RIKSPOLISSTYRELSEN 1 (9) INNEHÅLLSFÖRTECKNING FLIK 1: BALANSRÄKNING: MASKINELL SAMT NOT... 2 FLIK 2: RESULTATRÄKNING: MASKINELL... 2 FLIK 3: ANSLAGSREDOVISNING... 2 FLIK 4: INKOMSTTITELREDOVISNING... 2 FLIK 5: HUVUDBOKSRAPPORT PER S-KOD... 2 FLIK 10: AVSTÄMNING AUTOMATKONTERINGAR... 2 FLIK 11: SAMMANSTÄLLNING AV INVENTERINGSPROTOKOLL... 2 FLIK 14: ANSLAG INTERNATIONELL SAMVERKAN OCH INTERNATIONELLT BISTÅND (AVSER ENDAST RKP)... 2 FLIK 15: AVSTÄMNING AV ARBETSGIVARAVGIFTER OCH SPÅ... 3 FLIK 16: ÅRETS NYANSKAFFNINGAR AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR SAMT REAVINST OCH REAFÖRLUST VID FÖRSÄLJNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR... 3 16.1 Kontroll av årets nyanskaffning... 3 16.2 Kontroll av årets nyanskaffning... 3 16.3 Reavinst/-förlust... 5 FLIK 17: MAKULERADE UTBETALNINGSHANDLINGAR... 5 FLIK 18: AVSTÄMNING AV MOTPART LEVERANTÖR, MOTPART - KUND... 5 18.1 Kontroll MP Kund... 6 18.2 Kontroll MP Lev... 6 FLIK 19: RESULTATUPPFÖLJNING... 7 BILAGOR... 9
RIKSPOLISSTYRELSEN 2 (9) Flik 1: Balansräkning: maskinell samt not Noten avseende anläggningstillgångar bifogas. Den automatiska månadsavstämningen ska användas som mall (Månavst.xlt). Dock måste rubrik m.m. anpassas så att den överensstämmer med övrig bokslutsdokumentation. Instruktion till anläggningsnoten återfinns i Bokslutsanvisningar, avsnitt 9.3. Manuell balansräkning behöver inte upprättas och bifogas. Dock finns det en excel-mall för manuell balansräkning enligt den gällande uppställningsformen i slutet av detta register som kan användas för eventuellt frivilligt upprättande. Bilagan till denna flik återfinns på Intrapolis/Arbetsstöd & regelverk/ Stödverksamhet/ Ekonomistöd/ Bokslutsanvisningar/Bilagor Flik 2: Resultaträkning: maskinell Manuell resultaträkning behöver inte upprättas och bifogas. Dock finns det en excel-mall för manuell resultaträkning enligt den gällande uppställningsformen i slutet av detta register som kan användas för eventuellt frivilligt upprättande. Bilagan till denna flik återfinns på Intrapolis/Arbetsstöd & regelverk/ Stödverksamhet/ Ekonomistöd/ Bokslutsanvisningar/Bilagor Flik 3: Anslagsredovisning Flik 4: Inkomsttitelredovisning Flik 5: Huvudboksrapport per S-kod Flik 10: Avstämning automatkonteringar Flik 11: Sammanställning av inventeringsprotokoll Sammanställningen av inventeringsprotokoll på polismyndigheten m.fl. sorteras in under denna flik. Sammanställningen finns som en bilaga till bokslutsanvisningarna (flik6invforsattsblad.xls). Flik 14: Anslag Internationell samverkan och Internationellt bistånd (avser endast RKP) Specifikationer bifogas på verksamhet/insatser (enligt regleringsbrev) som finansieras från anslagsposterna: - Internationell samverkan, Freds- och säkerhetsfrämjande verksamhet (5.1.2 ap 2) - Internationellt bistånd, Freds-, säkerhetsfrämjande och konfliktförebyggande (7.1.1 ap 12)
RIKSPOLISSTYRELSEN 3 (9) Flik 15: Avstämning av arbetsgivaravgifter och SPÅ Utgår. Flik 16: Årets nyanskaffningar av anläggningstillgångar samt reavinst och reaförlust vid försäljning av anläggningstillgångar 16.1 Kontroll av årets nyanskaffning I noten för anläggningstillgångar redovisas årets nyanskaffning, se Bokslutsanvisningar avsnitt 9. Beloppet är framräknat som förändringen av balanskontona för anskaffning. Årets anskaffning går även att beräkna utifrån resultatkontona. Beräkningen behövs framförallt vid framtagande av finansieringsanalysen. För avstämning och specificering av årets nyanskaffning av anläggningstillgångar samt några utvalda resultatkonton ska mallen Månavst.xlt Årets nyanskaffning användas. Med hjälp av avstämningsmallen ska respektive redovisningsenhet göra en beräkning av årets nyanskaffning. Avstämningsmallen ska även bifogas bokslutspärmen. För att få enhetliga bokslutsspecifikationer ska beloppen föras över till filen FLIK16reskto.xls och sorteras under flik 16;1. Ifyllande av avstämningsmall Månavst.xlt Avstämningsmallen hämtar samtliga belopp med automatik förutom de fält som är gulmarkerade. Dessa fält måste fyllas i manuellt och informationen hämtas från huvudboken, se avsnitt 16.2; förklaring till rad 3, 4, 5 och 9. Beloppen ska även stämmas av mot bokfört värde för utrangering respektive extern försäljning enligt rapporten Sålda/avyttrade anläggningstillgångar (se avsnitt 14 Rapporter ) eller belopp enligt motkontot till det korrigerade anskaffningskontot. Om korrigering gjorts mellan anläggningskonton ska fältet inte fyllas i. Observera att kontroll måste ske av att angivna belopp i mallen överensstämmer med beloppen i noten för anläggningstillgångar innan filen sänds. Dessa två dokument måste ovillkorligen innehålla samma uppgifter. Kontakta PAC/koncernekonomi om problem uppstår. 