Instruktion årsredovisning och bokslut 2015

PM 2015-10-30 1 (21) Kommunledningskontoret Paula Hautala Tfn 0171-62 51 51 e-post paula.hautala@enkoping.se Kommundirektör Förvaltningschefer Avdelningschefer KLK Ekonomer Instruktion årsredovisning och bokslut 2015 Kommunledningskontoret har ansvaret för årsredovisningsprocessen. Rapportering av texter görs i Stratsys enligt nedanstående tidplan och instruktioner. Samordnare för årsredovisningen är Vilhelmina Vinderos, tel 0171-62 62 56 och mailadress vilhelmina.vinderos@enkoping.se. Vänd er till Vilhelmina med frågor om innehåll och utformning av texterna samt om Stratsys. Frågor som är redovisnings- och bokslutsfrågor ställs i första hand till redovisningschef Susanna (Sanna) Jansson, tel 0171-62 62 51 och mailadress susanna.jansson@enkoping.se. Postadress Besöksadress Telefon, växel Telefax Postgiro Org nr Enköpings kommun Kungsgatan 42 0171-62 50 00 0171-392 68 7 07 27-3 212000-0282 745 80 ENKÖPING E-post: kommunledningskontoret@enkoping.se

2 (21) Innehåll 1 Tidplan inlämning i Stratsys... 3 2 Textunderlag till årsredovisningen... 3 3 Innehåll årsredovisningens rubriker i Stratsys... 3 4 Anvisningar till årsbokslut 2015-12-31... 6 5 Att upprätta ett bokslut... 7 5.1 Förberedelser inför årsskiftet / Viktigt att tänka på... 7 6 Investeringar... 8 6.1 Ombudgetering investeringar... 9 7 Lager och förråd... 9 8 Inventarieförteckningar... 9 9 Kundreskontra... 10 10 Internfakturor... 10 11 Osäkra fordringar... 11 12 Leverantörsfakturor... 11 13 Utanordningar / Övriga utbetalningar... 12 14 Webbutiken... 12 15 Kassa / dagbokföring... 12 15.1 Inventering handkassor... 12 15.2 Inventering av måltidskuponger... 12 15.3 Inlämning av underlag First Card... 13 16 Periodiseringar... 13 16.1 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter (interimsfordringar)... 13 16.2 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter (interimsskulder)... 13 16.3 Bokföring av periodiseringar... 13 17 Tidredovisning... 14 18 Löneskuld frånvaro, komp- och övertid... 14 18.1 Semesterlöneskuld... 14 19 Friskvårdsbidrag... 14 20 Ansökan om ersättning från kommunmomssystemet... 14 21 Bokföringsorder... 15 22 Avstämning av redovisningen - bokslutsbilagor... 15 23 Tidplan för bokslut 2015-12-31... 15 24 Kontaktuppgifter:... 21 25 Begrepp/Förkortningar:... 21

3 (21) 1 Tidplan inlämning i Stratsys Textunderlag Klart senast Ansvarsområde 8 dec 2015 Tillgänglighet Mångfald Effektivisering och förändring Händelser av betydelse Framtida utveckling Drift och god ekonomisk hushållning 29 jan 2016 Utvärdering av investeringar Verksamhetsmått och nyckeltal 2 Textunderlag till årsredovisningen Inrapporteringen av texterna sker i Stratsys. Rubriker är i princip desamma som föregående år. Tänk på att texten är underlag för kommunens årsredovisning och innehållet ska vara väsentligt sett ur ett medborgarperspektiv. Årsredovisning 2015 del 1 ska vara klar den 8 december 2015 och Årsredovisning 2015 del 2 ska vara klar den 29 januari 2016. Undvik förkortningar och fackuttryck. För att få likvärdig kvalitet på språket i årsredovisningen kommer vi i år att avropa tjänsten språkgranskning av ett av våra upphandlade kommunikationsföretag. När texterna är inlämnade kommer de att skickas direkt till dem som ska språkgranska. Vid behov kommer de sedan att ta kontakt med förvaltningens kontaktperson för att bolla eventuella språkliga justeringar. Kostnaden för detta kommer vi att ta centralt i år. 3 Innehåll årsredovisningens rubriker i Stratsys Kontaktperson Här anges kontaktuppgifterna till den person som språkgranskaren ska kontakta vid eventuella frågor. Ange namn, mejladress och telefonnummer till kontaktpersonen

