade studier Den 31 mars året efter avslutade studier Den 31 mars året efter avslutade studier dossierplan HUVUDSERIE Bifogas elektroniskt Samtliga handlingar rörande en student samlas under samma dnr. dossierplan HUVUDSERIE Bifogas elektroniskt Samtliga handlingar rörande en student samlas under samma dnr. dossierplan HUVUDSERIE Bifogas elektroniskt Samtliga handlingar rörande en student samlas under samma dnr. 6
Slutgiltig individuell studieplan för forskarstudier Doss 622 Enhetsadmin Efter namn i egen serie med samtl. handlingar rörande forskarexamen Enhetsadmin Efter avslutade studier Den 31 mars året efter avslutade studier HUVUDSERIE Bifogas elektroniskt Samtliga handlingar rörande en student samlas under samma dnr. Forskarexamen Anmälan om disputation / licentiatexamen Dekanus / forskarutbildningsansv ariges beslut om disputation / licentiatseminarium Efter namn i egen serie m samtliga handlingar rörande forskarexamen Utbildningskoordinator Utbildningskoordinator Gallras 1 år efter avlagd examen RA-FS 1997:6 dossierplan SERIEUTBADM Bifogas elektroniskt Samma dnr som ovan Distributionslista för disputation/licentiatse minarium Protokoll från betygsnämnd / motsvarande Efter namn i egen serie m samtliga handlingar rörande forskarexamen Efter namn i egen serie m samtliga handlingar rörande forskarexamen Utbildningskoordinator Utbildningskoordinator Gallras 1 år efter avlagd examen RA-FS 1997:6 Samma dnr som ovan Samma dnr som ovan 7
Granskningsintyg för licentiatexamen Ansökan om doktorsexamen / licentiatexamen Slutgiltig individuell studieplan för forskarstudier Efter namn i egen serie m samtliga handlingar rörande forskarexamen Efter namn i egen serie m samtliga handlingar rörande forskarexamen Utbildningskoordinator Utbildningskoordinator Utbildningskoordinator Samma dnr som ovan Gallras 1 år efter avlagd examen RA-FS 1997:6 Samma dnr som ovan Forskning Observera att alla diarieförda handlingar skall samlas under det diarienummer som inledde ärendet Handlingar sekretessbelagda med stöd av Sekretesslagen skall alltid diarieföras För mer information se Rutin för diarieföring och arkivering av handlingar i forskningsprojekt samt Bevarande/gallringsplan för forskningshandlingar Anslagsansökningar Beslut om beviljade medel dossierplan Huvudserie Bifogas elektroniskt samma dnr som ovan Bifogas elektroniskt Dossié per Dossié per Beslutsnummerordning svis i serie för skolans 8 31 mars Skolkansliet 31 mars Scannas av resp. 31 mars Skolkansliet 31 mars Scannas av resp.
beslut Avtal/Kontrakt Korrespondens med finansiärer/ uppdragsgivare Tillståndsansökningar o beslut om tillstånd (etiska kommittéer, datainspektionen, miljöprövande instanser etc.) Protokoll eller anteckningar från styrgrupps- och referensgruppsmöten samma dnr som ovan Bifogas elektroniskt samma dnr som ovan Bifogas elektroniskt samma dnr som ovan Bifogas elektroniskt samma dnr som ovan Bifogas elektroniskt Projektdagböcker Forskaren på respektive institution tar fram underlag Projektpärm, EUprojekt (hänvisning i diariet till projektnum mer) Ekonomi adm. i samarbete med projektledaren ansvarar för insamling Dossié alt. projektakt per Dossié alt. projektakt per Dossié (Projektakt) Dossié (Projektakt) Till projektakt efter avslutat projekt Kronologiskt per Projektpärm per Adm./ resp. Ekonomi adm. 9 31 mars Skolkansliet 31 mars 31 mars Året efter projektet är slut 31 mars Året efter projektet är slut 31 mars Året efter projektet är slut 31 mars Året efter projektet är slut 31 mars Året efter projektet är slut Skolkansliet Skolkansliet Skolkansliet Adm. / resp. Ekonomiavd 31 mars året efter avslutat projekt 31 mars året efter avslutat projekt 31 mars året efter avslutat projekt 31 mars året efter avslutat projekt 31 mars året efter avslutat Scannas av resp. Scannas av resp. Scannas av resp. Scannas av resp. Gallras 10 år efter ekonomiskt slutredovisningsdatum RA-FS 1999:1 Fakturakopia som gallras efter 10 år i sep projektpärm Ekonomi adm. ansvarar för gallring För innehåll,