16.2 Kontroll av årets nyanskaffning Nedan följer en beskrivning av mallen för kontroll av årets nyanskaffning. Observera att samtliga saldon ska anges med samma tecken som bokföringen i huvudboken, dvs. debetbokningar anges utan tecken, kreditbokningar med minustecken.
RIKSPOLISSTYRELSEN 4 (9) 1. Ingående bokfört värde 2. Årets avskrivning 3. Bokfört värde utrangering 4. Bokfört värde utrangering av finansiell leasing 5. Bokfört värde extern försäljning 6. Bokfört värde intern försäljning 7. Bokfört värde interna inköp 8. Korr. tidigare års avskr./nedskr./uppskr. 9. Korrigering av tidigare års anskaffning 10. Utgående bokfört värde 11. Årets nyanskaffningar enl. resultaträkningen 12. Årets nyanskaffning enl. balansräkningen 13. Differens Förklaring till raderna: 1. Ingående bokfört värde: (+) Summan av ingående balans på kontogrupperna 104, 105, 106, 107, 119, 121 sam 12X. 2. Årets avskrivning: (+) Summan av utfall på kontona 69110 samt 69111. 3. Bokfört värde utrangering: (+) Summan av utfall på kontona 6622/6722/6732 med motkontering på konto105x3,107x3, 119X3 samt 12XX3. 4. Bokfört värde utrangering av finansiell leasing: (+) Om utrangering skett av en anläggningstillgång som innehas enligt ett finansiellt leasingavtal ska återfört bokfört värde redovisas här som skillnaden mellan anskaffningsvärde (konto 12700-12713) och ackumulerade avskrivningar (konto 12790-12795). 5. Bokfört värde extern försäljning: (+) Summan av utfall på kontona 6622/6722/6732 med motkontering på konto105x4,107x4, 119X4 samt 12XX4. 6. Bokfört värde intern försäljning: (+) Summan av utfallet på konto 6142. 7. Bokfört värde interna inköp: (-) Summan av utfall på konto 6143. 8. Korrigering av tidigare års avskrivningar/nedskrivningar/uppskrivningar: (+/-) Summan av utfall på konto 69112. 9. Korrigering av tidigare års anskaffning: (+/-) Summan av de belopp som omförts från korrigeringskontonen 1045, 10505, 1065, 10705, 1192, 11935, 1215 samt 12X05 till kostnadskonton. Observera att beloppen ska anges med tecken enligt resultaträkningen dvs. tecknet för kostnadskontot. Om omföring enbart har skett mellan
RIKSPOLISSTYRELSEN 5 (9) korrigeringskonton i balansräkningen ska fältet inte fyllas i. 10. Utgående bokfört värde: (+) Summan av utgående balans ÅÅ-12-31 (vid delår ÅÅ-06-30) i kontogrupp 104, 105, 107, 119, 121 samt 12x. 11. Årets nyanskaffning enligt resultaträkningen: (+) Beräknas automatiskt utifrån ovanstående poster, beloppet ska överensstämma med årets nyanskaffning enligt anläggningsnoten (rad 11 nedan). 12. Årets nyanskaffning enligt balansräkningen: (+) Summan av externa inköp på nyanskaffningskontona 1041, 10510, 1061, 10710, 1191, 11940, 1211, 12x10, 1294X. 13. Differens: Uppstår en differens ska den förklaras och beskrivas på blanketten. Samtliga fel ska rättas i redovisningen snarast efter bokslutet. 16.3 Reavinst/-förlust Reavinst/-förlust ska stämmas av enligt bifogad bokslutsmall "FLIK16RESKTO.XLS" (specifikation 16;2). Samtliga saldon ska anges med samma tecken som bokföringen i huvudboken, dvs. debetsaldon anges utan tecken, kreditsaldon med minustecken. Eventuell differens ska utredas och specificeras. Bilagan till denna flik återfinns på Intrapolis/Arbetsstöd & regelverk/ Stödverksamhet/ Ekonomistöd/ Bokslutsanvisningar/Bilagor Flik 17: Makulerade utbetalningshandlingar Under denna flik ska vid årsbokslut protokoll över makulerade utbetalningshandlingar insorteras. Flik 18: Avstämning av motpart leverantör, motpart - kund I koncernbokslutet för Polisen ska en resultaträkning upprättas där inomstatligt utfall särredovisas och koncerninterna mellanhavanden är eliminerade. Konton i kontoklass 3-6 med motpart 1xxx omförs till rätt s-kod på koncernnivå och med motpart 9xx elimineras på koncernnivå inom Polisen. För att säkerställa att kund- och leverantörsfakturor är bokförda med rätt motpart på myndighetsnivå ska kontroller göras av detta i kund- respektive leverantörsreskontran.
