STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (5) 2011-02-18 SSA 2010:25 RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV SÖDERTÖRNS POLISMÄSTARDISTRIKT (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN) Södertörns polismästardistrikt inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 17 december 2010. Myndigheten inspekterades senast 2006. Närvarande från Södertörns Polismästardistrikt: Mikael Blomgren Planeringschef, arkivansvarig Leif Eliasson Chef administrativa enheten Anna-Karin Hasselroth Chef utredningsroteln Greg Sundberg Säkerhetsansvarig Britt Alm Gruppchef, registergruppen Roger Bergelin Gruppchef IT-forensiska gruppen Birgitta Odén Myndighetsarkivarie (Rättsenheten) Margareta Stefanicka Arkivarie (Rättsenheten) Lina Berglund Arkivföreståndare Närvarande från Stockholms stadsarkiv: Martin Ståhl Inspektionsförrättare Matilda Ekström Protokollförare SAMMANFATTNING Polismästardistriktet har tillsammans med Rättsenheten vid polismyndigheten i Stockholms län arbetat fram goda rutiner för arkiv- och dokumenthanteringen och stadsarkivet bedömer att hanteringen av allmänna handlingar hos Södertörns polismästardistrikt är mycket god. Box 22063, 104 22 Stockholm. Besöksadress Kungsklippan 6 Telefon 08-508 28 300. Fax 08-508 28 301 stadsarkivet@ssa.stockholm.se www.ssa.stockholm.se
SID 2 (5) STADSARKIVETS FÖRELÄGGANDEN Stadsarkivet förelägger Södertörns polismästardistrikt att: Säkerställa att arkivlokaler, både närarkiv och slutarkiv, uppfyller Riksarkivets krav enligt RA-FS 1997:3. Södertörns polismästardistrikt ska senast den 2011-03-31 åtgärda föreläggandet, samt skriftligen redovisa hur föreläggandet har åtgärdats.
SID 3 (5) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Ansvaret för de allmänna handlingarna vilar enligt arkivlagen på myndigheten. Polismyndigheten i Stockholms län är en myndighet, med ett dussintal arkivbildare. Chefen för Rättsenheten är arkivansvarig för hela myndigheten. Polismyndigheten i Stockholms län har en myndighetsarkivarie och ett antal arkivarier som ansvarar för olika organisatoriska enheter. Polismästardistriktet i Södertörn har i fördelat ansvaret för arkivfrågor i en distriktsorder, arkivansvarig är planeringschefen Mikael Blomgren. Den praktiska hanteringen sköts av arkivföreståndare och arkivredogörare. Både roller och arbetsuppgifter för arkivorganisationen finns reglerade i distriktordern som uppdateras kontinuerligt när det sker förändringar. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Polismästardistriktet i Södertörn bedömer att den allmänna kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar är god. Information om regelverket ges till alla nyanställda och information finns tillgänglig på intranätet. Eftersom det sker många utlämnanden av allmänna handlingar krävs att personalen är väl insatta i frågor som rör offentlighet och sekretess och det ges därför regelbundet utbildningar i sekretessregler. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Stadsarkivet bedömer att Södertörns polismästardistrikt har väl fungerande rutiner för diarieföring och postöppning. Postöppning och diarieföring sker centralt. Personadresserad post går oöppnad till rotlarna där fullmakter för postöppning finns. Skriftliga rutiner finns för postöppning och diarieföring. Ett flertal diarier används. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Rikspolisstyrelsen har tagit fram en arkivbildningsplan för polismyndigheterna. Denna ska anpassas för varje arkivbildare, vilket även gjorts för Södertörns polismästardistrikt. Arkivbildningsplanen är framför allt ett verktyg för myndighetens registratorer och arkivarier.
SID 4 (5) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖRÄNDRINGAR Polismästardistriktet står inte inför några omfattande förändringar av verksamheten men är trångbodda och kommer inom de närmsta åren behöva se över sina lokaler. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Polismyndigheterna omfattas av ett flertal gallringsföreskrifter, såväl lokala gallringsbeslut, som föreskrifter som gäller för hela landets polismyndigheter (RA-MS:ar och RA-FS:ar). Gallringsbesluten som finns är heltäckande och det som nu sker är en revidering av det lokala gallringsbeslutet för handlingar av tillfällig och ringa karaktär. Gallringsbeslut tillämpas Polismästardistriktet gallrar regelbundet i enlighet med utfärdade gallringsföreskrifter. Gallringen sker under kontrollerade former. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form Södertörns polismästardistrikt använder de centrala systemen som tillhandahålls av Rikspolisstyrelsen samt i vissa fall på polismyndigheten i länet, ansvaret för det långsiktiga bevarandet ligger på den centrala myndigheten. Lagring av forensiskt material sker på polismästardistriktet och man använder sig då av arkivbeständiga band. Rutiner för att kontrollera skrivmateriel finns Södertörns polismästardistrikt köper enbart in skrivare, faxar, kopiatorer, pennor och papper som Rikspolisstyrelsen upphandlat för att de ska vara arkivbeständiga. Ljud- och videoupptagningar finns Det finns en stor mängd video- och ljudband på polismästardistriktet. Eftersom situationen ser liknande ut på andra polismyndigheter ska Rikspolisstyrelsen initiera ett projekt och polismästardistriktet i Södertörn inväntar riktlinjer och finansiering från Rikspolisstyrelsen.
SID 5 (5) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En arkivbeskrivning finns Polismästardistriktet i Södertörn har en egen arkivbeskrivning. Det finns även en arkivbeskrivning för polismyndigheten i Stockholms län. En arkivförteckning finns Södertörns polismästardistrikt är uppdelad på två arkivförteckningar, en för handlingar som förvaras vid basstationen Flemingsberg och en för handlingar vid basstationen i Handen. Arkivförteckningarna är uppdaterad så långt det är möjligt. Förteckningen uppdateras årligen vad gäller gallring. Rikspolisstyrelsen bedriver ett projekt att gå över till den processorienterade arkivredovisningen och stödjer polismästardistrikten i detta arbete. Man räknar med att gå över till det nya redovisningssättet år 2014. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas delvis i arkivlokal Södertörns polismästardistrikt har två arkivlokaler, en i Flemingsberg och en i Handen, samt ett närarkiv vid vardera basstation. Skåp används endast till personalakter. Vid inspektionen kontrollerades endast lokalerna i Flemingsberg. I närarkivet används en dörr med en lägre brandklass än den föreskrivna. Det råder även oklarheter om armaturen är godkänd samt om lokalens fönster ev sänker brandklassen. Slutarkivet är godkänt. Föreläggande Polismästardistriktet ska säkerställa att arkivlokaler, både närarkiv och slutarkiv, uppfyller Riksarkivets krav enligt RA-FS 1997:3. Stockholms stadsarkiv 2011-02-18 Martin Ståhl Arkivarie, Tillsyn och rådgivning