Riktlinjer för upphandlingsprocessen vid Mälardalens Högskola 2005

Riktlinjer för upphandlingsprocessen vid Mälardalens Högskola 2005

2005-10-05 Sidan 2 av 18 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 3 2 Upphandlingsprocessen... 3 3 De olika stegen i upphandlingsprocessen... 3 4 Behov... 4 5 Upphandlingsform... 4 5.1 Styrande för val av upphandlingsform... 4 5.2 Tjänster... 4 5.3 Val av upphandlingsform... 5 5.4 Avrop... 5 5.5 Direktupphandling... 6 5.6 Förenklad och öppen upphandling med dess varianter... 6 6 Anskaffningsbeslut... 7 7 Förstudie före eller efter anskaffningsbeslut... 7 8 Tidplan och projektgrupp... 8 8.1 Projektgrupp... 8 8.2 Tidplan... 8 9 Utformning av förfrågningsunderlag... 9 10 Diarieföring...10 11 Annonsering... 10 11.1 Öppen eller selektiv upphandling... 10 11.2 Förenklad eller urvalsupphandling... 11 12 Tid efter annonsering men innan anbudstidens utgång... 11 13 Anbud kommer till högskolan... 11 14 Anbudsöppning... 12 15 Sekretess... 12 16 Utvärdering...13 16.1 Kvalificering... 13 16.2 Prövning... 14 16.3 Godkänd leverantör... 14 16.4 Uteslutande... 14 16.5 Utvärdering... 14 17 Tilldelningsbeslut... 14 17.1 Beslut... 15 17.2 Motivering... 15 18 Tidsfrist... 15 19 Avtal... 16 20 Efterannonsering... 17 21 Begäran om att ta del av anbud... 17 22 Arkivering... 17 23 Uppföljning av avtal... 18 24 Avtalsdatabas... 18

2005-10-05 Sidan 3 av 18 Riktlinjer för upphandlingsprocessen 1 Inledning Syftet med dessa riktlinjer är att vara en användarhandledning, tillsammans med Instruktioner till mallar, för praktiskt arbete med upphandlingar. Upphandlingsguiden ger övergripande information om lagar och regler och andra regler som styr och påverkar upphandlingsarbetet. I riktlinjerna kommer löpande finnas hänvisning till Upphandlingsguiden där fördjupad information finns att läsa. 2 Upphandlingsprocessen Upphandlingsprocessen består av olika steg från att behov av upphandling uppstår fram till tilldelningsbeslut och avtal. Därefter följer uppföljning av avtal och bevakning av förfallodatum i avtalet. Under upphandlingsprocessen och efterföljande uppföljning och bevakning av avtal är flera funktioner inom högskolan inblandade. I Upphandlingsguiden finns att läsa hur ansvaret fördelar sig mellan de olika funktioner och beskrivning över roller. 3 De olika stegen i upphandlingsprocessen De olika stegen i upphandlingsprocessen är i stort nedanstående: Behov Val av upphandlingsform Anskaffningsbeslut Förstudie Tidplan och projektgrupp Utformning av förfrågningsunderlag Diarieföring Annonsering Anbudsöppning Utvärdering Tilldelningsbeslut Avtal Den här beskrivningen omfattar fler rubriker, däribland vad man i övrigt behöver tänka på när en upphandling genomförs och vad som händer efter att avtal undertecknats av båda parterna.

2005-10-05 Sidan 4 av 18 4 Behov Institutionerna och avdelningarna, enheterna, inom högskolan ska enligt upphandlingspolicyn, i samband med det årliga budgetarbetet, se över verksamhetens behov av varor och tjänster för det kommande budgetåret. Enheterna ska informera upphandlingsfunktionen om dessa. Informationen är nödvändig för att upphandlingsenheten ska kunna skapa sig en uppfattning om vilka upphandlingar under året som kan samordnas. Beroende på värdet av de rapporterade upphandlingarna kan val av upphandlingsform göras. Behov kan förstås uppstå av inköp utöver de, av enheterna, planerade och rapporterade inköpen. När behov uppstår löpande under året ska upphandlingsfunktionen informeras för stöd och val av upphandlingsform. 5 Upphandlingsform 5.1 Styrande för val av upphandlingsform Vilken upphandlingsform som ska väljas styrs främst av det sammanlagda beräknade värdet, av inköp av varor eller tjänster av samma typ, för hela avtalstiden inkl ev förlängnings- eller optionsklausuler. Det sammanlagda beräknade värdet bestämmer sedan, generellt sett, upphandlingsformen för varje enskild upphandling inom området för budgetåret. Upphandlingar får inte delas upp i syfte att underskrida tröskelvärden. Omfattar upphandlingen både varor och tjänster bestämmer det högsta beräknade värdet för varan resp tjänsten om det blir en varu- eller tjänsteupphandling. LOU reglerar : varuupphandlingar i 2 kap, byggentreprenader i 3 kap, försörjningssektorn i 4 kap, tjänster i 5 kap upphandlingar under tröskelvärdet i 6 kap. Upphandlingar enligt 3 kap kommenteras inte särskilt i riktlinjerna. 5.2 Tjänster Inom området tjänster skiljer LOU på A- och B-tjänster. B-tjänster omfattas av reglerna i 6 kap LOU, som avser förenklad upphandling, oavsett beräknat värdet på upphandlingen. Skillnaden mellan A- och B-tjänster är att B-tjänsterna anses vara nationellt knutna till Sverige medan A-tjänster anses lämpliga att utsätta för internationell konkurrens. De olika upphandlingsformerna beskrivs närmare i Upphandlingsguiden.

