Plats och tid: Repslagaregatan 12 Norrköping, kl 08.15-11.30 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande ej närvaro Chriss Hagfelt Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst )Vice Orf.ej närvaro Claes Hallert Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Malin Masimov (Försäkringskassan) 54-62 64-69 Ulla Wallering Fall(ValdemarsvikKommun) Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) H å a k n Ersättare Övriga Claes Hallert ( Region Östergötland ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun) Anna Käcker Håkan Lind ( Arbetsförmedlingen ) ej närvaro Frida Svanholm Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvaro K Karolina Tegsjö Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvaro Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) Louise Andersson David Bergström Therese Löwgren Utses att justera: Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: 54-69 Peter Johansson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Anna Svensson Ulla Wallering Fall BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2015-06-04 Datum för nedtagning av anslag: 2015-06-25 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson
54 Val av ordförande för mötet Styrelsen utser Anna Svensson till ordförande för dagens möte. Till dagens styrelsemöte har ordförande och vice ordförande anmält förhinder. Enligt förbundets arbetsordning, 8, utser styrelsen ledamot som ordförande för mötet utifrån längst tjänstegöringstid samt därefter högst ålder. Den ledamot som har längst tjänstgöringstid är Anna Svensson.
55 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll med tillägg på övriga frågor enligt nedan. Kort information om utskick av enkät till styrelsen gällande indikatorprojektet. Avsämning av inbjudan till träff med deltagare och anhöriga från NP- Samverkan. Utser Ulla Wallering Fall att justera dagens protokollet.
56 Redovisning av FoU/slutrapport från Rehabresurs samarbete - vardagsrevidering SAMÖ 2013-0076 Styrelsen tar informationen till protokollet. Rehabresurs samarbete vardagsrevidering genomfördes under åren 2012-2014 för arbetslösa personer med en komplex problematik och en längre tids frånvaro från arbetsmarknaden. Vardagsrevidering är en arbetsrehabiliteringsinsats som grundar sig på aktivitetsvetenskap där målet är att påbörja en förändringsprocess som främjar hälsa samt leder till varaktig ökning av arbetsförmågan. Totalt genomfördes åtta grupper med Vardagsrevidering under försöksperioden. Sammantaget visar försöksverksamheten med Vardagsrevidering på positiva resultat. Gruppledarnas erfarenhet är att vissa anpassningar dock behövs för att möta målgruppens behov. En sammanställning av deltagarnas erfarenheter visar på en bredd och variation av lärdomar de tagit med sig från Vardagsrevidering. Gemensamt är att de flesta i högre utsträckning tagit kommandot över sin situation, genom att de ökat sin medvetenhet om att de har ett val, fått redskap att påverka sin hälsa samt en tydligare bild av vad de klarar, vilket kan skapa långsiktig stabilitet för att närma sig arbete. Uppföljning efter tre månader indikerar stegförflyttningar i förhållande till arbete för flertalet deltagare varav fyra deltagare är självförsörjande i någon omfattning. Detta visar på att Vardagsrevidering kan bidra till att möta behovet av insatser för personer som står utanför arbetsmarknaden och bör ingå som ett möjligt alternativ inom arbetslivsinriktad rehabilitering.
57 Ansökan om utvecklingsmedel till samordning av insatser för nyanlända Styrelsen tar informationen till protokollet. Peter Johansson går tillbaka till ansvarig för att få mer information angående ansökan. Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Migrationsverket och Norrköpings kommun ansöker om utvecklingsmedel till samordning av insatser för nyanlända inom ramen för projektet Mötesplatser och information. Projektet Mötesplatser och information syftar till att använda servicekontoren som plattform där den nyanlände träffar tvärprofessionella team med representanter från relevanta myndigheter. Syftet är att utveckla mötesplatsen för individanpassad hjälp och ge information till nyanlända utifrån servicebehov, så att de snabbare kan etableras och nå egen försörjning. Norrköping ingår som en av fyra piloter i projektet eftersom kommunen i många år har varit en av de kommuner i Sverige som tar ett stort ansvar för de människor som söker skydd och möjlighet till ett nytt liv. De tre senaste åren har Norrköping på grund av detta legat bland de fem kommuner i Sverige som betalar ut mest försörjningsstöd. Norrköping har även blivit en av de kommuner där flest nyanlända och deras anhöriga väljer att bosätta sig. Av de som ansökt om asyl i Sverige och blivit beviljade uppehållstillstånd under åren 2013 och 2014 har ungefär 2 000 personer (inklusive anhöriga) valt att bosätta sig i Norrköping. Projektet ansöker om 400 000 kr från Samordningsförbundet Östra Östergötland eftersom de i dagsläget saknar medel för att genomföra en adekvat mätning av projektets kvalitativa resultat, men även för att kunna vidarutveckla checklistan till dess fulla potential. I tillägg till detta skulle en resurs behöva anställas på deltid för att stötta projektledaren. Detta beror framförallt på det extra arbete som krävs i Norrköping i jämförelse med de andra tre orterna.
