Stadsarkivet Handläggare: Ylva Taubert Lindberg Inspektionsrapport 2019:01 DNR 5.1.1-17443/2018 Sida 1 (8) 2019-03-04 Hantering av allmänna handlingar hos Skönhetsrådet Närvarande från Skönhetsrådet: Susanne Höglin handläggare och arkivansvarig Henrik Nerlund sekreterare och kanslichef Monica Hector handläggare Närvarande från Stadsarkivet: Ylva Taubert Lindberg inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare SAMMANFATTNING Skönhetsrådet inspekterades 2019-02-07. Hanteringen av allmänna handlingar hos rådet är mycket god. Sedan 2018 hanterar man i stort sett alla sina allmänna handlingar digitalt i stadens gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem edok. De få brister som uppvisades rör styrdokument inom informationsredovisningen som behöver uppdateras. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Förelägganden Stadsarkivet förelägger Skönhetsrådet att: - Uppdatera hanteringsanvisningarna enligt anvisningar i riktlinjerna. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Uppdatera och komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningarna i riktlinjerna till stadens arkivregler. - Avsluta tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat för perioden 1919-2017. Skönhetsrådet ska senast 2019-12-31 inkomma med en åtgärdsrapport där rådet skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Skönhetsrådet har fastställt ansvar och rollfördelning inom arkivområdet och dokumenterat detta i sin arkivbeskrivning. Handläggare tillika registrator Susanne Höglin har utsetts till arkivansvarig. Susanne sköter även mycket av den dagliga arkivoch informationshanteringen. Handläggare Monica Hector ansvarar för vården av det äldre, analoga, arkivmaterialet. Skönhetsrådet är en liten verksamhet med endast tre anställda. Samtliga anställda ansvarar för sina egna ärenden och ser till att de hanteras på ett korrekt sätt. Bevaka konsekvenser för arkiv- och informationshanteringen vid verksamhetsförändringar Skönhetsrådet meddelade att inga kända verksamhetsförändringar som påverkar arkivhanteringen är att vänta. Villkor vid extern lagring av information Skönhetsrådets handläggare är formellt anställda av Stadsledningskontoret (SLK) och därmed hanteras en viss del av rådets handlingar av personalstrategiska avdelningen på SLK. Denna rutin fungerar väl och man ser ingen anledning att formalisera hanteringen i en skriftlig överenskommelse. Stadsarkivet påpekade dock att hanteringen behöver dokumenteras i arkivbeskrivningen med en hänvisning till att vissa handlingar är sökbara hos SLK. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskap om allmänna handlingar Kunskapen hos de tre anställda är god och man känner till vilka regelverk som styr arkiv- och informationshanteringen. Man har också god kännedom om varandras arbetsprocesser för att kunna täcka upp vid frånvaro. Fastställda post- och diarieföringsrutiner finns Skönhetsrådet använder sig av funktionsbrevlådor och arbetar aktivt för att styra all inkommande e-post till dessa. På så sätt blir posthanteringen mindre personberoende. Både Susanne och Monica kontrollerar funktionsbrevlådorna. Sedan januari 2018 arbetar rådet i ärende- och dokumenthanteringssystemet edok och hanterar där idag i stort sett alla sina allmänna handlingar. Samtliga anställda diarieför sina egna ärenden.
Sida 4 (8) Införandet av edok har medfört att ärendehanteringen har blivit helt och hållet digital, något som på många sätt förenklat det dagliga arbetet även om det till viss del inneburit en del utmaningar när systemet inte fungerat som det ska. I samband med att ärenden avslutas kontrollerar registrator att alla handlingar som ingår i ärendet finns med samt rensar bort eventuella arbetsdokument. En funktion för detta är inbyggt i edok, vilket underlättar förfarandet. Fastställd klassificeringsstruktur finns I samband med att edok infördes i början av 2018 gick man över till den stadsgemensamma klassificeringsstrukturen och passade då även på att justera processnamnen inom kärnområdena 3 och 4. Den nya klassificeringsstrukturen godkändes av Stadsarkivet 2018, SSA 2018:17, och det är den som används i edok. Hanteringsanvisningarna behöver uppdateras Rådets hanteringsanvisningar utgår ifrån den tidigare gällande klassificeringsstrukturen och beskriver informationshanteringen som den såg ut innan edok infördes 2018 när man arbetade med papparsakter i diariet. Det är oklart om hanteringsanvisningarna täcker in alla handlingstyper som hanteras inom processerna idag. Anvisningarna ska omfatta rådets alla handlingar, både gallringsbara och de som ska bevaras samt de personalhandlingar som hanteras av Stadsledningskontoret. På några ställen grupperas handlingstyper i handlingsslag, t ex Handlingar rörande budget. Detta blir otydligt, då det inte framgår om olika handlingstyper inom handlingsslaget ska hanteras på olika sätt. Vad gäller gallringbeslut så görs hänvisningar till beslut som upphört att gälla, t ex ekonomibeslut 1997:7 som har ersatts av beslut 2016:13. Rådet behöver uppdatera sina hanteringsanvisningar så att de speglar dagens informationshantering. Rådet behöver också kontrollera att samtliga handlingstyper som rör verksamheten omfattas, inklusive de uppgifter som hanteras i de centrala systemstöden. I dokumentet ska anvisningar ges på handlingstypsnivå och inte för ett helt handlingsslag (grupp av handlingstyper). Stadsarkivet rekommenderade rådet att ta hjälp av de stadsgemensamma hanteringsanvisningarna som Stadsarkivet har tagit fram. Dessa finns publicerade på Stadsarkivets webbplats. Förelägganden Uppdatera hanteringsanvisningarna enligt anvisningar i riktlinjerna. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras.