4 (21) Ansvarsområde Detta ska vara en mycket kort beskrivning av verksamheten. För att underlätta för er finns en koppling till samma avsnitt i senast inrapporterade beskrivning. Tänk på att korrigera om något ändrats sedan senast. Uppföljning av kommunens strategiska mål Slutredovisning av de strategiska målen kommer att sammanställas centralt, därför är denna rubrik borttagen i år. Tillgänglighet (enligt FN:s konvention om rättigheter för personer med funktionsnedsättning och regeringens strategi för genomförande av politiken för funktionshinder) Beskriv vilka åtgärder som har genomförts under året för att förbättra tillgängligheten. Beskriv även vilka åtgärder som har påbörjats och vilka åtgärder som planeras för kommande år. Mångfald Kommunfullmäktige har beslutat att samtliga nämnder ska inkludera mångfaldsperspektivet i verksamheten och att arbetet ska följas upp i samband med årsredovisningen. Beskriv om och i så fall hur mångfaldsperspektivet har inkluderats i verksamheten. Med mångfald menas att ge alla, oavsett kön, funktionsnedsättning, ålder, könsöverskridande identitet, sexuell läggning, religion eller annan trosuppfattning eller etnicitet, samma bemötande, möjligheter och service. Effektivisering och förändring Kommentera övergripande arbete med effektivisering och förändring under året. Vilka områden har varit i fokus? Vilka effekter har arbetet fått på verksamheten? Skriv även om inga effektiviseringar eller förändringar skett. Händelser av betydelse för verksamheten Beskriv kortfattat max fem viktiga och för året unika händelser som påverkat verksamheten. Ej i punktform. De redovisade händelserna ska direkt beröra medborgarna eller andra kunder till kommunen. Framtida utveckling Beskriv nuläge och vad som kommer att påverka verksamheten under de närmaste fem åren. Vilka möjligheter och hot finns? Exempel på innehåll är brukarunderlag, lagändringar, effektiviseringar, förändring av verksamhet och påverkan från omvärld. Drift och god ekonomisk hushållning Analysera väsentliga avvikelser i utfallet jämfört med budget samt väsentliga förändringar i årets utfall jämfört med tidigare års utfall. Beskriv, i löpande text, om och vilka åtgärder som vidtagits för att nå en budget i balans. Beskriv också de ekonomiska konsekvenserna av dessa åtgärder för året och kommande år. I årsredovisningen kommer en resultaträkning över fem år för varje nämnd att visas.

5 (21) Kommentarer och analyser ska lämnas till denna. Observera att alla belopp ska anges i miljoner kronor. Utvärdering av investeringar Beskriv de investeringar som gjorts under året. För nämnder med investeringar på lägre belopp kan detta beskrivas i löptext medan investeringar under teknisk nämnd där de beloppsmässigt stora investeringarna finns, ska dessa specificeras i en tabell i Stratsys. Samtliga investeringar över fem miljoner kronor ska redovisas i rapporteringen och i redovisningen ska budget, nedlagda kostnader, slutkostnadsprognos och eventuella avvikelser finnas med och tydligt förklaras. Observera att alla belopp ska anges i miljoner kronor. Verksamhetsmått och nyckeltal De fem verksamhetsmått/nyckeltal som användes i delårsbokslut används även i årsbokslutet. Följ upp reellt utfall för 2011-2015, utfall för 2015 jämförs med budget för 2015. Kommentera och analysera större eller viktigare avvikelser. En synpunkt från revisorernas granskningsrapporter är att analyserna av nyckeltalen bör förbättras. Sociala investeringar Uppföljning och utvärdering av sociala investeringsprojekt som beslutats av kommunstyrelsen kommer att sammanställas av kommunledningskontoret. Förvaltningar som har pågående projekt kommer att få separat information om detta inom kort. Uppföljning av nämndernas slutmål Uppföljning av nämndens slutmål är en redovisning till nämnden och kommer därför inte att begäras in till årsredovisningen.