Av de sökta 400 000 kr beräknas 250 000 kr gå till den kvalitativa mätningen, 50 000 kr till att utveckla och trycka upp checklistan och 100 000 kr till att anställa ytterligare en resurs. De sökta medlen och aktiviteterna är planerade att genomföras så snart medel beviljas, men senast den 31 december 2015 då projektet upphör. Sänt till Arbetsförmedlingen Försäkringskassan Migrationsverket Norrköpings kommun
58 Ansökan om utvecklingsmedel till romskt resurs- och kompetenscenter Styrelsen tar informationen till protokollet. Arbetsmarknadskontoret, socialkontoret, utbildningskontoret, kultur- och fritidskontoret och kommunstyrelsens kontor/kommunservice ansöker om utvecklingsmedel till start av ett romskt resurs- och kompetenscenter. I Hageby finns Portalen och området har en stor romsk population. I samverkan med Portalen har en idé om ett romskt resurs- och kompenscenter tagit form. Portalens arbetsmetod är lösningsfokuserad och utgår från individens resurser och behov där individen själv ska finna sin egen drivkraft att söka sig vidare inom arbetsmarknad eller utbildning och därmed lämna en livssituation med ett beroende av försörjningsstöd. Att tillägna sig kunskap och hitta motivation är viktiga incitament på väg till egen försörjning. Ett romskt resurs- och kompetenscenter ska arbeta både med att främja och stärka den individ som själv identifierar sig som rom, såväl som de romska grupperna, till att nå en större inkludering och delaktighet i samhället. Med stöd av romani chib och den romska kulturen ska en romsk samhällsvägledare på Portalen, i samverkan med övriga samhällsvägledare, nå ut till romer och andra i området för att sprida kunskap om och ge kompetens kring arbetsmarknad och utbildningsvägar. Tanken är att Samordningsförbundet finansierar uppstarten av ett romskt resurs- och kompenscenter fr.o.m. 1 augusti 31 december och att Norrköpings kommun därefter svarar för finansieringen. Totalt ansöks om 500 000 kr i utvecklingsmedel. Sänt till: Arbetsmarknadskontoret, socialkontoret, utbildningskontoret, kultur- och fritidskontoret och kommunstyrelsens kontor/kommunservice
59 Styrelsens utvecklingsarbete kring ledning och styrning Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har sammanställt arbetet som genomfördes på planeringsdagen den 10 april kring ledning och styrning. Presidiets förslag är att en fördjupning sker vid nästa styrelsemöte i juni.
60 Redovisning av genomförd internkontroll avseende första halvåret 2015 Styrelsen tar informationen till protokollet. Två av styrelsen utsedda ledamöter har 2015-05-13 genomfört internkontroll enligt internkontrollplan 2015.
61 Tilldelning av medel inför 2016 Styrelsen tar informationen till protokollet. Försäkringskassan har påbörjat processen med tilldelning av medel till samordningsförbunden inför 2016. Tilldelningen bygger på följande parametrar: - Grundtilldelning 400 tkr/förbund - Invånarantal 16 64 år per den 1 november 2014 (vikttal 25 %) - Försörjningsmått för helåret 2014 (vikttal 75 %) - Max 10 procent minskning jämfört med 2015 års tilldelning Det finns ytterligare fyra viktiga faktorer, som när de är klarlagda, kommer att påverka den slutliga tilldelningen: - förbundens egna kapital, - i vilken utsträckning kommuner och landsting i respektive förbund har möjlighet att matcha statens medelstilldelning med motsvarande medel, - antal förbund/kommuner 2016, - slutligt belopp för den statliga medelstilldelningen 2016. Enligt fördelningsmodellen kan Samordningsförbundet Östra Östergötland maximalt få 8 325 669 kr i statlig tilldelning. En viktig faktor kommer att vara hur stort eget kapital förbundet har vid utgången av 2015. Frågor till samordningsförbunden 1. I vilken utsträckning är kommuner/landsting beredda att matcha den möjliga statliga medelstilldelningen? 2. Hur ser förbundens prognos för eget kapital vid utgången av 2015 ut?