RIKSPOLISSTYRELSEN 6 (9) För att kontrollera att intäkter och kostnader bokförts med korrekt motpart används rapporterna Kontroll MP Kund 1*, Kontroll MP Kund 8*, Kontroll MP Kund 9*, Kontroll MP Lev 1*, Kontroll MP Lev 8* samt Kontroll MP Lev 9*. Se även avsnitt 14 Rapporter i Bokslutsanvisningar. 18.1 Kontroll MP Kund Rapporterna Kontroll MP Kund 1*, Kontroll MP Kund 8* samt Kontroll MP Kund 9* specificerar vilka kundfakturor och kundinbetalningar som bokförts med vilka motparter sorterat per motpart i bokföringen. De poster där motparten i bokföringen ej stämmer överens med motparten i kundregistret måste omföras till korrekt motpart innan bokslutet. Observera att SÄPO klassas som annan statlig myndighet varför intäkter som faktureras till dem ska bokföras med motpart 1233. Samtliga redovisningsenheter ska digitalt spara ovanstående rapporter som avser perioden 20XX00-20XX13 (vid delår 20XX00-20XX06). Rapporterna visar inte vilka rättningar som gjorts då kontrollerna enbart görs mot reskontran. Dessa rapporter ska INTE bifogas bokslutet. Däremot ska de vara sparade digitalt på samma plats som övrig bokslutsdokumentation för respektive myndighet (mappen Myndighetsflikar). I stället för att bifoga rapporterna ska ett blad sorteras in under Register I flik 18. På detta blad ska anges att rapporterna finns sparade digitalt på PAC. Bladen ska dateras och skrivas under. 18.2 Kontroll MP Lev Rapporterna *, Kontroll MP Lev 1*, Kontroll MP Lev 8* samt Kontroll MP Lev 9* specificerar vilka leverantörsfakturor och leverantörsbetalningar som bokförts med vilka motparter per motpart i bokföringen. De poster där motparten i bokföringen ej stämmer överens med motparten i leverantörsregistret måste omföras till korrekt motpart innan bokslutet. Observera att SÄPO klassas som annan statlig myndighet varför intäkter som faktureras till dem ska bokföras med motpart 1233. Samtliga redovisningsenheter ska digitalt spara ovanstående rapporter som avser perioden 20XX00-20XX13 (vid delår 20XX00-20XX06). Rapporterna visar inte vilka rättningar som gjorts då kontrollerna enbart görs mot reskontran. Dessa rapporter ska INTE bifogas bokslutet. Däremot ska de vara sparade digitalt på samma plats som övrig bokslutdokumentation för respektive myndighet (mappen Myndighetsflikar). I stället för att bifoga rapporterna ska ett blad sorteras in under
RIKSPOLISSTYRELSEN 7 (9) Register I flik 18. På detta blad ska anges att rapporterna finns sparade digitalt på PAC. Bladen ska dateras och skrivas under. Flik 19: Resultatuppföljning Förslag till arbetsgång Resultatuppföljningen utgår från intäktsposterna Intäkter av avgifter och andra ersättningar, Intäkter av bidrag, Finansiella intäkter och Intäkter av avgifter m.m. samt andra intäkter som inte disponeras av myndigheten, samt från tre av de kostnadsposter som finns i resultaträkningen: kostnad för Personal, Lokaler, samt Drift. Syftet med resultatuppföljningen är att förklara huvuddragen i förändringar av Polisens totala intäkter och kostnader samt dess orsaker. Detta innebär att huvuddragen i förändringen för var och en av de ovan angivna posterna ska kommenteras och beloppsbestämmas av varje redovisningsenhet. Orsakerna (bakomliggande förklaringsfaktorer) till väsentliga förändringar ska även tydligt framgå. Övriga kommentarer och belopp ska göras utifrån bakomliggande förklaringsfaktorer, se exempel nedan. Observera att posterna inte ska inkludera koncerninterna intäkter och kostnader. Förslagsvis kan en lämplig arbetsgång vara