se ekonomihandboken Projektpärm, externfinansierade projekt Ekonomiska slutrapporter Beslut om gallring av projekthandlingar Primärmaterial (t.ex. ljud- och bildupptagningar, enkäter, statistik testresultat, laboratoriedagböcker och övrigt primärmaterial) (hänvisning i diariet till projektnum mer) samma dnr som ovan Enhetsadm. / Ekonomi adm. Vid insamling samarbetar dessa m projektledaren Forskarens ansvar Resp. institution, forskaren tar fram underlag Projektpärm per Dossié (Projektakt) per Enhetsadm. / Ekonomi adm. Skolkansliet 10 31 mars Året efter projektet är slut 31 mars. Året efter projektet är slut Ekonomi avd Skolkansliet 31 mars året efter avslutat 31 mars året efter avslutat Gallras 5 år efter ekonomiskt slutredovisningsdatum Avd adm. ansvarar för gallring Fakturakopia Scannas av resp. Per projekt Adm. 31 mars Adm. 31 mars Gallras 10 år efter projektets avslutning (resultatredovisning). Den projektansvarige kan föreslå att beslut fattas om förlängd gallringsfrist. RA-FS 1999:1 Handlingar skall undantas från gallring om de bedöms: -innehålla grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat -få ett fortsatt värde inom den egna disciplinen el för andra forskningsområden -vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt, personhistoriskt värde el bedöms vara av stort
allmänt intresse Bearbetningsmaterial (t ex utkast, korrektur som skall granskas, kladdar som ska omarbetas, sammanställningar, beräkningar) Redovisningshandlingar (t.ex. delrapporter, artiklar, konferensrapporter, avhandlingar, och vetenskapliga slutrapporter) Blankett Beskrivning av forskarprojekt och forskningsmaterial Finns i blankettarkivet, samma dnr som ovan Bifogas elektroniskt Resp. institution, forskaren tar fram underlag Per projekt Adm. 31 mars Adm. 31 mars Är vanligen ej allmänna handlingar och rensas därför vid inaktualitet eller när projektet är avslutat. Dossié alt. projektakt per Sammanställningar av delrapportskaraktär skall ej gallras Arbetsmaterialet som verifierar får inte rensas (förstöras) utan gallringsbeslut 11
GRUNDUTBILDNING Undervisningshandlingar Reglerna kan tillämpas på handlingar uppkomna före 2005-01-01. Undantaget är gallringregler för studerandehandlingar uppkomna före 2007-07-01, för frågor rörande dessa v.g. kontakta dokumentsamordnare på skolkansli. Vid fråga angående undervisningshandling inom grundutbildning fråga Margareta Karlsson eller. Examensarbete inkl. registrering Avtal om examensarbete Grundutbildningsstatistik Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Kronologiskt Adm. utför arbetet 31 okt för föregående D.v.s. 31 okt -08 för v et 07/08 D.v.s. 31 okt -08 för v et 07/08 Dossié Kalenderårsvis/ svis Diarieförs dossié 59 serie utb. adm. Bifogas elektroniskt Avtal med företag rörande students examensarbete 12
