Lathund för Relation Bokningssystem UpRight Consulting 2013 Bokningssystemet är utformat för att passa onlinebokning där aktiviteterna matchas mot medlem/kundprofil. En medlem kan bara boka upp sig på aktiviteter som matchar medlemmens profil i medlemsregistret. Bokningarna kan göras manuellt eller online. U p R i g h t C o n s u l t i n g A B B o x 6 6 1 0 1 1 3 8 4 S T O C K H O L M T e l. 0 8-5 2 7 9 2 0 0 4 h t t p : / / u p r i g h t. s e
Innehållsförteckning Kalender... 2 Planera aktiviteter... 3 Ledare & Kategorityp... 3 Skapa ny aktivitet... 4 Engångsbokning... 5 Kortkurs, termin och läger... 6 Boka / Avboka aktivitet... 8 Lägg till bokning... 9 Information om aktiviteten... 10 Avbokningar... 11 Ombokning... 12 Fakturera deltagare... 13 Skicka fakturakopia... 13 Kreditera en faktura... 14 Aktivitetsstart... 14 Flytta elever mellan grupper... 15 Betala korrigerad faktura... 17 Boka in ny elev när en aktivitet redan startat... 18 Lok-stödsrapport... 19 Sammanställningsrapport... 20 Logga in på webkonto/hemsida... 21 Skapa webbkonto... 21 Min sida... 22 Dina bokningar... 23 Boka online... 24 1
Kalender I kalendern läggs de aktiviteter in som skall vara bokningsbara. Planera hela verksamhetsåret i kalendern och ange datum för publicering i aktiviteterna så sköter medlemmar/kunder och systemet resten. Från kalendern tar du ut aktuella deltagarlistor för dagens aktiviteter. För att komma till kalendern klicka på fliken Bokning. Välj kalender (alla nivåer har en egen kalender). Klicka på Visa schema 1. Öppnar Schemläggaren 2. Öppnar Kalendern Du förflyttar dig enkelt i kalendern. Välj mellan dagvy, veckovy eller månadsvy. På kalenderns vänstra sida förflyttar du dig i kalendern. Är du tex på månadsvy stegar du framåt och bakåt månadsvis osv. Genom att klicka på ikonen v väljer du enkelt datum. Hoppa mellan Hoppa mellan månader och år månader och år 2
Planera aktiviteter Den information du lägger in i aktiviteten är grunden för onlinebokningen. Du bestämmer vilka medlemar/kundprofiler som får boka upp sig, antal deltagare för aktuell aktivitet samt faktureringsunderlaget. Innan du kan börja lägga upp aktiviteter i kalendern måste du sätta upp din personal/ledare samt vilka kategorityper ni har. Ledare & Kategorityp I vänstermarginalen finns valen Ledare & Aktivitet Kategori. Klicka på ledare för att kunna lägga till och/eller ändra ledare. Klicka på Aktivitet Kategori för att namnge kategorierna. Kategorinamnet kommer att återfinnas på fakturan/kvittensen som medlem/kund får från systemet. Tänk på att kategorinamnet är sökbegrepp för medlemmar/kunder när de vill boka via onlinebokningen. 3
Skapa ny aktivitet För att komma till kalendern, klicka på fliken Bokning. Du kommer då till vyn Schemaläggaren. Klicka på knappen Visa Schema för att få fram kalendern. Klicka en gång i fältet för det datum du vill lägga in en aktivitet (fältet blir blått). När du högerklickar på datormusen eller klickar på pil ikonen blir Ny aktivitet valbar. Genom att klicka på ikonen Ny aktivitet kommer du till formuläret för att skapa en ny aktivitet. Finns det redan bokningar på det datum du vill lägga in en aktivitet på, klicka på Visa mer. 4
Engångsbokning För att spara en aktivitet måste de rödmarkerade fälten i formuläret fyllas i. Vi rekommenderar att du fyller i samtliga uppgifter på en gång. Aktivitet Typ: Kategori: Namn: Beskrivning: Plats: Jr/ Sen Pris: Moms: Slutgilt. Pris: Välj typ av aktivitet Valbara kategorier, se Lägg till Ledare & Kategorityp för att lägga till kategori. Kategorierna är även valbara i onlinebokningen. Detta namn syns i kalendern och på medlem/kund faktura. Beskrivning av aktivitet/kurs. Ange plats för aktivet/kurs. Ange pris utan eller med moms. Ange momssats för aktiviteten så räknar systemet ut rätt pris (slutgiltigt pris). Visar priset för aktivit/kurs inklusive moms. Rytt min-nivå: Minimum nivå eleven måsta ha för att kunna boka sig på aktiviteten. Rytt max-nivå: Maximal nivå eleven kan ha för att kunna boka sig på aktiviteten. Åldersgrupp: Start-slut tid: Ledare: Max deltag: Ålders kategori för att boka sig på aktiviteten. Start och slut datum för aktiviteten. Ange ledare för aktiviteten. Se Lägg till Ledare & Kategorityp för att lägga till ledare. Maximalt antal deltagare för aktiviteten. Publicera nu: Datum när aktiviteten skall vara synlig på webben. 5
