BESLUT Lxp rinc 1C( Tillsyn av nämndens ansvar för äldres bedömda behov vid särskilt boende Trädgården, Arboga kommun.

BESLUT Lxp rinc 1C( inspektionenförvårdochomsorg 2014-06-19 Dnr 8.5-5137/20141(6) Avdelning mitt Pernilla Wiklund pemilla.wiklund@ivo.se Arboga kommun Socialnämnden Box 45 732 21 Arboga Ärendet Tillsyn av nämndens ansvar för äldres bedömda behov vid särskilt boende Trädgården, Arboga kommun. Beslut Ärendet avslutas. Bakgrund IVO, har under 2014 fått i uppdrag att genomföra tillsyn av socialnämndernas ansvar för särskilt boende för äldre enligt socialtjänstlagen (2001:453). IVO ska granska att socialnämnderna säkerställer att den enskildes bedömda behov av stöd och hjälp tillgodoses. Uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet (Socialdepartementet) senast den 31 oktober 2014. Inspektionen genomfördes den 5 mars 2014 på Trädgårdens särskilda boende vid avdelning B. Underlag för tillsynen Skriftlig redogörelse från socialnämnden. Biståndsbeslut med utredning för fem personer boende på Trädgården. Social dokumentation i genomförandet i form av genomförandeplaner och omvårdnadspersonalens löpande anteckningar för nämnda fem personer. Intervju med omvårdnadspersonal vid Trädgården. Inspektionen för vård och omsorg Telefon 010-788 50 00 Fax +46 010-788 56 46 Box 423 registrator@ivo.se Org nr 202100-6537 701 48 OREBRO www.ivo.se

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-5137/2014 2(6) Intervju med socialnämndens ordförande, socialchef, biståndshandläggare/arbetsledare och enhetschef på Trädgården. Underlag som legat till grund för IVO:s beslut har kommunicerats med socialnämnden. Redovisning av tillsynen Uppgifter lämnade vid intervjuerna Överlämnande av uppdrag och information från beslutande nämnd till den som genomför insatsen Socialchefen uppger att Arboga kommun har ett ledningssystem. I detta finns en handläggningsprocess för biståndshandläggarna som bl.a. beskriver hur det ska gå till när ett beslut om särskilt boende överlämnas för att verkställas. I beslut om särskilt boende anges endast att "behov av särskilt boende finns". Några beslut om insatser fattas inte vid Trädgården. Förhoppningen är dock att man under 2014 ska kunna börja fatta beslut om insatser på särskilt boende. Från och med 2015 kommer beslut om insatser fattas i enlighet med Socialstyrelsens nya föreskrift på området, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2012:12) om ansvaret för personer med demenssjukdom och bemanning i särskilda boenden. Arbetsledare för biståndshandläggarna beskriver att utredning och beslut om särskilt boende dokumenteras i ett IT-baserat verksamhetssystem. Efter att beslut fattats görs en beställning i samma system. Beställningen signeras av biståndshandläggaren och innehåller valda delar av utredningen. I processen anges också hur lediga platser erbjuds enskilda personer som beviljats plats på särskilt boende. I verksamhetssystemet dokumenteras datum då erbjudande om plats lämnats samt datum då beslutet verkställts, dvs, då inflyttning skett. Omsorgspersonalen uppger att arbetsledaren på Trädgården meddelar personalen att en enskild ska flytta in på boendet. Informationen som lämnas om den enskilde stämmer sällan överens med de verkliga behoven. Ofta saknas uppgifter som är viktiga för att den enskilde ska få rätt insatser. Omsorgspersonalen hämtar in kompletterande uppgifter från den verksamhet där personen senast befann sig, t.ex. korttidsboende eller hemtjänst. Detta görs på eget initiativ av omvårdnadspersonalen och det är inte ovanligt att personalen inte har någon eller väldigt lite kännedom om den enskilde när denne flyttar in. Detta beror på att information om inflyttning kan komma med kort varsel. Omsorgspersonalen önskar en bättre samverkan med biståndshandläggarna.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-5137/2014 3(6) Arbetsledaren för biståndshandläggarna delar omsorgspersonalens uppfattning om att de uppgifter som finns i den information som överlämnas till boendet i samband med att en enskild flyttar till Trädgården inte är aktuell. Detta beror på att det är viss tid mellan beslutsdatum och inflyttningsdatum. Hon sig känner sig trygg med att personalen vid boendet alltid hämtar in kompletterande uppgifter från den verksamhet den enskilde senast vistades för att fastställa det behov som föreligger vid inflyttning. Hon uppger vidare att ett möte mellan omsorgspersonalen och biståndshandläggarna ska genomföras inom kort. Planering och utförande av insatser Nämnden anger att de har beslutat att genomförandeplaner ska användas inom alla särskilda boenden. När en enskild flyttar in på särskilt boende ska en genomförandeplan upprättas och en vårdplanering ske. En s.k. kontaktperson ansvarar för att genomförandeplan upprättas. Vidare är målet att vårdplaneringen ska ske under den första månaden den enskilde bor på Trädgården. Omsorgspersonalen uppger att genomförandeplanen börjar upprättas när den enskilde flyttar in. Viss information hämtas från biståndsutredning och beslut, men innehållet i planen växer oftast fram i takt med att omsorgspersonalen lär känna den enskilde och den fårdigställs först efter att vårdplanering skett. Vid vårdplaneringen deltar kontaktperson, hälso- och sjukvårdspersonal samt den enskilde och eller närstående/företrädare. Den enskilde och närstående/företrädare får alltid möjlighet att komma med synpunkter och ändra det anges i genomförandeplanen. Om möjligt undertecknas planen av den enskilde och närstående/företrädare. Av genomförandeplanen framgår behov av personlig omvårdnad, egenvård, aktiviteter, egen tid, trygghetslarm, tillsyn, kvällsrutiner, nattrutiner och övriga insatser samt delegerade arbetsuppgifter. Omsorgspersonalen läser inte dagligen vad som står i genomförandeplanerna men känner till innehållet. Dessutom bryts innehållet i genomförandeplanen ner till listor eller kort som sedan används i det dagliga arbetet. Omsorgspersonalen uppger att de är "bra på" att dokumentera när de inte kunnat utföra någon insats som anges i planen. En dialog förs alltid mellan omsorgspersonal och den enskilde om när och hur insatserna ska utföras. Uppföljning Omsorgspersonalen uppger att man som rutin har s.k. vård- och omsorgmöten på Trädgården en gång per månad där de enskildas vård och omsorg diskuteras. Vid förändrade behov upprättar kontaktpersonen en ny genomförandeplan. En uppföljning och eventuell revidering av genomförandeplanen görs också var sjätte månad. Någon återkoppling av

