SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(17) Plats och tid Skene lasarett, konferensrum i restaurangen, kl 09:30-11:30 Beslutande S Claes Redberg, Västra Götalandsregionen M ChrisTina Yngvesson, Västra Götalandsregionen 09:30-11:05 C MP Sandra Eliasson, Västra Götalandsregionen, ersätter ChrisTina Yngvesson 11:05-11:30 Göran Larsson, Västra Götalandsregionen S Kerstin Göss-Lindh, Svenljunga kommun MBP Henry Sandahl, Marks kommun, ersätter Mona Stenström Övriga närvarande Ej tjänstgörande ersättare S Hanne Jensen, Västra Götalandsregionen 09:30-11:15 C Sandra Eliasson, Västra Götalandsregionen 09:30-11:05 Tjänstemän Bahman Alami, förvaltningschef Maria Olsson, verksamhetschef Lotta Gradén, ekonom Kerstin Svensson, sekreterare Utses att justera Kerstin Göss-Lindh Justeringens plats och tid 2015-11-16 Underskrifter Sekreterare 48-58 Kerstin Svensson Ordförande Göran Larsson Justerande Kerstin Göss-Lindh
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(17) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2015-11-17 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet 2015-12-09 Samrehab Mark-Svenljunga, Skene lasarett, Skene Underskrift Kerstin Svensson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(17) Innehållsförteckning Förändring av ärendelistan 48 Information från ägarsamråd 2015-10-06 49 Oktoberrapport för 2015 50 Uppföljning av samrehabnämndens internkontroll 51 Nämndplan 2016 inkl internkontrollplan 52 s svar på revisionsrapport 2015 53 Information från mötet med revisorerna 2015-10-06 54 Sammanträdestider för 2016 Information från verksamheten - Journalgranskning - Patientenkät - Närvårdssamverkan, Trygg hemgång mm - Aktuellt i verksamheten Anmälan delegationsbeslut Meddelanden Övriga frågor 55 56 57 58 59
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(17) 48/2015 Fastställande av dagordning s beslut Föreliggande dagordning godkänns. Dagens sammanträde Föreliggande dagordning godkänns
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(17) 49/2015 Information från ägarsamråd 2015-10-06 s beslut Informationen noteras. Ärendet Information från ägarsamrådet 2015-10-06. Anteckningarna skickade med kallelsen. Dagens sammanträde På ägarsamrådet den 6 oktober deltog från nämnden ordförande Mona Stenström Marks kommun, förste vice ordförande Göran Larsson Västra Götalandsregionen och andre vice ordförande Kerstin Göss Lindh Svenljunga kommun. Maria Olsson redovisade delårsrapporten där verksamheten prognostiserar ett positivt resultat för 2015. En genomgång av budgetförslag 2016-2019 gjordes. Beslut om vårdinnehållet på SÄS, Skene och vårdvalsmodellens ersättningsnivåer som påverkar finansiering och planering är ännu inte fattade för 2016. Tolkningen av nu gällande avtal om Samrehab 2.0 angående reglering av under- och överskott diskuterades. Förslaget från SÄS styrelse att flytta strokevården till Borås får en stor betydelse för Samrehab. SÄS föreslås att bjuder in ägarna till informationsmöte innan beslut fattas. Jan Blomqvist informerar om att vårdval rehab har inneburit en merkostnad för regionen på ca 100 miljoner kronor. Regionen har beslutat att det ekonomiska ansvaret lyfts till hälso- och sjukvårdsstyrelsen, nämnderna har kvar uppföljningsansvaret. Mötet med ägarna avslutades med att ta fram mötestider för 2016. För ägarsamråd beslutades: Fredag 4 mars klockan 09:00-11:00. Fredag 23 september klockan 09:00-11:00 För mötestider med beredningsgruppen föreslogs: Måndag 8 februari klockan 09:00-11:00 Måndag 12 september klockan 09:00-11:00
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(17) 50/2015 Dnr SR 2015-31 042 Oktoberrapport 2015 s beslut 1. Oktoberrapport 2015 godkänns samt skickas till huvudmännen. 2. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Ordförande Göran Larsson Justeringsman Kerstin Göss Lindh Ärendet Oktoberrapporten är kommunstyrelsens uppföljning av nämnders och styrelsers prognoser för verksamhet och ekonomi i delårsuppföljningen 2015. Nämnder ska redovisa eventuella förändringar (jämfört med delårsrapporten) i sin bedömning av uppföljningen av fullmäktiges grunduppdrag. Beredning I driftredovisningen görs en redovisning av utfallet för de första tio månaderna samt en uppföljning av den årsprognos som lämnades i delårsrapporten. Dagens sammanträde Verksamhetschef Maria Olsson och Ekonom Lotta Gradén redovisar samrehabnämndens oktoberrapport 2015 för ledamöterna. Nämndens samlade bedömning är att uppdraget har uppfyllts helt. Verksamheten har kunnat uppfylla nämndens krav på tillgänglighet och kvalitet. Ärendet diskuteras. Förslag till beslut godkänner oktoberrapporten 2015 Beslutsgång Ordförande Göran Larsson ställer frågan om oktoberrapport 2015 kan godkännas och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(17) 51/2015 Uppföljning av samrehabnämndens internkontroll s beslut Nämnden godkänner uppföljningen av 2015 års internkontrollplan, delprocesserna hantering av allmän handling och delegationsbeslut. Ärendet Enligt Kommungemensamt reglemente för nämnderna i Marks kommun skall nämnden ansvara för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämnden har skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Nämnden ska, enligt reglementet, arbeta utifrån COSO-modellen (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) med - kontrollmiljö, - riskanalys, - kontrollaktiviteter på alla nivåer och i alla funktioner, - information/kommunikation, och - tillsyn efterlevnad och uppföljning Nämnden ska årligen rapportera till kommunstyrelsen om sitt arbete med den interna kontrollen. Beredning och förvaltningen arbetar med att utveckla den interna kontrollen av verksamheten. Utbildningsinsatser har genomförts med syfte att förstärka riskmedvetenheten samt ge verktyg för arbetet i enlighet med COSO-modellen. Internkontrollen av verksamheten består av flera delar. Nämnden följer verksamheterna genom att det vid nämndssammanträde sker en rapport om förvaltningens arbete. Verksamhetens omfattning, ekonomi och personalsituationen följs. Avvikelser och synpunkter i verksamheten rapporteras, analyseras och åtgärdas i enlighet med nämndens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. har tagit fram en internkontrollplan för 2015 som visar riskområden, delprocesser, som skall följas. Enligt denna plan är hantering av allmän handling samt delegationsbeslut delprocesser som följs upp och rapporteras vid nämndsmöte i november. Uppföljning av internkontrollplanen och dessa delprocesser har genomförts. Dagens sammanträde Verksamhetschef Maria Olsson redovisar verksamhetens uppföljning av internkontrollplan 2015, delprocesser allmän handling och delegationsbeslut. olika delar som internkontroll av verksamheten består av samt den modell, COSO-modellen, som Marks kommun använder sig av.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(17) Förslag till beslut godkänner uppföljningen av 2015 års internkontrollplan, delprocesserna hantering av allmän handling och delegationsbeslut. Beslutsgång Ordförande Göran Larsson ställer frågan om uppföljning av 2015 års internkontrollplan, delprocesserna hantering av allmän handling och delegationsbeslut kan godkännas och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(17) 52/2015 Dnr 2015-32 042 Nämndplan 2016 inkl internkontrollplan s beslut Nämnden antar förvaltningens förslag till nämndplan 2016. Ärendet ska, enligt avtal om Samrehab 2.0, planera och följa upp sin ekonomi och verksamhet enligt värdorganisationens styrmodell. Enligt beslut av Marks kommuns fullmäktige ansvarar varje nämnd och styrelse för att utarbeta och besluta om en nämnd-/affärsplan för varje verksamhetsår. Beredning s presidie har tillsammans med verksamheten vid en arbetshalvdag 2015-09-25 arbetat fram ett förslag till nämndplan 2016. Dagens sammanträde Verksamhetschef Maria Olsson redovisar förändringar och tillägg i förslag till Nämndplan 2016 för ledamöterna. Prioriterade uppgifter 2016 är att vidareutveckla och utvärdera verksamheterna i enlighet med nya avtalet. - Primärvårdsverksamheten ska fungera väl utifrån vårdvalsmodellen. - Länssjukvårdsdelen ska anpassas efter beslutat vårdinnehåll. - Kommunrehab ska fortsätta kvalitets- och utvecklingsarbete i verksamheten i samråd med socialförvaltningarna i Mark och Svenljunga. - Kompetensutveckling och kvalitetsarbete i dokumentation i hela verksamheten. Ekonom Lotta Gradén informerar om driftbudget, ekonomiskt sammandrag 2016. Verksamhetschef Maria Olsson informerar om de olika delar som internkontroll av verksamheten består av samt den modell, COSO-modellen, som Marks kommun använder sig av. Maria Olsson