Föredragningslista Kommunstyrelsens arbetsutskott Plats och tid för sammanträdet Ånge kommunkontor, rum Flataklocken, tisdag den 16 december 2003, kl 09.00 16.00 Föredragande Ärenden Justering Lars Arkegren 208 Ansökan om finansiering av personalresurs - Föreningen Ung Företagsamhet i Västernorrland Margit Mogren 209 Upphandling - Förbruknings- och lekmaterial samt barnvagnar Margit Mogren 210 Upphandling Fordon Margit Mogren Utgår Upphandling - Kemisk/tekniska produkter Margit Mogren 212 Riktlinjer för direktupphandling Göran Fjellström 213 Översyn av ägardirektiven i Ånge Fastighets & Industri AB (ÅFA) Göran Fjellström 214 Översyn av ägardirektiven i Ånge Energi AB Karin Wennberg 215 Förslag till ny taxa för prövning och tillsyn enligt djurskyddslagen Kjell Sundqvist 216 Arrende av del av fastigheten Ånge 31:94 Lars Nyman 217 Kommunal plan angående räddningsinsats för Eka Chemicals AB, Albyfabrikerna Ulf Stecksén 218 Indexjustering av sotningstaxa Kl 13.00 17.00 219 Tematillsyn från länsstyrelsen om kommunal riskhantering Tilläggsärenden 211 Upphandling - Reklambyråtjänster 220 Ånge Golfklubbs ekonomi - Åtgärdsplanering Sten-Ove Danielsson Ordförande Ulf Stecksén Sekreterare ÅNGE KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott 2003-12-16 1 (19) Plats och tid ande Ånge kommunkontor, rum Flataklocken, tisdagen den 16 december 2003, kl 09.00 16.00. Ajournering 12.00-13.00. Sten-Ove Danielsson (s), ordförande Tage Påhlsson (c), vice ordförande Stiven Wiklund (s) Åke Nyhlen, tjänstgörande ersättare för Inga-Britt Söderberg (s) Jan-Eric Berglund (v), tjänstgörande ersättare för Inger Grelsson (v)
Övriga deltagande Ulf Stecksén, kommunsekreterare Göran Fjellström, kommunchef Lars Arkegren, näringslivsutvecklare, 208 Anna Johansson, marknadsförare, 211 Stefan Wallsten, samordnare, 211 Margit Mogren, upphandlingssamordnare, 209-212 Åsa Skarpsvärd, inköpsassistent, 209 Frank Sällström, ekonomichef, 213-214, 220 Kjell Sundqvist, turist- och fritidschef, 216 Lars Nyman, räddningschef, 217, 219 Jan-Erik Eriksson, försvarsdirektör, länsstyrelsen, 219 Håkan Söderholm, länsstyrelsen, 219 Susanne Björkqvist, länsstyrelsen, 219 Lena Sandström, länsstyrelsen, 219 Utses att justera Stiven Wiklund Tage Påhlsson Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, onsdagen 17 december 2003. Paragrafer 208-220 Underskrifter Sekreterare Ordförande Ulf Stecksén Sten-Ove Danielsson Justerande Stiven Wiklund Tage Påhlsson ÅNGE KOMMUN Organ ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2003-12-16 Datum för anslags uppsättande 2003-12-17 Datum för anslags nedtagande Sista dag för överklagande Förvaringsplats för protokollet Ånge kommunkontor 2004-01-09 2004-01-08 Underskrift/anslaget av Utdragsbestyrkande
Au 208 Dnr 03/487 805 Ansökan om finansiering av personalresurs Föreningen Ung Företagsamhet i Västernorrland Föreningen Ung Företagsamhet (UF) i Västernorrland ansöker om 100 kkr i bidrag för 2004. Det gäller fortsättning på finansieringen av den personalresurs som under 2003 funnits för UF-verksamheten i Ånge kommun. Syftet med personalresursen är att fler ungdomar skall välja att driva UF-företag samt att knyta samman den verksamheten med övriga projekt i kommunen. Total kostnad för tjänsten är 400 kkr. Ånge kommuns del har 2003 varit 25 % och ansökan