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-5137/2014 4(6) de enskildas behov och insatser sker inte till nämnd eller biståndshandläggaren. Det genomförs dock regelbundet kontroller av att alla har en aktuell genomförandeplan, dels av arbetsledaren, dels av s.k. dokumentationsombud på boendet. Vidare gör nämnden, i enlighet med vad som anges i ledningssystemet, uppföljningar av de insatser som ges i verksamheten via statistik avseende antalet genomförandeplaner, s.k. omsorgstyngdsmätningar som bl.a. är kopplade till genomförandeplanerna samt brukarundersökningar. Dokumentationsgranskning Biståndsutredning och biståndsbeslut Av det granskade materialet framgår att biståndsbeslut och utredning finns. För en person av fem finns beslut om insatser på det särskilda boendet. I de fall beslut om insatser saknas framgår den enskildes behov av stöd och hjälp delvis i utredningen som ligger till grund för beslut om särskilt boende. I utredningarna anges huvudsakligen fysiska behov som medför behov av plats på särskilt boende. Nämndens övriga dokumentation Det framgår inte av granskad dokumentation vilka uppgifter som överlämnas till det särskilda boendet vid överlämnande av uppdrag. Social dokumentation under genomförandet En genomförandeplan eller motsvarande som beskriver insatserna till den enskilde finns för alla fem granskade personer. Genomförandeplanerna utgår delvis från biståndsbeslut eller utredning. Samtliga genomförandeplanerna har upprättas av kontaktperson. I en av planerna framgår att den enskilde deltagit i upprättande av planen. När och hur insatserna ska genomföras framgår av alla genomförandeplaner och i två av planerna framgår även målet med insatserna. Det framgår vidare att alla genomförandeplaner har eller ska följas upp. Av de planer som följts upp framgår dock inte vilka som varit delaktiga vid uppföljningen. Nämndens skriftliga redogörelse 1nämndens skriftliga redogörelse anges förutom det som anges ovan följande. Nämnden har en intern kontrollplan för granskning av social dokumentation och journaler. Klagomål och synpunkter följs upp kontinuerligt. Omsorgstyngdmätningarna redovisas kontinuerligt till nämnden. Under 2014 kommer en boendesamordnare att anställas för att säkerställa överlämning av information från myndighetsutövning till verkställighet.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-5137/2014 5(6) Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser.. 3 kap. 3 socialtjänstlagen (2001:453) SoL 4 kap. 5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Bedömning Omsorgspersonalen har ett etablerat arbetssätt för att inhämta information från nämndens andra verksamheter för att fastställa vilket behov av hjälp och stöd den enskilde har då den denne flyttar in på boendet. IVO kan dock konstatera att detta sker på omvårdnadspersonalens initiativ och att det inte sker på ett systematiskt sätt. Det är inte heller ovanligt att personalen får kort varsel om inflyttning och att tid saknas för ett bra mottagande. Risk flnns därför för att den enskilde under sin första tid på boendet inte får sitt behov av hjälp och stöd tillgodosett. IVO anser att detta är en brist. Enligt 4 kap 5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska nämnden i sitt ledningssystem identifiera de processer där samverkan behövs för att säkerställa verksamhetens kvalitet. Det ska framgå av processer och rutiner hur samverkan ska ske. Nämnden måste således i sitt ledningssystem säkerställa att samverkan sker mellan nämndens verksamheter på så sätt att verksamheten vid Trädgården har den information som behövs för att tillgodose de äldres behov stöd och hjälp när de flyttar in på boendet. Nämnden har i sin redogörelse till IVO angett att en boendesamordnare ska anställas för att säkerställa överlämning av information från myndighetsutövningen till verkställigheten. IVO påpekar vikten av att följa upp att den vidtagna åtgärden far avsedd effekt. IVO:s bedömning är att de enskilda och/eller deras närstående faktiskt ges möjlighet till inflytande över insatsernas utformning på Trädgården då vårdplanering sker där de erbjuds delta samt genom att de får möjlighet att läsa och påverka genomförandeplanens innehåll. Denna delaktighet dokumenteras genom att nämnda personer om möjligt undertecknar aktuell genomförandeplan. IVO bedömer vidare att nämnden har system för att följa upp att de enskilda far sina individuella behov av hjälp och stöd tillgodosedda på boendet genom att arbetet med dokumentation, genomförandeplaner och omsorgstyngdsmätningar och brukarundersökningar följs upp.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-5137/2014 6(6) Beslut i detta ärende har fattats av enhetschefen Anna Karin Nyqvist. I den slutliga handläggningen har inspektören Katarina Bone deltagit. Inspektören Pemilla Wiklund har varit föredragande. För Inspektionen för vård och omsorg A /k/k/vk YO1/4/1/Uk Anna Karin Nyqvist Pernilla Wiklund Kopia till: Enhetschef, Trädgården

BESLUT inspektionenförvårdochomsorg 2014-06-19 Dnr 8.5-7161/20141(6) Avdelning mitt Pernilla Wiklund pernilla.wiklundgivo.se Arvika kommun Utskottet för Vård och omsorg 671 81 Arvika Ärendet Tillsyn av nämndens ansvar för äldres bedömda behov vid särskilt boende Nybacken, Arvika. Beslut Ärendet avslutas. Bakgrund IVO, har under 2014 fått i uppdrag att genomföra tillsyn av socialnämndernas ansvar för särskilt boende för äldre enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL. IVO ska granska att socialnämnderna säkerställer att den enskildes bedömda behov av stöd och hjälp tillgodoses. Uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet senast den 31 oktober 2014. (Socialdepartementet) Inspektionen genomfördes den 22 april 2014 vid Nybackens särskilda boende för personer med demenssjukdom. Underlag för tillsynen Skriftlig redogörelse från utskottet för vård och omsorg. Biståndsbeslut med utredning för fem personer boende på Nybackens särskilda boende. Social dokumentation i genomförandet i form av genomförandeplaner och omvårdnadspersonalens löpande anteckningar för nämnda fem personer. Intervju med omvårdnadspersonal vid Nybackens särskilda boende. Intervju med en politiker från utskottet för vård och omsorg, avdelningschef för vård och omsorg, verksamhetschef för vård och omsorg, avdelningschef för biståndsavdelningen, biståndshandläggare och enhetschef på Nybacken. Underlag som legat till grund för IVO:s beslut har kommunicerats utskottet för vård och omsorg. med Inspektionen för vård och omsorg cs, csibox 423 >701 48 OREBRO Telefon 010-788 50 00 registrator@ivo.se www.ivo.se Fax +46 010-788 56 46 Org nr 202100-6537

