SOLLENTUNA KOMMUN Trafik- och fastighetskontoret Daniel Eriksson Fastighetsutvecklare 08-579 216 19 Hemställan 2015-06-15 Dnr.2015/0513TFN Sollentuna kommun Hemställan till samtliga nämnder att genomföra en inventering av lokalbehov för 2017-2021 i enlighet med lokalförsörjningsprocessen. Inom ramen för kommunens budgetprocess finns en lokalförsörjningsprocess där Trafik- och fastighetskontoret (TFK) har till uppgift att sammanställa en lokalförsörjningsplan. Denna baseras på samtliga nämnders behov vilka ska redovisas till Trafik- och fastighetsnämnden senast den 15 oktober. Tidigare begrepp lokalresursplan används inte längre utan istället används begreppet Inventering av lokalbehov, dels för att bättre förklara innebörden dels för att inte förväxlas med lokalförsörjningsplanen. För att underlätta både nämndernas arbete och TFK:s arbete med sammanställning i en gemensam lokalförsörjningsplan sker arbetet i systemet stratsys. Uppdatering av systemet stratsys är under arbete och för er som är användare i systemet kan ny information läggas in först efter den 1 juli. Bifogat finns detaljerade anvisningar för arbetet. Det finns också möjlighet att till lokalinventeringen lägga till bilagor som kan behövas för beslut i den egna nämnden. Givetvis så ska ni föra dialog med undertecknad under framtagandet av inventeringen. Det för att underlätta och hjälpa varandra i det gemensamma arbetet med lokalförsörjningsprocessen. Daniel Eriksson Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.: Turebergs torg
INVENTERING AV LOKALBEHOV TIDIGARE BENÄMND LOKALRESURSPLAN 2015-06-04 Daniel Eriksson Version: 06 SOLLENTUNA KOMMUN www.sollentuna.se
Innehållsförteckning 1 Inledning 3 2 Lokalförsörjningsprocessen 3 2.1 Inventering av lokalbehov 4 2.2 Lokalförsörjningsplanen 4 2.3 Investeringsplan 4 2.4 Budget 4 3 Arbetet med inventering av lokalbehov 5 3.1 Beslutade behov 5 3.2 Nya behov 5 3.2.1 Prioritering och lagkrav 6 3.3 Inventering av lokalbehov (rapport) 6 3.4 Bilagor 7
1 Inledning I samband med budgetprocessen för Sollentuna kommun definierades också en lokalförsörjningsprocess. Syftet med lokalforsörjningsprocessen är att skapa framförhållning gällande kommunens lokalförsörjning, samordna kommunens olika behov och minska kommunens lokalkostnader. Genom att identifiera förändringar i behovet av verksamhetslokaler på ett tidigt stadium, och i en gemensam process för samtliga nämnder, kan synergieffekter utnyttjas och kostnaderna for lokalförsörjningen minska. Dessa anvisningar ramar in och vägleder nämndernas framtagande av sina respektive inventerade lokalbehov som ett första steg i lokalforsörjningsprocessen. 2 Lokalförsörjningsprocessen Lokalforsörjningsprocessen startar genom att TFN i maj månad hemställer till samtliga nämnder att i systemet Stratsys uppdatera och komplettera föregående års inventeringar. l OKTOBER Inventering av lokalbehov TFN tillhanda 15/10 DECEMBER TFN redovisar sammanställning i form av uppdaterad lokalförsörjningsplan Lokalför sörj ningsprocessen (nämndnivå) FEBRUARI Budgetprocess i KS för nästkommande år MAJ Nämnderna startar arbetet med uppdatering av nämndens inventerade lokalbehov TFN initierar processen för ny period 2 år fram
2.1 Inventering av lokalbehov Trafik- och fastighetsnämnden (TFN) initierar lokalförsörjningsprocessen genom att senast under maj månad hemställa till samtliga nämnder att genomföra en inventering av nämndens lokalbehov, tidigare benämnt lokalresursplan. Inventeringen ska redovisa nämndens kommande behov av lokaler. Tidshorisonten ska vara rullande 5 år med ett års förskjutning, det vill säga under 2015 redovisas behoven för 2017-2021. Arbetet görs i systemet Stratsys med hjälp av beslutade behov från föregående års process. Därmed erhålls likvärdiga och jämförbara planer för varje nämnd. Nämnderna ska senast den 15 oktober till TFN redovisa beslutad inventering av lokalbehov. 