6 (21) 4 Anvisningar till årsbokslut 2015-12 12-31 Enligt den kommunala redovisningslagen ska den löpande bokföringen för varje räkenskapsår avslutas med ett årsbokslut. Årsbokslutet sammanfattas i en årsredovisning vars syfte är att ge kommuninvånarna, fullmäktige och även andra intressenter information om kommunens ekonomi och verksamhet för året. Årsredovisningen är kommunstyrelsens avrapportering till kommunfullmäktige och ska möjliggöra en avstämning av den av fullmäktige beslutade årsbudget mot verkligt utfall, i både kvantitativa och kvalitativa termer. I det efterföljande ges anvisningar till samt tidplan för det årsbokslut som upprättas per den 31 december 2015. Kommunledningskontorets ekonomiavdelning inbjuder till: BOKSLUTSINFORMATION I KOMMUNFULLMÄKTIGESALEN TISDAG 10 NOVEMBER klockan 13.00-15.00

7 (21) 5 Att upprätta ett bokslut Resultaträkningen ska vid bokslut visa samtliga intäkter och kostnader samt hur det egna kapitalet har förändrats under rapportperioden. Balansräkningen ska beskriva den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen och redovisa förklaringarna till det egna kapitalets förändring. Som grund för all fordrings- och skuldbokföring ska leverans eller utfört arbete finnas. Dessutom ska intäkten eller kostnaden vara känd eller kunna uppskattas till belopp och tidpunkt. 5.1 Förberedelser inför årsskiftet / Viktigt att tänka på Det är viktigt att i god tid börja med förberedelserna inför årsskiftet. Kontrollera att kostnader och intäkter är bokförda på rätt konton, ansvar, verksamheter och motparter. Korrigera eventuella felaktigheter med bokföringsorder. Kom ihåg att dokumentera korrigeringen och spara dokumentationen tillsammans med attesterad bokföringsorder. Var uppmärksam på eventuella kostnader och även intäkter som ännu inte har bokförts (exempelvis statsbidrag) så att dessa verkligen bokförs på aktuellt år. Avstämning av balanskonton ska ske löpande under året. Kontrollera redan nu att inga outredda saldon och differenser finns. Om det uppstår problem med avstämningar av dessa konton kontakta ekonomiavdelningen. Ombokning inom den egna förvaltningen utförs av ansvarig förvaltningsekonom. För ombokning mellan olika förvaltningar skicka attesterad manuell eller digital (= excelerator) bokföringsorder med tillhörande underlag till ekonomiservice. Det är viktigt att reda ut tvister avseende leverantörsfakturor omgående så att problemen inte sparas till årsskiftet. Samtliga leverantörsfakturor inkomna under 2015 måste vara åtgärdade i systemet, antingen genom att de blir attesterade (= kontrollerade och godkända) eller makulerade. Följ upp vitesärenden i syfte att avsluta dessa alternativt kunna bedöma status och utfall för dem som inte kan avslutas. Fakturering av externa kundfakturor och internfakturor ska ske löpande under året. För mottagare av fakturor, såväl externa som interna, är det viktigt att ta hand om samtliga inkomna fakturor snarast. Internfakturor ska behandlas lika snabbt som externa leverantörsfakturor. För att bokslutsprocessen ska fungera är det viktigt att alla tar ansvar för att hantera sina leverantörsfakturor, både externa och interna, hantera allt löpande samt vid eventuell semester lägger upp ersättande attestant i leverantörsfakturaflödet, samt varje förvaltning ser till att det finns tillräcklig bemanning för att hantera samtliga arbetsmoment i samband med bokslutet.

