VIKTIGT! Programmet är avsett att användas på fristående pc (ej nätverk). Registreringsprogram för kontrolluppgifter INKOMSTÅRET 2004
Checklista Om du redan har ett ADB-program (t.ex. löne pro gram) som skapar diskett (eller annat ADBmedium) med kontrolluppgifter till Skatteverket an vän d det programmet! Om din pc är kopplad till ett nätverk ska du först läsa avsnitt 3.5 innan du installerar programmet. Innan du installerar pro gram met måste du stänga av alla andra program, även snabbväg till Microsoft Office. Läs mer om detta i avsnitt 7.9. Det är viktigt att du följer instruktionerna i avsnitt 3 när du installerar programmet. Du kan när som helst i programmet klicka på Hjälp-knap pen eller trycka F1. Du kommer då till programmets hjälptexter. Om du får några tekniska problem med programmet kan du ringa vår hjälptelefon 0771-787 787. Te lefo nen är öppen var da gar kl. 08:00-16:00. Viktigt att tänka på vid re gist re ring av person- och or ga ni sa tions num mer Om du har registrerat och sparat en kontrolluppgift kan du inte senare lägga till, ändra eller komplettera personeller or ga ni sa tions num mer på denna kon troll upp gift. Läs mer om detta i hjälptexten till pro gram met. 2
Innehållsförteckning Checklista... 2 Innehållsförteckning... 3 1. Inledning... 4 2. Systemkrav... 5 2.1 Operativsystem... 5 2.2 Särskilt gällande aktivitetsfältet... 5 3. Installation av programmet... 6 3.1 Installation...6 3.2 Följ anvisningarna på skärmen... 6 3.3 Ändra inte föreslagna kataloger... 6 3.4 Installationen klar... 6 3.5 Installation i nätverk... 7 4. Starta programmet första gången... 7 4.1 Föra över uppgifter från förra året... 8 4.2 Programmets startsida... 9 5. Börja registreringsarbetet... 10 5.1 Inledning... 10 5.2 Registreringsbilderna... 10 6. Vad gör jag med disketten jag skapat?... 11 7. Vanliga frågor... 12 7.1 Hur gör jag med sammandraget?... 12 7.2 Kan jag skicka filerna med kontrolluppgifter via e-post?... 12 7.3 Varifrån får man disketten som ska sändas till Skatteverket?... 12 7.4 Etiketten till disketten varifrån får man den?... 12 7.5 Det går inte att öppna funktionen Skapa diskett... 12 7.6 Vad betyder Medielämnare respektive Uppgiftslämnare... 13 7.7 Knapparna längst ner i registreringsbilderna syns inte... 13 7.8 Hur vet jag vilka uppgifter jag fört över från föregående år?... 13 7.9 Hur stänger man av snabbvägen till Microsoft Office?... 13 7.10 Hur gör jag om min dator inte hittar databasen KU2003.mdb när jag ska överföra uppgifter från förra året?... 14 Övrig information... 16 3
Läs detta innan du installerar programmet och påbörjar re gist re ring en! Läs avsnitt 3 och 4. När du installerat programmet, har du möjlighet att föra över uppgifter från förra året. Det är viktigt att hålla isär begreppen Medielämnare och Uppgiftslämnare. Se nedan, avsnitt 5 och i hjälptexten till pro gram met! Registrera på följande sätt: 1. Registrera uppgiftslämnare. Starta med att registrera en eller flera uppgiftslämnare. Detta kan helt eller delvis redan vara gjort om du fört över uppgifter från förra året, se avsnitt 4.1. 2. Registrera kontrolluppgifter. Det är först när du registrerat en uppgiftslämnare som du kan registrera kontrolluppgifterna. Detta kan helt eller delvis redan vara gjort om du fört över uppgifter från förra året, se avsnitt 4.1. 3. Registrera medielämnare. När du har registrerat samtliga kon troll upp gif ter för alla uppgiftslämnare är det dags att ta ut kontrolluppgifterna på diskett. Det är nu du ska ange medielämnare (= dig själv eller det företag där du arbetar). Uppgiften om medielämnare ska du sedan normalt inte ändra. 1. Välkommen till Re gist re rings pro gram för kon troll upp gif ter Detta program vänder sig i första hand till dig som annars skulle lämna dina kontrolluppgifter på papper. Programmet kan också med fördel användas av dig som annars skulle skicka dina rättade kontrolluppgifter på papper. Om du redan har ett ADB-system som skapar disketter (eller andra ADB-medier) med kon troll upp gif ter ska du använda det. 4 Programmet kan endast användas för registrering av kontrolluppgifter avseende lön, ränteinkomst, ränteutgift och skuld, utdelning och innehav av delägarrätter, avyttring av bostadsrätt och för mögenhetsvär de bostadsrätt. Du kan utföra följande moment: Registrera uppgiftslämnare. Registrera kontrolluppgifter. Skriva ut kontrolluppgifter.