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-7161/2014 2(6) Redovisning av tillsyn Utskottets skriftliga redogörelse Av utskottets skriftliga redogörelse framgår att utsedd kontakperson erbjuder ett välkomstsamtal i nära anslutning till att en enskild flyttar in på det särskilda boendet. Syftet är att skapa trygghet och att underlätta kommande arbete. I samband med välkomstsamtalet tas en individuell genomförandeplan fram. Om det finns en levnadsberättelse sker en genomgång av den. Av genomförandeplanen framgår vad den enskilde vill och behöver ha hjälp med. Det framgår även om den enskilde själv kan delta i insatserna samt hur hjälpen ska utföras. Genomförandeplanen ska följas upp två gånger om året och vid behov. Teamträffar sker en gång i månaden där enhetschef, omvårdnadspersonal från dag och natt, sjuksköterska samt arbetsterapeut deltar. På träffarna sker en genomgång av avvikelserapporter samt uppkomna förändringar m.m. Dessutom sker brukarforum en gång i månaden. Syftet med forumet är att uppmärksamma eventuella förändringar hos enskilda. Regelbundna uppföljningar av dokumentation och avsteg från genomförandeplan görs av enhetschefen och är en del i att säkerställa att den enskildes behov av stöd och hjälp tillgodoses. Uppgifter lämnade vid intervjuerna Överlämnande av uppdrag och information från beslutande nämnd till den som genomför insatsen Vid intervjun med ledningen och utskottet framkom att biståndsbeslut och utredning skickas till boendesamordnaren som fördelar och erbjuder plats för den enskilde. Därefter skickar boendesamordnaren en beställning till verkställigheten om vem som erbjudits plats. Av beställning och utredning framgår specificerade behov och mål för den enskilde. Biståndshandläggaren fattar idag endast beslut om särskilt boende. Ledningen uppger dock att man börjat arbeta med klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa (ICF) och utredningarna följer den nationella utredningsmodellen äldres behov i centrum (ÄBIC). Detta för att få till ett mer systematiskt arbetssätt kring målformuleringar, som ska kunna överföras direkt till genomförandeplanen samt som en del i förberedelserna kring Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2012:12) om ansvaret för personer med demenssjukdom och bemanning i särskilda boenden.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-7161/2014 3(6) Boendesamordnaren verkställer beslutet om särskilt boende när den enskilde tackat ja och flyttat in på boendet. En rutin för hur beslut ska verkställas finns. Den intervjuade vård- och omsorgspersonalen uppger att det är vanligt att den enskilde som erbjudits lägenheten kommer och tittar på den tillsammans med en anhörig. 1samband med detta lämnas en levnadsberättelse ut och datum bestäms för när den enskilde kommer att flytta in. Vård och omsorgspersonalen får muntlig information om den enskilde av sjuksköterska och enhetschef, som i sin tur fått information från biståndshandläggaren. Även skriftlig information lämnas. Informationen som lämnas är enligt vård- och omsorgspersonalen tillräcklig. All dokumentation sker i det IT-baserade verksamhetssystemet och vårdoch omsorgspersonalen kan även läsa om den enskilde bakåt i tiden. Planering och utförande av insatser Inom tre veckor från att den enskilde flyttat till Nybacken ska en genomförandeplan vara upprättad. I samband med att genomförandeplanen upprättas sker ett välkomstsamtal där den enskilde och anhörig deltar. Biståndsutredningen ligger till grund för genomförandeplanen, som dokumenteras i det IT-baserade verksamhetssystemet. Vård- och omsorgspersonalen upplever att de enskilda kan påverka insatserna och vissa av de som bor på Nybacken har speciella behov som kan tillgodoses. Ledningen uppger att det finns rutiner för allt från inflytt till beslut och överlämnande av beslut. Genomförandeplanen används inte aktivt i det dagliga arbetet då den ordinarie personalen vet vad som står i planen. De anser dock att genomförandeplanen är bra och att en vikarie kan använda den för att utföra insatser hos en enskild. Utskottet får kontinuerlig återkoppling från verksamheten om vilken planering som görs och det finns ett politiskt beslut på att alla ska ha aktuella genomförandeplaner. Vidare är det viktigt att genomförandeplanen används som ett arbetsredskap i det dagliga arbetet. Ett arbete pågår med att utveckla genomförandeplanerna. Både utskottet och ledningen är överens om att den enskilde kan påverka insatserna och att specifika behov tillgodoses. Uppföljning Vid intervjun men vård- och omsorgspersonalen framkom att kontaktpersonen är ansvarig för att genomföra uppföljningar två gånger om året. Uppföljningar görs direkt i det IT-baserade verksamhetssystemet