2.2 Lokalförsörjningsplanen Med ledning av respektive nämnds inventerade lokalbehov framlägger TFN förslag till lokalförsörjningsplan, vilken tas med som underlag i den centrala budgetprocessen för kommande år (därav startar processen två år före periodens början). TFN har till uppgift att inte bara sammanställa behoven utan också förädla resultatet så att hänsyn tas till synergieffekter mellan behov, kapacitetsmässiga resurser för förverkligande av behov samt TFN:s syn på prioritering utifrån konsekvensanalys och riskbedömning. Den centrala budgetberedningens slutliga prioritering inom lokalförsörjningsplanen ligger till grund för beslut om investeringsbudget för TFN i fullmäktiges budgetbeslut i juni. 2.3 Investeringsplan Investeringsplanen är den slutliga plan på vilken fullmäktiges budgetbeslut grundas. Kommunledningskontoret arbetar i samråd med Trafik- och fastighetskontoret fram en budget kopplat till lokalförsörjningsplanen där hänsyn tas också till pågående projekt och befintlig underhållsplan. Observera att investeringsplan och investeringsbudget visar för vilka projekt som det finns medel reserverade. Detta är dock inget beslut om att starta arbetet och ingen beställning till TFK. För alla projekt ska beställningar göras i enighet med TFK:s process Tillhandahålla lokaler. 2.4 Avstämning i förvaltningschefsgruppen Förvaltningschefsgruppen har önskat kommungemensam information och avstämning av lokalförsörjningsplanen två gånger per år. Detta sker i maj och i november. 2.5 Utveckling av processen Lokalförsörjningsprocessen har i sin nuvarande form använts några år med smärre löpande justeringar. Det finns flera synpunkter och idéer till förbättringar. Dessa kommer att arbetas vidare med under hösten 2015 vilket bland annat innebär att de senare delarna i processen eventuellt kommer att fa en justerad utformning under våren 2016.
3 Arbetet med inventering av lokalbehov Observera att arbetet med inventeringen handlar om att uppdatera och komplettera föregående års redovisade behov. Det innebär alltså att det mesta av tidigare redovisad information kan behållas under förutsättning att antaganden fortfarande gäller och att inga större förändringar förväntas. Föregående års inventering (tidigare benämnd lokalresursplan) finns att tillgå i Stratsys och utgör grunden för ny periods dito. Därifrån kan sedan nödvändiga uppdateringar och kompletteringar göras. Systemet hjälper till att tydliggöra vad i inventeringen som ändras och vad som kompletteras. Var noga med att beskriva bakgrunden till nya eller förändrade behov, även om texten inte behöver vara uttömmande. Observera att i syfte att inte missa behov som går att framställa på ett tidigt stadium (inventeringen av lokalbehov gäller ju tidigast budgetåret två år fram i tiden) är det bättre att vid osäkerhet framställa behovet än att inte göra det. Skulle det vara så att behovet bör hanteras vid sidan av Lokalförsörjningsprocessen kan TFN gallra ut sådana projekt i Lokalförsörjningsplanen. Det kan t ex röra sig om projekt som är mer akuta eller hanteras genom TFN:s uppdrag att förvalta lokaler och det planerade underhåll som det ansvaret omfattar. 3.1 Beslutade behov Här finns chansen att framföra önskemål om att ta bort eller göra ändringar och tillägg till de behov som framställts i tidigare års lokalresursplaner och därefter sammanställts med beslut i TFN och behandlats vidare i budgetprocessen. Dessa behandlade behov presenteras som en lista på aktuell nämnds projekt (Beslutade behov). 1. För att ändra skrivs en kortfattad och tydlig begäran som kommentar till respektive behov (ett projekt per rad). TFK kommer sedan att sammanställa och uppdatera ändringar i lokalförsörjningsplanen tillsammans med nya behov. 3.2 Nya behov Nya behov som ska läggas till lokalförsörjningsprocessen rapporteras genom att registrera in detaljer om behovet i en projektlista (Nya behov). För varje nytt behov skapas en ny rad / projekt i projektlistan: 1. Id - Tilldelas automatiskt 2. Projekt - Ge projektet ett lämpligt namn 3. Skapat år - tilldelas automatiskt 4. Behovsspecifikation - Beskriv projektet genom att kortfattat beskriva behovet i omfattning och inverkan på förändringar eller tillägg till befintliga lokalresurser (t ex "... ca tre klasser saknar hemvist i åk 4-6" eller "tillkommande LSS gruppbostad med sex lägenheter behövs (helst i Helenelund)") 5. Projektskede - tilldelas "Ej beställt" automatiskt 6. Nämnd önskar klart till - ange det år då behovet behöver verkställas (inom rimliga gränser)