Kortkurs, termin och läger Det som skiljer kortkurs, termin och läger från engångsbokningen är att en kund köper ett paket på mer än ett tillfälle. Det är viktigt att veta att när man planerar en kortkurs, termin eller ett läger så planerar man för varje dag och upprepar sedan återkomsten till en helhet. För att varje elev/kund ska kunna avboka sin aktivitet och hitta enstaka tillfällen i andra terminer (för att ta igen missad aktivitet) måste varje aktivitetsdag finnas i kalendern. Väljer du att lägga upp en engångsbokning fyller du i alla uppgifter och spar bokningen. Väljer du att lägga upp en termin, kortkurs eller läger är förfarandet lite annorlunda. Börja med att välja vilken av de tre ovan nämnda du skall skapa (termin, kortkurs eller läger). Vi har valt att göra en kortkurs i exemplet nedan. 6
Fyll i alla uppgifter i formuläret Spar dina uppgifter för att återanvända dem vid nästa aktivitetstillfälle Fyll i alla uppgifter i formuläret. Du skapar kursen på det datum som kursen skall starta. Upprepa aktiviteten x antal gånger. Detta gör du genom att skapa en ny aktivitet som du döper till något unikt tex. kurs 23/5-27/6. Sätt pris för varje enskild gång. Detta gör att samtliga tillfällen slås ihop till en helhet som bildar en faktura, men möjliggör för engångsbokningar och ombokningen under kursens gång. 1. Välj datum för nästa tillfälle, markera tiden klicka på Ny aktivitet 2. Ange Aktivitet typ 3. Välj den aktivitet i listan som du skapade tidigare 4. När du valt kurs i listan (punkt 3) så uppdateras formuläret automatiskt med den sparade informationen. Upprepa steg 1-4 för varje kurstillfälle så skapas en helhet (en kurs) Om du behöver ändra något kan du när som helst gå in på det kursdatum som du önskar ändra. När du utfört en ändring kommer samtliga tillfällen i kursen att uppdateras med din ändring. Den enda information som inte kan ändras för hela kursen är tiden. Anledning till detta är att tiden för aktiviteten kan vara variera under en termin, kortkurs eller läger. 7
Boka / Avboka aktivitet Klicka på Bokning på organisationskortet för att söka fram den kurs/aktivitet du vill lägga till en elev/kund. Bokning Sök fram aktivitet genom att välja Aktivitet typ och Kategori. I exemplet har vi sökt fram lägerverksamheten för häst. För att boka in en ny elev/kund manuellt klicka på Välj så kommer deltagarlistan fram och där kan du ta bort eller lägga till nya deltagare. Välj för att komma till deltagarlistan Om du lägger till eller tar bort någon elev/kund så sker ändringen för samtliga tillfällen för aktiviteten automatiskt. Ta bort elev/kund Viktig! Du bör dock vara väldigt observant på om personen betalt kursen eller inte. Har personen betalt bör du välja att flytta elev/kund till en ny kurs eller så skall du göra en återbetalning i samband med att du tar bort personen. 8
Lägg till bokning För att få fram hela elev/kund listan, klicka på sök med tomma fält. När du har hittat den person du vill boka markera med ett kryss i rutan till vänster och klickar på Boka. 1. Sök fram personen 2. Markera deltagaren 3. Klicka på Boka för att lägga till elev/kund till aktiviteten 9
Information om aktiviteten Klicka på + tecknet så öppnas aktiviteten upp. + tecknet syns bara på aktiviteter som har upprepande tillfällen. + tecknet öppnar upp aktiviten (samtliga tillfällen) Visar hela aktiviteten Visar deltagandet för ett specifikt tillfälle 10
Avbokningar Under fliken Bokning kan du ta ut dagens aktuella deltagarlista eller en lista för hela aktiviteten. I vänstermarginalen visas ett antal rapporter som du kan skapa. Exempel: För att se avbokningar på deltagarlistorna, klicka på Aktivitet Rapport. Sortera på AKTIVITET för komplett information om deltagare Sök på AKTIVITET TYP och KATEGORI för att få fram samtliga kurser inom valt område Ange ett specifikt datum för en lista med alla kurser för aktuellt datum Ange ett datum får ni fram en lista på deltagare för den aktuell dagen. Rapporten nedan visar avbokningar för en planerad aktivitet (röd markerat). 11
Ombokning Klicka på Bokning på organisationskortet. Sök fram den aktivitet som elev/kund har bokat och klicka på + tecknet för att öppna upp hela aktiviteten. Välj det datum som elev/kund vill boka om. I denna vy kan du även göra avbokning manuellt. Ombokning/ Ny bokning Manuell avbokning g 12