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-7161/2014 4(6) av vård- och omsorgspersonalen. medverkan. Vilket oftast sker utan den enskildes Enhetschefen kontrollerar att uppföljningar av genomförandeplanen sker. Ledningen uppger vidare att det finns "superanvändare" på varje enhet som är speciellt utbildade i dokumentationssystemet. Dessa kontrollerar även de att genomförandeplanen är aktuell. Enhetschefen uppger vidare att man har brukarforum, där de enskildas behov och insatser ses över. Att de enskildas insatser följts upp dokumenteras i det ITbaserade verksamhetssystemet. Även på teamträffar pratar man om den enskilde och dennes insatser. Sker förändringar som ska skrivas in i genomförandeplanen är det kontaktpersonens ansvar att skriva in detta i planen. Ofta delges anhöriga att förändringar skett av genomförandeplanen. Ledningen uppger att den enskilde inte är delaktig i själva uppföljningen av genomförandeplanen eller av insatser. Det händer dock att genomförandeplanen skrivs ut och på så vis delges den enskilde eller anhöriga. Kommunstyrelsen får två gånger om året en rapport och det genomförs kontinuerligt muntlig redovisning till utskottet över kvaliteten på de särskilda boendena. Utskottet anser inte att faktorer så som bemanning, schematekniska faktorer eller kompetens påverkar genomförandet av insatser. Brukarundersökningar med fokus på hur den enskilde och anhöriga upplever kvaliteten på verksamheten sker regelbundet. Utskottet tar även del av inkomna avvikelserapporter och får årligen ta del av kvalitetsberättelser. Egenkontroller bl.a. kring dokumentation sker regelbundet uppger enhetschefen. Vidare följer utskottet via olika statistikuppgifter att insatserna är av god kvalitetet. Dokumentationsgranskning Biståndsutredning och biståndsbeslut Av det granskade materialet framgår att biståndsbeslut och utredning avseende särskilt boende finns. Den enskildes behov av stöd och hjälp framgår i utredningen. Nämndens övriga dokumentation Det framgår inte av granskad dokumentation vilka uppgifter som överlämnas till det särskilda boendet. Inte heller framgår om biståndshandläggaren följer upp beviljad insats. Social dokumentation under genomförandet I ett av de granskade ärendena framgår av den sociala journalen när beslut om särskilt boende verkställts. Vem som tagit emot uppdraget att verkställa beslutet framgår inte av granskad dokumentation.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-7161/2014 5(6) En genomförandeplan som beskriver insatserna till den enskilde finns i samtliga granskade ärenden. Genomförandeplanerna utgår i övervägande fall från biståndsutredning och biståndsbeslut. Samtliga genomförandeplaner har upprättats av kontaktpersonen tillsammans med den enskilde och anhörig/närstående. Vilka insatser som ska genomföras, när och hur de ska genomföras samt att genomförandeplanen ska följas upp eller har följts upp framgår av de granskade genomförandeplanerna. Målet med insatserna framgår delvis av genomförandeplanerna. Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser 3 kap. 3 och 5 socialtjänstlagen (2001:453) SoL 3-5 kap. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Bedömning Verksamheten har ett etablerat arbetssätt för att identifiera och tillgodose den enskildes behov av stöd och hjälp. Rutiner finns för hur ett beslut ska verkställas samt för överlämnande av beslut. IVO:s bedömning är att de enskilda ochleller deras närstående faktiskt ges möjlighet till inflytande över insatsernas utformning på Nybacken. Välkomstsamtal hålls där de enskilda deltar och ges möjlighet att påverka genomförandeplanens innehåll. Om en levnadsberättelse finns ses den över i samband med välkomstsamtalet. Vidare sker uppföljning av genomförandeplanen två gånger om året eller vid förändrat behov. Av genomförandeplanen framgår att den enskilde och kontaktperson medverkat vid upprättande av genomförandeplanen. Vid de båda intervjuerna framgår det dock att den enskilde endast vid behov eller efter önskemål är delaktig vid själva uppföljningen av genomförandeplanen. Att genomförandeplanen följts upp framgår av den granskade dokumentationen. IVO kan dock inte följa på vilket sätt den enskilde faktiskt varit delaktig vid de uppföljningar som sker. Då ett arbete pågår med att utveckla genomförandeplanerna understryker IVO vikten av genomförandeplanerna utarbetas tillsammans med den enskilde utifrån dennes individuella behov och önskemål samt att det framgår på vilket sätt den enskilde varit delaktig i upprättandet eller uppföljning av genomförandeplanen. IVO bedömer dock att nämnden har system för att följa upp den enskildes insatser på boendet genom att följa upp arbetet med dokumentation och genomförandeplaner. Då inga beslut om hemtjänstinsatser fattas saknar dock den enskilde möjlighet att få eventuella önskemål om hjälp

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-7161/2014 6(6) på boendet prövad, vilket innebär att det föreligger viss risk för den enskildes rättssäkerhet då detta förfarande kan medföra att andra omständigheter än den enskildes behov avgör vilka insatser som ges. IVO vill med hänvisning till ovanstående understryka vikten av att nämnden ser till den enskildes behov av stöd och hjälp följs upp. Beslut i detta ärende har fattats av Anna Karin Nyqvist. I den slutliga handläggningen har inspektören Elisabeth Loman deltagit. Inspektören Pernilla Wiklund har varit föredragande. För Inspektionen för vård och omsorg,ikt,vw k Anna Karin Nyqvist uwk,gyl(71 'A- Kopia till: Enhetschef, Nybackens särskilda boende

BESLUT inspektionenförvårdochomsorg 2014-07-01 Dnr 8.5-6950/2014 It 1(8) Avdelningnord MariaJohagen Maria.Johagengivo.se Huvudman Bergs kommun Verksamhetsnämnden 840 40 Svenstavik Förenade Care AB huvudkontoret, Höjdrodergatan 19 212 39 Malmö Malmö Ärendet Tillsyn av verksamhetsnämndens ansvar för äldres bedömda behov vid särskilt boende Myltblomman Förenade Care AB. Beslut Verksamhetsnämnden ska vidta följande åtgärd. Säkerställa att nämnden arbetar i enlighet med de upprättade rutinerna för uppföljning på individnivå samt samverkan och informationsöverföring som finns definierat i ledningssystemet. Redovisningen av vidtagen åtgärd ska ha inkommit till Inspektionen för vård och omsorg, IVO, senast den 2 september 2014. Bakgrund Inspektionen för vård och omsorg IVO, har under 2014 fått i uppdrag att genomföra tillsyn av socialnämndernas ansvar för särskilt boende för äldre enligt socialtjänstlagen (2001:453). IVO ska granska att socialnämnderna säkerställer att den enskildes bedömda behov av stöd och hjälp tillgodoses. Uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet senast den 31 oktober 2014. (Socialdepartementet) emo 1E)> Inspektionen för vård och omsorg Box 34 901 02 UMEÅ Telefon 010-788 50 00 registrator@ivo.se www.ivo.se Fax + 010-M56 39 Org nr 202100-6537

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6950/2014 2(8) Underlag för tillsynen Skriftlig redogörelse från verksamhetsnämnden Biståndsbeslut med utredning från fem personer boende på Myltblomman Social dokumentation i genomförandet i form av genomförandeplaner och omvårdnadspersonalens löpande anteckningar för nämnda fem personer Intervju med två omvårdnadspersonal vid Myltblomman Intervju med ordförande verksamhetsnämnden, ordförande vård och socialutskottet, chef stöd utveckling och hälsa, äldreomsorgschef, verksamhetsutvecklare, biståndshandläggare, medicinskt ansvarig sjuksköterska MAS, Regionchef Förenade Care och gruppledare för särskilt boende. Underlag som legat till grund för IVO:s beslut har kommunicerats med verksamhetsnämnden och Förenade Care. Redovisning av tillsynen Uppgifter lämnade vid intervjuerna Överlämnade av uppdrag och informationfrån nämnd till den som genomför insatsen Biståndshandläggare skickar utredning och beslut till äldreomsorgschef, det finns en grupp som arbetar med boendefördelning. När det blir en plats ledig på något boende fördelar man utifrån den som har mest behov, därefter går en beställning till boendet. I utredningen beskrivs behov av hjälp och stöd för den enskilde. Det har under en period tidigare fattats beslut om insatser men det föll inte väl ut av olika anledningar. Det finns en tanke om att besluta om insatser igen framöver. Mål anges i utredningen men inte i detalj, mer generella. I Procapita dokumenteras av äldreomsorgschef att beställning skett till verkställande chef som sedan tar över och dokumenterar när inflyttning sker. I nämndens ledningssystem finns arbetssättet beskrivet mer övergripande enligt en processmodell. Där finns även beskrivet att två till tre gånger per halvår ska ett samverkansforum äga rum där även den enskilda utföraren deltar, vilket framgår i det avtal som kommunen upprättat med den enskilde utföraren. Även landstinget, hälsa och sjukvård ingår i detta forum. Nämnden gör inte någon kontinuerlig egenkontroll gällande överlämnandet till verkställighet, det kan ske om det kommer

