Wkassa Handledning för administratörer 1 Inledning...1 2 Arbetssätt...1 3 Administration...2 3.1 Avslut...2 3.2 Generera om filer...2 3.3 Avstämning...2 4 Systemunderhåll...3 4.1 Fasta uppgiter...3 4.1.1 Uppgifter vårdcentral...3 4.1.2 Standardvärde för inmatning...3 4.1.3 Fälkonfiguration...3 4.2 Systeminställningar...3 4.2.1 Skrivarinställning...3 4.2.2 Uppgradering...5 4.3 Koder...6 4.3.1 Taxekoder...6 4.3.2 Kodadministration...7 4.4 Användare...7 5 Returfiler...8 1 Inledning Denna handledning är avsedd för lokala administratörer för Wkassa. På varje kassaställe bör det finnas minst en person som kan hantera enklare inställningar och problem som kan uppstå. Denna person bör i första hand vara den som gör avslut mm. Inmatning av kvitton och makuleringar behandlas inte i denna handledning. 2 Arbetssätt Den som jobbar med Wkassa kommer i stort sett bara att mata in besök och skriva ut kvitton. I vissa fall kan det vara nödvändigt att makulera eller omregistrera kvitton. Vid stängning skall man göra ett avslut. Ett avslut innebär att det görs en sammanräkning av alla besök som man har haft sedan det senaste avslutet. Då genereras även filer som skall skickas till centrala system. På kassaställen som har få besök skall endast kriditbetalning accepteras men på större kassaställen är kontantbetalning tillåten. 1
3 Administration Under administration gör man avslut, genererar om filer och gör avstämningar. 3.1 Avslut Avslut skall göras en gång per dag efter arbetets slut. Man skriver in en signatur och eventuellt en kommentar varefter man klickar på gör avslut. Då visas vilka filer som har genererats och man kan sedan välja att skapa rapporter. Man skall klicka på Visa totalt och sedan skriva ut rapporten, varefter ansvarig person kontrollerar kassan och skriver under på pappret. 3.2 Generera om filer Det finns möjlighet att generera om filer ifall att något tekniskt problem har uppstått. Man väljer för vilket avslut filerna skall genereras om och klickar på Generera. 3.3 Avstämning Man kan under dagens lopp göra avstämningar för att kontrollera att kassan stämmer. Avstämningen gäller per inloggad användare. Man kan skriva en kommentar och sedan skriva ut rapporten. 2
4 Systemunderhåll Den som är administratör kan gå in under menyvalet systemunderhåll. Här kan man göra olika inställningar som påverkar systemet. 4.1 Fasta uppgiter 4.1.1 Uppgifter vårdcentral Här finner man inställningar som namnet på vårdcentralen, adress, telefon mm. Detta är uppgifter som kommer ut på kvittot. 4.1.2 Standardvärde för inmatning Här ställer du in vilka värden som skall visas i kvittoinmatningen. Man väljer värde för varje fält och klickar på Ändra. 4.1.3 Fälkonfiguration Här kan man välja vilka fält som skall visas i kvittoinmatningen. Man väljer Visa eller Visa inte för varje fält och klickar på Uppdatera. 4.2 Systeminställningar Här hanterar man mer avancerade inställningar. De flesta skall vara rätt inställda från början och man bör inte ändra på något om man inte är säker. Längst ner på sidan finns ett par länkar som man ibland kan behäva gå in på. 4.2.1 Skrivarinställning Om du klickar på ovanstående länk, kommer du till sidan: 3
Här kan man starta skrivaren om den har stannat. Kontrollera först att skrivaren är igång (Det skall lysa en grön diod på framsidan). Om skrivaren inte är igång, kontrollera att sladden sitter i och att strömbrytaren på baksidan är tillslagen. Om skrivaren ändå inte skriver ut något kan det bero på att den är stoppad. Gå in under menyvalet Printers. Då visas följande bild. Figur 1 Skrivaren är inte igång Om det ser ut som ovan är skrivaren inte startad. Klicka då på Start Printer. Du kan också pröva att klicka på Print Test Page. Då skall en utskrift starta med en testbild. Figur 2 Srivaren är igång 4
4.2.2 Uppgradering Längst ner på sidan Systeminställningar finns en länk som ser ut så här: Det kan hända att det kommer nya versioner av Wkassa som man måste ha. Då kan man uppgradera programvaran. Om man klickar på Uppgrader programvara så hämtas en ny version från Brings server. Uppgraderingen kan ta lite tid, så man måste vänta tills den är klar. Sedan bör man starta om applikationen för att se ändringarna. Om det inte finns någon ny version på servern händer ingentin utom att ett meddelande talar om att man redan har den senaste versionen. 5
4.3 Koder Under menyvalet koder finns inställninga för koder som man använder. 4.3.1 Taxekoder Taxekoder bestäms av landstinget och om man inte är säker på vilka koder som skall användas bör man ej ändra här. Om man går in på taxekoder visas följande bild. Man kan lägga till en ny kod genom att editera i rutan till vänster och klicka på Lägg till. Man kan även klicka på en viss kod som man vill ändra och editera denna eller ta bort. Vill man bara att en viss kod inte skall visas i kvittoinmatningen kan man klicka bort i rutan visa. 6
4.3.2 Kodadministration Här kan man administrera andra koder. Så som besökstyp, avdelning, kund mm. Det fungerar ungefär på samma sätt som med taxekoder men kom ihåg att välja Typ i Sökalternativ innan du börjar editera. 4.4 Användare En av administratörens uppgifter är att lägga upp användare. Detta gör man under menyvalet Användare. Vill man skapa en ny användare är det bara att skriva in användarens namn, inloggningasnamn och önskat lösenord och klicka på Lägg till. Vill man ändra på en 7
befintlig användare klickar man på användaren i listan och editerar varefter man klickar på Ändra eller Ta bort. 5 Returfiler Returfiler kommer tillbaka från det centrala systemet efter att inskickade filer har bearbetats. Detta brukar göras nattetid, så efter ett avslut kan man vanligen se resultatet dagen efter. Det är den kassaansvariges uppgift att se till så att returfilerna kontrolleras. Detta gör genom att gå in under menyvalet Returfiler och välja GVR-returer, GVR-statistik eller RES-returer. Man väljer ett datumintervall i rutan uppe till höger och klickar på visa. Då ser man en lista på alla filer inom intervallet. Längst till vänster i listan finns en fyrkan som har en viss färg beroende på resultatet. En gul fyrkant visar att filen har skickats men inget svar har kommit. En röd fyrkant visar att något har gått fel och en grön visar att allt har gått bra. Om man har fått en röd fyrkan skall man klicka på filnamnet för att se vad som har hänt. Då visas en lista där man kan se alla fel. Exakt vad man skall göra åt felet är beroende på felets art. Vissa fel kan man ignorera, andra måste man åtgärda genom att omregistrera ett kvitto som ersätter det som har blivit fel. Att i detalj beskriva alla tänkbara fel och åtgärder ligger utanför denna manuals område. Men man skall i alla fall veta att det bara är de poster som är fel som behöver åtgärdas, det är inte så att hela filen måste skickas om bara för att en post har blivit felaktig. Under Statistik kan man se ett diagram som visar antal godkännda registreringar per månad. 8