gäller samma del för 2004. - Skrivelse från Ung företagsamhet i Västernorrland 2003-11-27 med bilaga Näringslivsutvecklare Lars Arkegren föredrar ärendet. Framkommer att det finns andra resurser inom kommunen, varför arbetsutskottet är tveksamt till fortsatt engagemang i projektet. Uppdra till Lars Arkegren ta fram mer uppgifter om finansieringen från Sundsvalls och Timrå kommuner samt ta upp ärendet vid nästa sammanträde i arbetsutskottet 7 januari. Au 209 Dnr 03/501 056 Upphandling Förbruknings- och lekmaterial samt barnvagnar Rubricerad upphandling har genomförts som förenklad upphandling. Ref.nr 2003/22. Beräknade kostnader uppgår till ca 300 000 kronor per år. Avtalstid: 2004-01-01--2005-12-31 med förlängningsklausul om 1 år t o m 2006-12-31. - Utvärderingsprotokoll - Anbudssammanställning
Ärendet föredras av upphandlingssamordnare Margit Mogren och inköpsassistent Åsa Skarpsvärd. Ramavtal tecknas med TG Skrivab AB och Brio Lek & Lär. Au 210 Dnr 03/447 057 Upphandling Fordon Samordnad upphandling av fullserviceleasing, finansiell leasing och köp av personbilar, minibussar, pick-uper och lätta lastbilar genomförs av Landstinget Västernorrland och kommunerna Härnösand, Sundsvall, Timrå och Ånge. Landstinget Västernorrlands inköpskontor är samordnare IK 03 Upphandling fordon. kommer att fattas av respektive upphandlande enhet. Ref.nr 2003/23. Fullmakt har lämnats till Landstinget Västernorrland att administrera upphandlingen. Avtalstid: 2004-02-01--2006-01-31 med förlängningsklausul om 1 år t o m 2007-01-31. Ärendet föredras av upphandlingssamordnare Margit Mogren. Ärendet är inte klart för beslut ännu. Margit Mogren lämnar en information om upphandlingen. Informationen noteras. Au 211 Dnr 03/445 055 Upphandling - Reklambyråtjänster Denna upphandling pågår för närvarande och avser reklambyråtjänster där huvudmålet är att profilera Ånge kommun som attraktiv att arbeta, leva och bo i. Det handlar om informationsoch marknadsföringskampanjer riktade till definierade målgrupper där man lyfter fram fördelarna i kommunen som finns i yrkesliv, familjeliv, förkovran och upplevelser. Verksamheten ingår i projektet Ånge Framtid.
Beräknade kostnader uppgår till ca 500 000 kronor under avtalsperioden. Sista anbudsdag är 2003-11-20. Avtalstid: 2003-11-30 2006-06-30. Tidplanen för projektet är mycket snäv och sammanträdesplanen för arbetsutskottet gör att ärendet inte kan behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott förrän 2003-12-09. För att arbetet skall komma i gång finns därför önskemål om att beslut i ärendet kan delegeras. Ärendet föredras av upphandlingssamordnare Margit Mogren. 2003-11-11, 193 1. Samordnare Stefan Wallsten får i uppdrag att fatta beslut i ärendet. 2. et delges vid nästkommande sammanträde. _ Ärendet har efter önskemål av samordnaren åter anmälts till arbetsutskottet för behandling. Föredragning sker av Anna Johansson, Stefan Wallsten och Margit Mogren. - Utvärderingsprotokoll - Anbudssammanställning Ramavtal tecknas med Matsson Reklam & Info. _ Au 212 Dnr 03/507 059 Riktlinjer för direktupphandling I Lagen om offentlig upphandling (LOU) 6 kap. regleras upphandlingar som understiger de tröskelvärden som anges i 2-5 kap. mm. Citat ur lagtexten: 2 Upphandling skall göras genom förenklad upphandling eller urvalsupphandling.