Fakturera deltagare 1. Klicka på Skicka fakturor 2. Kryssa i för fakturering Skicka fakturakopia Under fliken Medlemsskap klickar på Bokning Faktura. Vyn visar status på elev/kund fakturor. Ej betalda fakturor är markerade med epost på fakturaraden. För att skicka faktura kopia så klickar du på epost, du kan skicka hur många kopier du vill. Bokning Fakturor Klicka på e-post för att skicka fakturakopia Faktura status Klicka på kredit för att kreditera faktura 13
Kreditera en faktura När en faktura blivit krediterad kommer den försvinna från kundfodran men finnas kvar som rödmarkerad på kundens medlemskort. Välj Kredit i vyn Bokning Fakturor (se bild s. 13). Aktivitetsstart Det som händer vid en aktivitetsstart är att ni som verksamhet måste gå in och göra aktivt beslut för vad som skall hända med aktiviteten och dess deltagare. Samtliga elever måste vara betalda eller godkända av er för att aktiviten skall vara avbokningsbar samt bokningsbar på mina sidor. Om ni inte tar ett beslut med de kunder/elever som inte betalt så kommer ingen i gruppen kunna använda avbokningen online. Nedan ser ni en aktivitet som snart skall starta. Det är 3 bokningar som är obetalda. Här måste man ta ett beslut om de skall plockas bort (klicka på Avbryt och de försvinner). Om detta alternativ är valet så Glöm inte kreditera fakturan. Ni kan alltid boka in dem igen i samma aktivitet efter att aktiviteten startat och då faktureras eleven igen. Eller så beslutar ni er för att tillåta att eleven /kunden deltar i aktiviteten trots att de inte har betalt och då trycker ni på tillåta. När man väljer alternativet tillåta kommer medlemmens faktura att betalas med 0 kr. Tillåta en elev/kund deltar i aktiviteten 14
Flytta elever mellan grupper Flytt av elev/kund kan endast ske manuellt (följ flödet nedan). 1. Välj den aktivitet elev/kund är bokad i (Aktivitet Typ) När du klickat på flytta kommer du till nedanstående vy: 2. Klicka på Flytta 3. Välj vilken aktivitet som elev /kund skall flyttas till 4. Markera elev/kund genom att dubbelklicka på namnet 5. Flytta elev/kund genom att klicka på > Glöm inte att spara! 15
En ny faktura måste skickas till elev/kund på återstående belopp för den nya aktiviteten. Om detta inte utförs, kommer inte någon faktura att vara synlig för den nya aktiviteten och elev/kund kommer inte kunna utföra avbokningar i sin nya aktivetet. Lok-stödet för denna elev kommer inte att fyllas i för den nya aktiviteten om inte den nya fakturan registreras som betald. Om eleven redan betalt så måste fakturorna slås ut mot varandra och ni skall antingen få mer betalt eller betala tillbaka. Det är viktigt att ni gör detta moment så ni alltid har kontroll på vad elev/kund betalt och inte betalt. Vi tittar nedan på en fullt betald elev/kund som har gjort en flytt: Fakturan är flyttad (grön text) Klicka på refund för att flytta del av beloppet Den nya fakturan Den grönmarkerade texten visat att elev/kund flyttat från den grupp som fakturan tillhör. Fakturan är betald och i just detta fall så är det ingen skillnad på kursavgifterna så det enda vi måste göra är att flytta 555kr till den nya fakturan. Klicka på refund. Nästa vy är bilden nedan. Det skall inte ske någon återbetalning denna gång men en justering krävs. Dettta görs genom att klicka i JUSTERAD. Skriv in aktuell summa (dvs flytt av belopp från tidigare bet faktura, i vårt exempel: 555kr). 1. Välj JUSTERAD 2. Fyll i aktuellt belopp Glöm inte att spara! 16
Betala korrigerad faktura 1. Klicka på Ekonomi 2. lkil 2. Klicka på Korrigering 3. lkil 3. Notera vilket datum den första fakturan var betald (datumet behövs för att söka i nästa steg) 4. Fyll i det datum som betalningen var gjord, Klicka på Hämta referenser 5. Klicka på Korrigera Ref när du valt den referens du vill korrigera. Fortsätt till steg 6 När du klickat på Betala så är hela flytten av elev/kund och inbetalt belopp klart. Genom detta förfarande slipper ni att flytta pengar fysiskt. 6. Klicka på Betala produkt 7. Välj Bokning 8. Aktuell aktivitet kommer upp som val 9. Klicka på Betala Slutresultat: Summa efter återbetalning Betalt belopp 17
Boka in ny elev när en aktivitet redan startat Du kan närsomhelst boka in en ny elev/kund på en aktivitet även om den redan startat under förutsättning att det finns platser kvar i gruppen. (möjlighet finns att öppna upp för 1 extra plats). Andra elever/kunder kan inte avboka om inte den nya eleven/kunden betalt sin faktura. Genom att använda funktionen tilllåta uppstår inte avbokningsproblemet. En faktura skickas till elev/kund på de antal tillfällen som är kvar. Du måste lägga in nya eleven/kunden innan personen startar om du vill att alla funktioner som fakturering, avbokning, Lok-stödet mm skall gälla från allra första aktivitetstillfället. Tillåta 18