Utifrån frågan om hur stort eget kapital förbundet kommer att ha vid utgången av 2015 har ledamöterna från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan och förbundschefen haft en genomgång för att tillsammans prognostisera storleken på det egna kapitalet vid årsskiftet. Detta utifrån krav från Försäkringskassan på att kvalitetssäkra prognosen. Kontentan är att ju högre eget kapital som finns ju lägre tilldelning av statliga medel inför 2016. Tillsammans har vi lagt in förslag på kommande aktiviteter som skulle kunna genomföras under 2015 för att minska det egna kapitalet och som är av stor vikt att genomföra. Genomförs de föreslagna aktiviteterna bedöms det egna kapitalet vid årsskiftet hamna på drygt 3,1 mkr. I bilagda handling redovisas information från Försäkringskassan om tilldelning av medel för 2016 samt helårskalkyl för samordningsförbundets aktiviteter 2015 inklusive förslag på nya aktiviteter för 2015. Sänt till:
62 Information om revisorernas förstudie kring fördjupningsgranskning av kvalitetsstyrning av uppdrag inom Samordningsförbundet Östra Östergötland Styrelsen tar informationen till protokollet. Revisionens förstudie redovisar förutsättningar för och arbetet med styrning och ledning samt uppföljning av plattformarnas arbete. Syftet är att kunna föreslå en tidpunkt och omfattning av en framtida fördjupningsgranskning av hur återrapporteringen av resultat och effekter sker, samt om plattformar är ett ändamålsenligt arbetssätt. För att möjliggöra för förbundet att delta i pilotprojektet kring indikator i verksamheten och samtidigt arbeta fram former för styrelsens och förbundsledningens arbete, är bedömningen att en fördjupningsgranskning genomförs under perioden december 2015 till januari 2016. Rapporten avrapporteras vid revisonens möte i mars 2016. Studien har identifierat några områden kopplat till styrning, ledning och uppföljning i den förändrade organisationsmodellen inom Samordningsförbundet Östra Östergötland. Utifrån detta föreslås följande revisionsinriktning av fördjupningsgranskningen: Hur sker formulering, uppföljning och utvärdering av samverkansavtal. Hur avser styrelsen att utöva sin insyn i styrgruppens och plattformarnas arbete? Hur väl kan uppföljning med stöd av indikatorprojektet utvärdera respektive plattforms samverkansavtal? Hur ser formerna för medlemmarnas styrning ut. Basgranskningen 2015 bör särskilt beakta plattformarnas samverkansavtal, åtagande beskrivning och planer för implementering av indikatorprojektet.
63 Ansökan om utvecklingsmedel från Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Norrköpings kommuns arbetsmarknadskontor och regionen till processtödjare för utveckling av samplanering för brukare Styrelsen godkänner ansökan om utvecklingsmedel till processtödjare under sex månader till en maximal kostnad av 300 000 kr med möjlighet till förlängning för ytterligare sex månader under förutsättning att förbundet har tillgång till ekonomiska medel för att finansiera processtödjaren. Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Norrköpings kommuns arbetsmarknadskontor och regionen har tillsammans inkommit med en ansökan om utvecklingsmedel till en processtödjare som har i uppgift att utveckla en metod för samplanering som riktar sig till klienter/sökande/ kunder och patienter. Syftet är att få till en långsiktig samverkan över myndighetsgränserna kring individer med ohälsa som idag tas upp till resursteam för diskussion. Tanken är att tillsättas en processtödjare med uppdrag att arbeta med processerna och utformandet av en metod. Till att börja med tillsätts processtödjaren för 6 månaders uppdrag, med möjlighet till förlängning till maximalt ett år. Processtödjaren ska arbeta på heltid, med beräknad start den 1 september 2015. Den totala kostnaden under ett år uppgår till 600 000 kr. Malin Masimov anmäler jäv och deltar inte i beslutet. Sänt till: Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Norrköpings kommuns arbetsmarknadskontor och Regionen Östergötland
64 Resultatsammanställning kv 1. 2015 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet har tagit fram resultatsammanställning för kv 1 2015. Sammanställningen har kompletterats med uppgifter från SUS.