Direktupphandling får dock användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Enheten skall vid behov fastställa riktlinjer för användning av direktupphandling. Lag (2002:594) Kommunstyrelsen fastställde 1999-06-01, 109 riktlinjer för direktupphandling. Vid låga beloppsgränser måste flera formella upphandlingar genomföras vilket medför ett omfattande administrativt arbete både centralt och ute i förvaltningarna. En höjning av beloppsgränserna kan bidra till att minska administrationen och att den centrala inköpsfunktionen koncentreras till centrala ramavtal. Ekonomienhetens skrivelse 2003-12-08. Ärendet föredras av upphandlingssamordnare Margit Mogren. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Följande riktlinjer skall gälla vid direktupphandling: Direktupphandling får användas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Direktupphandling får dock endast avse enstaka mindre upphandling. Vid upprepade upphandlingar bör upphandling ske enligt LOU och ramavtal tecknas för varan eller tjänsten. Direktupphandling får tillämpas inom följande beloppsgränser exklusive mervärdeskatt: Varor Tjänster Konsulttjänster Ett basbelopp Tre basbelopp Fem basbelopp Vid direktupphandling får avsteg inte göras från affärsmässigheten. Innan direktupphandling sker skall prisjämförelser göras och dokumenteras och finnas tillgänglig för internkontroll. Riktlinjerna skall gälla fr o m 2004-02-01. Au 213 Dnr 00/189 107 Översyn av Ägardirektiv för Ånge Fastighets & Industri AB (ÅFA)
Kommunstyrelsen har att utöva ägaransvar över de kommunala bolagen. Ägardirektiven är det dokument i vilket ägaren ger sina direktiv till bolaget angående dess verksamhet m.m. Nuvarande ägardirektiv antogs av kommunfullmäktige 2003-02-24, 17. - Ägardirektiv för Ånge Fastighets & Industri AB (ÅFA) Kommunchef Göran Fjellström och ekonomichef Frank Sällström föredrar ärendet. Kommunchefen och ekonomichefen får i uppdrag lämna förslag utifrån förd diskussion till nästa sammanträde i arbetsutskott. Au 214 Dnr 02/482 101 Översyn av ägardirektiv för Ånge Energi AB Kommunstyrelsen har att utöva ägaransvar över de kommunala bolagen. Ägardirektiven är det dokument i vilket ägaren ger sina direktiv till bolaget angående dess verksamhet m.m. Nuvarande ägardirektiv antogs av kommunfullmäktige 2003-02-24, 18. - Ägardirektiv för Ånge Energi AB Ärendet föredras av kommunchef Göran Fjellström och ekonomichef Frank Sällström. Kommunchefen och ekonomichefen får i uppdrag lämna förslag utifrån förd diskussion till nästa sammanträde i arbetsutskott. Au 215 Dnr 03/498 484 Förslag till ny taxa för prövning och tillsyn enligt djurskyddslagen
Miljönämnden förslår kommunfullmäktige godkänna förslag till ny djurskyddstaxa enligt bilaga. - Miljönämnden 2003-11-20, 77 - Yttrande av bygg- och miljöchefen om förslag till taxa för prövning och tillsyn enligt djurskyddslagen - Taxa inom djurskyddslagens (1988:534) område Bygg- och miljöchefen Karin Wennberg föredrar ärendet vid arbetsutskottets sammanträde 2003-12-09 på grund av tjänsteresa vid dagens möte. Förslaget från miljönämnden innebär något lägre taxa än Kommunförbundets underlag. För tydliggörande har vissa omformuleringar gjorts i 11 och 12. Föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige godkänna föreliggande förslag till ny djurskyddstaxa. Au 216 Dnr 02/388 247 Arrende av del av fastigheten Ånge 31:94 Humanistiska nämnden har en begränsning i sin delegationsrätt att arrendera ut kommunal mark till 5 år. Ånge IF vill arrendera del av fastigheten Ånge 31:94 under 10 år för att nyttjas som fotbollsplan. - Humanistiska nämnden 2003-11-27, 208 - Avtal om fastighetsarrende Turist- och fritidschef Kjell Sundqvist föredrar ärendet. Föreslå kommunstyrelsen arrendera ut del av fastigheten Ånge 31:94 under 10 år för att nyttjas som fotbollsplan. Au 217 Dnr 03/508 501 Kommunal planering angående räddningsinsats för Eka Chemicals AB, Albyfabrikerna