Göra sammanställningar över registrerade kontrolluppgifter och skriva ut dessa. Skapa och lägga tillbaka en säkerhetskopia av databasen Skapa diskett med kontrolluppgifter för att skicka till Skatteverkets inläsningsställe. Hur de olika momenten fungerar framgår av hjälptexterna till program met. Tryck F1 eller klicka på Hjälp-knappen. Om du får tekniska problem med programmet är du välkommen att ringa vår hjälptelefon 0771-787 787 som har öppet vardagar kl. 08:00-16:00. Om du har problem med att fylla i kontrolluppgiften eller har frågor kring kontrolluppgiftsskyldigheten ska du vända dig till ditt skat te - kon tor, se telefonkatalogen eller vår webbplats: www.skatteverket.se/adresser. Problem? Sist i denna broschyr har vi listat ett antal vanliga frågor och svar. 2. Systemkrav 2.1 Operativsystem Programmet är för pc och går att använda i Windows 95, 98, 2000, ME, XP och NT. 2.2 Särskilt gällande ak ti vi tetsfäl tet Inställningen för Aktivitetsfältet bör vara al ter na ti vet Dölj au to ma tiskt. Det finns annars risk att ak tivitetsfältet skjuter pro gram mets bildf öns ter utanför bild skär men. Resultatet blir då att hjälptexten och knapparna i pro gram met inte kommer att synas på skärmen. Läs mer om detta i avsnitt 7.7. 5
3. Installation av programmet 3.1 Installation 1. Stäng alla program. Tänk på att även stänga s.k. snabbvägar till t.ex. Microsoft Office, se avsnitt 7.9. 2. Lägg i cd-skivan och stäng luckan. Installationen startar inom 10 sekunder. Om installationen inte startar automatiskt så finns det två olika sätt att gå vidare: Alternativ 1 1. Dubbelklicka på ikonen med namnet Den här datorn. 2. Dubbelklicka på ikonen med namnet KU2004. 3. Dubbelklicka på ikonen med namnet Install.exe. Alternativ 2 1. Klicka på knappen Start på aktivitetsfältet. 2. Klicka på menyalternativet Kör... 3. Om du har cd:n på enhet D: skriver du d:\install.exe i textfältet. Om du har cd:n på en annan enhet, skriv den enhetens bokstav i stället för d:. Klicka på OK. 3.2 Följ anvisningarna på skärmen Under installationsförloppet bör du följa alla anvisningar på skärmen och tänk på att inte ändra de fö re slag na ka ta loge rna, se nästa avsnitt. 3.3 Ändra inte föreslagna kataloger I samband med installationen av programmet skapas en databas i katalogen C:\PROGRAM\ SKATTEVERKET\KU2004 i vilken dina registrerade uppgifter om bl.a. upp gifts läm na ren (=ar betsgi va ren) och kon troll upp gif ten lagras. De personuppgifter och uppgifter om uppgiftslämnare som du re gistrerar i år kan du nästa år föra över till nästa års programversion och på så sätt minska det årets registrering. För att överföring av dessa uppgifter till nästa års databas ska fungera är det lämpligt att årets program installeras i den föreslagna ka ta lo gen C:\PROGRAM\SKATTEVERKET\ KU2004. Byter du dator bör du kopiera databasfilen (KU2004.mdb) till katalogen C:\PROGRAM\SKATTEVERKET\ KU2004 i den nya pc:n. 3.4 Installationen klar Programmet är nu lagrat i katalogen C:\PROGRAM\SKATTEVERKET\ KU2004, eller i den katalog du valde i samband med installationen. Innan du startar programmet första gången bör du läsa avsnitt 4. 6