8 (21) 6 Investeringar Alla förvaltningar måste i god tid se över sina pågående investeringsprojekt och sitt anläggningsregister och avsluta färdigställda projekt. Tidpunkten för när ett investeringsprojekt ska anses vara färdigt och redovisas som anläggningstillgång i balansräkningen framgår av RKR 11.4 (Rådet för Kommunal Redovisning). 1 Definitionen baseras på när de framtida ekonomiska fördelarna eller den servicepotential som har samband med innehavet kommit Kommunen till del och då anskaffningsvärdet kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Vanligtvis sammanfaller det med tidpunkten för när tillgången eller anläggningen är färdig att tas i bruk. Det är också från den tidpunkten avskrivningar ska ske. Investeringsprojekt med Projektnummer 15xxx avser investeringar genom direktinköp vilka påbörjas och avslutas under samma år, ex vis möbler, fordon etc bör kunna avslutas under november och december 2015 Investeringsprojekt med projektnummer 12xxx, 13xxx och 14xxx avser investeringar som pågår över årsskiftet ska följas upp och om möjligt avslutas. Tänk på att delaktivering är möjlig och i många avseenden lämplig i fall där anläggningar kan tas i bruk stegvis eller i olika etapper, ex vis för vägar, cykelbanor, byggnader och fastigheter mm). Inför avslut av investeringsprojekt är det viktigt att kontrollera att samtliga fakturor har kommit och även ligga på leverantörerna om att de inkommer med dessa så att vi kan avsluta. Det går att göra tillägg för någon enstaka sent inkommen faktura men det är bättre att få in alla samtidigt för att inte dubbelt arbete behöver göras. Observera! att viten inte är en del i anskaffningsvärdet på tillgången. Vanligen uppkommer viteskrav till följd av förseningar som orsakat merkostnader som inte alls har med själva värdet på tillgången att göra utan snarare har att göra med merkostnader som tas i driften, exempelvis högre hyror för ersättningslokaler som orsakats av försening etc. Det är då dessa kostnader som vitet ska täcka. Vid osäkerhet uppmanas projektledarna ta en diskussion i första hand med sin förvaltningsekonom eller så kan man vända sig till Kommunledningskontorets Redovisningsenhet för stöd och råd i frågeställningarna. Investeringsprojekt med projektnummer 14xxx som avser planerat underhåll. Tillkommande utgifter till befintliga anläggningstillgångar skall läggas till anskaffningsvärdet endast till den del tillgångens prestanda och/eller servicepotential har förbättrats jämfört med den som förelåg vid den ursprungliga anskaffningstidpunkten. Det är viktigt att skilja mellan planerat underhållsarbete som verkligen höjer prestandan eller servicepotentialen och sådant planerat underhållsarbete som endast syftar till att upprätthålla tillgångens ursprungliga egenskaper. Utgifter för reparationer och underhåll av materiella anläggningstillgångar tillhör löpande driftskostnader. Eftersatt underhållsarbete medför vanligen fördyring men är inte grund för att höja värdet på den befintliga anläggningstillgången. 1 RKR = Rådet för Kommunal Redovisning, rekommendation 11.4

9 (21) En genomgång av pågående investeringsprojekt (planerat underhåll) behöver därför göras kontinuerligt och senast till respektive års bokslut bedömas med hänsyn till om de kommer att höja prestandan i tillgången eller om de är underhållskostnader som ska belasta årets resultat. Bedömningen ska dokumenteras och ligga till grund för det slutgiltiga beslutet om det planerade underhållsarbetet verkligen avser en investering = anläggningstillgång eller om det är underhåll = kostnad i driften. Bedömningen är inte enkel så uppmana projektledarna till att ta diskussioner med förvaltningsekonom och/eller Kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Sista dag för bokföring på pågående investeringsprojekt är 2016-01-13.Det är mycket viktigt att kontroll har skett av att inga driftkostnader finns bland investeringsprojekten utan att detta är rättat innan avslutsblankett upprättas/lämnas. Underlag för aktivering av investeringar lämnas till ekonomiservice. Försäljningar och utrangeringar ska rapporteras löpande under året. Om detta inte har skett tidigare under året är sista datum för rapportering 2016-01-14. Detta görs på blankett Försäljning/Utrangering av anläggningstillgångar vilken lämnas till Ekonomiservice. Stängning av investeringsredovisning och inläsning till anläggningsreskontran kommer att göras 2016-01-15. I bokslutet får inga differenser förekomma mellan huvudbok och anläggningsregister. 6.1 Ombudgetering investeringar Till bokslutet ska en begäran om ombudgetering av investeringar tas upp. Motiv till varje ombudgetering ska lämnas med tidplan för planerat färdigställande samt ekonomisk utfall i aktuellt investeringsprojekt i jämförelse med budget samt vilket belopp begärd ombudgetering uppgår till. 7 Lager och förråd Lager och förråd ska inventeras och värderas per 2015-12-31. Lagerinventeringsintyg och uppgifter om lagervärde ska vara kommunledningskontorets ekonomiavdelning tillhanda senast 2015-01-08. Lagerförändringen kommer att bokföras mot driftkonto. 8 Inventarieförteckningar En inventarieförteckning är en lista över alla inventarier som kommunen har i sin verksamhet. Förteckningen är viktigt och syftar till att utgöra underlag till försäkringsbolag och polis/jurist vid eventuell skada eller stöld etc. Den syftar också till att skapa en god kontroll över Enköpings kommuns egendom och möjliggöra egen intern kontroll eller kontroller av revisorer (förtroendevalda/externa). Varje förvaltning ansvarar för att inventering av inventarier utförs samt för upprättande och förvaring av inventarieförteckningar inom de egna verksamheterna.