2005-10-05 Sidan 5 av 18 5.3 Val av upphandlingsform Val av upphandlingsform kan beskrivas schematiskt enligt nedan. Därefter följer en beskrivning över de olika formerna. Finns statliga eller lokala ramavtal? Ja Nej Avrop sker av avroparen inom upphandlingsfunktionen Över tröskelvärde för öppen/selektiv upphandling? Ja Nej Tjänst Vara Över högskolans interna tröskelvärden för varor och tjänster A- eller B- tjänst? Öppen eller selektiv upphandling Ja Nej A-tjänst B-tjänst Förenklad- eller urvalsupphandling Direktupphandling Öppen eller selektiv upphandling Förenklad- eller urvalsupphandling 5.4 Avrop Ett avrop uppkommer när samma vara eller tjänst kan upphandlas flera gånger från samma avtal enligt samma, avtalade villkor under hela avtalets löptid. Sådana avtal kallas ramavtal. Det finns både statliga ramavtal som får nyttjas av statliga myndigheter och lokala ramavtal

2005-10-05 Sidan 6 av 18 som högskolan sluter för egen räkning. Det finns mer att läsa om statlig inköpssamordning i Upphandlingsguiden. Har högskolan eget ramavtal inom område där det även finns statligt ramavtal ska högskolan avropa från det egna avtalet. Önskemål om avrop från statliga ramavtal lämnas till avroparen inom upphandlingsfunktionen. Avroparen administrerar avropet i samråd med beställaren. 5.5 Direktupphandling Direktupphandling, enl LOU, får ske när vara eller tjänst av ringa värde ska upphandlas. Synnerliga skäl kan också vara skäl till direktupphandling. Kommer varan eller tjänsten att upphandlas flera gånger under den tidsperiod värde för upphandling beräknas, se Upphandlingsguiden, måste hänsyn tas till om värdet sammanlagt överstiger tröskelvärdet för direktupphandling. Myndigheterna får själva besluta om riktlinjer för direktupphandling. Högskolans aktuella tröskelvärden för direktupphandling redovisas på upphandlingens hemsida. Högskolans tröskelvärden anges i antal prisbasbelopp. Föremål för direktupphandling ska, i möjligaste mån, jämföras mellan olika leverantörer för att, det för högskolan, bästa valet för köp ska kunna göras. En formell anbudsförfrågan med alla ingående delar som vid förenklad eller öppen upphandlingen behöver inte göras. Det är dock lämpligt att undersöka marknaden och begära in offerter från flera leverantörer. En formell beställning lämnas också lämpligen till leverantören. Beställningsformulär finns som mall på hemsidan. Graden av formalitet styrs av värdet av upphandlingen antingen ur penningamässigt perspektiv alternativt ur perspektivet hur viktig varan eller tjänsten är för högskolan. 5.6 Förenklad och öppen upphandling med dess varianter I den fortsatta beskrivningen över upphandlingsprocessen behandlas upphandling över och under tröskelvärdet för s k EU-upphandling, dvs upphandlingar som även måste annonseras i TED-databasen, vid Byrån för europeiska gemenskapens officiella publikationer, för att vara tillgänglig för anbudsgivare i övriga Europa. Mer om annonsering återfinns i Upphandlingsguiden. Efter beräkning av det sammanlagda värdet för den tänkta upphandlingen framkommer om upphandlingen blir en sk EU-upphandling (värdet överskrider tröskelvärdet 130 sdr) eller en förenklad upphandling. Därefter måste ställning tas till om en öppen alternativt selektiv upphandling ska genomföras eller en förenklad alternativt en urvalsupphandling. I vissa undantags fall, som ska användas ytterst restriktivt, kan andra upphandlingsformer komma i fråga. Läs mer om upphandlingsformerna i Upphandlingsguiden.