3.5 Installation i nätverk Programmet är avsett att användas på pc i singelmiljö, alltså inte i nätverk. I de allra flesta fall går det ändå bra att installera programmet lokalt på en pc som är kopplad i nätverk. Man bör dock först rådfråga den som är ansvarig för nätverket. Installation i nätverk sker alltid på an vän da rens eget ansvar och Skat teverket har inte någon support för detta. 4. Starta programmet första gången Du har nu installerat programmet och ska starta det för första gången. Du startar programmet genom att välja START/PRO GRAM/ SKATTEVERKET/KU2004. Första gången du startar pro grammet får du upp en dialogruta med följande utseende: får upp denna dialogruta nästa gång du startar programmet och kan då på nytt ta ställning till om du vill föra över uppgifter eller inte. OBS! Du har endast en chans att föra över uppgifter från förra året. Om du av någon anledning inte vill det klickar du på Nej. Du kommer i så fall inte Om du använde programmet förra året kan du föra över uppgifter från förra året, se avsnitt 4.1. Klicka i så fall på Ja. Om du klickar på Avbryt avbryts pro grammet och du att kunna göra detta vid ett senare tillfälle. Det är inget krav på att föra över uppgifter från förra året. 7
4.1 Föra över uppgifter från förra året Om du använde programmet på samma dator förra året kan du överföra per son upp gif ter från förra årets databas till årets. De upp gif ter som överförs är: Person-/organisationsnummer. Namn, adress, postnummer och postadress. Specifikationsnummer för uppgiftslämnare (arbetsgivare/kreditgivare) och anställda/kunder. Uppgifter om medielämnare överf örs inte. Inga belopp överförs från tidigare år. Överföring av per son upp gif ter sker endast från kontrolluppgifter avseende lön, ränteinkomst, ränteutgift och skuld, utdelning och innehav av delägarrätter samt förmögenhetsvärde bostadsrätt och inte från kontrolluppgift avseende avyttring av bostadsrätt. Anledningen till detta är att det är osannolikt att en person har sålt en bostadsrätt i samma förening två år i rad. Om du svarar Ja letar programmet upp databasen från föregående år och för över uppgifterna till årets databas. När det är klart visas en dialogruta med följande utseende: Du kan nu börja registrera årets kontrolluppgifter. Om programmet inte skulle hitta databasen från förra året, visas en särskild dialogruta. Läs mer i avsnitt 7.10. 8
4.2 Programmets startsida När du startar programmet kommer du alltid först till programmets startsida, som ser ut så här: Alla funktioner i programmet startas från menyraden på denna sida. Sidan har ingen webbfunktionalitet. Det går alltså inte att klicka i bilden och på så sätt starta de olika funktionerna. 9
5. Börja registreringsarbetet 5.1 Inledning All manövrering i programmet utgår från programmets startsida. Registreringsfälten för kontrolluppgifter är uppbyggda för att på min na så mycket som möjligt om papperskontrolluppgifterna. Detta för att du som användare ska känna igen dig. Du förflyttar dig alltid mellan fälten med TAB och bekräftar med ENTER. En utförlig information om arbetsgången i programmet finns i hjälpfunktionen, som du når genom att antingen trycka på F1 eller på Hjälp-knappen. 5.2 Registreringsbilderna Registreringsbilderna för upp giftsläm na re och kontrolluppgifter ska längst ner i bilden ha sex stycken knap par med tex ter na Sök, Rensa, Hjälp, Spara, Ta bort och Stäng. Kontrollera att dessa knappar syns på din bildskärm. Om de inte syns, läs mer i avsnitt 7.7. 5.2.1 Redigering av sparad kon troll upp gift I en sparad kontrolluppgift kan du inte ändra på uppgifterna om per son- /organisationsnummer eller specifikationsnummer. Om någon av dessa uppgifter är felaktig måste du ta bort kon troll - upp gif ten och registrera en ny. Det går med andra ord inte att registrera kontrolluppgifter utan personnummer genom att skriva nollor i per son num mer fäl tet och senare komplettera med personnummer. OBS! Skilj på uppgiftslämnare och medielämnare. Uppgiftslämnare är den som enligt lag är skyldig att lämna kontrolluppgifter till Skat te verket, t.ex. ar bets gi va re, långivare och bostadsrättsföreningar. Medielämnare är den som faktiskt skickar in kontrolluppgifterna till Skat te verket, t.ex. en bokföringsbyrå. Då dessa begrepp är viktiga vid användning av registreringsprogrammet ber vi er att läsa mer om dessa i hjälptexten till programmet. 10