10 (21) Inventarierna kan delas in i följande kategorier: 1. inventarier med begränsad livslängd (upp till 3 år), 2. inventarier av mindre värde som inte är anläggningstillgångar (anskaffningsvärde mellan 3 000 kronor och ett prisbasbelopp 44 500 kronor för 2015), 3. stöldbegärlig egendom (oavsett inköpspris), och 4. konst (oavsett inköpspris). En sammanställd inventarieförteckning per förvaltning ska lämnas till kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Arbetet med att sammanställa inventarieförteckningen kan göras löpande under året. Inventarieförteckningen ska skickas in senast fredag den 18 december 2015. För mer detaljerad information samt mall för inventarieförteckning se Rutin för inventarieföreteckning 2015. 9 Kundreskontra Sista dag för registrering av externa kundfakturor på 2015 är 2016-01-08. Första dag för registrering på 2016 är 2016-01-11. Observera! Inga fakturafiler från försystem eller i Agresso kommer att köras före 2016-01-11. I de fall som Ekonomiservice registrerar kundfakturor ska underlag för dessa fakturor vara Ekonomiservice tillhanda senast 2016-01-05. 10 Internfakturor Internfakturorna hanteras via bokföringsorder i ett attestflöde. Intäkter och kostnader bokförs direkt när bokföringsordern slutattesterats. Observera! att detta attestflöde är helt skilt från flödet för de externa leverantörsfakturorna. Underlag för internfakturor ska lämnas till Ekonomiservice senast 2015-12-18. Sista dag för att registrera internfakturor i ordinarie flöde på 2015 är 2015-12-23. Efter detta datum måste eventuella oreglerade interna mellanhavanden regleras med manuell bokföringsorder attesterade av båda parter, tänk på att använda rätt motpart 2. Förvaltningsinterna (intern-interna) transaktioner hanteras med undantag för måltidsservice inom den egna förvaltningen. Attest av internfakturor i flödet ska ske senast 2016-01-08. Alla interna mellanhavanden som avser 2015 ska vara bokförda med bokföringsorder innan bokföring för 2015 stängs. Internfakturor som skickas under 2016 får inte avse 2015. För kontorsservice, cafeteria och liknande verksamheter där förbrukning sker på ett likartat sätt varje år accepteras viss eftersläpning av faktureringen. Kontorsservice 2 Tänk på att om kostnaden som ska fördelas är föranledd av en extern faktura ska externa motparten fortsätta användas även i ombokningen mellan förvaltningar

