Produktionsplanering Region Östergötland Dagens tema, 2015-01-01, Förnamn Efternamn
Brister i tillgängligheten
Produktionsplanering För att med patienten i ett kundfokus skapa ett bra flöde, få ökad kontroll på vad som bör göras och vad som görs samt synliggöra och skapa en medvetenhet hos medarbetaren vad vi gör och varför.
Utmaningar/frågeställningar för verksamheten? Jobba aktivt med väntelistor? Koppling mellan produktion och schema? Att hålla vårdgarantin? Att kunna ge tid direkt? Planera ur ett helhetsperspektiv? Att ha koll på resurserna? Att planera utifrån patientbehov? Att följa upp och redovisa utfall? Att ha bra flyt när patienten kommer? Optimala resursscheman
Vad är nyttan? Ger kontroll över verksamhetens inflöden (Behov) Ger möjlighet till kontinuerlig, relevant och tydlig uppföljning o styrning Skapar framförhållning Ger större tydlighet i scheman Skapar ett gemensamt språk och därmed en tydlighet kring vad som ska göras
Regiondirektörens verksamhetsplan 2015 Produktionsplanering enligt LiÖ modellen
Produktionsplaneringscykel
Produktionsplanering Planering av vad som behöver göras utifrån Uppdrag Behov Med hänsyn till Resurstillgång
Detaljeringsgrad/planeringshorisont Detaljeringsgrad Hög Daglig styrning Kortsiktig planering Allokering av av resurser Produktionsplan, kapacitetsplan Långsiktig planering Uppdrag Låg 0-6v 12-20v 1 år 3 år Strategisk planering Planeringshorisont
Produktionsplan En långsiktig produktionsplan visar vad vi ska producera (i antal) av olika produkter över en period om minst 12 månader. Planen ska vara nedbruten till veckonivå så variationer på den nivån är med i planeringen Plan 2013 (antal besök) Årsbehov V1 V2 V3 V52 Nybesök Normal Hand 4000 50 90 90 90 50
Planeringnivå Centrumnivå Sinnescentrum Kliniknivå HPK Klinik Enhetsnivå Mottagning Operation Mottagning
Produktionsplanering en del av Lean
Produktionsplaneringprocess Region Östergötland
Basdata Ta fram/besluta vilka produkter som skall produceras. Definiera vilka resurser och tid som respektive produkt drar
Produkten i långsiktig planering Exempel: Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand
Produkten i långsiktig planering Nybesök Normal Hand Kartlägg de stora patientflöden som finns inom verksamheten. HPK: Hand, Plastik, Brännskada Primärvård: Tillfällig sjukdom, Kronisk sjukdom, BVC, Primärprevention Endokrinmedicin: Osteoporos, Diabetes, Endokrinologi
Produkten i långsiktig planering Nybesök Normal Hand Vad gör vi med patienterna? Nybesök Återbesök Operation Behandling Vårdtillfälle Hembesök Administrativ patientkontakt (Tel. Begreppen ovan kallas produkttyp
Produkten i långsiktig planering Nybesök Normal Hand Mer detaljerad valfri specifikation, t ex: Vårdgivare/nivå: Normal, avancerad, Läkare, SSK, Kurator Resursåtgång: Kort, mellan, lång Undergruppering: Spec av patientgrupp (Rökavvänjning, Barn,..) Tidsåtgång: 15 min, 30 min, 60 min.. Anpassas för varje kliniks behov
Produkten i långsiktig planering Exempel: Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Nybesök Avancerad Hand Produkttyp + Valfri del + Process/Patientflöde
Vad ska planeras? Inte bara produkter Patientkontakt som man inte kan mäta i tid Produkter Övriga aktiviteter Nybesök Normal Hand Admin Forskning Återbesök Normal Hand Jour Rond Operation Normal Hand Brev Remiss Indirekt patientarbete etc etc Definieras i antal som skall Utföras/produceras Definieras som avsatt tid/vecka Övrig administration
Produktkatalogen - Vilka resurser krävs? Produkt Vårdtjänst (Cosmic) Resurs Resursåtgång (timmar) Nybesök Normal Hand Ex. Nybesök Normal Hand Läkare 1 SSK 0,5
Långsiktig planering Hur många besök behöver olika patientgrupper under ett år Hur ser behov 12 månader framåt och vad ska produceras 12 månader framåt Finns resurser för den valda produktionen Hur skall resurser allokeras/fördelas Hur påverkas budgeten av produktionsplanen
Långsiktig planering Arbetsprocess Styrning! Hur ser behovet ut? Antal väntande/kö och prognoser Uppföljning Produktionsplanering Kapacitetsplanering Beslutande möte Produktionsplan & Handlingsplaner Utfall Finns resurser/ kapacitet? Behöver några åtgärder tas?