Sida 5 (8) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Rådet har en arkivlokal som står emot brand i 60 minuter, brandklass EI 60, som ligger i källarplan på Hantverkargatan 3 A/B (över gården). Stadsarkivet har utfärdat en dispens för den lägre brandklassen, då regelverket anger ett skydd på 120 minuter. Lokalens skick är mycket gott och motsvarar i övrigt kraven i Riksarkivets föreskrifter, RA-FS 2013:4. Lokalen förvarar rådets arkivhandlingar från perioden 1996-2015. Äldre arkivhandlingar är levererade till Stadsarkivet. Utanför arkivlokalen förvaras en stor mängd tidningsklipp från tidigare årgångar, den yngsta är från 1999. Denna klippsamling är en värdefull informationskälla till rådets verksamhet genom åren, om än inte arkivhandlingar. Eftersom samlingen redan är ordnad och kartonglagd rekommenderade Stadsarkivet att man kompletterar arkivbeståndet med dessa klipp, t ex under serie Ö (Övriga handlingar), i samband med en framtida leverans till Stadsarkivet. I anslutning till arkivlokalen finns en brandsläckare. Denna sitter i korridoren utanför, ca 25 meter bort, och delas med andra förvaltningar som har lokaler där. Stadsarkivet konstaterade att detta är ett godkänt avstånd enligt RA-FS 2013:4, men rekommenderade ändå Skönhetsrådet att skaffa ytterligare en brandsläckare i nära anslutning till den egna arkivlokalen för att få ett bättre och tryggare skydd. Godkända dokumentskåp används Två stora dokumentskåp står placerade i rådets kontorsutrymmen. Skåpen har en brandklass på 120 minuter och innehåller diarieakter från åren 2016-2017. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Digital information i IT-system Skönhetsrådet använder sig endast av stadsgemensamma IT-stöd, däribland edok, LISA, Agresso, Jobba i stan och ILS, och har idag inga egna installationer. Gallring och bevarande samt leveranser till e-arkivet från dessa stadsgemensamma system sker från centralt håll. Tidigare använde man det egenutvecklade systemet Apollon (Accessdatabas) som diarieföringssystem. Apollon har nu ersatts av
Sida 6 (8) edok, men rådet har fortfarande tillgång till uppgifterna för att kunna söka i sina äldre ärenden. Registret sträcker sig så långt tillbaka som 1928, efter att man tidigare digitaliserat de äldre diarierna. Det har även genomförts leveranser från Apollon till e- arkivet för åren 1927-2010. En slutlig leverans kommer att ske efter det att de yngsta åren har kontrollerats och därefter kommer systemet att ställas av. Det pågår också en diskussion mellan Skönhetsrådet och Stadsarkivet om möjligheten att migrera över de äldre diarierna till edok för att kunna göra dem sökbara där. Digital information utanför verksamhetssystemen Den information som lagras på gruppdiskar på nätverket uppges vara arbetsmaterial och underlag samt kopior av äldre handlingar som man vill ha lätt åtkomst till. Samtliga allmänna handlingar och slutproducerade dokument lagras i edok. Det finns dock en inkommen film som idag lagras på serveryta, men man uppger att denna kommer att läggas in i edok för att säkerställa bevarandet. Webbplatser, intranät och sociala medier Skönhetsrådets webbplats ingår i stadens centrala domän och arkiveras därmed centralt tillsammans med stockholm.se. Detsamma gäller för intranätet. Vad gäller sociala medier så är man aktiv på Instagram, Facebook och Twitter. Dessa konton arkiveras enligt rutin en gång per år och man gör då ett urval av sidornas innehåll för att dokumentera hur det sett ut och hur medierna har använts. Arkiveringen sker i diariet i form av en skärmdump. Tidigare har denna varit på papper, men från och med nu ska man göra en digital skärmdump i format PDF/A. Stadsarkivet upplyste om att det finns en vägledning för arkivering av sociala medier i staden på Stadsarkivets webbplats. Bevarande av analoga handlingar Idag är Skönhetsrådets informationshantering och den kommande arkiveringen helt digital, men detta är en relativt ny rutin som gäller från det att edok började användas. Tidigare har man arkiverat sina handlingar på papper och även bundit in sina rådsprotokoll tillsammans med tillhörande yttranden. Under året kommer man att binda in de sista årgångarna av dessa handlingar. Dessa protokoll arkiveras på arkivbeständigt papper. Stadsarkivet noterade att rådet använder sig av godkända arkivkartonger och aktomslag.