Enligt 69 i räddningstjänstförordningen ska kommunen upprätta en kommunal plan för räddningsinsats för verksamheter som omfattas av kravet på säkerhetsrapport enligt 10 Lagen om åtgärder för att förebygga och begränsa skador till följd av kemikalieolyckor (1999:381). Eka Chemicals AB, Albyfabrikerna, omfattas genom sin hantering av kemikalier och då främst väteperoxid, natrium- och kaliumklorat av denna lag. Lagens syfte är att förebygga allvarliga kemikalieolyckor och begränsa följderna av sådana olyckor för människors hälsa och miljö. Lagen är indelad i två kravnivåer beroende på hanterad mängd och typ av kemikalie. Ansvaret för att verksamheten uppfyller bestämmelserna i lagen, förordningen och dess föreskrifter åvilar verksamhetsutövaren, d.v.s. Eka medan länsstyrelsen utgör tillsynsmyndighet. Kommunen ansvarar enligt räddningstjänstförordningen för att en kommunal plan för räddningsinsats upprättas för alla anläggningar som omfattas av den högre nivån. Berörda skall informeras vilket sker genom ett informationsblad och hemsidan. Det är räddningstjänsten som skall svara för att kommunen uppfyller sina skyldigheter enligt denna lag. Kommunens plan för räddningsinsatser skall upprättas i samverkan med verksamhetsutövaren och allmänheten ska på lämpligt sätt kunna lämna synpunkter på planen. Planen har därför varit utställd. Planen skall inges till länsstyrelsen samt förnyas vart 3:e år. - Kommunal planering angående räddningsinsats för Eka Chemicals AB, Albyfabrikerna Räddningschef Lars Nyman föredrar ärendet. Sten-Ove Danielsson föreslår att plan skall döpas om till planering vilket blir arbetsutskottets beslut till förslag till kommunstyrelsen. Föreslå kommunstyrelsen anta föreliggande planering angående räddningsinsats för Eka Chemicals AB, Albyfabrikerna. Au 218 Dnr 03/426 174 Indexjustering av sotningstaxa
Sveriges Skorstensfejarmästares Riksförbund hemställer för medlemmen skorstensfejarmästaren Håkan Lundings räkning om justering av sotningstaxan och det kommunala årsarvodet med sotningsindex från 2004-04-01. De centrala parterna Kommunförbundet och Skorstensfejarmästarnas Riksförbund har träffat överenskommelse om tillämpning av sotningsindex för justering av sotningstaxa och årsarvode. Överenskommelsen redovisas i bifogat cirkulär från Kommunförbundet. Genom antagande av sotningsindex justeras sotningstaxan och årsarvodet från 2004-04-01 utan ytterligare beslut från kommunen och undviks ytterligare beslut av kommunen och undviks retroaktiv tillämpning av taxan eller kompensation för senarelagd höjning. Sotningsindex framräknas med 80 % av löneökningar bestående av lönerelaterade kostnader och 20 % av förändringen av KPI, konsumentprisindex, under föregående 12-månadersperiod. Lönedelen beräknas på ändrade kostnader för löner enligt branschens riksavtal, dock högst motsvarande Huvudöverenskommelsen mellan Svenska Kommunförbundet och Svenska Kommunalarbetareförbundet. För tillämpning av sotningsindex ändras 9 Ersättning i gällande entreprenadavtal på sätt som redovisas i bilaga 2 till Kommunförbundets cirkulär. - Kommunförbundets cirkulär 2002:83 - Indexjustering av sotningstaxa med två bilagor Kommunsekreterare Ulf Stecksén föredrar ärendet. Föreslå kommunstyrelsen förslå kommunfullmäktige 1 Sotningstaxan och det kommunala årsarvodet från 2004-04-01 regleras enligt Kommunförbundets cirkulär 2003:83 Indexjustering av sotningstaxa 2 9 Ersättning i mellanvarande entreprenadavtal ändras i enlighet med bilaga 2 till cirkuläret Notering Uppdra till kommunsekreteraren att kontrollera Kommunförbundets avsikt beträffande hur länge förslaget avtal skall gälla och uppsägningstid.