2005-10-05 Sidan 7 av 18 Nedanstående beskrivning av den fortsatta upphandlingsprocessen rör förenklad/urvals och öppen/selektiv upphandling. 6 Anskaffningsbeslut När behov uppstår av en vara eller tjänst inom högskolan måste enheten göra en rad ställningstaganden inför beslutet: behövs varan/tjänsten köpas in upphandlingens totala värde under hela avtalsperioden skall beräknas inklusive optioner och förlängningsklausuler hur stor kostnaden blir, kontroll behövs av att kostnaden för anskaffningen ryms inom enhetens budget, och dessutom, om det är fråga om en investering, inom respektive enhets låneram finns ramavtal, statligt eller eget? vilken upphandlingsform skall användas d v s är det en varu-, tjänst-, direkt eller entreprenadupphandling Om enheten kommer fram till att upphandlingen behöver göras och det har konstaterats att ramavtal inom omrädet inte finns och att det inte är fråga om en direktupphandling ska ett formellt anskaffningsbeslut fattas. Direktupphandling kan läsas mer om i Upphandlingsguiden. Anskaffningsbeslutet undertecknas av behörig person vid enheten. Beslutet omfattar bl a bakgrund till upphandlingen, vad som ska upphandlas, ev begränsningar vad gäller kostnader eller andra specifika förutsättningar som ska gälla upphandlingen, val av upphandlingsform samt ev annan information som ligger till grund för beslutet. Ett undertecknat anskaffningsbeslut är det formella starten av en upphandling. I det fall upphandlingsfunktionen ska utföra upphandlingen är anskaffningsbeslutet ges uppdraget genom beslutet. Mall för anskaffningsbeslut finns på hemsidan under Mallar och instruktioner. 7 Förstudie före eller efter anskaffningsbeslut I samband med anskaffningsbeslutet rekommenderar upphandlingsfunktionen att en marknadsundersökning göras för att inventera vad marknaden har att erbjuda inom området. Inom vissa områden för upphandling kan det finnas flera alternativa objekt som kan fylla högskolan behov av vara eller tjänst. Marknadsundersökningen kan då även ha som syfte klargöra vilket alternativ som har störst fördelar för högskolan. Står institutionen eller avdelningen inför ett omfattande inköp, antingen i kronor eller i påverkan på verksamheten, rekommenderas att en förstudien utförs innan förfrågningsunderlaget formuleras. Förstudien kan omfatta: kartläggning av vilka leverantörer som finns inom området

2005-10-05 Sidan 8 av 18 vilka objekt eller liknande objekt finns egenskaper hos objekten hos de olika leverantörerna ev studiebesök hos fler än en leverantör kostnader Resultatet kan med fördel dokumenteras i en rapport med förslagsvis nedanstående innehåll: bakgrunden till inköpet fakta från marknadsundersökningen för- och nackdelar med olika alternativ slutsatser Förstudien ligger till grund för beslut om upphandling ska genomföras eller ej alternativt som grund till utformning av förfrågningsunderlaget. Upphandlar inst/avd vara eller tjänst av mindre omfattning är det inte nödvändigt med en lika långtgående analys. Inför direktupphandlingar bör också objekt från flera leverantörer jämföras, hur omfattande jämförelse bestäms utifrån värdet på upphandlingen. 8 Tidplan och projektgrupp 8.1 Projektgrupp I samband med att behörig person vid inst/avd undertecknar anskaffningsbeslutet bildas en projektgrupp, större eller mindre, beroende på upphandlings art och omfattning. Projektgruppen ska som minimum bestå av handläggaren av upphandlingen samt en specialist inom området för upphandlingen. Arbetet i projektgruppen bör inledas i samband med tecknande av anskaffningsbeslut och genomförande av marknadsundersökning/förstudie. Projektgruppen kan även innefatta t ex övriga intressenter inom högskolan samt berörda chefer. En projektgrupp bildas för att sammanställa ett så genomlyst förfrågningsunderlag som möjligt. Arbetsbördan för att genomföra upphandlingen kan också fördelas mellan parterna. En annan fördel med att bilda en projektgrupp är att engagemanget i upphandlingen och förståelse för upphandlingsprocessen ökar. Utvärderingen av anbuden blir också förankrade i organisationen. 8.2 Tidplan När projektgruppen bildas överenskommer gruppen om en tidplan för genomförandet av upphandlingen. Tidplanen kan omfatta rubrikerna i detta dokument, då det behandlar de olika aktiviteterna och hållpunkerna i upphandlingsprocessen. Tid för att genomföra en upphandling ska inte underskattas. Ju mer omfattande upphandling desto längre tid för genomförande. Det är viktigt att planera tid för

