Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-2045/14 Sida 1 (9) 2014-06-02 SSA 2014:07 Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB Närvarande från bolaget: Anne Tawastman Annika Rapp Arvid Strömberg Carina Falk Carina Linnros Muñoz Eva Westling Kristian Arenander Lena Öhrling Marie Eriksson Per-Arne Jandér Chef hyresenheten Administrativ chef/arkivansvarig Registrator Fastighetsassistent Assistent byggprojekt HR-ansvarig IT-chef Administratör Utvecklingschef Upphandlingschef Närvarande från Stadsarkivet: Matilda Ekström Inspektionsförrättare Harald Löfgren Protokollförare SAMMANFATTNING Micasa Fastigheter i Stockholm AB inspekterades den 6 maj 2014. Inspektionen avsåg bolagets hantering av allmänna handlingar pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast 2008. Hanteringen av allmänna handlingar hos bolaget är god, men det finns en del förbättringsområden, främst inom arkivredovisning och gallring. Stadsarkivet konstaterade att bolaget arbetar med arkivfrågor och med att ta fram rutiner för sin dokumenthantering. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (9) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Micasa Fastigheter i Stockholm AB att: - Uppdatera en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar och arkiv. - Uppdatera sina hanteringsanvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. - Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. - Dokumentera tillämpningen av gallringsbeslut 2007:12 i bolagets informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. - Verkställa gallring. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex. ljud- och bildupptagningar, kartor och ritningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningar i riktlinjerna. - Upprätta en arkivförteckningen så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. - Bevaka vilka konsekvenser bolagets flytt till nya lokaler kan innebära för hantering av de allmänna handlingarna. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Micasa Fastigheter i Stockholm AB att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. - Registrera allmänna handlingar med hänsyn till arkivvården. Denna rekommendation gäller registrering av sekretesshandlingar.
Sida 3 (9) - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e- post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. Micasa ska senast den 2014-12-31 inkomma med en åtgärdsrapport där bolaget skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat.
Sida 4 (9) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Micasa fastigheter har tagit fram en arkivpolicy i syfte att fastställa ansvaret för bolagets hantering av allmänna handlingar. Policyn beskriver arkivorganisationen samt hur ansvaret är fördelat. Bolagets administrativa chef är utsedd till arkivansvarig och respektive chef anges som bolagets arkivombud. Arkivpolicyn beskriver ansvar och arbetsuppgifter för arkivansvarig respektive arkivombud. Vid inspektionen framgår det att arkivpolicyn ska revideras. Bolaget menar att den befintliga arkivorganisationen fungerar. Stadsarkivets synpunkt vid inspektionen var att arkivorganisationen borde kompletteras med en praktisk nivå så att det blir tydligt vem som utgör det praktiska arkivarbetet för respektive avdelning och enhet. Uppdatera en ansvarsfördelning för hantering av allmänna handlingar och arkiv. I detta fall handlar det om att uppdatera arkivpolicyn och tydliggöra vem som gör det praktiska arbetet. ANTAGANDE AV ARKIVREGLER Micasa fastigheter har i beslut daterat den 22 april 2008 ( koncernstyrelsens kompletterande ägardirektiv ) antagit stadens arkivregler. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Kunskapsnivån bedöms som god inom bolaget, om än lite varierande. Bolaget upplever att intresse finns för arkivfrågor och kring att hantera handlingar på rätt sätt. Registratorn får regelbundet frågor kring hantering av handlingar. Registrator har på flera personalmöten presenterat information kring bolagets registratur och hantering av allmänna handlingar. Att medverka på större möten anses emellertid av registrator som mindre effektivt. Registratorn menar att det vore mer effektivt att vara med på avdelningsmöten eller att sitta i mindre grupper. I dagsläget ingår inte hantering av allmän handling som en egen punkt i bolagets introduktionsutbildning, men tanken är att den i framtiden ska vara med. Däremot finns visning av registratur och arkiv med som en punkt i den checklista som används när en ny medarbetare påbörjar sin anställning vid bolaget.