65 Godkännande av riktlinjer/policy för dokumentationssystemet Aventus Styrelsen återemitterar förslaget om reviderade riktlinjer/policy för dokumentationssystemet Aventus till kansliet i avvaktan besked från Försäkringskassans jurister. I samband med att förbundet köpt in dokumentationssystemet Aventus, att användas för samtliga plattformar, bedömdes att styrelsen är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen (PuL) eftersom personuppgifter kommer att hanteras i systemet. Lagstiftningen syftar till att hindra att den personliga integriteten kränks genom behandling av personuppgifter. Styrelsen har utsett Peter Johansson som personuppgiftsombud som har i uppdrag att se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. På styrelsemötet i januari beslutade styrelsen godkänna preliminära riktlinjer/policy för Aventus i avvaktan formellt samråd med datainspektionen genom förbundets personuppgiftsombud. Dokumentationssystemet började användas den 1 februari av samtliga plattformar med begränsning att inte dokumentera känsliga personuppgifter såsom hälsa. Ett samråd genomfördes i slutet av mars med datainspektionen. En synpunkt som datainspektionen framförde var att vid behandling av känsliga personuppgifter såsom hälsa skall en tvåfaktorsautentisering användas för att stärka säkerheten i systemet. En sådan lösning är i drift sedan den 4 maj. Andra frågor som lyftes var vem eller vilka som är personuppgiftsansvarig för systemet. Kansliets tolkning är att det är samordningsförbundet som är personuppgiftsansvarig enligt PuL eftersom förbundet har angivet ändamålen för behandling av personuppgifter och att det inte handlar om någon myndighetsutövning samt att förbundet har tecknat avtal med leverantören av systemet. En tredje synpunkt är att den personuppgiftsansvarige skall teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med aktuell leverantör. Kansliet har utarbetat
ett förslag till personuppgifts-biträdesavtal som skall stämmas av med datainspektionen. Datainspektionen kontaktade den 13 maj 2015 kansliet för att genomföra en inspektion. Inspektionen kommer att ske den 26 maj 2015 och kommer då att ge svar på om förbundet är personuppgiftsansvarig samt om förbundet ska teckna ett personuppgiftsbiträdes avtal. Den reviderade riktlinjen/policyn och samrådet med datainspektionen redovisas i bilagda handlingar. Försäkringskassan kan inte godkänna reviderad riktlinje/policy då det gäller registrering av känsliga personuppgifter såsom hälsa. Försäkringskassan tar en förnyad kontakt med sina jurister för att tydliggöra vad som gäller. Sänt till:
66 Godkännande av lönepolicy för Samordningsförbundet Östra Östergötland 2015 Styrelsen godkänner bilagda lönepolicy för Samordningsförbundet Östra Östergötland. Samordningsförbundet är arbetsgivare för fyra medarbetare sedan 2014 och saknar en grundläggande lönepolicy. Utifrån detta har kansliet utarbetat en lönepolicy för Samordningsförbundet som skall vara ett stöd i lönesättningen. Samordningsförbundet är medlem i arbetsgivar-organisationen Pacta som har hängavtal med Sveriges kommuner och landsting. Enligt avtalet skall lönen vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat. Policyn kopplas till både medarbetarsamtal och lönesamtal så att det blir en helhet. Sänt till:
67 Implementeringsarbetet kring samt förslag till förlängning av NP-Samverkan Styrelsen godkänner en förlängning av projektet NP-Samverkan med maximalt 900 000 kr under perioden 1 september till den 31 december. Implementeringsarbetet kring NP-Samverkan påbörjades i början av december 2014 med berörda organisationer och chefer som tillsammans tecknade avsiktsförklaringen rörande NP-Samverkan under 2012. Totalt har tre träffar genomförts med gruppen där även utvärderarna av NP-Samverkan funnits med och projektledaren. Erfarenheterna av NP-Samverkan är mycket goda och positiva från samtliga organisationer men det finns svårigheter med implementeringen framför allt då det gäller kostnad för coacher. Frågan har diskuterats av presidiet vid flera tillfällen. Presidiet kommer att lyfta upp frågan om implementering av NP-Samverkan till politiken inom Norrköpings kommun och Regionen. Eftersom NP-Samverkan upphör som projekt 2015-08-31 är presidiets förslag att projektet förlängs tills årsskiftet så att den politiska beredningen kan genomföras. Den totala kostnaden för att förlänga projektet under perioden 1 september 31 december, med nuvarande bemanning, uppgår till ca. 900 000 kr. Sänt till:
68 Budgetuppföljning april 2015 Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för april 2015. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för april månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.
69 övriga frågor Kort information om utskick av enkät till styrelsen gällande indikatorprojektet. Enkäter skickas ut till styrelsen, styrgrupperna, personal och förbundschef under veckan. Avsämning av inbjudan till träff med deltagare och anhöriga från NP- Samverkan. Träffen äger rum den 1 juni kl. 16.00 17.30 på psykiatrimottagningen City, Drottninggatan 30. Chriss Hagfeldt och Gunweig Svensson anmäler sig.