redogör för ledamöterna hur verksamheten identifierat processer och rangordnat risker i dessa enligt COSO-modellen. Prioriterade processer presenteras i verksamhetens förslag till plan för intern kontroll 2016. Kommunledningen har flaggat för att ytterligare någon obligatorisk punkt kan tillkomma på samtliga nämnders internkontrollplan. Ärendet diskuteras. Henry Sandahl, Marks kommun, frågar om man beaktat flyktingmottagandet som ny patientgrupp i nämndplanens omvärldsbevakning. Det finns speciella regler för asylsökandes vård och kostnader och i dagsläget bedöms ingen påverkan på budget 2016. Förslag till beslut antar förvaltningens förslag till nämndplan 2016.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(17) Beslutsgång Ordförande Göran Larsson ställer frågan om Nämndplan 2016 kan godkännas och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(17) 53/2015 Dnr 2015-12 007 s svar på revisionsrapport 2015 s beslut Nämnden godkänner förvaltningen förslag till svar på revisionsrapport 2015. Ärendet PwC har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en grundläggande granskning av som innefattar frågor om kring styrning, reglemente, mål och uppdrag, intern kontroll samt den ekonomiska redovisningen av rehabiliteringsverksamheten. Efter genomförd granskning är den samlade bedömningen att har grundläggande dokument på plats för styrning, uppföljning, verksamhetsplanering och den ekonomiska redovisningen, men att arbetet med den interna kontrollen behöver förbättras. Under de senaste åren har nämnden inte deltagit i riskbedömningen. Intern kontrollplanerna har inte följts upp. Inga åtgärder har därför kunnat vidtas för att hantera eventuella avvikelser. Beredning Nämnden beslutade om planer för intern kontrollen för 2013 och 2014 men under intervjuerna framkommer att nämnden hittills inte arbetat aktivt med kontrollplaner utifrån risk och väsentlighet. Någon uppföljning av planerna för 2013 och 2014 genomfördes inte. En intern kontrollplan 2015 är beslutad av nämnden. I planen listas risker utifrån två huvudprocesser: ärende- och dokumenthantering (hantering av allmän handling och delegationsbeslut) samt ekonomi (intäktsflöde). Planen är strukturerad enligt följande: risk, sannolikhet, konsekvens, kontrollmoment, metod, frekvens, rapport och ansvarig. Verksamhetschefen ansvarar för samtliga kontrollmoment. Under arbetet med nämndplan för 2015 fick nämnden en introduktion i COSOmodellen och tog ett första steg mot en mer riskbaserad kontrollplan. För de processer som ingår i kontrollplanen för 2015 har risken för att något ska gå fel, och/eller att konsekvensen i så fall blir allvarlig, bedömts som stor. Svar: har tagit del av revisionsrapporten. Förvaltningen och verksamheten arbetar med att utveckla den interna kontrollen. Utbildningsinsatser har genomförts med syfte att förstärka riskmedvetenheten samt ge verktyg för arbetet i enlighet med COSO-modellen. Vid denna utbildningsinsats har både politiker och tjänstemän deltagit. I framtagandet av 2016 års plan för internkontroll har nämnden varit delaktig i riskbedömningen. 2015 års internkontrollplan har och kommer att följas upp av nämnden. Förslag till beslut godkänner förvaltningens förslag till svar på revisionsrapporten 2015
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(17) Beslutsgång Ordförande Göran Larsson ställer frågan om förvaltningens förslag till svar på revisionsrapporten 2015 kan godkännas och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(17) 54/2015 Information från mötet med revisorerna 2015-10-06 Ordförande Göran Larsson informerar ledamöterna från mötet med revisorerna. Samrehabs verksamhet och frågeställningar belystes ur flera olika aspekter och revisorerna var nöjda med de svar samrehabnämnden och verksamheten kunde ge.