Byråanstånd i HKU Tanken är att de handläggare som ska upprätta en deklaration eller annan ansvarig också lägger upp ett deklarationsuppdrag för aktuellt år och markerar om byrån ska söka anstånd för kunden eller inte. När den anståndsansvarige senare ska köra Byråanståndsguiden kommer dessa deklarationsuppdrag vara markerade att ingå per automatik. Vi rekommenderar därför att du skapar nytt räkenskapsår för kunderna innan du förbereder ditt byråanstånd, det gör du enklast genom att göra en massredigering. Gå till vyn Byråns kunder/mina kunder, filtrera listan på fysiska personer och år, markera de kunder som ska uppdateras, gå till Verktyg och välj Nytt räkenskapsår. Vi rekommenderar också att du börjar med funktionen Förbered byråanstånd innan du skapar byråanståndsansökan för att få bästa överblick och kontroll över att byrån sökt för rätt kunder. Förbered byråanstånd Gå till menyn Verktyg Byråanstånd - Förbered byråanstånd, alternativt via snabbvalet i Navigeringslistan under rubriken Skatteverket. Den här funktionen ger dig en lista på byråns samtliga kunder som är fysiska personer då det endast är för dem som byråanstånd kan sökas (ej aktiva/avslutade kunder visas inte). Eftersom deklarationsuppdrag ska vara kopplade till den fysiska personen i HKU visas inte de enskilda firmorna i listan då dessa inte ska ingå i byråanståndsansökan. Om du ändå vill att de ska visas, till exempel om det är någon enskild näringsidkare du saknar i listan, kan du klicka i rutan Visa enskilda firmor. Du kan sortera, gruppera och filtrera som vanligt. I de olika kolumnerna visas vilka som kommer att ingå i ansökan, vilka kunder som ingår i en 1
tidigare ansökan för det aktuella inlämningsåret och vilka som ingick i en anståndsansökan föregående år. De som uppfyller villkoren är markerade att ingå. Genom att klicka på en rad får du information om den markerade kunden, exempelvis varför den inte kommer att ingå i anståndet. Du klickar på knapparna Inkludera och Exkludera för att styra vilka kunder som ska komma med i ansökan. När du väljer att inkludera får du information om vad som saknas för att den ska ingå och att programmet kommer att lägga till detta. Längst ner i dialogen finns ett informationsfält med uppgift om totalt antal kunder som du kommer att söka byråanstånd för. När du är klar med urvalet kan du med fördel gå direkt härifrån till Byråanståndsguiden via knappvalet Skapa anstånd för att med hjälp av guiden skapa anståndsfilerna och skicka in byråanståndsansökan till Skatteverket. 2
Skapa byråanståndsansökan med Byråanståndsguiden Du kommer nu till en guide i fem steg som hjälper dig att skapa själva byråanståndsansökan. Steg 1 - Information om uppgiftslämnaren Informationen i första steget hämtas från HKU Admin under Arkiv Byråinformation. Du kan ändra uppgifterna och nästa gång du kör guiden är det istället dessa uppgifter som är ifyllda. Obligatoriska uppgifter är markerade med stjärnor. Du måste även välja ett skattekontor. Klicka på Nästa för att komma vidare. Steg 2 - Välj vilka kunder du vill söka anstånd för Här listas nu de kunder, fysiska personer och dödsbon, som har ett räkenskapsår och ett deklarationsuppdrag för aktuellt år och markeringen Byråanstånd. Har du gått via Förbered byråanstånd är det de kunderna du får upp i listan. I den här vyn kan du begränsa vilka kunder som ska visas genom att välja kontor och/eller kundansvarig. Är det någon som inte ska vara med markerar du kunden och klickar på Ta bort. Du kan välja att lägga till eventuellt saknade kunder genom att klicka på Lägg till. 3
I Lägg till-dialogen får du en lista över alla fysiska personer och dödsbon oavsett vilken status de har. Observera dock att ej aktiva/avslutade kunder inte visas. Du kan även här välja att begränsa sökningen genom att välja Kontor och/eller Kundansvarig. Markera de kunder du vill ha med och klicka på Lägg till för att komma vidare. 4