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6950/2014 3(8) ett klagomål eller en avvikelse. Nämnden har en målsättning att utifrån olika teman välja att titta på olika aktiviteter, till exempel planerade besök, enkäter till personal och använda sig av Socialstyrelsens brukarenkät. Nämnden har vid kommunicering framfört att i ledningssystemet finns hela socialtjänstprocessen beskriven. Nämnden uppger även att biståndshandläggarna använder sig av de mål som finns angivna i ÄBIC. Nämnden vill förtydliga att de gör kontinuerlig uppföljning gällande överlämnandet av beslutade insatser genom kontroll av ej verkställda beslut. Planering och utförande av insatser När det gäller den enskilda verksamheten har inte biståndshandläggare tillgång till genomförandeplanerna. Det finns ingen koppling till datasystemet som vid de kommunala boendeenheterna. I avtalet med den enskilda verksamheten finns beskrivet att det ska vara samma stödsystem (procapita) som ska gälla. Myltblomman skriver sina genomförandeplaner för hand. Nämnden beskriver att det är mer kontroll när det gäller hälsa och sjukvård än socialtjänst av enskilda utförare. När det gäller hälsa och sjukvård finns ett nära samarbete, journalgranskning genom slumpvis urval sker av MAS en gång per månad. Nämnden arbetar på att få fram ett systematiskt förhållningssätt när det gäller kontrollen av socialtjänst. MAS och verksamhetsutvecklare har gjort ett besök på boendet och därmed fått klarhet i hur planeringen för de enskilda sker. I samband med besöket fick nämnden information av de enskilda genom intervjuer om de kan påverka sitt behov av stöd. De har däremot inte klart för sig om det finns någon koppling mellan bedömda behov i utredning/ beslut och planeringen för de enskilda. Nämnden arbetar med att ta fram en checklista som stöd för biståndshandläggare för att bättre kunna säkerställa om den enskilde är nöjd. Enligt personalen har de enskilda som regel tidigare bott på kortidsboendet som ligger bredvid det särskilda boendet. Enhetschef på korttidsboendet informerar gruppledaren på boendet som meddelar personalen. Personalen på korttidsboendet lämnar över information vid ett överlappningssamtal till boendepersonalen. Vid det samtalet beskrivs hur en dag kan se ut för det enskilde. Vid inflyttning följer ett hemvårdsbeslut från kortidsboendet med samt att personalen har tillgång till biståndsbeslutet. Personalen kan också vid behov ringa anhöriga och prata med ansvarig sjuksköterska.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6950/2014 4(8) Personalen har ett inflyttningssamtal med den enskilde, anhöriga/företrädare, kontaktperson, sjuksköterska och gruppledare. Den sammantagna informationen skrivs ner i en genomförandeplan som ska godkännas och skrivas under av den enskilde. I genomförandeplanen finns alla insatser planerade, allt dokumenteras och finns i en pärm för var och en. Dokumentation gällande socialtjänst och hälso- och sjukvård hålls separata. Den enskilde kan påverka genomförande av insatserna vid inflyttningssamtalet, men även påverka genom att via kroppsspråket visa hur den vill ha det. Personalen har ett bra samarbete med anhöriga vilket är viktigt när enskilda har en demenssjukdom. Nämnden har vid kommunicering förtydligat att ett flertal verksamhetsbesök har gjorts av MAS och verksamhetsutvecklare, ej endast vid inkomna klagomål. Uppföljning Nämnden gör i dagsläget ingen uppföljning gällande de enskildas bedömda behov. Ansvaret för uppföljningen överlämnas till det särskilda boendet. Planering finns att det ska utredas och fattas beslut om insatser på individnivå för att kunna följa upp, vid förändrade behov hos de enskilda fattas inget nytt beslut i dagsläget. Nämnden far information mer övergripande på uppföljningsmöten när det gäller lediga rum, vårdtyngd och så vidare men inte på individnivå. I ledningssystemet finns riktlinjer som säger att biståndhandläggare ska göra uppföljningar men det sker inte idag. Ramverket finns men det är inte praktiskt genomfört ännu. Gällande enskild utförare säkerställer nämnden kontroll och uppföljning genom ett generellt avtal där det alltid finns beskrivet hur samverkan ska möjliggöras med exteni huvudman enligt ordförande i vård och socialutskottet. Vikarierande regionchef uppger att de alltid lämnar över alla verksamhetsrapporter till nämnden som också varit och besökt Myltblomman. Detta i samband med förlängning av avtalet som löper årsvis. Den enskilda utföraren har även besökt nämnden. I övrigt har nämnden möjlighet till kontroll via klagomålshanteringen och i avvikelsesystemet. Nämnden har i samband med ett klagomål gjort tillsynsbesök, både oanmält och planerat. På Myltblomman har man en bra vikariepool men ibland vid till exempel magsjuka då kan det bli problem att få tag på personal, men det ordnar sig alltid och det inträffar inte ofta. En faktor som kan påverka genomförandet av planerade insatser i längden är att MAS och sjuksköterskor på Myltblomman haft svårigheter att få till månadsträffarna. Samarbetet fungerar dock bra och man kan alltid ringa till MAS uppger regionchef och gruppledare.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6950/2014 5(8) Via internrevisonen en gång per år sker egenkontroll av den enskilda verksamheten, då går man igenom alla rutiner. Personalen får frågor hur de arbetar som sedan jämförs med rutinerna. Möjligheter för anhöriga och enskild att lämna synpunkter och klagomål finns, brukar- och anhörigenkät ges ut samt att externa revisorer kan tas in. Nämnden hålls underrättad om resultatet av enkäterna. Allt dokumenteras vid internrevisionen, avvikelser rapporteras på samverkansmöten samt årsberättelser delges nämnden. Via MAS och verksamhetsutvecklare ska uppgifter som lämnas av den enskilda verksamheten föras vidare till nämnden, det har tyvärr inte fungerat så bra. Nämnden behöver arbeta vidare på det så det blir bättre spridning. Nämnden har vid kommunicering framfört att verksamheten har fattat beslut på att insatser i SÄB0 ska införas under år 2014, dock finns ännu inget politiskt beslut på detta. Nämnden känner till den nya förskriften gällande ansvaret för personer med demenssjukdom och bemanning i särskilda boenden, SOSFS 2012:12. Dokumentgranskning Biståndsutredning och bistå ndsbeslut Utredning och beslut för två män och tre kvinnor har granskats. Av granskningen framgår att samtliga har utredning och biståndsbeslut om särskilt boende. Biståndsbeslut om insatser i boendet finns inte. Det framgår delvis för fyra granskade ärenden vilket behov av stöd den enskilde har. I ett granskat ärende framgår det inte alls. Det framgår inte i något granskat ärende hur överlämnandet av uppgifter till utföraren gått till. Inte heller framgår om biståndshandläggare i de fem granskade ärendena följer upp den beviljade insatsen. Nämndens övriga dokumentation Av de granskade ärendena framgår det i två ärenden att beslutet verkställts. Inte i något av de fem granskade ärendena framgår det vem som tagit emot uppdraget att verkställa beslutet. Genomförandeplan och social dokumentation under genomförandet Samtliga fem granskade ärenden har en genomförandeplan där det i hög utsträckning framgår hur insatserna ska genomföras för fyra ärenden och i ett av ärendena framgår det helt och hållet. Genomförandeplanerna utgår inte i hög grad från biståndsutredningen/beslut när det gäller tre av ärendena och i två ärenden utgår det inte alls. Uppgifterna i genomförandeplanen kommer från den enskilde själv, gruppledare och kontaktperson. 1 samtliga granskade ärenden framgår vilka som varit