2005-10-05 Sidan 9 av 18 marknadsundersökning/förstudie om området för upphandlingen inte är välkänt för beställaren inom högskolan. Det är speciellt viktigt vid öppen upphandling eftersom krav och villkor är ovillkorliga. Nedan följer några ytterligare punkter att tänka på kring tidplanen: Förfrågningsunderlag Tidplanen bör vara väl tilltagen vad gäller tid för framtagande av förfrågningsunderlaget. Upphandlingsfunktionens erfarenhet är att gruppen behöver träffas vid flera tillfällen för att diskutera genom ställda krav, vad som ska utvärderas och att de olika delarna i underlaget korresponderar med varandra. Underlaget är oftast omfattande vilket gör att båda parter, högskolan och presumtiva anbudsgivare, är hjälpta av om underlaget är klart och tydligt till innehåll och utformning. Tidsfrister I tidplanen ska också tid planeras för anbudsgivarna att lämna anbud. Tidsfrister för anbudstid vad gäller upphandlingar över tröskelvärdet regleras tydligt i LOU och går att läsa mer om i Upphandlingsguiden. För förenklad upphandling innebär tidsfristen att tiden för att lämna anbud skall vara skälig. VIKTIGT att tänka på är att ta hänsyn till helgdagar och sk klämdagar vid beräkning av anbudstiden. Antalet arbetsdagar måste vara skäligt tilltaget för att lämna anbud. Utvärdering Efter anbudstidens utgång ska anbuden utvärderas. Det måste ges utrymme i tidplanen för samråd i gruppen kring ställningstaganden under utvärderingsprocessen (kvalificering, prövning och utvärdering). Utvärdering av anbuden kan också vara tidskrävande då förtydliganden av anbuden kan behövas göras, ev vid genomgång med anbudsgivaren. 9 Utformning av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget består av nedanstående delar. På upphandlingsfunktionens hemsida finns mallar för de olika ingående delarna med instruktioner om omständigheter och faktorer att ta hänsyn till och beakta vid utformandet av underlaget. Allmänna villkor Krav på leverantören Kravspecifikation med bl a slutsatser från marknadsundersökningen Kommersiella villkor leveransvillkor etc Utvärdering Bilagor Förfrågningsunderlaget omfattar delvis olika områden att reglera beroende på om det är en varu-, tjänste-, eller konsultupphandling som ska genomföras. Omfånget på underlaget,

2005-10-05 Sidan 10 av 18 speciellt vid förenklad upphandling, får också regleras beroende på art och omfattning på upphandling. VIKTIGT att tänka på är att överskrider det beräknande värdet på upphandlingen tröskelvärdet för sk EU-upphandling måste hänsyn tas till att det inte finns någon förhandlingsmöjlighet, utan krav och villkor är absoluta. Det innebär att underlaget måste vara väl genomarbetat. 10 Diarieföring Under den tid förfrågningsunderlaget utarbetas inom högskolan är materialet arbetsmaterial och betraktas inte som offentlig handling. När dokumenten är färdigställda och klara för utskick till presumtiva anbudsgivare anses handlingarna vara fastlagda, ska diarieföras och blir därmed offentliga. Förvaltningen har en diarienummerserie, medan institutionerna har sina egna. Ett separat diarienummer tas ut för avtalet. 11 Annonsering LOU föreskriver att upphandling enligt kap 2-6 ska annonseras, dvs öppna och selektiva varu- och tjänsteupphandlingar, som regleras i kap 2 resp 5, samt förenklad och urvalsupphandling, enligt 6 kap. Upphandlingar ska annonseras i allmänt tillgänglig databas eller på annat sätt som leder till effektiv konkurrens. När annonsen är publicerad finns möjlighet för myndigheten att skicka annonsen till leverantör. Annonsen skall innehålla viss föreskriven information. Högskolan använder sig första hand av Allego AB med tidningen AnbudsJournalen och databasen www.ajour.se. Allego tillhandahåller annonsformulär för upphandlingar både över och under tröskelvärdet på 130 000 sdr. Högskolan är ansluten till en, vad Allego kallar, verktygslåda. I verktygslådan finns all nödvändig information samt aktuella upphandlingar inom högskolan. När en annons formuleras ska lämplig CPV-kod anges. CPV-koden anger vilken typ av objekt som ska upphandlas. På Allegos hemsida och förstås i högskolans verktygslåda finns en lista över CPV-koder. Det finns mer information kring annonsering och CPV-koder i Upphandlingsguiden. 11.1 Öppen eller selektiv upphandling Annons ska, enligt 1 kap i LOU, publiceras i TED som är EU:s databas för upphandlingar inom EU. Byrån för europeiska gemenskapens officiella publikationer har 12 dagar på sig innan annonsen måste vara publicerad. Annonsen får publiceras i Sverige dagen samma dag som annonsen sänds till Byrån för europeiska gemenskapens officiella publikationer.