Nu kommer du tillbaka till Översiktsbilden i steg två. Vill du ha en utskrift har du möjlighet att välja Kopiera tabell som sedan går att klistra in i önskat dokument, exempelvis Excel eller Word. Klicka på Nästa för att komma vidare. Steg 3 - Se din leveransplan I steg tre visas leveransplanen med datum och antal deklarationer som omfattas. Steg 4 - Skapa byråanståndsansökan Välj var du vill spara dina byråanståndsfiler om du inte använder den förvalda lagringsmappen (sökvägen till denna hämtas från Hogia Skatt). Löpnummer, som är en obligatorisk uppgift till Skatteverket, sätts automatiskt. För att skapa de två filerna som sedan ska skickas in till Skatteverket, blanketter.anst och info.anst, klickar du på knappen Skapa byråanståndsansökan. Nu kommer det att skapas en mapp med namnet Anståndsfiler till SKV 20XX-XX-XX_klockslaget under den mapp du har valt för dina anståndsfiler. Varje gång du klickar på Skapa byråanståndsansökan kommer det att skapas en unik mapp med namn enligt ovan i vilken nya filer för blanketter.anst och info.anst kommer att skapas. Det skapas även en byråanståndslista i HKU som du sedan når via Visa tidigare byråanstånd. 5
När filerna är skapade får du nedanstående bild, klicka på Nästa för att få markeringen Ingår i byråanståndslista på uppdraget och guidens sista steg. 6
Steg 5 - Sammanfattning I det sista steget får du en sammanställning av de kunder som ingår i aktuell byråanståndsansökan. Vill du ha en utskrift kan du välja Kopiera tabell och sedan klistra in i önskat dokument, exempelvis Excel eller Word. Ska du skicka in ansökan vid ett senare tillfälle går du då in på Skatteverkets filöverföringstjänst och pekar ut och överför de två sparade anståndsfilerna blanketter.anst och info.anst. Du kan med fördel skicka in ansökan direkt via detta steg i guiden. Välj Kopiera sökväg och klicka sedan på länken till SKVs filöverföringstjänst. Du kommer nu till Skatteverkets filöverföringstjänst och kan där klistra in sökvägen till anståndsfilerna som du tidigare kopierade. Avsluta genom att klicka på Slutför. 7
Skatteverkets filöverföringstjänst I Skatteverkets filöverföringstjänst loggar du in med din e-legitimation eller ditt ELDA-certifikat. Välj först filtyp Anstånd I nästa steg väljer du Överföra filer 8
Klicka på Välj fil och sök upp dina filer alternativt klistra in den kopierade sökvägen. Markera en i taget, klicka på Öppna och sedan Lägg till för både blanketter.anst och info.anst. När du har lagt till de två filerna blanketter.anst och info.anst skickar du in dem till Skatteverket genom att klicka på Överför. Du får en kvittens på dina inskickade filer. Lista över alla som har byråanstånd Om byrån/medarbetaren önskar ha en separat förteckning över alla kunder som ingår i byråanståndsansökan, t ex för att kunna räkna av i takt med inlämningen, finns det två sätt. 1) I historiken, som du når via Visa tidigare byråanstånd, finns alla ansökningar samlade. Genom att markera en ansökan visas detaljerna i nedersta avsnittet. Välj Arkiv Exportera till Excel och spara dokumentet i Excel. Komplettera sedan listan genom att göra på motsvarande sätt för samtliga ansökningar och kopiera tabellen till det första dokumentet du sparade. Härefter krävs en del justeringar och bearbetningar med Excels funktioner för att få den lista som önskas, t ex sorterad eller filtrerad. 2) Ett bättre och enklare alternativ är kanske därför att gå till Förbered byråanstånd. Där kan du först filtrera fram alla kunder för vilka byråanstånd har sökts och också filtrera på Kundansvarig. Välj härefter knappen Excel direkt i förberedelsedialogen. Den filtrerade listan överförs då till Excel. 9
10