Kompendier/ Kursmaterial Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Efter kurskod och Adm. utför arbetet 31 okt för föregående Examensarbete sid 16-17 31 okt -08 för v et 07/08 Examensarbete sid 16-17 31 okt -08 för v et 07/08 Kurs PM Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig mfl Efter kurskod och Adm. utför arbetet 31 okt för föregående D.v.s. 31 okt -08 för v et 07/08 D.v.s. 31 okt -08 för v et 07/08 Kursutvärderingar Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Efter kurskod och et 07/08 et 07/08 Kursregistreringslistor/ Uppropslistor Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Efter kurskod och et 07/08 et 07/08 Gallras efter 10 år RA-FS 2007:1 Momentbetyg arkivlistor Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Efter kurskod och et 07/08 et 07/08 Placeringslista/ Pauslista Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Efter kurskod och Gallras efter 2 år ansvarar för gallring Om handling har betydelse för pågående 13
Rättningsprotokoll Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Schema Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Studentens svar på tenta Studentens svar på övningsuppgift Tjänstgöringsplan/ Resurstilldelning Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Efter kurskod och Efter kurskod och Efter kurskod och Efter kurskod och et 07/08 et 07/08 utredning sparas den så länge det behövs för detta ändamål et 07/08 et 07/08 31 okt -08 för v t 08 som ju ingår i et 07/08 31 okt -08 för v t 08 som ju ingår i et 07/08 et 07/08 et 07/08 31 okt -08 för v t 08 som ju ingår i et 07/08 31 okt -08 för v t 08 som ju ingår i et 07/08 Ej uthämtade tentamenssvar gallras 2 år efter det att examinator satt betyg ansvarar för gallring Ej uthämtade tentamenssvar gallras 2 år efter det att examinator satt betyg ansvarar för gallring Tentamensuppgifter + Lösningar Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ Efter kurskod och 14
kursansvarig m fl et 07/08 et 07/08 Övningsuppgifter Adm. som registrerat i Daisy (Ladok)/lärare alt studierektor/ kursansvarig m fl Efter kurskod och et 07/08 et 07/08 Bevaras papper Dokumentation av studiemeriter Anmälan om studieuppehåll med platsgaranti I studentakt alt i egen serie Gallras återupptagna studier eller vid definitivt studieavbrott eller vid examen RA-FS 2007:1 Avvikelser från nominell studieplan Ansökan om: -tillgodoräknande av kurs -utbyte av kurs -dispenser -individuell studieinriktning -individuell studieplan / högre kurs -ändring av studiestatus, dossierplan serie w3d3 utb. adm. Dossié Ansökningsblanketten om tillgodoräknande kan i förekommande fall fungera som beslut och hanteras då enligt nedan. Avvikelser från nominell studieplan Beslut om: -tillgodoräknande av kurs -utbyte av kurs Se skolbeslut Ansökningsblankett kan i förekommande fall fungera som beslut. Observera att beslut måste innehålla samtliga 15
-dispenser -individuell studieinriktning -beslut om individuell utbildningsplan / högre årskurs -ändring av studiestatus uppgifter som krävs vid examensbedömning. Anmälan om studieavbrott, dossierplan w3d3 serie utb. adm. Dossié Avsägelse av studieplats med underskrift från studerande. Studievägledares intyg för: -uppskov med militärtjänst -studiemedel -övriga intyg I studentakt alternativt i egen serie Gallras efter examen eller studieavbrott RA-FS 2007:1 Obligatorisk studieanmälan inför terminsstart I studentakt alternativt i egen serie Gallras efter examen eller studieavbrott. RA-FS 2007:1 Indata LADOK Görs vanligtvis via www. Kan även innehålla anmälan om studieuppehåll och hanteras då som sådan. Kursval/val av kompetensinriktning I studentakt Alternativt i egen Gallras efter examen eller studieavbrott. RA-FS 2007:1 16
Ansökan serie Kursval/val av kompetensinriktning Beslut I studentakt alternativt i egen serie Gallras efter examen eller studieavbrott. RA-FS 2007:1 Antagning vid KTH:s skolor Reservantagning Urvalslistor från VHS Gallras efter införandet av uppgifter i Ladok RA-FS 1997: Reservantagning Beslut, dossierplan serie utb. adm. Dossié Senare del av grundutbildningsprogram Ansökningshandlingar, dossierplan serie utb. adm. Ett samlingsnummer tas ut för resp. antagnings kategori Varje Ansökan får löpnummer från antagningssystemet Åtskild från bevarandehandling ar Gallras efter 2 år RA-FS 2007:1 17