att utgå från kända händelser och beloppsbestämma dessa. I det fall det sammanlagda beloppet av dessa utgör huvuddelen av postens förändring kan analysen stanna vid detta. Undvik att ta postens samtliga ingående konton och sedan jämföra utfallen innevarande år respektive föregående år. Kommentarer utifrån denna modell ger inte någon bild av de händelser som ligger bakom förändringen. De är dessutom svåra att sammanställa. Exempel Av resultaträkningen framgår att personalkostnader totalt ökat med 10 och i redovisningen går att utläsa att detta huvudsakligen kan hänföras till Lön +5, Övertid +3, Arbetsgivaravgift +4 och minskad SPÅ-premie 2. Förändringarna i exemplet antas bl.a. bero på att ett nytt löneavtal slutits. Detta har medfört att kostnad för löner ökat med 5, kostnad för övertid ökat med 2, kostnad för arbetsgivaravgift med 3 och SPÅ-premien ökat med 2, vilket ger totalt ökning med 12. Vidare har antalet övertidstimmar ökat vilket medfört en kostnadsökning för övertid med 1 och arbetsgivaravgifter uppgår till 1 på detta, totalt 2. SPÅ-premien har sänkts vilket medfört minskade kostnader med 4. I detta fall önskas inte ett svar att Lön ökat med 5,
RIKSPOLISSTYRELSEN 8 (9) Övertid ökat med 3, arbetsgivaravgift med 4 samt SPÅ-premie minskat med 2. I stället önskas att svaret ställs upp utifrån de bakomliggande faktorer enligt följande: Total effekt av nytt löneavtal: 12 Total effekt av ökat antal övertidstimmar: 2 Sänkt SPÅ-premie: -4 I exemplet uppgår förklaringsfaktorerna till samma belopp som total förändring av personalkostnaderna. I verkligheten är detta inte realistiskt eftersom en rad småposter ändras mellan åren. Det är inte nödvändigt att ta med dessa småposter för att kunna förklara hela förändringen av den aktuella kostnadsposten. Det är återigen huvuddragen i förändringen som är intressanta. Gör enligt följande med blanketten: Gör en jämförelse med samma period föregående år genom att årets och föregående års utfall fylls i blanketten för de ovan nämnda posterna. Vidare ska utfallet för ett antal delposter som bedöms ha särskilt intresse fyllas i. Observera att även eventuella underkonton till dessa delposter ska ingå. Blanketten beräknar automatiskt förändringen mot föregående år i kronor och procent. Lämna en redogörelse i blanketten för vad förändringen mot föregående år i huvuddrag består av. För väsentliga förändringar som kan förklara huvuddelen av förändringen, önskas en beloppsmässig uppskattning. Av resultatuppföljningen ska det framgå i vilken omfattning förändringen beror på prisoch/eller kvantitetsförändringar eller av annan orsak, exempelvis högre hyra för ersättningslokaler. En resultatrapport som jämför innevarande år med föregående år har lagts upp i Agresso (se bokslutsanvisningar, avsnitt 14.2.4). Rapporten kan användas vid ifyllande av Resultatuppföljning flik 19, register I. Samtliga grönmarkerade fällt ska fyllas i om inte annat anges i blanketten. I det fall t ex ingen indexökning av lokalhyra skett under året ska i denna ruta anges noll. Blanketten ska, förutom att den bifogas bokslutet, också skickas via GroupWise till pac-koncern.rps@polisen.se. Bilagan till denna flik återfinns på Intrapolis/Arbetsstöd & regelverk/ Stödverksamhet/ Ekonomistöd/ Bokslutsanvisningar/Bilagor
Bilagor RIKSPOLISSTYRELSEN 9 (9) Här återfinns samtliga excelmallar som ska bifogas Register I - pärmen. Namnet på excelfilen inleds med fliknumret som den tillhör. flik1 och 2 manuell br och rr.xls (frivillig) flik16reskto.xls flik19kupp.xls