2005-10-05 Sidan 11 av 18 Tidsfrister för öppen och selektiv upphandling redovisas i LOU 2 och 5 kap för varor och tjänster. Det finns möjlighet att förhandsannonsera upphandlingar. Förhandsannonsen ska publiceras i god tid, enligt i LOU angiven tidsfrist, innan annonsen för upphandlingen publiceras. Tillämpas förhandsannonsering kan tidsfristerna för tid att lämna anbud kortas ned. Selektiv upphandling innebär att anbudsgivare får ansöka om att lämna anbud. Anbudsgivarna får då visa att de uppfyller högskolans krav på leverantören för att få möjlighet att vara med och lämna anbud. Det är möjligt att i annonsen ange hur många anbudsgivare av de sökande som myndigheten avser låta lämna anbud enligt 1 kap 7a LOU. I förordningen Förordning (2002:590)om standardformulär vid offentlig upphandling finns bilagt standardformulär om vilka uppgifter som ska redovisas vid de olika upphandlingsformerna, förutom 6 kap. 11.2 Förenklad eller urvalsupphandling Förenklad och urvalsupphandling ska också annonseras i allmänt tillgänglig databas eller på annat sätt som leder till effektiv konkurrens. I 6 kap regleras vad annonsen minst ska innehålla. I LOU 6 kap 2c regleras vad inbjudan till att lämna anbud (urvalupphandling) ska innehålla. I paragraf 5a anges den minsta tid som ska gå från publicerad annons till sista dag för inlämning av anbud gällande urvalsupphandling. A VIKTIGT att tänka på är att ta hänsyn till helgdagar och s k klämdagar. Publiceras en annons kring storhelger måste tid beräknas så att anbudsgivaren har rimlig tid på sig att lämna anbud. 12 Tid efter annonsering men innan anbudstidens utgång Presumtiva anbudsgivare har möjlighet att kontakta högskolan för att få klarhet i formuleringar och krav i anbudsunderlaget. Handläggaren av upphandlingen ska anteckna frågorna för att sedan skriva ned dessa med svar och skicka frågorna och svaren, vid samma tillfälle, till samtliga leverantörer som begärt ut anbudsunderlaget. Samtliga presumtiva anbudsgivare ska få samma information vid samma tillfälle för att ingen ska få fördel framför någon annan. 13 Anbud kommer till högskolan Anbud ska lämnas i skriftlig form. Elektroniska anbud får lämnas om myndigheten kan säkerställa att innehållet inte röjs innan anbuden öppnas. Anbuden ska inkomma till högskolan senast kl 24.00 sista dag för inlämning. Anbud kan befordras med post eller lämnas personligt. Ett för sent inlämnat anbud får inte beaktas. Enligt NOU (Nämnden för

2005-10-05 Sidan 12 av 18 offentlig upphandling) anger huvudregeln om affärsmässighet i 1 kap 4 LOU att alla leverantörer ska behandlas lika, vilket inte är möjligt om leverantörerna får olika tidsfrister för att lämna anbud. Anbud ska, enligt 1 kap 24 LOU förvaras på betryggande sätt eftersom absolut sekretess råder. Inkomna anbud ska förvaras väl inlåsta till dag för öppnande. Eftersom absolut sekretess råder ska anbuden även fortsatt under arbetet med anbuden förvaras väl inlåsta. 14 Anbudsöppning Anbudsöppning sker två (2) dagar efter sista dag för inlämning. Skälet till det är att anbud som lämnats personligt, på annat ställe inom högskolan än det i anbudsunderlaget angivna, ska ges möjlighet att komma till rätta innan anbudsöppningen genomförs. Alla anbud ska öppnas samtidigt. Enligt 1 kap 20a ska öppning av anbud ske av minst två stycken personer. Anbuden ska förtecknas och deltagande personer ska styrka förteckningen med sina underskrifter. Mall för förteckning finns på hemsidan. Anbuden ska stämplas på första sidan av anbudet, i förteckningen framgår hur många sidor anbudet består av samt hur många bilagor som bifogats anbudet. De deltagande personerna signerar anbudet i stämplingen. 15 Sekretess Under tiden för bearbetning av anbuden råder absolut sekretess. Det innebär att anbuden ska förvaras inlåsta. Det innebär även att handläggare samt andra inom högskolan som är inblandade i processen inte får yppa något kring upphandlingen för någon, inom eller utom högskolan, innan tilldelningsbeslutet är undertecknat och utskickat. I projektgruppen som arbetar med anbuden diskuteras anbuden och olika avväganden görs som inte ska spridas utanför gruppen. Det är inte heller tillåtet att ge anbudsgivare information om hur många anbud som kommit in, vilka de andra anbudsgivarna är, hur bearbetning av just deras anbud går och hur det förhåller sig till övriga anbud etc. Sammanfattningsvis kan sägas att från att anbud kommit in till högskolan tills tilldelningsbeslut är undertecknat och utskickat ska handlingarna i ärendet inte finnas till allmänt beskådande och diskussioner och reflektioner kring anbuden hålls inom projektgruppen. VIKTIGT att tänka på är att när information till presumtiva anbudsgivare eller anbudsgivare skickas via mail får inte gruppmail skickas ett mail adresseras till varej anbudsgivare. Skälet till detta är att man annrs avslöjar vilka övriga anbudsgivare är. Läs mer om sekretess och sekretessprövning i Upphandlingsguiden.