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(17) 55/2015 Sammanträdestider för 2016 s beslut I tidsplanen, sammanträdestider för 2016, ändras startiden för samrehabnämndens möten från kl 09:30 till kl 08:30. Reviderad tidsplan för 2016 skickas till ledamöterna. Ärendet Tidsplan för samrehabnämnden 2016, skickad med kallelsen. Beredning Presidiets förslag på mötestider för nämnden 2016 Samrehabnämnd On 27 januari kl 09:30 On 23 mars kl 09:30 On 11 maj kl 09:30 On 7 september kl 14:00 On 9 november kl 09:30 Möten med presidiet inför nämnd, beredningsgrupp inför ägarsamråd samt ägarsamråd enligt medskickad tidsplan. Dagens sammanträde s samtliga mötestillfällen där föreslagen tid är kl 09:30 ändras till kl 08:30. Reviderad tidsplan skickas till samtliga ledamöter. Beslutsgång Ordförande Göran Larsson ställer frågan om tidsplanen 2016, med ändringen att tidigarelägga möten för samrehabnämnden till kl 08:30, kan godkännas och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15(17) 56/2015 Information från verksamheten Verksamhetschef Maria Olsson informerar från verksamheterna. - Journalgranskning: MAR, Linda Augustsson granskar journaler, 30 st per verksamhet, totalt 90 journaler. Maria Olsson presenterar årets resultat av journalgranskningen för ledamöterna. - Patientenkät: Patientenkät för 2015 genomfördes under vecka 42 och 43 vid alla patientkontakter. Ett mycket gott resultat där man bland annat kan utläsa att hela 99 % tycker att man fått ett trevligt, respektfullt och engagerat bemötande. Mycket kommentarer har lämnats och dessa kommer att användas i verksamhetens utvecklingsarbete. - Närvårdssamverkan, Trygg hemgång mm I Närvårdsamverkan deltar samrehab i ledningsgrupp Mark och Svenljunga, arbetsgrupp för arbetsterapi och fysioterapi samt i arbetsgrupper och möten på lokal nivå. Maria Olsson informerar ledamöterna om det arbete som pågår gällande Trygg hemgång i de båda kommunerna Mark och Svenljunga när det gäller hur brukare/patient möts upp i hemmet av ett tvärprofessionellt team direkt efter utskivning från slutenvården. - Aktuellt i verksamheten Något lättare med rekrytering men fortfarande ser man en rörlighet bland medarbetarna så som tidigare under året. Verksamheterna har behov av viss överanställning men är inte där ännu. Rekryteringsläget/rörligheten är likartad i hela regionen efter införandet av vårdval rehabilitering. Rekrytering av rehabassistent till Svenljunga pågår, 39 sökande till tjänsten. Under hösten har sjukgymnaster i samrehab, ca 35 stycken, fått erbjudande om ersättning för byte av titel till fysioterapeut. Erbjudandet gäller till november månad och hittills har ca 20 sjukgymnaster antagit erbjudandet. Verksamheten byter succesivt ut sjukgymnast till fysioterapeut i sina skrifter och dokument. GUS, grupputvecklingssamtal, pågår just nu i samrehabs samtliga verksamheter/grupper. Skyddsronder genomförs under hösten. Alla anställda och politiker i Marks kommun deltar under hösten 2015 och våren 2016 i en utbildning som ska ge ökad medvetenhet och större kunskap om mänskliga rättigheter, diskrimineringslagstiftning, mångfald och HBTQ. Utbildningsinsatsen ska inspirera medarbetare och politiker till att bedriva ett aktivt mångfaldsarbete. Insatsen ska också och ge kunskap om hur attityder och fördomar påverkar dagligt arbete gentemot barn, elever, brukare, kommuninvånare och kunder.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16(17) 57/2015 Anmälan av delegationsbeslut Ärendet Av 6 kap 35-37 kommunallagen samt av samrehabnämndens delegationsordning framgår att beslut som fattas med stöd av delegering ska anmälas till nämnden. Förlängning av vikariat, sex månader Arbetsterapeut, 7 st och fysioterapeut, 5 st 2016-01-01-2016-06-30. Tillsvidareanställning En arbetsterapeut och en fysioterapeut konverteras från vikariat till tillsvidareanställning 2016-01-01. Ny anställning Vik arbetsterapeut, 6 månader, primärvårdsrehab i Svenljunga. Nedsättning av tjänst En rehabassistent och två arbetsterapeuter 2016-01-01-2016-12-30. har tagit del av de anmälda delegationsbesluten.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17(17) 58/2015 Meddelanden Förteckning över kurser och konferenser samt meddelanden. Kurser och konferenser Föreläsning om Mänskliga rättigheter, mångfald, diskrimineringslagstiftning och HBTQfrågor. För förtroendevalda finns sex tillfällen att välja på. Meddelanden Inbjudan från GR, Förbättringsverkstad från idé till verksamhet. Fem utbildningstillfällen under 2016. Inbjudan från GR, Förebyggande utbildning i Hot och våld samt krishantering. Fredag den 11 mars 2016. Information från Björkhalla Gård, deras verksamhet. www.bjorkhalla.se Information, PatientPerspektiv verkar för ökad patientsäkerhet! www.patientperspektiv.org tar del av förteckning över kurser och konferenser samt meddelanden.