Sida 5 (9) Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera nyanställda om hantering av allmänna handlingar enligt regelverket. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Bolaget har central postöppning och diarieföring. Bolaget har goda rutiner för både postöppning och diarieföring. Backup finns för öppning och diarieföring av post då registrator är frånvarande. Posten öppnas centralt av receptionens personal. Registrator går igenom posten, diarieför och fördelar ärenden på handläggare. Diarieföringen av handlingar sker som oftast samma dag som de inkommer. Det förekommer att handlingar lämnas in i efterhand för registrering, men relativt sällan. Bolaget använder en diarieplan baserad på klassificeringsstrukturen. Vid inspektionen anges att klassificeringsstrukturen behöver uppdateras då bolaget har genomgått en del organisationsförändringar. Handlingarna skannas och fil registreras i verksamhetssystemet RMT+, utöver detta förvaras papperskopior till varje ärende i pärm. Handlingar (ex. personal- och ekonomi, upphandling och fastighetshandlingar) förvaras även i dokumentskåp i anslutning till de olika avdelningarna på bolaget. Bolaget har inte upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post vid frånvaro. Det finns inte heller någon enhetlig rutin för att hantera inkommande post under semester eller längre frånvaro. Det framkom vid inspektionen att vissa kollegor bevakar varandras e- post vid frånvaro men det saknas en enhetlig lösning för att hantera inkommande e-post vid längre frånvaro. Det finns ingen enhetlig rutin för hantering av sekretesshandlingar. Sekretess registreras i upphandlingsärenden samt i störningsärenden. Sekretess inom personalhandlingar diarieförs inte i dagsläget utan hålls ordnat på annat sätt. Kravet utifrån offentlighets- och sekretesslagen är emellertid att den ska registreras. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Micasa Fastigheter har tagit fram hanteringsanvisningar för bolagets dokumenthantering. Den del av hanteringsanvisningarna som stadsarkivet tagit del av ser i stort sett bra ut. Det finns dock behov av att uppdatera och revidera anvisningarna, exempelvis sker hänvisning till gallringsbeslut som inte längre gäller. Utöver hanteringsanvisningar finns flertalet rutinbeskrivningar som
Sida 6 (9) beskriver dokumenthanteringen inom olika delar av verksamheten, t ex. upphandling. Bolaget anser att det många gånger är mer effektivt och tydligt att arbeta med flera mindre instruktioner som tydliggör hur dokumenthanteringen på de olika avdelningarna ska ske. Uppdatera sina hanteringsanvisningar för hur allmänna handlingar hanteras. Rekommendationer Registrera allmänna handlingar med hänsyn till arkivvården. Denna rekommendation gäller registrering av sekretess. Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand post samma dag den kommer in, oavsett om den kommer via fax, e-post eller vanlig post. Detta gäller även personadresserad post. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr- och stödverksamheten, t ex upphandling, ekonomi- och löneadministration samt handlingar av ringa betydelse. Det generella gallringsbeslutet 2007:12 om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse är inte dokumenterat i hanteringsanvisningarna. Utöver ovan generella gallringsbeslut finns specifika gallringsbeslut för bolaget, SSA 2007:37 samt SSA 2009:30. Det finns medvetenhet kring vilka gallringsbeslut som finns och som ska tillämpas av bolaget. Vid inspektionen framgick det att det finns behov av nya gallringsbelut och av att göra informationsvärderingar. Det finns också behov av att sammanföra äldre gallringsbeslut till ett. Gallringsbeslut tillämpas inte Bolaget bildades 2005 vilket innebär att tioårsgallringen ännu inte påbörjats. Det framgår emellertid att bolaget generellt verkar ligga efter vad gäller gallring av information, exempelvis är tvåårsgallringen inom personal inte genomförd. Gallring av information inom de digitala systemen är inte heller genomförd, bortsett från besöksloggarna kopplad till receptionens besökshantering.
Sida 7 (9) Utreda möjligheterna till att gallra allmänna handlingar både analoga och digitala och i förekommande fall inkomma med en gallringsframställan till Stadsarkivet. Dokumentera tillämpningen av gallringsbeslut SSA 2007:12 i bolagets informationsredovisning, lämpligtvis i hanteringsanvisningarna. Verkställa gallring. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digitala handlingar Micasa Fastigheter använder ett flertal system för sin hantering av digital information. De mest centrala systemen (bortsett från stadsgemensamma) uppges vara FASAD (fastighetssystem), Visma (ekonomisystem), Hyperdoc (ritningssystem) och Hogia (personal). Bevarandeinformation från FASAD levereras sedan några år till stadens gemensamma e-arkiv. RMT+ används i dagsläget som diarium. Tidigare användes ÄHS, vilket vid avslut migrerades till RMT+. Hemsida och intranät arkiveras årligen. Bolaget har en bildbank med digitala fotografier över verksamheten. Denna hanteras i dagsläget på en serveryta. Det framkom att det finns behov av att se över bildhanteringen och eventuellt få med hanteringen i en framtida framställan om gallring. Skrivmateriel Bolaget använder godkända pennor, papper, aktomslag och arkivkartonger. Skrivare och kopiatorer är levererade av Volvo IT och ska enligt leverantör vara arkivgodkända. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex. ljud- och bildupptagningar, kartor och ritningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar.
Sida 8 (9) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivningen saknas Bolaget saknar i dagsläget en arkivbeskrivning. Micasa Fastigheter fick ett föreläggande vid inspektionen 2008 att upprätta en arkivbeskrivning vilket vid avrapportering av förelägganden också meddelades hade genomförts. Beskrivningen verkar emellertid ha försvunnit sedan dess. Arkivförteckning saknas delvis Micasa Fastigheter saknar delvis i dagsläget en arkivförteckning. Det finns en övergripande struktur men någon volymregistrering har inte genomförts. Upprätta en arkivbeskrivning enligt anvisningarna i riktlinjerna. Upprätta en arkivförteckning så att den kan användas för att söka handlingar (både analoga och digitala) som ska bevaras. Förteckningen ska ge information om var handlingarna förvaras och hur handlingarna kan göras tillgängliga. Om en ny arkivförteckning ska upprättas ska denna utgå från verksamhetens processer. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Micasa Fastigheter ska flytta bolagets huvudkontor till nya lokaler i Husby. Det framkom vid inspektionen att den nya lokalen inte kommer att ha samma möjligheter till förvaring av handlingar som i dagsläget. Bevaka vilka konsekvenser större förändringar (införande/avveckling av IT-stöd, byte av lokaler) kan innebära för hanteringen av de allmänna handlingarna. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Bolaget har två arkivlokaler i anslutning till huvudkontoret. Lokalerna lever upp till kraven som anges i Riksarkivets föreskrifter.
Sida 9 (9) Dokumentskåp används Bolaget förvarar handlingar i skåp med lägre brandklass än EI 120. Bolaget har dispens för att förvara handlingar i skåp brandklassade EI 60 (stadsarkivets beslut SSA 2007:10). 2014-06-02 Inspektionsförrättare Matilda Ekström