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6950/2014 6(8) delaktiga i upprättandet av planen och vilka insatser som ska genomföras samt uppföljning gällande de tre som bott längst tid. Det framgår inte i något av de granskade ärendena om uppföljningarna återkopplas till nämnden Målen för insatserna framgår i fyra granskade ärenden och i ett framgår målen delvis. När insatserna ska genomföras framgår i tre granskade ärenden och delvis i två. Hur insatserna ska genomföras framgår delvis i fyra granskade ärenden och helt i ett ärende. Nämndens skriftliga redogörelse Nämndens redogörelse för hur de säkerställer att bedömda behov av hjälp och stöd till den enskilde tillgodoses på det särskilda boendet är genom biståndshandläggarnas och verkställighetens arbete och uppföljning samt den systematiska verksamhetsuppföljningen. Nämnden har ett ledningssystem för att kunna säkra kvaliteten i verksamheten. Resultat/åtgärder redovisas i utskott och nämnd. En gång per år sker genomgång och analys av äldreomsorgen i Bergs kommun. Utvecklingsledare och MAS gör anmälda och oanmälda verksamhetsbesök, granskar bland annat dokumentation, genomförandeplaner, HSL-journal. Kontroll görs utifrån verksamhetens vision, värdegrund och mål samt egenkontroll i form av självskattningsdokument. Avvikelser sammanställs och redovisas för nämnd en gång per år, brukarundersökning från och med 2013 finns på enhetsnivå. Kommunen och externa utförare har regelbundna träffar, HSL journalgranskning genomförs där resultatet återförs till verksamheten. Rutiner för klagomålshantering och anmälningar enligt Lex Sarah och Lex Maria finns dokumenterat. Från och med hösten 2014 kommer kvalitetskrav för äldreomsorgen i Bergs kommun att gälla, verksamheterna kommer att följas upp och granskas. Verksamheterna kommer att vara skyldiga att lämna in en redogörelse för hur kraven uppnåtts. Under 2014 planeras även äldres behov i centrum, ÄBIC införas för att få en mer rättssäker och likvärdig bedömning och ge den enskilde ökade möjligheter att medverka i utredning, planering och uppföljning av stödet. Genomförande plan ska vara tillgänglig för biståndshandläggare senast 14 dagar efter det att beslutet verkställts för att möjliggöra uppföljning av beviljade insatser minst en gång per år. Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser 3 kap. 5 socialtjänstlagen (2001:453) SoL 4 kap.5 och 6 kap. 1 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6950/2014 7(8) Bedömning Enligt 3 kap. 5 SoL ska socialnämndens insatser för den enskilde utformas och genomföras tillsammans med honom eller henne. IVO:s bedömning är att den enskilde och eller deras närstående ges möjlighet till inflytande över insatsernas utformning på Myltblomman då personalen har ett inflyttningssamtal där de erbjuds delta samt läsa och påverka genomförandeplanens innehåll. Denna delaktighet dokumenteras genom att nämnda personer undertecknar aktuell genomförandeplan. Nämnden uppger i sin skriftliga redogörelse att de har ett ledningssystem för att säkra kvaliteten i Bergs kommun. Planering finns att arbeta för en mer rättssäker och likvärdig bedömning för den enskilde och möjliggöra för biståndshandläggarna att följa upp beviljade insatser. IVO konstaterar att det inte i någon av de fem granskade utredningarna framgår vilket behov av stöd den enskilde har i tillräckligt stor utsträckning för att säkerställa en rättssäker behovsbedömning. Vidare framgår det ej heller i dokumentationen vem som tagit emot uppdraget att verkställa beslutet i någon av dessa fem. Biståndsbeslutet är den slutgiltiga beställningen till utföraren och det är utifrån det tjänsten ska levereras. Nämnden fattar inga särskilda biståndsbeslut om vilka hemtjänstinsatser den enskilde ska ges vid det särskilda boendet. Dessa insatser fastställs istället genom att omsorgspersonalen inhämtar information från nämndens andra verksamheter för att fastställa vilket behov av hjälp och stöd den enskilde har när denne flyttar in på boendet. IVO vill understryka vikten av att nämnden ser till att de enskildas individuella behov av stöd och hjälp följs upp på ett systematiskt sätt. Enligt 4 kap. 5 Socialstyrelsens förskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska nämnden i sitt ledningssystem identifiera de processer där samverkan behövs för att säkerställa verksamhetens kvalitet. Det ska framgå i processer och rutiner hur samverkan ska ske. Enligt 6 kap. 1 SOSFS 2011:9 ska den som bedriver socialtjänst säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Tillsynen har visat att nämndens ledningssystem innehåller riktlinjer som säger att biståndshandläggare ska göra uppföljningar, men att det inte sker. Hur samverkan och informationsöverföring ska bedrivas ska finnas definierad i ledningssystemet i enlighet med 4 kap. 5 och 6 SOSFS 2011:9 mellan de som har nödvändig information