Senare del av grundutbildningsprogram Beslut Antagning genom VHS (program med internationell rekrytering) Sökandelista Engelskspråkiga master och magisterprogram Engelskspråkiga magisterprogram Antagningsbesked/ Letter of acceptance Ansvarsförsäkran för studenter Diarieförs även på UF Se skolbeslut, samma dnr som tillhörande ärende Unikt beslutsnum mer tas ut från w3d3 Bifogas elektroniskt (underskriv et beslut scannas) Åtskild från bevarandehandlingar Årsvis efter namn Gallras vid inaktualitet RA-FS 1997:6 18
Språkprov Språkprov engelska/svenska Anmälan Språkprov engelska/svenska Prov Språkprov engelska/svenska Provsvar Studentcentrum Valfri Gallras vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Studentcentrum Egen serie Gallras efter 2 år Studentcentrum Gallras efter 2 år Rapporter och publikationer Doktors- och licentiatsavhandlingar Adm. på resp. institution Kronologiskt per 31 mars Arkivansvarig/ 31 mars Forskningsrapporter och publikationer inklusive register TRITA xx-serien förteckning = register, skall föras löpande Forskaren tar fram underlag Adm. på resp. institution ansvarar för register Efter TRITAnummer Adm. / resp. 31 mars Adm. / resp. 31 mars Forskningsrapporter, övriga Forskaren på respektive institution tar fram underlag Kronologiskt per Adm. / resp. 31 mars Adm./ resp. 31 mars Verksamhetsplan Adm, projektledare, Kronologiskt per Adm., projektledare, 31 mars Adm./ resp. 19
funktionsansvarig m fl. inom resp. enhet Utvecklingsplan Adm, projektledare, funktionsansvarig m fl. inom resp. enhet Verksamhetsberättelser/ Årsrapporter Adm., projektledare, funktionsansvarig m fl. inom resp. enhet Kronologiskt per Kronologiskt per funktionsansvarig m fl. inom resp. enhet Adm., projektledare, funktionsansvarig m fl. inom resp. enhet Adm. projektledare, funktionsansvarig m fl. inom resp. enhet 31 mars Adm./ resp. 31 mars Adm./ resp. Protokoll- och Diarier och dossiélagda handlingar Skolärenden, beslut mm, samma dnr som tillhörande ärende I dossier per Unikt beslutsnum mer tas ut från W3D3 Bifogas elektroniskt (underskriv Skickas till skolkansliet I dossier per Beslutsnummerord ning svis i serie för skolans beslut 31 mars 31 mars Scannas av resp. Skolkansliet 31 mars Skolkansliet 31 mars Scannas av resp. Beslut fattat av skolchef, grundutbildningsansvarig, och forskarutbildningsansvarig 20
et beslut scannas) Skolstyrelse ICT-kansliet Skolsamverkansgrupp SSG resp. ICT-kansliet resp. Ledningsgrupp LG ICT-kansliet GRU kommittén Grundutbildning resp. ICT-kansliet resp. FU kommittén ICT-kansliet Kronologiskt i egna serier per Kronologiskt i egna serier per Kronologiskt i egna serier per Kronologiskt i egna serier per Kronologiskt i egna serier per resp. resp. resp. resp. 21 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år Skolkansli Förtecknande sker varje år Förtecknande sker varje år Förtecknande sker varje år Förtecknande sker varje år Förtecknande sker varje år 31 mars 31 mars 31 mars 31 mars 31 mars