7. Klart enl. TFK (prognos) - uppdateras senare av TFK i lokalförsörjningsplanen för att ange vad som är möjligt utifrån TFK bedömning 8. Risk försening antal år - TFK bedömning av risk för försening i antal år med referens till Klart enl. TFK (prognos), uppdateras senare 9. Prio. enl. nämnd - ange vikten av att behovet tillgodoses just det år som är önskvärt eller om det kan prioriteras lägre (1-5), för mer information, se nedan 10. Bedöming. enl. TFK - TFK bedömning av hur behovet bör prioriteras i sammanställningen med avseende på den sammanvägda projektvolymen och synergier mellan projekt 11. Prio. enl. KF - kommunfullmäktiges beslut om prioritetsordning mellan projekten 12. Lagkrav - ange JA om detta behov är direkt kopplat till framställt myndighetskrav 3.2.1 Prioritering och lagkrav Prioriteringar mellan projekt kommer med stor sannolikhet att behöva ske antingen i inventeringen av lokalbehov eller i budgeten för beslut i kommunfullmäktige. Det är därför av stor vikt att respektive nämnd noggrant prioriterar sina framställda behov. Detta görs genom att dels sätta ange en siffra 1-5 som representerar vad som kan vara en acceptabel försening av behovets tillgodoseende genom nya eller förändrade lokaler, och sätta kryss i lagkrav för det fall behovet kommer utav ett direkt lagkrav som ska vara tillgodosett senast angivet år. Observera att detta inte gäller det allmänna krav på t.ex. BUN:s skyldighet att säkerställa skolplatser för alla barn eller VON:s skyldighet att säkerställa vårdboende för behövande; det redovisas istället genom prioriteringen. 1. Prioriteras för genomförande till angivet år 2. Angivet år + 1 d.v.s. genomförande till ett år efter angivet år kan accepteras 3. Angivet år + 2 d.v.s. genomförande till två år efter angivet år kan accepteras 4. Angivet år + 3 d.v.s. genomförande till tre år efter angivet år kan accepteras 5. Angivet år + 4 d.v.s. genomförande till fyra år efter angivet år kan accepteras 3.3 Inventering av lokalbehov (rapport) Slutgiltigt i Stratsys finns vyn "Inventering av lokalbehov [5-årsperiod]" som utgör den slutgiltiga rapporten att besluta om i egen nämnd för rapportering till TFN senast 15 oktober. Rapporten automatgenereras med hjälp av hittills ifylld information, men bör kompletteras med en sammanfattning under samma rubrik. Främst ska sammanfattningen ge ett underlag till de nya behov som framställts samt de eventuella ändringar som framställts genom kommentar till Beslutade behov. Håll texten kortfattad och kärnfull.
3.4 Bilagor Här finns möjligheten att lägga till de dokument som kan vara till värde för beslut och överväganden i den egna nämnden. Det är inget som krävs för lokalförsörjningsprocessen i övrigt! Exempelvis kan det: beskrivas kommunens totala utbud och behov för ert ansvarsområde och inkludera samtliga privata alternativ. Hur bedömer ni att de kommer att förändras under prognosperioden? presenteras de projekt er nämnd vill genomföra under respektive år. De ekonomiska konsekvenserna för varje projekt ska på ett betryggande sätt ha gåtts igenom. Klarar befintlig budget de nya kostnaderna eller krävs förändrade budgetanslag? beskrivas hur förändringar i befolkningsutvecklingen, demografiska förändringar, förändrad efterfrågan från kommuninvånarna m.m. påverkar er verksamhet. Beskrivningen ska vara relaterad till befintligt utbud av lokalerförer verksamhet.