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6950/2014 8(8) exempelsvis biståndshandläggare. IVO kan konstatera att utredningarna inte beskriver i tillräckligt stor utsträckning den enskildes behov av stöd och hjälp. Nämnden ska därför säkerställa att uppföljning av biståndsbeslut samt samverkan och informationsöverföring sker i enlighet med upprättade rutiner som finns i ledningssystemet. Beslut i detta ärende har fattats av enhetschef Britt-Marie Hallin. I den slutliga handläggningen har inspektörerna Ida Pontffi och Cecilia Marklund deltagit. Inspektör Maria Johagen har varit föredragande. För Inspektionen för vård och omsorg Britt-Marie Hallin Maria Johagen Kopia till: Verksamhetschef Mats Nygren, Vallmovägen 8, 840 40 Svenstavik.

BESLUT inspektionen förvårdochomsorg 2014-06-23 Dnr 8.5-6234/20141(6) Avdelning öst Sofia Urby Engren Sofia.urby@ivo.se Botkyrka kommun Vård- och omsorgsnämnden 147 85 Tumba 2-- Ärendet Tillsyn av nämndens ansvar för äldres bedömda behov vid särskilt boende Kärsdala vård- och omsorgsboende, Botkyrka kommun. Beslut Ärendet avslutas. Bakgrund Inspektionen för vård och omsorg, IVO, har under 2014 fått i uppdrag att genomföra tillsyn av socialnämndernas ansvar för särskilt boende för äldre enligt socialtjänstlagen (2001:453). IVO ska granska att socialnämnderna säkerställer att den äldres bedömda behov av stöd och hjälp tillgodoses. Uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet (Socialdepartementet) senast den 31 oktober 2014. Underlag för tillsynen Skriftlig redogörelse från vård- och omsorgsnämnden Biståndsbeslut med utredning för fem personer boende på Kärsdala vård och omsorgsboende Social dokumentation i genomförandet i form av genomförandeplaner och personalens löpande anteckningar för nämnda fem personer Intervju med personal vid Kärsdala vård- och omsorgsboende Intervju med vård- och omsorgsnämndens ordförande, Verksamhetschef för äldreomsorgen, enhetschef för myndighetsutövning, biståndshandläggare och enhetschef och biträdande enhetschef på Kärsdala. Protokoll från genomförda intervjuer som legat till grund for IVO:s beslut har faktagranskats av vård- och omsorgsnämnden. 690 / Inspektionen för vård och omsorg N x - "" Csi Box 6202 >102 34 Stockholm Telefon 010-788 50 00 registrator@ivo.se www.ivo.se Fax +46 010-788 56 46 Org nr 202100-6537

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6234/2014 2(6) Redovisning av tillsynen Uppgifter lämnade vid intervjuerna Överlämnande av uppdrag och informationfrån beslutande nämnd till den som genomför insatsen Ansökningar om särskilda boendeformer utreds av biståndshandläggare, utredningsunderlaget lämnas sedan till enhetschef som fattar beslut om insats. När särskilt boende beviljas, fattas ett beslut. Något särskilt beslut om insatserna som ska ges på boendet fattas inte. Utredningsunderlaget delges utföraren och det innehåller information om den hjälp och stöd den äldre behöver. Biståndshandläggarna sätter ett övergripande mål för insatsen särskilt boende. Ett stort ansvar ligger hos utföraren att planera i detalj för insatserna som personen behöver för att klara sin vardag. Uppdraget från biståndshandläggama finns i det gemensamma digitala dokumentationssystemet. På boendet är det den personal som är i tjänst när den äldre flyttar in som ansvarar för att information tas emot och förs in i dokumentationssystemet. Personalen på boendet inhämtar även information från närstående och från de som eventuellt bistått med tidigare insatser. Socialnämnden i Botkyrka har ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och rutiner för handläggning framtagna. Arbetssättet är beskrivet i ledningssystemet och det pågår ett arbete med att komplettera det med en beskrivning av hur samverkan mellan myndighetsutövning och utförare ska ske. Idag finns arbetssättet beskrivet i en metodbok som alla har tillgång till. Nämnden planerar för att införa ett nytt handläggningssystem. Mallar för utredning och beslut kommer att förändras. Planering och utförande av insatser Kontaktpersonen på boendet ansvarar för att det upprättas en genomförandeplan inom en månad. Personalen på boendet uppger att informationen i uppdraget från biståndshandläggaren ibland inte är aktuell. Information för att upprätta genomförandeplan inhämtas bland annat från den som tidigare gett insatser, från närstående och från inflyttningssamtal. Vid inflyttningssamtalet deltar kontaktperson, anhöriga, sjuksköterska och arbetsterapeut. Under mötet beskriver personalen på boendet vad de kan erbjuda för hjälp till exempel dusch eller städning en gång i veckan. Utöver genomförandeplan upprättas en arbetsplan som konkretiserar vad som ska göras. Personalen på boendet uppger att de äldre kan påverka insatsernas genomförande och det sker kontinuerligt. Personalen anpassar insatserna till hur de märker att den äldre vill ha det. Genomförandeplanen finns tillgängliga för biståndshandläggarna i det gemensamma digitala dokumentationssystemet.biståndshandläg-