2005-10-05 Sidan 13 av 18 16 Utvärdering När anbuden är öppnande och förtecknade kan arbetet med att utvärdera anbuden börja. Utvärdering av anbuden görs för att kontrollera att krav i anbudsunderlaget uppfylls av anbudsgivarna. Bland de anbud som passerat kontroll av ställda krav ska ett vinnande anbud utses. Utvärderingen av anbudet kan delas in i tre (3) steg: 1. Kvalificering kontroll av leverantörskrav 2. Prövning kontroll av krav på tjänsten 3. Utvärdering likvärdiga anbud utvärderas i syfte att finna det vinnande anbudet/buden Det är VIKTIGT att hela tiden under arbetet ha i åtanke att alla leverantörer ska behandlas lika. Ingen anbudsgivare ska ha fördel eller nackdel gentemot andra anbudsgivare. 16.1 Kvalificering Kvalificering innebär att leverantören skall visa att denne uppfyller sina skyldigheter gentemot samhället, dvs betalar sina skatter och är ett registrerat bolag enligt 1 kap 17-18 och 6 kap 9. Kvalificering innebär även en bedömning av leverantörens tekniska förmåga och kapacitet samt finansiella och ekonomiska ställning. Högskolan anger i förfrågningsunderlaget eller i annonsen vilka intyg eller certifikat som ska bifogas anbudet för att anbudsgivaren skall komma i fråga som leverantör till högskolan. Kraven ska ha ett samband med och vara rimliga i förhållande till det som ska upphandlas. Syftet är att fastställa leverantörens skötsamhet (utifrån uteslutningsgrunder i LOU), erfarenhet, organisation och ekonomiska förutsättningar som högskolan anser erfordras för den aktuella upphandlingen. Samtlig efterfrågad information ska vara bifogat anbudet för att styrka att kraven uppfylls. Kontroll sker också av att informationen verkligen visar att kraven uppfylls. Enligt 1 kap 20 a LOU ska kvalificering genomföras, innan prövning av anbudet påbörjas, vid upphandling enligt 2, 3 eller 5 kap. Högskolan har som rutin att följa samma arbetsgång vid upphandling enligt 6 kap (förenklad- eller urvalsupphandling). Kvalificeringen genomförs framför allt på formulerade krav i Allmänna föreskrifter och Krav på leverantören. Anbudsgivaren ska också i kvalificeringen godkänna de kommersiella villkoren. Det är inte ovanligt att inte all dokumentation som begärts i underlaget inte är bifogat anbudet, informationen kan också vara ofullständig eller otydlig. Enligt 1 kap 21 och 6kap 8 LOU får myndigheten medge att anbudsgivare eller anbudssökande rättar uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet eller anbudsansökan. Anbud får också förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Myndigheten får begära att en anbudsgivare eller anbudssökande förtydligar eller kompletterar intyg, skriftliga bevis och andra handlingar som getts in och som avser 1 kap 17 och 18 eller 6 kap 9.

2005-10-05 Sidan 14 av 18 16.2 Prövning De anbudsgivare eller anbudssökande som uppfyller kraven på leverantören går vidare till prövning av anbuden. Prövning innebär att prövning sker av huruvida anbudsgivaren uppfyller skall-kraven på själva varan eller tjänsten. Högskolan har möjlighet att begära förtydligande eller komplettering av anbuden enligt skrivning gällande detsamma under rubriken Kvalificering. 16.3 Godkänd leverantör Rent praktiskt går kvalificering och prövning till så att alla krav förtecknas, kvalificeringskrav för sig och prövningskrav för sig. Vid varje krav noteras om det uppfylls av resp anbudsgivaren eller ej. Anbudsgivaren blir godkänd leverantör till högskolan då samtliga krav i kvalificeringen och prövningen uppfylls. 16.4 Uteslutande Högskolan har möjlighet, men inte en skyldighet, att begära förtydligande eller komplettering av anbud som inte är fullständiga eller otydliga. Anbud som inte uppfyller ställda skall-krav kan uteslutas från vidare behandling. Återigen är det VIKTIGT att tänka på att behandla alla anbud lika. 16.5 Utvärdering De anbud som klarat kvalificering och prövning är godkända som leverantörer till högskolan. För att skilja ut ett vinnande anbud bland dessa utförs en utvärdering från principen lägst pris eller ekonomiskt mest fördelaktigt anbud. De grunder anbuden ska utvärderas efter redovisas i Utvärdering i anbudsunderlaget. Det anbud som är antingen är det mest ekonomisk fördelaktiga alternativt har lägst pris blir vinnande anbud. Upphandlingsfunktionen har verktyget SIMUS som finns att tillgå som hjälp till att räkna ut vilken leverantör som har det vinnande anbudet. Det finns mer att läsa om utvärdering i instruktion till mallen för utvärdering. 17 Tilldelningsbeslut När alla anbud utvärderats och ett vinnande anbud utkristalliserats fattar högskolan ett formellt beslut om att anbudsgivare med vinnande anbud tilldelas uppdraget. Beslutet dokumenteras i ett tilldelningsbeslut. Beslutet ska redovisa vilken anbudsgivare som har det mest ekonomisk fördelaktiga anbudet alternativt det lägsta priset och skälen till beslutet. Högskolans beslut är vanligtvis uppställda enligt nedan:

2005-10-05 Sidan 15 av 18 17.1 Beslut Inledningsvis står det att högskolan beslutat anta vald anbudsgivare som leverantör för efterfrågad vara eller tjänst. 17.2 Motivering Under rubriken motivering ska upphandlingsprocessen med ingående beslut som leder fram till utsedd anbudsgivare framgå. Exempelvis: bakgrund till upphandlingen antal leverantörer som begärt ut underlaget sista anbudsdag hur många och vilka leverantörer som inkommit med anbud vilka anbudsgivare som klarat kvalificeringen enligt uppställda kriterier i anbudsunderlaget (vilka anbudsgivare som fått förtydliga sitt anbud i kvalificeringsfasen) vilka anbudsgivare som klarat prövningen enligt uppställda kriterier i anbudsunderlaget (vilka anbudsgivare som fått förtydliga sitt anbud i prövningsfasen) andra faktorer som påverkat beslutet eller processen vilken leverantör som fått högst poäng i utvärderingen enligt uppställda kriterier i utvärderingen och därför har det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet eller vilken anbudsgivare som erbjudit lägst pris om anbud med lägst pris ska antas. Tilldelningsbeslutet undertecknas av berörd enhets chef eller prefekt. Till tilldelningsbeslutet bifogas dokumentation av utförd kvalificering, prövning och utvärdering. Tilldelningsbeslutet, eller ett meddelande om att tilldelningsbeslut fattats och vilken leverantör som har vinnande anbud, ska skickas till samtliga leverantörer som begärt ut anbudsunderlaget. 18 Tidsfrist Enligt LOU 7 kap äger anbudsgivare rätt att begära överprövning hos Länsrätt inom tio (10) dagar efter att tilldelningsbeslut skickats från myndigheten. Räknas den dag besluten skickas ut från högskolan som dag ett (1) får avtal tidigast skrivas dag tolv (12). Alla dagar räknas in i de tio dagarna, även lördag, söndag och helgdag. Så här skriver NOU, Nämnden för offentlig upphandling, på sin hemsida (hämtat 2005-08- 30): Tiodagarsfristen och möjlighet till överprövning När den upphandlande enheten fattat tilldelningsbeslut och lämnat upplysningar om beslutet till samtliga anbudssökande och anbudsgivare börjar tidsfristen på tio dagar att löpa. Den första dagen av fristen är dagen efter att det sista meddelandet med upplysningar om tilldelningsbeslut sändes ut (tidigare nämnda prop. sid. 101).

2005-10-05 Sidan 16 av 18 Följande schema klargör tidsberäkningen: Dag 1: Dag 2: Dag 3 11: Dag 12: Samtliga meddelanden om tilldelningsbeslut har skickats ut. Tidsfristen börjar löpa. Tidsfristen löper och den upphandlande enheten får inte avsluta upphandlingen. Tidsfristen har gått ut. Den upphandlande enheten får skriva upphandlingskontrakt om länsrätten inte dessförinnan har fattat ett interimistiskt beslut om att upphandlingen inte får avslutas eller ett slutligt beslut om att upphandlingen skall rättas eller göras om. Av lagen (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid följer att kalenderdagar räknas. Om den sista dagen i tiodagarsfristen infaller på en lördag, söndag, allmän helgdag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton, förlängs tidsfristen till nästa vardag. Det är den upphandlande enheten som har bevisbördan för att upplysningarna faktiskt har lämnats till samtliga anbudsgivare (tidigare nämnda prop. sid. 101). Om den upphandlande enheten inte kan styrka att den har lämnat upplysningar till alla anbudsgivare, kan konsekvensen bli att fristen för överprövning inte börjar löpa. Den upphandlande enheten kan försäkra sig om att få bevis för att upplysningarna har lämnats genom att som ett skallkrav i förfrågningsunderlaget ange att det skall finnas en fax eller e-post-adress hos anbudsgivarna. Ett faxkvitto till detta faxnummer tjänar som bekräftelse på att meddelandet avsänts. Det är vidare möjligt att i de flesta e-postprogram ställa in att man vill ha ett kvitteringsmeddelande som bevis för avsändandet. Det är värt att notera vad NOU skriver om bevisbördan kring att tilldelningsbeslut faktiskt skickats iväg och vad som gäller kring helger. Läs mer om tidfrister och överprövning i Upphandlingsguiden. 19 Avtal När tiodagarsfristen löpt ut kan parterna teckna avtal. Avtalet bygger på de kommersiella villkoren samt övriga krav som ställts i anbudsunderlaget. I avtalet är det brukligt att hänvisa till ett standardavtal för de villkor som inte regleras i avtalet. Efter tiodagars fristens utgång är upphandlingsprocessen avslutad och högskolan går in i en ny fas med avtalsundertecknande och avtalsuppföljning. Som en konsekvens av detta samt för att underlätta vid sökning i diariesystemet efter avtal ska ett nytt diarienummer tas ut. Avtalet skrivs i två (2) exemplar, som båda undertecknas av båda parter, och parterna tar var sitt exemplar av avtalet. Observera att det är viktigt att datum för undertecknande finns på avtalet.