SOLLENTUNA KOMMUN Tjänsteutlåtande Vård- och omsorgskontoret 2015-06-12 Katarina Salomonsson Sidan 1 av 2 Dnr 2015/0189 VON-3 Diariekod: 023 Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämndens fördelning av arbetsmiljöuppgifter Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef Karin Proos, som bemyndigas att vidarefördela arbetsmiljöuppgifter till underordnade befattningshavare med chefsansvar i den mån vederbörande har erforderlig kompetens. 2. Nämndens ordförande bemyndigas underteckna fördelningen till förvaltningschefen. Sammanfattning Personalavdelningen har ombett förvaltningarna att säkerställa skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifterna från respektive nämnd. Enligt 3 kap. 2 arbetsmiljö lagen (1977:1160) är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Nämnderna är arbetsgivarmyndigheter och kan fördela arbetsmiljöuppgifterna enligt Arbetsmiljö verkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:1 till sina respektive förvaltningschefer. Förvaltningscheferna kan i sin tur fördela uppgifter till chefer med personalansvar. Kontoret föreslår att nämnden fördelar arbetsmiljöuppgifter till förvaltningschef Karin Proos. Bakgrund Enligt 3 kap. 2 arbetsmiljölagen (1977:1160) är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Den rättsliga grunden för fördelning av arbetsmiljöuppgifter finns i Arbetsmiljö verkets föreskrift Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:1. En sådan fördelning ska vara skriftlig och undertecknas av båda parter. Person som tar emot delegering ska ha erforderlig kompetens och erforderliga befogenheter. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Arbetsgivaransvaret vilar primärt på de olika nämnderna i dess egenskap av anställningsmyndigheter. Det är med andra ord respektive nämnd som ska fördela arbetsmiljöuppgifterna enligt AFS 2001:1 till sina respektive förvaltningschefer. Förvaltningschefen ska i sin tur fördela uppgifter till Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Tjänsteutlåtande 2015-06-12 Dnr 2015/0189 VON-3 Sidan 2 av 2 chefer med personalansvar. Uppgifterna kan bara fördelas i den mån vederbörande chef har erforderlig kompetens och befogenhet. Personalavdelningen har ombett förvaltningarna att säkerställa skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifterna från respektive nämnd. Kunskap och stöd för processer kring det systematiska arbetsmiljöarbetet ges kommunens chefer via kontinuerlig chefsutbildning inom ramen för kommunens ledarutvecklingsprogram. Vid behov av stöd kring arbetsmiljöarbetet kan kontakt tas med personalavdelningen. Karin Proos Förvaltningschef Katarina Salomonsson Chef för administrativa avdelningen Bilaga: 1. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter från nämnd till förvaltningschef Expediering Personalavdelningen KLK Akt
SOLLENTUNA KOMMUN Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Enligt arbetsmiljölagen AML 3 kap. 2 är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsgivaren skall vidta åtgärder som behövs för att förebygga att den anställde utsätts för ohälsa eller olycksfall i arbetet. Arbetsuppgifter som innebär ansvar för att arbetsskador förebyggs i så stor utsträckning som möjligt ska tilldelas den eller de personer som i praktiken har möjlighet att överblicka verksamheten, organisatoriskt och ekonomiskt. Arbetsmiljöuppgifter fördelas till förvaltningschef, som i sin tur fördelar arbetsmiljöuppgifter vidare, enligt den guide som är framtagen för Sollentuna kommun. I enlighet med nämndens beslut 2015- delegerar jag till Dig de arbetsmiljöuppgifter inom Ditt ansvarsområde som följer av arbetsmiljölagen. Förvaltningschefen har att skaffa sig kunskap om arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring, andra författningar, regler och avtal som rör området samt kunskap om befintlig skyddsorganisation. Förvaltningschef ska organisera arbetsmiljöarbetet vad avser planering, ledning och kontroll inom förvaltningen; kartläggningar/riskanalyser av den fysiska och psykosociala arbetsmiljön görs inom förvaltningens verksamheter handlingsplaner för arbetsmiljöarbetet upprättas och att insatserna för arbetsmiljön dokumenteras och följs upp årliga sammanställningar görs över ohälsa, olyckor, tillbud, sjukfrånvaro och personalomsättning fördelningen av arbetsmiljöuppgifter klart visar vem i organisationen som har ansvaret för varje typ av fråga årligen genomföra en revision av det systematiska arbetsmiljöarbetet åtgärda brister i arbetsmiljön inom givna delegationsbestämmelser eller returnera frågan till nämnden stimulera initiativ på arbetsmiljöområdet Jag har tagit del av ovanstående och är införstådd med mitt arbetsmiljöansvar. Jag är också införstådd med, att i den mån mina möjligheter och befogenheter inte räcker till, skall jag omedelbart returnera frågan till nämnden. Sollentuna den - Nämndens ordförande Förvaltningschef Namnförtydligande Namnförtydligande