11 (21) kommer att göra årets sista fakturering i mitten av december och den kommer att avse perioden 2015-08-15--2015-12-15. Resterande del av december kommer att faktureras i första faktureringen 2016. Observera! Säljarens intäkt bokförs inte förrän mottagaren/köparen attesterar kostnaden. Det innebär att det är mycket viktigt att mottagaren tar hand om och attesterar internfakturorna snabbt. Notera även vikten av att verksamhet och motpart blir korrekt och avstämd redan då internfakturan initieras. Den enhet som ska få intäkten måste säkerställa att verksamhet och motpart hos den enhet som skall ta kostnaden blir rätt. Första dag för registrering av internfakturor på 2016 är 2016-01-18. 11 Osäkra fordringar Fordringar ska tas upp till det belopp som förväntas erhållas. Eftersläpningar med betalning är en indikation på att det kan föreligga risk för att kommunen inte kommer få betalt för sin fordran. Balansposten kundfordringar måste därför värderas utifrån den aspekten i samband med bokslutet och redovisas med det belopp som förväntas erhållas. Kommunen tillämpar en redovisningsprincip som innebär att kundfordringar som är förfallna med mer än 90 dagar bokförs som osäkra fordringar. Information om vilka fordringar som reserveras skickas löpande ut till förvaltningsekonomerna. I bokslutet kommer en kompletterande bedömning av osäkra fordringar förfallna 0-90 dagar att ske med förfallna fordringar per 2015-11-30 som underlag. Lista över fordringar som förfaller inom 0-90 dagar kommer att skickas ut till förvaltningsekonom senast 2015-12-07. Förvaltningen har kännedom om kunden och fordran på kunden och ansvarar för bedömningen av vilket belopp som förväntas erhållas. Slutlig bedömning och underlag för bokföring (manuell bokföringsorder eller excelerator) ska vara kommunledningskontorets ekonomiavdelning tillhanda senast 2015-12-18. 12 Leverantörsfakturor I fakturasystemet kommer leverantörsfakturor inkomna till och med 2016-01-04 att scannas in och ankomstregistreras på 2015. Fakturor som inkommer därefter kommer att ankomstregistreras på 2016. Respektive förvaltning ansvarar för att samtliga fakturor som finns ankomstregistrerade 2015 blir hanterade i leverantörsfakturaflödet. Det innebär att fakturorna ska ha konterats, periodiserats, mottagningsattesterats samt även beslutsattesterats senast 2016-01-11. Även fakturor som ankomstregistrerats 2016, kan om de avser 2015 bokföras på 2015 till och med 2016-01-11, se vidare under periodisering. Utlandsfakturor som ska betalas 2015 måste vara inlämnade till kassan senast 2015-12-18. Efter detta datum måste kostnader enligt fakturan periodiseras med bokföringsorder. Utlandsbetalningar sker manuellt av Ekonomiservice.

12 (21) 13 Utanordningar / Övriga utbetalningar Utanordningar och övriga utbetalningar avser sådana utbetalningar som inte går via det ordinarie leverantörsfakturaflödet. Det kan till exempel vara kostnadsersättningar, ersättning för utlägg eller andra brådskande utbetalningar. Observera! friskvårdsbidrag hanteras sedan den 1 januari 2015 endast via lönesystemet och den rutin som gäller för detta, se vidare nedan under 19 Friskvårdsbidrag. Tänk på att lämna in underlag för utanordningar och övriga utbetalningar till Ekonomiservice i så god tid som möjligt, vänta inte till sista dagen. 2016-01-05 är sista dag för att lämna underlag. Samtliga utanordningar/övriga utbetalningar ska vara betalda och registrerade senast 2016-01-11. 14 Webbutiken Kostnader för beställningar via webbutiken bokförs genom inläsning av en bokföringsfil. Sista uppdateringen för 2015 kommer att göras 2015-12-29. 15 Kassa / dagbokföring Bankinsättningar måste läggas på bankens servicebox senast 2015-12-22 för att kunna bokföras på 2015. Tänk på att skicka in underlagen för insättningarna omedelbart till ekonomiavdelningen. Loomislappar (Likvidadministation) måste lämnas in i tid. Skanna in och maila till ekonomiservice om internposten riskerar att ta för lång tid. 15.1 Inventering handkassor Inventeringsunderlag per 2015-12-31 samt kassainventeringsintyg för hand- och växelkassor ska vara Ekonomiservice tillhanda senast 2016-01-08. Blanketter för detta skickas ut under december. För enheter som inte har verksamhet under jul och nyår kan det vara lämpligt att göra inventeringen tidigare under månaden och skicka in inventeringsunderlag och kassainventeringsintyget redan i december. 15.2 Inventering av måltidskuponger Måltidskuponger som kvitterats ut under 2015 är värdehandlingar som lämpligen bör betraktas på likartat sätt som kontanter. Det innebär att inventering av kvarvarande måltidskuponger ska ske. Den som kvitterat ut måltidskuponger ska inventera de kvarvarande vid årets slut och upprätta en dokumentation och ett inventeringsintyg. Arkiveringskrav gäller lika som för bokslutsmaterial. Ekonomiservice kommer tillhandahålla blanketter för redovisning samt inventeringsintyg till berörda, blanketterna kommer därefter även finnas på insidan. Inventeringsunderlag per 2015-12-31 för måltidskuponger ska vara Ekonomiservice tillhanda senast 2016-01-08.