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6234/2014 3(6) garna gör inga individuella bedömningar av de äldres behov. Det ligger i utförarens ansvar att se till att de äldre får den hjälp och det stöd som de har behov av. Personalen på boendet uppger att de alltid har tid att genomföra alla planerade insatser, bemanningen är flexibel och vid behov tas extra personal in. Om en insats inte kan genomföras beror det oftast på att den äldre inte vill ta emot insatsen. Det dokumenteras alltid i den sociala dokumentationen. Personalen beskriver att om det sker vid upprepade tillfällen så diskuteras det i personalgruppen och man försöker motivera den äldre att ta emot hjälp. Det finns ingen rutin att informera biståndshandläggare om detta. Personalen på boendet uppger att det finns en helhetssyn i genomförandeplanen. Hela dygnets behov omfattas och det beskrivs vad, när och hur insatser ska genomföras. I första hand är det fysiska och sociala behov som beskrivs. Existentiella behov beskrivs om det är någon som är aktivt religiös och i vissa genomförandeplaner beskrivs olika förhållningssätt som rekommenderas till exempel vid oro. Personalen på boendet håller sig uppdaterade vad som står i genomförandeplanerna. Efter en längre tids frånvaro läses genomförandeplanerna igenom. Arbetsplanen läses mer kontinuerligt och uppdateras efter varje förändring. Utöver planerna finns andra dokument och system som används som stöd i det dagliga arbetet och de anser att det finns en koppling mellan de dokumenten och det som framkommer i genomförandeplanen. Uppföljning Någon systematisk uppföljning av om det äldres behov av insatser tillgodoses görs inte av biståndshandläggarna. I nämndens ledningssystem framgår att uppföljning ska ske minst en gång per år men det har ännu inte genomförts. Personalen på boendet gör en uppföljning av genomförandeplanerna två gånger per år men biståndshandläggaren informeras inte att en uppföljning genomförts. Ändrad genomförandeplan på grund av ändrade behov föranleder inte något nytt beslut från biståndshandläggaren. Den äldre deltar inte i uppföljning men insatserna anpassas efter hur den äldre visat eller sagt att den vill ha det. Personalen på boendet känner inte till om det sker någon återkoppling av de äldres ändrade behov till biståndshandläggaren men biståndshandläggaren uppger att de har möjlighet att ta del av de förändrade genomförandeplanerna. Vad det gäller nämndens kännedom om de insatser som ges är av god kvalitet sker detta genom de rapporter som delges nämnden. Enhetschefen för verksamhetsutveckling utför en egenkontroll av biståndshandläggningen, det genomförs brukarundersökningar och det sker en slumpvis kontroll av hur dokumentationen genomförs. Syn-

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6234/2014 4(6) punkter och klagomål tas omhand och används i förbättringsarbetet som ständigt pågår. Nämnden har även tagit fram värdighetsgarantier. Socialstyrelsensföreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2012:12) om ansvaretför personer med demenssjukdom och bemanning i särskilda boenden Nänmden känner till de nya föreskrifterna som förväntas träda i kraft i mars 2015. Det pågår en planering för att möta de krav som ställs i föreskriften. Dokumentationsgranskning Biståndsutredning och biståndsbeslut Av det granskade materialet framgår att biståndsbeslut och utredning finns och dessa överlämnas till boendet när beslut ska verkställas. Alla har beslut om särskilt boende, men inget särskilt beslut som utvisar vilka insatser som ska ges. De äldres behov beskrivs i huvudsak under en rubrik, pågående insatser. Där framgår i första hand de fysiska och sociala behoven av hjälp som den äldre har. Social dokumentation under genomförandet I alla granskade akter finns en genomförandeplan som beskriver insatserna till den äldre. Genomförandeplanernautgår från biståndsbeslut eller utredning. Genomförandeplanerna har upprättats av personal på boendet och av vad som går att utläsa från genomförandeplanen har de äldre eller närstående inte varit delaktiga i upprättandet. Det framgår mål för insatserna i alla genomförandeplanerna. I de flesta planerna framgår när och hur insatserna ska genomföras och i alla framgår att de har eller ska följas upp. Nämndens skriftliga redogörelse I nämndens skriftliga redogörelse anges förutom det som tidigare beskrivits, följande. Nämnden uppger att de utreder och fattar beslut om vård- och omsorgsboende och sedan skickar ett uppdrag till verkställande enhet. Utifrån det utformar boendet en genomförandeplan. Det finns en rutin som säger att ansvarig handläggare tar del av genomförandeplaner och ansvarar för att följa upp beslutet och försäkra sig om att den äldre far den insats som enligt utredning och beslut brukaren har behov av. Skälen för beslutet Tillämpliga bestämmelser m.m. 3 kap. 3 socialtjänstlagen (2001:453), SoL

Inspektionen för vård och omsorg Dnr 8.5-6234/2014 5(6) 4 kap. 5 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Proposition 2005/06 s. 118, Nationell utvecklingsplan för vård och omsorg om äldre JO beslut 6 april 2000, dnr 699/1999 JO beslut 23 december 2003, dnr 252-2002 Bedömning Beslut om biståndsinsatser IVO har vid inspektionen funnit förbättringsområden avseende nämndens ansvar att säkerställa att den äldres bedömda behov tillgodoses på särskilt boende. Nämnden fattar inga särskilda biståndsbeslut om vilka hemtjänstinsatser den enskilde ska ges vid det särskilda boendet. Dessa insatser fastställs istället efter att den enskilde flyttat in på boendet genom att personal på det särskilda boendet upprättar en genomförandeplan. Som grund till planens upprättade används biståndshandläggarens utredning/beställning. Det framkommer i granskningen att den informationen som överlämnas inte alltid är aktuell och korrekt. Därmed finns en risk att informationen inte omfattar alla den äldres behov. Genom att ytterligare förbättra rutinerna för informationsöverföring mellan biståndshandläggare och utförare ökar säkerheten att den äldres alla behov tillgodoses. Det ligger i sakens natur att den äldres behov av service och omsorg varierar över tid bl.a. beroende på dennes hälsotillstånd, vilket medför att verksamheten måste ha en flexibilitet avseende de insatser som ges på boendet. Samtidigt föreligger en viss risk för den enskildes rättssäkerhet då detta förfarande kan medföra att andra omständigheter än den enskildes behov avgör vilka insatser som ges. Detta kan t.ex. vara bemanning, schemaläggning, eller att boendet som regel erbjuder dusch eller städning en gång i veckan m.m. Då inget beslut finns om hemtjänstinsatser saknar den enskilde möjlighet att få eventuella önskemål om hjälp på boendet prövat av högre instans. Det finns inget i socialtjänstlagen som fastställer hur detaljerat ett beslut om biståndsinsatser ska vara. JO har i beslut (6 april 2000, dnr 699/1999 och 23 december 2003, dnr 252-2002) uttalat sig om utformning av beslut, där framgår att beslut ska vara tydliga, innehålla vad den enskilde har ansökt om och om beslutet helt eller delvis gått den enskilde emot samt vad beslutet innebär i praktiken. Dessa uttalanden kan tjäna som vägledning. I sammanhanget vill IVO uppmärksamma nämnden på att Socialstyrelsens beslutade föreskrifter och allmänna råd (2012:12) om ansvaret