Hur hittar man behovet? Historik Inflöden Produktion Kö Beläggning. Prognos nya uppdrag nya metoder trender händelser i omvärlden
Produktionsplan - årsnivå Produkt/Vårdtjänst 2014 Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand 2000 1000
Prognos Resurstillgång På årsnivå Vilka resurser kommer vi att ha tillgång till? Förändringar från tidigare? Arbetstid? Förväntad frånvaro?
Resurstillgång per anställd Bruttokapacitet Frånvaro Semester Utbildning Sjukdom etc Övriga aktiviteter Admin Forskning Avdelningsarbete Jour Rond Nettokapacitet Remiss etc Produkter Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Operation Normal Hand
Prognos resurstillgång Vad är vår resurstillgång är under året Resurs Nettokapacitet (timmar) Läkare 10000 DSK 3000 SSK 3800 USK 3600 SUMMA 20400
mantimmar Tillgång Behov Från produkter till kapacitetsbehov Produktkatalog Nybesök Normal Hand Produkter 2014 Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand 2000 1000 Kö (2013) 500 30 2014
Resursåtgång för att täcka behov Produkt/Aktivitet Nybesök Normal Hand Antal LK (tim) DSK (tim) SSK (tim) 2000 2000 1000 DiabSSK (tim) Återbesök Normal Hand Återbesök Kroniker Återbesök BVC Nybesök Primärprevention Administration Möten Telefontid Remissgranskning 1000 1000 500 4000 2400 200 200 3300 2000 500 300 200 500 N/A 2000 300 600 800 N/A 250 80 600 120 N/A 300 600 2000 400 N/A 500 400 200 50 7950 1880 4600 5170
Har vi kapacitet/resurser så det räcker för behovet? Produkt/Aktivitet Läkare DSK SSK DiabSSK Summa Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Återbesök Kroniker Återbesök BVC Nybesök Primärprevention Administration Möten Telefontid Remissgranskning 2000 1000 3000 500 100 600 2400 200 200 3300 10100 2400 300 200 500 2100 2000 300 600 800 6600 250 80 600 120 1660 300 600 2000 400 3900 500 400 200 50 1300 Summa behov 7650 1880 4600 5170 22100 Summa Tillgång 8000 2200 3800 4500 21300 Diff. 350 320-800 -670 140
Vad gör man om det inte går ihop Påverka Behovet Tillgången Chefen styr med strategiska beslut om t ex: Beviljande av ledigheter Arbetstider Kompetensutveckling Fördelning av individers tid Fördelning av arbetsuppgifter mellan yrkeskategorier Standardisera arbetssätt där det är möjligt Prioritering kurser, konferenser etc Beslut om t ex administrativ tid Rekrytering.
Långsiktig planering Arbetsprocess Uppföljning Produktionsplanering Kapacitetsplanering Beslutande möte Produktionsplan & Handlingsplaner
Produktionsplan per vecka Plan 2013 (antal besök) Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand Återbesök Kroniker Årsbehov V1 V2 V3 4000 80 90 90 90 3000 60 70 70 80 4000 0 80 80 80 Återbesök BVC 2000 0 40 40 40
mantimmar Långsiktigplanering/vecka Produktkatalog Nybesök Normal Hand Nybesök Normal Hand V1 V2 V3 80 90 90 90 Återbesök Normal Hand 70 80 80 80 V1 V2 V3
Omsätt lång plan till kort
Kortsiktig planering Omfattar: Schemaläggning av aktiviteter/skapa tidböcker Schemaläggning av resurser Matchning tidbok/resursschema Bokning av patienter
Kortsiktig planering Produktionsplaner från långsiktigplanering Nybesök Normal Hand Återbesök Normal Hand V1 V2 V3 V4 80 90 90 90 90 70 80 80 80 80 Planering av aktiviteter Planering av resurser Godkänn schema Resursscheman och Aktivitetsscheman (Schemamallar/Tidbok) Frånvaroschema
Veckoschema/kortsiktig produktionsplan för mottagning Hur ska planeringen Måndag Tisdag Onsdag se ut på veckonivå för Torsdag Fredag att matcha behovet? Oplanerat Mottagning Oplanerat Mottagning Planerat Operation Oplanerat Oplanerat Operation Planerat Mottagning Hembesök
Produktvariant Vårtjänst Kategori 1 Kategori 2 Produkt Produktvariant Produkttyp + Valfri + Process Delprocess Aktivitet Nybesök Normal Hand Båtbensfraktur Karpaltunnelsyndrom Microkirurgi Avgipsning
Bokningsunderlag Delprocess/Produktvariant Aktivitet/Valfritt Process/Patientflöde Produkt
Produktion - Daglig styrning I den dagliga verksamheten sker avvikelser t ex personal eller patienter som uteblir. Justeringar och anpassningar måste göras..