13 (21) Observera! Måltidskuponger som lämnas ut till besökare som får äta i matsal är att betrakta som representation. Därmed ska kommunens bestämmelser avseende representation följas. Det finns ett av fullmäktige antaget reglemente vilket finns på insidan. Det ska upprättas underlag där deltagarförteckning, syfte mm i enlighet med reglementet framgår. Underlaget ska attesteras av behörig beslutsattestant. 15.3 Inlämning av underlag First Card Underlagen lämnas in enligt särskilda instruktioner till Ekonomiservice senast 2015-01-29. Se redovisningsrutin för First Card på Insidan. 16 Periodiseringar Enligt den kommunala redovisningslagen ska alla intäkter och kostnader periodiseras så att de belastar rätt period. Det är tidpunkten för leverans av vara eller utförande av tjänstens som avgör i vilken period intäkten eller kostnaden ska redovisas. 16.1 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter (interimsfordringar) En kostnad som har kostnadsförts i redovisningen men som avser period efter bokslutet är en förutbetald kostnad. Den ska inte belasta periodens resultat utan omföras till balanskonton för interimsfordringar förutbetalda kostnader. Intäkt som tillhör aktuell period (2015) men som ännu inte erhållits är en upplupen intäkt. Den ska intäktsföras och bokförs på balanskonton för interimsfordringar upplupna intäkter. 16.2 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter (interimsskulder) Kostnader som tillhör perioden men som ännu inte bokförts i redovisningen är upplupna kostnader vid bokslutstidpunkten. De ska kostnadsföras och bokas upp på balanskonto för interimsskulder upplupna kostnader. Intäkter som har intäktsförts i redovisningen men som avser perioden efter bokslutet är förutbetalda intäkter. De ska inte påverka periodens resultat utan omföras till balanskonton för interimsskulder förutbetald intäkt. 16.3 Bokföring av periodiseringar Vid årsbokslut bokförs förutbetalda kostnader och upplupna intäkter i kontointervallet 1710 till 1752. Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter bokförs i kontointervallet 2991 till 2999. Det är viktigt att använda rätt periodiseringskonto så att konton på tillgångssidan (konto 17xx) är i debet (fordran) och att konton på skuldsidan i balansräkningen (konto 29xx) är i kredit (skuld). Periodisera bara belopp av väsentlig betydelse, fakturor på belopp under 5 000 kronor behöver inte periodiseras.