6. Vad gör jag med disketten jag ska pat? Disketten med kontrolluppgifterna ska förses med en etikett med följande upp gifter: Ordet Kontrolluppgifter Medielämnarens Namn, adress och person-/organisationsnummer Kontaktperson och telefonnummer Uppgifterna är nödvändiga för att Skatteverket dels ska kunna veta vad som finns på disketten, dels kunna kontakta rätt person om disketten är trasig (ej läsbar). OBS! Du ska skicka enbart disketten med kon troll uppgifter till Skat te ver kets inläsningsställe. Du ska aldrig bifoga någon in for ma tion på papper, eftersom ingen ärendehandläggning förekommer vid inläsningsstället. Information som du vill lämna i anslutning till kontrolluppgiften ska du skicka till ditt skattekontor. Kontakta ditt skattekontor för ytterligare upplysningar. Skicka disketten senast den 31 januari till: Skatteverkets inläsningsställe Box 1330 462 28 VÄNERSBORG Skapa bara en diskett! Det går utmärkt att skicka in kontrolluppgifter för fler än en arbetsgivare/långivare/bostadsrättsförening på samma diskett. Skapa därför endast en diskett även om du har registrerat kontrolluppgifter för flera olika uppgiftslämnare. Läs mer om detta under rubriken Skapa diskett i hjälptexten till programmet. 11
7. Vanliga frågor 7.1 När man lämnar kontrolluppgifter på papper ska man också bifoga ett s.k. sammandrag. Hur gör man med detta när man i stället lämnar kon troll upp gif ter på diskett? När kontrolluppgifter lämnas via ADB-medium lämnas uppgifter i form av en etikettfil. Etikettfilen motsvarar blanketten Sammandrag av kontrolluppgifter för inkomståret 2004 (SKV 2304). Någon sådan pappersblankett ska då inte bifogas. I Re gist re ringspro gram för kon troll - upp gif ter, skapas denna etikettfil automatiskt när man väljer funktio nen Skapa diskett. Underlag för etikett fi len är uppgifterna som man re gist re rar via for mu lä ret Registrera/komplettera uppgifter om medie läm na re. Funktionen Skapa diskett skapar alltså två filer, en etikettfil och en fil med själva kontrolluppgifterna. Båda filerna kopieras au tomatiskt till disketten. 7.2 Kan jag skicka filerna med kontrolluppgifter till Skatteverket via e-post i stället för på diskett? net band i olika format. Arbete pågår för att i framtiden kunna ta emot uppgifterna via e-post/internet. När denna möjlighet blir klar är dock osäkert. 7.3 Varifrån får man disketten som ska sändas till Skatteverket? Medielämnaren måste själv hålla med den diskett som ska sändas in till Skatteverkets inläsningsställe. 7.4 Etiketten till disketten varifrån får man den? Skatteverket håller inte längre med några förtryckta etiketter. Använd en vanlig etikett, t.ex. en sådan som finns i paketet när man köper disketter. 7.5 Det går inte att öppna funk tio nen Skapa diskett. Det beror på att det inte finns några registrerade kontrolluppgifter. Registrera först uppgiftslämnare och därefter aktuella kontrolluppgifter. Nej, inte ännu. Skatteverkets system för att ta emot kontrollupp gif ter är kon stru e rat för disketter och mag- 12
