Förfrågningsunderlag Upphandling av Creative Digital Director för Swedish Lapland 1. ALLMÄN ORIENTERING... 2 1.1 Upphandlingsförfarande... 2 1.2 Uppdraget... 2 1.3 Pris... 3 1.4 Projektets syfte och målgrupp... 3 2. UPPHANDLINGSVILLKOR... 3 2.1 Allmänt... 3 2.2 Upplysningar... 3 2.3 Uppgifter om anbudsgivaren... 4 2.4 Utvärderingskriterier... 5 3. KOMMERSIELLA VILLKOR... 5 3.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor... 5 3.2 Avgifter... 6 3.3 Dröjsmålsränta... 6 3.4 Hävningsrätt... 6 3.5 Tvist... 6 Bilaga 1.... 8 Swedish Lapland Tourism, Kyrkogatan 13, 972 32 Luleå
FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG - Upphandling av Creative Digital Director 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs utifrån det anbud som är det affärsmässigt mest fördelaktiga. Kriterierna för bedömning av vad som anses vara det affärsmässigt mest fördelaktiga är (utan rangordning): - Kännedom om Swedish Lapland som destination - Kännedom om internationell (online)marknad - God erfarenhet och goda vitsord om tidigare onlineprojekt - Pris 1.2 Uppdraget Swedish Lapland Tourism ek. för. (SLT) har som uppdrag att skapa en för våra medlemmar intressant marknadsplats för deras produkter på www.swedishlapland.com och likväl den självklara marknadsföringskanalen online gentemot den Globala resenären på destinationens nyckelmarknader. För att lyckas med detta behöver SLT se över sajtens innehåll, navigation, design och tekniska förutsättningar för att dela material, sökmotoroptimering, samt back office-miljö. I arbetet ingår även framtagning av strategi för sociala medier och övrig digital närvaro. Detta projekt kommer att ske under översyn och i samarbete med SLT:s kommunikationsansvarige samt eventuellt andra resurser ur organisationen. Utformad som en think tank som samlas regelbundet och/eller efter behov med fokus på 2013. Uppdraget är på konsultbasis. Creative Digital Directorn:s uppdrag är att ta fram konceptuella idéer och strategier kring SLT:s närvaro online. Information om projektet och dess riktning tillhandahålls av kommunikationsansvarige på SLT. Uppdragets effektiva löptid är 10 månader. Startdatum 2013-02-01, slutdatum 2013-12-31. 2
Projektet kan komma att förlängas med ett år efter slutdatum. 1.3 Pris Det angivna priset ska avse nedlagt tid och i förekommande fall resor för uppdragets utförande. 1.4 Projektets syfte och målgrupp Övergripande målet med projektet är att sprida kännedom och väcka intresse för varumärket Swedish Lapland, öka destinationens attraktionskraft samt bidra till ökad omsättning i besöksnäringen. Syftet med www.swedishlapland.com är att dra in trafik från den köpstarka Globala resenären från av SLT utpekade nyckelmarknader, både internationella, nationella och regionala. Exportmogna leverantörer inom Swedish Lapland ska uppleva sajten som en självklar marknadsföringsplattform för deras produkter, att sajten kan leverera relevant trafik till deras produkter/varumärke som kan generera till köp eller leads. Projektets uppdrag blir att säkerställa den tekniska plattformen för att möjliggöra detta och att innehåll, funktioner och strategier upplevs som lättillgängliga, nyskapande och intressanta för att skapa och bibehålla intresse, dra trafik och säkra den digitala närvaron. 2. UPPHANDLINGSVILLKOR 2.1 Allmänt Anbud skall lämnas skriftligt och undertecknat av behörig firmatecknare. Det skall lämnas i slutet och neutralt kuvert och vara märkt med Creative Digital Director 2013. Observera att elektroniskt översända anbud såsom fax, e-post och motsvarande inte godkänns. Anbudet skall ställas till: Swedish Lapland Tourism ekonomisk förening, Annika Fredriksson, Kyrkogatan 13, 972 32 Luleå Anbud skall vara ovanstående tillhanda senast 21 januari 2013, klockan 12.00. Anbudet och tillhörande handlingar skall lämnas på svenska. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Anbudet ska för leverantören vara bindande t.o.m. två månader efter den 21 januari, 2013. 2.2 Upplysningar Upplysningar avseende upphandlingen kan lämnas av: Maria Sirviö, 070-235 28 10, maria@swedishlapland.com. 3
2.3 Uppgifter om anbudsgivaren Leverantören ska även vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Leverantören ska inneha s.k. F- skattesedel. Swedish Lapland Tourism ek. för. kan utesluta en anbudsgivare om anbudsgivaren: - Är i konkurs eller i likvidation, eller är under tvångsförvaltning. - Är föremål för ackord eller tills vidare har inställt betalningarna eller är underkastad näringsförbud. - Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. - Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. - Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen - inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller socialförsäkringsavgifter. - Underlåtit i något väsentligt hänseende lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts enligt ovan Anbudsgivaren skall intyga att denne inte brister i något av ovanstående hänseenden. Detta skall göras