14 (21) För dessa konton ska sedan en bokslutsbilaga upprättas (enligt punkt 22). Förteckning över samtliga periodiserade poster skall upprättas. För periodiseringar överstigande 50 000 kr skall dessutom kopior på underlag till periodiseringen (exempelvis fakturakopia, avtal, beräkning el dyl) lämnas som specifikation till bokslutsbilagan. 17 Tidredovisning På samhällsbyggnadsförvaltningen används ekonomisystemets tidredovisning Agresso (Tid & Projekt) för tidrapportering. Sista datum för registrering av tid är 2016-01-04 och för att godkänna poster är 2016-01-08. 18 Löneskuld frånvaro, komp- och övertid Löneskulden som redovisas i bokslutet 2015-12-31 ska redovisas så att resultaträkningen speglar den faktiska lönekostnaden. Det innebär att vi i samband med bokslutet behöver göra en bedömning av löneskulden totalt sett, beaktat faktisk löneskuld för december inklusive frånvaro, komp-/övertid etc. Denna bedömning låter sig av systemtekniska orsaker inte göras förrän efter 2016-01-20. En jämförelse av förändring mot föregående år kommer att göras centralt hos Ekonomiavdelningen och eventuell justering av lönekostnader sker endast om avvikelsen är väsentlig samt efter att effekterna av justeringen kommunicerats med berörd förvaltningsekonom. 18.1 Semesterlöneskuld Uppgifter om semesterlöneskuld, uppehållslöneskuld och ferielöneskuld kommer att skickas ut från ekonomiavdelningen senast 2015-12-22. Bokföringsorder ska vara registrerad senast 2015-12-31. Som utgående skuld 2015-12-31 kommer att användas den skuld som beräknas efter lönekörningen för december månad. För att skulden ska bli så rättvisande som möjligt är det viktigt att ansökningar avseende semester i december rapporteras in i tid. Ansökan ska ha beviljats i systemet av chef senast 2015-12-15. 19 Friskvårdsbidrag Friskvårdsbidrag hanteras sedan den 1 januari 2015 endast via lönesystemet och den rutin som gäller för detta. Friskvårdsutlägg avseende 2015 ska vara registrerat och beviljat i Medvind senast den 8 december och i Självservice senast den 15 december. 20 Ansökan om ersättning från kommunmomssystemet Sista dag för att skicka underlag för ansökan om momsersättning (Ludvikamoms 18%, 6% och 5%) från kommunmomssystemet till Kommunledningskontorets ekonomiavdelning är 2016-01-11.

15 (21) 21 Bokföringsorder Sista dag för förvaltningarna att själva bokföra på 2015 är torsdag 2016-01-14. Även om den egna förvaltningen registrerat klart sina bokföringsordrar kan det vid balansavstämningarna uppkomma behov av att upprätta en bokföringsorder som registreras på ekonomiavdelningen samt hos ekonomiservice. Dessa korrigeringar kan initieras av förvaltningsekonomer, av ekonomiservice eller av kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Registrering av bokföringsorder efter 2016-01-14 kan endast ske med lösenord vilket är förbehållet kommunledningskontorets ekonomiavdelning (ekonomiservice kommer vara behjälpliga vid behov). Fredagen den 22 januari är en slutlig avstämningsdag för Ekonomiavdelningen ekonomi och därför ska resultatrapporter som tas ut före 2016-01-23 betraktas som preliminära. 22 Avstämning av redovisningen - bokslutsbilagor Balansposter i huvudbok ska stämmas av mot reskontra, anläggningsregister och andra underlag. Samtliga balanskonton skall vara avstämda per 2015-12-31. Kontoavstämning ska dokumenteras i bokslutsbilaga som ska vara ekonomiavdelningen tillhanda senast 2016-01-20. En förteckning över ansvariga för balanskonton kommer att skickas ut till berörda. Vid avstämningen kontrollera att tillgångskonton (slag 1x) är debet (+) och att skuldkonton (slag 2x) är i kredit (-). Bifoga relevanta underlag som på ett tydligt sätt visar anledningen till tillgång, fordran eller skuld (exempelvis beslut, fakturor, mail-konversation etc). 23 Tidplan för bokslut 2015-12 12-31 I det efterföljande presenteras en detaljerad tidplan för bokslutet per 2015-12-31.

16 (21)

17 (21)

18 (21)

19 (21)

20 (21)

21 (21) 24 Kontaktuppgifter: Vid eventuella frågor om innehåll i anvisning och tidplan kontakta din förvaltnings ansvariga ekonom eller kommunledningskontorets ekonomiavdelning Redovisningschef Susanna Jansson (anknytning 6251) Ekonom Christina Fredricsson (anknytning 5145) Ekonom Dmitri Kristensson (anknytning 6505) 25 Begrepp/Förkortningar: Ekonomiavdelningen = Kommunledningskontorets ekonomiavdelning (KLK Ek) Ekonomiservice = Serviceförvaltningen (SEF Ek) Löneavdelningen = Serviceförvaltningen (SEF Lön)