Lok-stödsrapport LOK stödsrapporten finns i vänstermenyn när du står på fliken Bokning För att rapporten skall visa rätt uppgifter krävs att: Man ser till att avboka de elever/kunder som inte avbokat på nätet. Att Lokstödsansvarig har som rutin att gå in och manuellt avboka de personer som inte gjort det själv. Vi rekommenderar er också att läsa igenom rapporterna innan ni skickar in dem så det inte blir några fel i rapporten som kan leda till att ni förlorar Lokstödet. Generera Rapport: Välj i aktivitetsfältet vilken aktivitet du vill skapa rapport från Klicka på visa rapport För att skriva ut hela rapporten klicka på till Excel och skriv ut från Excel Klickar du på knappen skriv ut som sitter bredvid knappen till Excel skrivs bara en sida ut. Skriv ut Rapporten med knappen Till Excel 19
Sammanställningsrapport I vänstermarginalen finns även sammanställningsrapporten. 20
Logga in på webkonto/hemsida När en elev/kund har betalt sin medlemsavgift blir personen en aktiv medlem. Då finns möjligheten att skapa ett webbkonto eller logga in på er hemsida. För att kunna logga in måste medlemen första gången skapa ett webbkonto. Skapa webbkonto Krav för att skapa ett webbkonto: Medlemsnummer E-postadress som är registrerat i systemet Postnummer som är registrerat i systemet Om medlemmar/kunder inte kan logga på sitt konto kan det bero på följande: De är inte aktiverade De anger en annan E-postadress, medlemsnummer eller postnummer än vad som är registrerat i systemet De läser fel på postnummer och tror det står personnummer När ett webbkonto skapas skickas ett mejl med inloggningsuppgifter till medlemen/kunden och de kan logga in för att komma till min sida samt onlinebokningen. 21
Min sida När medlemen/kunden loggat in i systemet kan de ändra lösenord och samtliga uppgifter nedan. När man ändrar information på min sida utförs automatiskt ändringen i systemet. Detta gör att verksamheten alltid har den senaste informationen för att underlätta administration och kommunikation. 22
Dina bokningar När en elev/kund har betalt sin aktivitet eller verksamheten har tillåtit eleven att deltaga utan betalning så kommer aktivitetens samtliga tillfällen att visas på fliken dina bokningar. Här kan eleven/kunden avboka sina aktiviteter på ett enkelt sätt. Kursen nedan är ännu inte full vilket gör att det inte är möjligt att avboka. För att avbokningen skall börja gälla måste samtliga platser vara bokade (är inte samtliga platser bokade innan start ändrar ni enkelt genom att sätta antal platser kvar till 0 så är kursen fullbokad). Samtliga deltagare måste betala sin faktura innan kursstart eller vara tillåtna att betala senare (aktivt val i systemet) för att avbokningen skall fungera. 23
Boka online När elever/kunder är inloggade i systemet så kan de boka upp sig på de aktiviteter som ni planerat i kalendern. En del verksamheter har faktura som betalningsmetod andra kortbetalning eller att man använder båda alternativen. Om er verksamhet använder faktura kommer det att skickas en faktura på den bokade aktiviteten och eleven/kunden har en viss tid på sig att betala fakturan. Platsen kommer vara reserverad tills eleven/kunden betalar, om personen inte skall ha platsen är det viktigt att ni går ut med information om att de antingen är betalningsskyldiga inför en viss tid innan startdatum eller att de snarast måste meddela er om de ej vill använda sin plats så ni kan släppa platsen till någon annan. Om en elev/kund ej vill ha sin plats går ni in och tar bort kunden från aktiviten och då blir platsen bokningsbar på onlinebokningen. Det är alltså viktigt för de verksamheter som använder faktura som betalningsmetod att det finns tydliga regler för elev/kund eftersom systemet inte kommer släppa platsen automatiskt vid obetald faktura. Används kortbetalning som metod kommer kunden att komma till en betalningssida där de måste göra en betalning direkt. Aktiviteten kommer bli synlig direkt på sidan dina bokningar för eleven/kunden samt bli registrerad i systemet med allt vad det innebär med bokföring och registrering. 24
Kundvy för onlinebokningen 25