Au 219 Dnr 03/202 170 Tematillsyn från länsstyrelsen om kommunal riskhantering Länsstyrelsen vill genomföra tillsynsbesök i länets kommuner i enlighet med den långtidsplan som fastställs för verksamheten. Besöket skall betraktas som en tematillsyn och diskutera riskhantering. Kommunen bör tänka igenom hur långt man kommit i sitt arbete med riskhantering och vilka som medverkar inom riskplaneringen inom kommunen. Länsstyrelsen har därför hemställt att få träffa företrädare för kommunen både på tjänstemanna- som förtroendemannasidan. Länsstyrelsen representeras av ansvariga inom räddningstjänst, fysisk planering samt någon med ansvar för Sevesofrågor. - Skrivelser från länsstyrelsen daterade 2003-05-02 och 2003-10-02 Försvarsdirektör Jan-Erik Eriksson, Håkan Söderholm, Susanne Björkqvist och Lena Sandström deltar i en överläggning med kommunstyrelsens arbetsutskott samt räddningschef och kommunchef. Jan-Erik Eriksson redogör för bakgrunden till dagens tematillsyn som rör kommunal riskhantering. Tillsynsverksamheten är uppbyggd i tre nivåer. Landsövergripande genom räddningsverket, länsstyrelse- och kommunnivå. Man arbetar efter fyra tillsynsmodeller. En som arbetar brett och djupt, tematillsyn, fördjupad tillsyn mot räddningstjänsten och insatstillsyn. Susanne Björkqvist går igenom Lag om åtgärder för att begränsa kemiska olyckor. Länsstyrelsen har tagit fram ett frågeformulär för dagens genomgång, vilket innehåller olika områden som t ex policy och mål, organisation, etc. Håkan Söderholm skriver protokoll som sedan stäms av med räddningschefen. Håkan Söderholm går igenom frågeformuläret, vilket tar större delen av tiden för överläggningarna. Länsstyrelsen vill också komma ut på en presentationsrunda efter årsskiftet och träffa räddningsnämnden och alla förvaltningschefer. Konstateras att arbetsutskottet har möte 3 eller 10 februari och att detta skulle vara lämpliga dagar. Länsstyrelsen har funnit det angeläget att få komma ut till kommunerna och i dialog få diskutera det framtida arbetet med risk-
och sårbarhetsanalyser, områdesansvar, implementeringen av de nya lagarna om skydd mot olyckor och extraordinära händelser samt planeringsarbetet i övrigt i dess vidaste bemärkelse samt eventuella behov av stöd. Målet med mötet är att man skall få fördjupad insikt om den egna organisationens nya arbetsuppgifter och ansvar med anledning av ny lagstiftning. Dessutom att känna till vilka åtgärder som krävs för att leva upp till ansvaret och veta vilket stöd kommunen kan få i det kommande planeringsarbetet. Ordna ett uppföljande möte enligt länsstyrelsens önskemål den 3 eller 10 februari. Au 220 Dnr 03/124 805 Ånge Golfklubbs ekonomi Åtgärdsplanering Kommunstyrelsen har 2003-12-15 avgett en avsiktsförklaring enligt nedan beträffande att komma tillrätta med Ånge Golfklubb ekonomiska problem: 1 Under förutsättning att Ånge Golfklubb kan lösa minst 3 mkr av banklånet så tar Ånge kommun över resterande lånedel om 5 mkr. Resultatet skall vara att Ånge kommun är helt befriad från sitt borgensåtagande om 8 mkr. 2 Försälja marken som golfbanan som ligger på för 66 kkr. 3 Efterskänka Ånge Golfklubb det lån om 300 kkr som beviljades av kommunstyrelsen 2003-06-03. Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till kommunchef och ekonomichef att arbeta vidare efter förd diskussion i enlighet med den föreslagna avsiktsförklaringen och till kommunstyrelsemöte 2004-01- 20 ha förslag på köpehandlingar färdiga. - Trepartsavtal och åtgärdsplan av ekonomichefen Ekonomichef Frank Sällström presenterar en åtgärdsplanering med praktiska konsekvenser av den avsiktsförklaring som kommunstyrelsen beslutade 2003-12-15. Dessutom ett förslag på trepartsavtal mellan kommunen, golfklubben och Lars-Erik Gustafssons bolag.
Godkänna ekonomichefens trepartsavtal och åtgärdsplanering.