resp. resp. Verksamhetsbas Respektive enhet alt skolkansli Verksamhetsbaskoordinator Enhet Respektive enhet alt skolkansli Verksamhetsbaskoordinator Centra Respektive enhet alt skolkansli Lärargruppsmöte/ Lärarkollegiet Centrumföreståndaren Kronologiskt i egna serier per Kronologiskt i egna serier per Kronologiskt i egna serier per Kronologiskt i egna serier per Doktorandkollegiet Kronologiskt i egna serier per resp. resp. resp. resp. resp. 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år Förtecknande sker varje år Förtecknande sker varje år Förtecknande sker varje år Förtecknande sker varje år Förtecknande sker varje år 31 mars 31 mars Vid oklarheter, fråga ICTs dokumentsamordnare 31 mars Vid oklarheter, fråga ICTs dokumentsamordnare 31 mars Vid oklarheter, fråga arkivfunktionen 31 mars Mötesanteckningar med bilagor från möten i vilka den vetenskapliga Kronologiskt i egna serier per mötes- 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 Förtecknande sker 31 mars 22
eller administrativa verksamheten diskuteras anteckningar resp. år varje år Övriga handlingar Avtal som inte ska diarieföras (avtal/ överenskommelser av ringa och/eller tillfällig betydelse) Resp. enhet Adm. alt Ansvarsförbindelser Resp. enhet Systemansvarig Kronologiskt innan giltighetstiden upphört Årsvis efter att giltighetstiden upphört Per Adm. alt Systemansvarig resp. 31 mars Gallras 10 år efter avtalets/ överenskommelsens upphörande Avd adm. alt ansvarar för gallring 31 mars Systemansvarig resp. 31 mars Passagekortslistor Under utredning Informationsmaterial Trycksaker Resp. enhet samt info avd. Avd adm. Infoansvarig Kronologiskt Adm. Infoansvarig 31 mars Infoansvarig, resp. 31 mars Till slutarkiv efter 5 år Pressrelease Resp. enhet samt info avd. Avd adm. Infoansvarig Kronologiskt Adm. Infoansvarig 31 mars Infoansvarig, resp. 31 mars Till slutarkiv efter 5 år 23
Löne- och personaladministrativa handlingar Reseräkningar samt underlag för utlägg Personal adm. vid resp. enhet Utlägg i HR+ Personal adm. vid resp. enhet Varsel rörande anställningar som regleras i högskoleförordningen, dossierplan Huvudserie Kontering i HR+ Personal adm. vid resp. enhet Bostavsordning (ICT) / Personnummerordning Per Bokstavsordning (ICT) / Personnummerordning Per Dossié Bokstavsordning (ICT) / Personnummer- Adm. 31 mars Efter 2 år ner i centrala arkivet Gallras efter 20 år. Revisionsfristen som uppkommer inom EUs ramprogram kan inte garanteras inom ramen för en 10-årig gallringsfrist (RA-FS 2006:5) Den som registrerar är ansvarig för arkivering Personal adm. 31 mars Efter 2 år ner i centrala arkivet Gallras efter 20 år. Revisionsfristen som uppkommer inom EUs ramprogram kan inte garanteras inom ramen för en 10-årig gallringsfrist (RA-FS 2006:5) Den som registrerar är ansvarig för arkivering Personal adm. 31 mars Särskild blankett framtagen för ICT Efter 2 år ner i centrala 24
Arvodesblanketter, HR+ original Arvodesblankett (underlag) Sjukanmälan/ Sjukförsäkran Semesteransökan och Tjänstledighetsansökan Ansökningshandlingar från sökande som inte är anställda Personal adm. vid resp. enhet Personal adm. vid resp. enhet Personal adm. vid resp. enhet Personal adm. vid resp. enhet Personal adm. vid resp. enhet ordning Per Bokstavsordning (ICT) / Personnummerordning Per Bokstavsordning (ICT) / Personnummerordning Per Bokstavsordning (ICT) / Personnummerordning Per Bokstavsordning (ICT) / Personnummerordning Per Bokstavsordning (ICT) / Personnummerordning Per Personal adm. Personal adm. Personal adm. 31 mars Till arkiv Forum efter 3 år arkivet Gallras efter 10 år Arkiv Forum Efter 2 år ner i centrala arkivet Gallras efter 10 år Arkiv Forum Gallras efter 2 år Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år Personal adm. 31 mars Gallras efter 2 år 25
Ekonomihandlingar Verifikationer med underlag - T o m 2007 Elektronisk fakturahantering Bokslutspärm, skolans/institutionens kopia Ekonomi adm. Verifikationsnummerordning Resp. enhet Ekonomi adm. Ekonomi adm. 31 mars Efter 2 år ner i centrala arkivet Gallras efter 20 år. Revisionsfristen som uppkommer inom EUs ramprogram kan inte garanteras inom ramen för en 10-årig gallringsfrist (RA-FS 2006:5) Den som registrerar är ansvarig för arkivering Under utredning Per Ekonomi adm. 31 mars Gallras vid inaktualitet RA-FS 1997:6 Gallras efter 5 år (enl. mail) Redovisningsansvarig ansvarar för gallring 31 mars till närarkiv Till slutarkiv efter 3 år, Electrum 1 26