Sida 7 (8) ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA VÄRDERAS OCH GALLRAS Generella gallringsbeslut tillämpas Skönhetsrådet har inga myndighetsspecifika gallringsbeslut utfärdade av Stadsarkivet, men tillämpar de generella (stadsgemensamma) gallringsbesluten. Dessa reglerar bevarande och gallring av information inom framför allt den stödjande verksamheten, såsom ekonomi och personal, men också handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Rådet uppger att man verkställer gallring i enlighet med gällande beslut. Lokalt gallringsbeslut finns Skönhetsrådet har ett äldre lokalt gallringsbeslut, daterat 2001-04- 02, som rör gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Detta beslut fattades innan det fanns ett generellt gallringsbeslut för denna typ av information, men då det idag finns ett annat beslut som rådet kan tillämpa, SSA 2016:01, finns det sannolikt inget behov att det lokala gallringsbeslutet längre. Rådet uppmanades att se över innehållet i det lokala gallringsbeslutet för att se huruvida det behöver tillämpas fortsättningsvis. Det finns inget behov av nytt gallringsbeslut Rådet uppger att man redan gjort bedömningen att all information som upprättas och inkommer inom kärnverksamheten ska bevaras. För information inom styrande och stödjande processer tillämpas de generella gallringsbesluten. Således finns inget behov av ett nytt gallringsbeslut. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen behöver kompletteras och förtydligas Skönhetsrådet har en arkivbeskrivning som på ett bra sätt beskriver arkivbildningen och de olika sökingångarna till handlingarna. Arkivbeskrivningen behöver dock uppdateras och kompletteras för att ge en korrekt och aktuell bild av verksamheten. Arkivbeskrivningen ska kompletteras med följande: - Tydligare ange vilka uppgifter som sköts av Stadsledningskontoret och vilka av rådets handlingar som förvaras där. - Uppdatera aktuella tillämpningen av sekretessbestämmelser. - En lista över de systemstöd som används och till vad/vilka handlingstyper. - Uppdatera aktuella gallringsbeslut som tillämpas.
Sida 8 (8) - Förtydliga de olika förteckningsperioder som finns för arkivet, dvs 1919-2017 enligt allmänna arkivschemat och 2018 och framåt enligt PIR (se mer under avsnittet nedan). Tidigare arkivförteckning behöver avslutas Rådet har en lång och sammanhållen arkivförteckning utifrån det allmänna arkivschemat som gäller ända från startåret 1919. Förteckningen är uppdaterad, med undantag av de senaste åren, då anställda vid rådet inte varit säkra på om man skulle fortsätta med den befintliga förteckningen eller påbörja en ny enligt den processorienterade klassificeringsstrukturen (PIR). Stadsarkivet rådde Skönhetsrådet att låta den befintliga arkivförteckningen löpa ända fram till och med år 2017. Därefter bör arkivbildningen brytas och en ny bevarandeförteckning enligt PIR påbörjas, utifrån den nu gällande klassificeringsstrukturen från 2018-01-01, då informationshanteringen övergick till att bli digital. I samband med avslutade av arkivförteckningen behöver rådet kontrollera att samtliga serier är kompletta och avslutade och att all digital bevarandeinformation redovisas (t ex det som hanteras i Agresso och LISA). De kartonglagda diarieakterna som idag förvaras i dokumentskåp behöver kontrolleras och avslutas samt etiketteras och förtecknas. De handlingar som ska bindas in ska också förtecknas. Förelägganden Uppdatera och komplettera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna till stadens arkivregler. Avsluta tidigare arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat för perioden 1919-2017. 2019-03-04 Ylva Taubert Lindberg inspektionsförrättare