7.6 Vad betyder Medielämnare respektive Uppgiftslämnare? Medielämnare är den som skapar disketten och skickar den till Skatteverket. Det är medielämnaren som kontaktas om disketten är oläslig. Uppgiftslämnare är arbetsgivaren/ kreditgivaren/bostadsrättsföreningen. Medielämnare och upp giftsläm na re kan vara samma person/företag. Läs mer om detta i pro gram mets hjälptext. 7.7 Knapparna (Sök, Rensa, Hjälp, Spara m.fl.) längst ner i re gist re rings bil den syns inte. Vad gör jag åt det? Aktivitetsfältet längst ned på skärmen kan skjuta pro gram mets bildfönster utanför bildskär men så att hjälptexten och knapparna inte syns. Därför ska du ställa in aktivitetsfältet så att Dölj automatiskt är vald. Gör så här: Klicka på START. För att få reda på vilka kon troll upp - gif ter/uppgiftslämnare du fört över från förra året måste du gå in i respektive registreringsformulär. I formuläret kan du klicka på SÖK. Du får nu upp en dialogruta med uppgifter om namn och per son nummer på de personer/företag som du fört över uppgifter om. Vartefter du registrerar upp giftsläm na re och kontrolluppgifter komplet te ras listan i dialogrutorna med dessa uppgifter. Programmet saknar funktion för att skriva ut dessa uppgifter. 7.9 Hur stänger man av snabbvägen till Microsoft Office? Innan du installerar Re gist re ringspro gram för kontrolluppgifter ska du först stänga av alla andra pro gram. S.k. snabbvägar till olika program är också program och ska stäng as av. En vanlig snabbväg är den till Microsoft Office. Snabbvägen kan ligga på olika ställen på skärmen och ha olika ikoner (fyrkan ti ga bilder). Den kan t.ex. se ut så här: Välj Inställningar, Välj Ak tivitetsfältet, markera Dölj automatiskt och klicka på Verkställ. 7.8 Hur vet jag vilka upp gifts läm n- a re/kontrolluppgifter jag fört över från föregående år? 13
Du stänger av snabbvägen på följande sätt: Klicka på den fyrfärgade knap pen högst upp i vänstra hörnet. Välj sedan Avsluta i menyn. Nästa gång du startar Windows kommer snabb vä gen återigen att visa sig på skär men. 7.10 Min dator hittar inte databasen KU2003.mdb när jag ska överföra uppgifter från förra året. Hur gör jag? När du svarar Ja på frågan om du vill föra över uppgifter från förra året kan du få följande dialogruta på skärmen: Åtgärd: Via rullisten väljer du den katalog där databasen ligger och klickar sedan på OK. Uppgifterna förs nu över från förra årets databas. Databasen ligger inte på denna dator. Åtgärd: Klicka på Avbryt. Gå in i Utforskaren. Där skapar du en katalog som heter KU2003 och som har följande sökväg: C:\PROGRAM\ SKATTEVERKET\. Flytta över databasen KU2003.mdb från den dator där du har den och lägg den i katalogen du just skapat. Starta Registreringsprogram för kontrolluppgifter. Klicka på Ja när du får frågan om du vill föra över uppgifter från förra året. Uppgifterna förs nu över från förra årets databas. Detta beror på något av följande: Databasen ligger inte på enhet C: på din dator. 14
15
Övrig information Tekniska problem Om du har tekniska problem med programmet kan du ringa vår hjälptelefon för Registreringsprogram för kontrolluppgifter. Te le fon num ret är 0771-787 787 och telefonen är bemannad vardagar kl. 08:00-16:00. Andra problem Om du har problem med att fylla i en kontrolluppgift eller har frågor kring kontrolluppgiftsskyldigheten ska du vända dig till ditt skat te kon tor. Se telefonkatalogen eller vår webbplats: www.skatteverket.se/adresser. Skatteverkets webbplats Skatteverkets webbplats (www.skatteverket.se) inneh åller bl.a. broschyrer med ytterligare in for ma tion om kontrolluppgifter. Broschyrerna kan du antingen hämta i form av PDF-filer eller be ställa hem. Skatteverkets servicetelefon Skatteverkets servicetelefon 020-567 000 är öp pen dygnet runt. Här kan du få information om skat te reg ler samt beställa broschyrer och blanketter. Vill du ha en förteckning över vad som erbjuds? Ring 020-567 000, och slå sedan direktval 8999. SKV 261 utgåva 7. Utgiven i december 2004.