genom att fylla i och bifoga följande handlingar: - Sanningsförsäkran (bilaga 1), vilken ska undertecknas av behörig firmatecknare - Intyg från behörig myndighet som utvisar att leverantören har betalat föreskrivna skatter, andra avgifter samt sociala avgifter. Använd blankett SKV 4820 (högst tre månader gammalt). Anbudsgivaren ska vara ett välskött företag med sund och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha stor erfarenhet och relevant kompetens inom det specificerade anbudsområdet vilket ska kunna styrkas genom att bifoga referenser från minst två tidigare eller befintliga kunder som Swedish Lapland Tourism ek. för. kan kontakta. Ange organisationen/företagets namn, adress samt kontaktuppgifter till den person som kan svara på frågor om anbudsgivarens förmåga för var och en av referenserna. Angivande av priser - Alla priser ska anges i svenska kronor - Priserna ska anges som timpris på relevanta tjänster - Priserna ska vara totalpriser, dvs. eventuella avgifter eller övriga kostnader ska ingå - Samtliga priser ska gälla till och med den 31 december 2013. 4
- I det fall oförutsedda kostnader uppstår ska de i förväg meddelas till och godkännas av Swedish Lapland Tourism. 2.4 Utvärderingskriterier - Kännedom om Swedish Lapland som destination * Viktning: 20% - Kännedom om internationell (online)marknad * Viktning: 30% - God erfarenhet och goda vitsord om tidigare onlineprojekt * Viktning: 30% - Pris * Viktning: 20% Dokumenterade, relevanta och framgångsrika referensprojekt är meriterande. Ovanstående kriterier skall tydligt dokumenteras av anbudsgivaren. Anbud som innehåller felaktiga eller ofullständiga uppgifter om sådant som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag och tillhörande bilagor kan komma att förkastas. Utvärderingsskalan är av nedanstående modell: Betyg 5 = Mycket bra Betyg 4 = Bra Betyg 3 = Godkänt Betyg 2 = Dåligt Betyg 1 = Undermåligt Anbud med lägsta pris får 5 poäng, näst lägsta 4 poäng osv. Inget prisanbud får lägre poäng än ett. Swedish Lapland Tourism ek. för. förbehåller sig även rätten att inhämta egna referenser som kan komma att användas som stöd för utvärderingen av respektive anbud. 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor Faktura skall utfärdas av anbudsgivaren efter utförda deluppdrag. Tydlig specifikation av uppdraget samt nedlagd tid och nedlagda kostnader ska anges på fakturan eller fakturaunderlag. Innehav av F- skattsedel och leverantörens momsnummer skall framgå av fakturan. Swedish Lapland Tourism ek. för. betalar leverantörsfakturor per 30 dagar netto efter att - specificerad korrekt faktura kommit oss tillhanda och 5
- arbetet utförts och godkänts 3.2 Avgifter Fakturerings- och expeditionsavgifter medgivs inte. 3.3 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta får debiteras enligt svensk räntelagstiftning. 3.4 Hävningsrätt Swedish Lapland Tourism ek. för. äger rätt att med omedelbar verkan häva upprättat avtal om: - Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter erinran. - Leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation eller eljest är på sådant obestånd att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden - Leverantören inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller domslut. - Leverantören inte innehar för sitt uppdrags utförande erforderliga tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådana efter uppmaning från Swedish Lapland Tourism ek. för. - Leverantören utan godkännande från Swedish Lapland Tourism ek. för. överlåter gällande avtal till annan part. - Leverantören utan överenskommelse antar uppdrag för konkurrerande organisationer. - Leverantören utan överenskommelse lämnar ut information som kan skada verksamheten för Swedish Lapland Tourism ek. för. Leverantören äger rätt att häva detta avtal med omedelbar verkan om - Swedish Lapland Tourism ek. för. i väsentligt hänseende underlåter att fullgöra sina åligganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran från leverantören. 3.5 Tvist Tvister om tolkningen av avtalsbestämmelser eller därtill tillhörande handlingar skall i första hand lösas direkt av avtalsparterna. Kan då förlikning inte nås skall tvisten lösas av Luleå tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har Swedish Lapland Tourism ek. för. 6
tolkningsföreträde. Kontrollera att samtliga handlingar medföljer anbudet enligt följande lista: - Anbud - Sanningsförsäkran (Bil1) - Blankett SKV4820 - Referenser, minst två kontaktpersoner 7
Bilaga 1. SANNINGSFÖRSÄKRAN Swedish Lapland Tourism ek. för. kräver att anbudsgivarna inte har skatteskulder eller andra ej reglerade skulder som strider mot god affärssed. Jag som anbudsgivare försäkrar att bolaget inte har skulder enligt ovan: JA NEJ Swedish Lapland Tourism ek. för. kräver att anbudsgivarna innehar F-skattsedel. Jag som anbudsgivare försäkrar att bolaget innehar F-skattsedel: JA NEJ Underskrift av behörig firmatecknare: Ort/datum Namnteckning Namnförtydligande 8