2005-10-05 Sidan 17 av 18 Det finns mer att läsa om standardavtal i Upphandlingsguiden. 20 Efterannonsering Är den avslutade upphandlingen en upphandling över tröskelvärdet, dvs även B-tjänst över tröskelvärdet, ska efterannonsering ske i TED, se ovan under Annonsering. Annonsering ska ske inom 48 dagar efter avslutad upphandling, LOU 1 kap, 11. 21 Begäran om att ta del av anbud Efter avslutad upphandling är det inte ovanligt att leverantörer som deltagit i upphandlingen kontaktar högskolan och vill ta del av handlingarna från det vinnande anbudet. Det finns alltid möjlighet för enskilda personer eller företag att komma till högskolan och titta i handlingar, men oftast brukar den som begär ut handlingar be att få dem skickade. Det finns möjlighet för högskolan att skicka handlingarna mot postförskott eller ta betalt för kopieringen. Högskolan måste dock snarast skicka det som begärts. När högskolan får en begäran om att lämna ut handlingar har högskolan möjlighet att göra en sekretessbedömning. Sekretesslagen medger inte sekretess utom i mycket speciella fall, vilket gör att högskolan har mycket liten möjlighet att ge sekretess för tex innehåll i anbud. I Upphandlingsguiden finns mer information kring sekretessbedömning. 22 Arkivering När upphandlingen är avslutad och avtal undertecknat ska anbudshandlingar, offerter och annat av vikt i upphandlingen samt avtal arkiveras. Grundläggande bestämmelser kring arkivering finns i arkivlagen och arkivförordningen. Vilka handlingar som ska arkiveras och hur länge framgår av arkivplanen som är framtagen av högskolans arkivarie. Arkivplanen finns på upphandlingsfunktionens hemsida. Delar av arkiverat material får gallras efter viss tid. Vilka handlingar som får gallras och när framkommer också i arkivplanen. Det finns flera skäl till att arkivering ska ske bl a: leverantörer kan, upp till ett år efter avtalsunderskrift, kräva högskolan på skadestång revision av upphandlingar forskning Utöver vad som anges i arkivplanen för högskolan anger LOU vissa omständigheter när nedanstående dokumentation måste biläggas upphandlingen i arkivet. Dokumentation måste finnas kring: Varför orimligt lågt anbud eller alla anbud förkastats Varför viss specifik teknik valt (som avser en enda leverantör)

2005-10-05 Sidan 18 av 18 Varför anbud öppnats löpande när formen förhandlad upphandling valts Mer information om arkivering finns i Upphandlingsguiden. 23 Uppföljning av avtal När avtalet är undertecknat och tjänsten eller varorna ska levereras vidtar ett nytt skede. När avtal tecknats med en strategisk leverantör finns det stor anledning att ha uppföljningsmöten med leverantörssamverkan. Mötena syftar till att följa upp hur överenskomna åtaganden utförs, men även för att finna förbättringar som gynnar båda parter. Det kan vara allt från effektivisering av utförandet till förbättring i administrativa rutiner. Leverantörssamverkan syftar till åtgärder som utvecklar verksamheten och ger båda parter en fördel genom de åtgärder man kommer överens om. Uppföljning av avtalet ger också lärdom inför nästa upphandling inom området eller närliggande områden. Uppföljningen visar om de krav som ställdes i upphandlingen var relevanta och om de uppfylls. Relevansen i kraven visar också om de ska ställas även vid nästa upphandling eller m det finns andra krav som är viktigare. Återkommande möten med leverantören ger också högskolan möjlighet att få information om utveckling inom området. Mer om leverantörssamverkan finns att läsa om i Upphandlingsguiden. 24 Avtalsdatabas I diariesystemet finns möjlighet att till avtalet knyta bevakningstider. Upphandlingsfunktionen kommer på det sättet kunna ha bevakning på högskolans samtliga avtal vad gäller tid för förlängning, tid för indexuppräkning, avslut av avtal etc. Det underlättar bl a planering för av nya upphandlingar och minskar risken för att tidsfrister missas för t ex förlängning av avtal. Mer om leverantörssamverkan finns att läsa om i Upphandlingsguiden.