Uppföljning/Styrning
Uppföljning/Styrning Plan 2013 (antal besök) V1 V2 V3 V4 Plan: Nybesök Normal Hand 80 90 90 90 90 Utfall: Nybesök Normal Hand 60 70 90 70 80 Avvikelse Nybesök Normal Hand -10-20 -20
Olika tidshorisont t ex: Dagligen Veckovis Månadsvis Uppföljning på kliniknivå: verksamhetsnära uppföljning Uppföljning ger underlag till förbättringar i planeringen
Uppföljning på kliniknivå: Verktyg
Olika roller/planeringsperspektiv Uppföljning Basdata Långsiktig planering Kortsiktig planering Produktion Uppdrag Vad, när och hur mycket ska vi producera? Vilka resurser åtgår? Hur planerar vi för att utföra denna planerade produktion? Hur går det för oss och vad får det för konsekvenser? Vilka är våra övergripande riktlinjer? Hur mycket planerar vi att producera och vilka resurser krävs? Vilka resurser finns tillgängliga för produktion? Planeringsverktyg Uppföljningsverktyg Cosmic Verksamhetschef Produktionsplanerare Schemaläggare Bokningsansvarig
Konkreta roller och arbetsuppgifter i processen Ägare av klinikens produktionsplan är verksamhetschefen. Roller, rutiner och arbetssätt ska beskrivas och tillsättas. Flera roller kan innehas av en och samma person. Samverkan; det ska finnas en röd tråd genom alla steg i planeringsprocessen Planeringsperioder Remisshantering Väntelistor Bokning av patient Schemaläggning av aktiviteter och personal m.m.
Roller Centrumstab/Centrumteam Centrumstaben ansvarar för att stötta kliniker i produktionsplaneringsarbetet. Teamet består av t ex ekonom, verksamhetsutvecklare, logistiker, cosmic förvaltning och HR-konsult. Huvudfokus för staben är metodstöd och ledningsstöd. Verksamhetschef (Klinikledning) Driftledningsansvar, vilket betyder ansvar för planering, uppföljning och styrning i nära samarbete med produktionsplanerare. Samarbetar med centrumteam Mottagare av uppdrag Styrning
Roller Produktionsplanerare arbetar på kliniknivå med klinikens långsiktiga planering samt med uppföljning av produktionsvolymer. Samarbetar med centrumteam, ledningsgrupp och klinikens andra planeringsroller. Ta fram produktionsbehov Ta fram produktionsplan Ta fram långsiktledighetsönskemål Uppföljning och styrning av långsiktigplanering Aktivitetsplanerare har till uppgift att lägga aktivitetsscheman(kortsiktig produktionsplan), motsvarande schemamallar i Cosmic, utifrån den långsiktiga produktionsplanen. Arbetar tätt tillsammans med schemaläggare så att planerna blir bra både ur ett aktivitets- och resursperspektiv. Skapa aktivitetsschema utifrån långsiktig produktionsplan
Roller Schemaläggare har till uppgift att resursätta aktiviteterna i aktivitetsschemat med hänsyn till gällande regelverk. Resurser avser klinikens personal och vid behov även andra resurser (t ex inhyrd personal, rum och utrustning). Arbetar tätt tillsammans med aktivitetsplanerare så att planerna blir bra både ur ett aktivitets- och resursperspektiv. Resurssätter aktivitetschemat kopplat till arbetstider Inhämtar och stämmer avvikelser såsom semester, sjukfrånvaro, partiell frånvaro mm ATL kontroller, regelverk mm Bokningsansvarig har till uppgift att boka in patienter och hantera väntelistor. Produktionskoordinator har till uppgift att sköta den löpande driften i verksamheten, planera och koordinera dagarna utifrån saker som sker löpande.
Införande modell - detalj Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Modul 6 7 tillfällen 4 tillfällen 6 tillfällen 5 tillfällen 4 tillfällen 2 tillfällen Dagens tema, 2013-01-01, Förnamn Efternamn
Status balansprojekt 2 piloter 2015, implementering produktionsplanering enligt LiÖ modell inklusive nytt IT stöd (Gat) Färdigutveckling ver 1 nytt IT-stöd (Gat) för långsiktig planering Det finns en Schema-modul i Gat, förstudie gällande användning för LiÖ genomförs under 2015
Kontakt produktionsplanering@regionostergotland.se