Rutiner för postöppning på ICT POSTÖPPNING VID ICT-SKOLAN I följande text innebär post försändelser som befordras med traditionell postgång, såväl extern som intern sådan. Postöppning Den centrala postöppningen innebär att all post ställd till ICT skall hanteras enligt följande regler: Vid varje postöppningsstation skall ansvarig personal: Öppna inkommande post Avgöra behovet av diarieföring för varje inkommande handling Ombesörja att inkommande handlingar som skall diarieföras kommer rätt diariestation tillhanda Vid en diariestation diarieförs och arkiveras handlingarna i ärenden ICT:s centrala är dokumentsamordnaren. Dessutom finns ett flertal diariestationer ute i organisationen. Personligt ställd post All personal som tar emot post som innehåller handlingar i tjänsteärenden ansvarar för att dessa blir diarieförda utan dröjsmål. Eftersom gällande lagstiftning hindrar en myndighet att olovligen öppna personligt ställd post måste ett aktivt medgivande inhämtas från den anställde för att få öppna personligt ställd post. All personal vid ICT bör lämna medgivande för öppnande av personligt ställd post. Medgivandeblankett för central postöppning finns i blankettarkivet: www.intra.kth.se/blanketter-mallar/kth/arkivering
Rutiner för postöppning på ICT Om du inte vill lämna ditt medgivande angående central postöppning av personlig adresserad post så ska du lämna in blanketten för icke medgivande Exempel på personlig post: Carl Jonsson KTH Skolan för informations- och kommunikationsteknik Forum 105 164 40 Kista Exempel på adress som ej är personlig post: KTH Skolan för informations- och kommunikationsteknik Carl Jonsson Forum 105 164 40 Kista Post märkt med personligt/motsvarande undantas från regeln och öppnas inte. Fullmakter för postöppning vid frånvaro Inkommande handlingar som inte öppnas av eller annan personal genom central postöppning får inte bli liggande på grund av att den person posten är ställd till är frånvarande. Därför bör all personal ge fullmakt till någon annan att öppna inkommande post vid frånvaro p.g.a. semester, tjänsteresa, sjukdom eller annan orsak. Medgivande för öppnande av personligt ställd post gäller som fullmakt. Postöppning och diarieföring vid ICT:s enheter sker enligt följande:
Rutiner för postöppning på ICT Verksamhetsbas Adress Postöppningsrutin Diarieförs av Skolkansli Forum 105 164 40 Kista Material Fysik Electrum 229 164 40 Kista Fotonik/Optik Electrum 229 164 40 KISTA Halvledarkomponenter Electrum 229 164 40 Kista Utsedd personal öppnar post Av enheten utsedd ansvarig person öppnar post Av enheten utsedd ansvarig person öppnar post Av enheten utsedd ansvarig person öppnar post Respektive person inom utbildningsenheten Gun Hjertsson Margareta Karlsson Avd adm Gunilla Gabrielsson Electrum 229 Isafjordsgatan 22 164 40 Kista Avd adm Eva Andersson Electrum 229 Isafjordsgatan 22 164 40 Kista Avd adm Gunilla Gabrielsson Electrum 229 Isafjordsgatan 22 164 40 Kista Inbyggda-, elektronikoch datorsystem Forum 120 164 40 Kista Av enheten utsedd ansvarig person öppnar post Alina Munteanu Isafjordsgatan 39, plan 8, 164 40 Kista Kommunikationssystem COS Av enheten utsedd ansvarig person öppnar post Anna Barkered, Isafjordsgatan 26, 164 40 Kista TsLab, SCS Av enheten utsedd ansvarig person öppnar post Marianne Hellmin, Isafjordsgatan 39, plan 8, 164 40 Kista