Entré Avstämning lön inför kontrolluppgifter före årsuppdateringen Detta dokument är en hjälp till att stämma av utbetald lön mot kontrolluppgifter och arbetsgivardeklarationen före inläsningen av årsuppdateringen av Entré. Avstämningen kan göras i november eller december månad men inga kontrolluppgifter kan skrivas ut förrän efter Entré är uppdaterat med årsuppdateringen som kommer tidigast runt julveckan. Avstämningen måste göras om efter årsuppdateringen enligt de dokument som då ligger på hemsidan men om fel upptäcks då så vet man att de har uppstått efter den senaste avstämningen. På grund av att flertalet kunder vill kunna göra denna avstämning före året slut så har vi valt att lägga ut detta dokument redan nu som en hjälp. Fördelen är att om man hittar felaktigheter i någon löneutbetalning så kan detta korrigeras på decemberlönen innan året är slut. Observera! Inställningar och hanteringar är oftast likvärdiga från år till år, varpå dokumentationen endast uppdateras då ändringar sker i Entré, lagar eller i kollektivavtalen. Tänk därför på att årsdatum enbart är exempel och att själv alltid ändra till årets årtal vid tillämpandet. Innehållsförteckning AVSTÄMNING LÖNEKONTON... - 2 - AVSTÄMNING LÖNEÅR... - 4 - BELOPP I DIFFERENSKOLUMNERNA... - 5 - BILAGA 1. FÖRKLARING AV KNAPPAR TILL AVSTÄMNING LÖNEÅR... - 6 - Exempel på utskrift:... - 8 - BILAGA 2. TIPS PÅ DIFFERENSER I AVSTÄMNING LÖNEÅR... - 9 - Kolumn Diff. UBD... - 9 - Kolumn Diff. avr.... - 9 - Kolumn Diff. red.... - 10 - BILAGA 3. ÖVRIGA FUNKTIONER FÖR KONTROLLUPPGIFTEN... - 11 - BILAGA 4. KONTROLLUPPGIFTSACKUMULATORER... - 11 - Ackumulator KU_37... - 12 - BILAGA 5. INTE LÖNEAVRÄKNAT ETT HELT KALENDERÅR I ENTRÉ... - 13-2014-12-04 www.hantverksdata.se - 1 -
Avstämning lönekonton Lön Uppföljning/Spårning Lista lönerader Avstämning lönekonton Rapporten visar vilka bokföringskonton som löneraderna är bokförda på, fördelat på skatt, skattepliktig lön, förmåner och skattefria ersättningar och avdrag. Genom att klicka sig ner i rapporten går det att se vilka personer och lönearter som ingår i summorna. Rapporten underlättar kontrollen av kontointervall i grundinställningen i nästa moment och är underlaget för avstämning av kontrolluppgiftens totalsummering. Markera rapporten Avstämning lönekonton Klicka på flik 2 och välj första och sista bokföringsperiod under 2014 Klicka Skriv ut (eller Visa på skärmen) 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 2 -
Listade konton är de som har använts i löneavräkningen. Skriv ut rapporten. Gå till System Allmänna sidoregister och inställningar Grundinställningar Lön Årshantering Kontointervall för bruttolön vid avstämning löneår med inställningsnummer 2367 (om du saknar mappen System så måste man be om hjälp från någon på företaget som har den behörigheten). Kontrollera att alla konton för skattepliktig lön från utskriften ovan finns med Saknas något konto (eller om något konto ska tas bort), klicka Ändra för att korrigera Lämna inga mellanrum mellan kontonummer, bindestreck eller kommatecken Bara konton för skattepliktig lön får finnas här Info: Konton kan läggas till och tas bort flera gånger. Dessa konton används för avstämning mot löneavräknade rader som visas i kolumn Brutto avr. i rutinen Avstämning löneår. Se nästa sida. Gå ur grundinställningarna med Avsluta. 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 3 -
Avstämning löneår Gå till Lön Årshantering Checklista Årsskifte och klicka Avstämning. I denna rutin stämmer man av all lön mot skatter och arbetsgivaravgifter samt kontering till bokföringen innan kontrolluppgifter skapas. Denna rutin och avstämning kan med fördel göras varje månad för att slippa det omfattande arbete som kan uppstå om man bara gör det en gång per år. Första gången för året som man klickar sig in i rutinen hämtas årets uppgifter in. Men är man osäker när man var inne sist, klicka Hämta in kontrolluppgifter för att hämta in t o m den senaste löneavräkningen. Olika urval kan göras för att begränsa avstämningen. Den kan göras per löneperiod (eller plocka perioder), per anställd, lönetyp, lönegrupp och/eller resultatenhet. Efter varje urvalsändring man gör måste man klicka Uppdatera. För företag med få anställda och små register uppdateras bilden automatiskt. Se till att ha nedan kolumner i bilden. Företag som inte har avräknat lön ett helt år i Entré kan lägga till andra kolumner för att se inlagda ingående värden, se bilaga 5 för hjälp med detta. Ett urval kan göras för att endast se personer med differenser Åtkomst till personregistret Bryt per period för lättare avstämning Utskrift av lista för avstämning Har man en differens på totala bruttosumman (se anställningsid 102), och samma summa ligger i kolumn KU fält 31, är det en ok differens. Personer födda 1937 eller tidigare ska redovisas i fält 31 på kontrolluppgiften. Avrundning av skattepliktig bilförmån i KU fält 13 sker nedåt till helt hundratal kronor (se Förmån avr. och Förmån KU). Om det endast är en avrundningsdifferens så är det en ok differens mellan förmåner KU mot avräkning och skattedeklaration. Var dock säker på att det bara är avrundningen som diffar. Har man 0 eller endast någon krona (öresavrundning) i kolumnerna för differens är avstämningen klar. Annars gå vidare till nästa sida. 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 4 -
Belopp i differenskolumnerna Om det finns ett belopp i någon av differenskolumnerna behöver man fördjupa sig i underlaget via knapparna till höger. Följande bilagor hjälper till med detta. - För en förklaring av avstämningens knappar till höger, se bilaga 1 sidan - 6 - - För tips på vad som kan vara fel om man har mycket differenser, se bilaga 2 sidan - 9 - - För övriga funktioner för kontrolluppgiften, se bilaga 3 sidan - 11 - - För kontroll av ackumulatorernas definitioner, se bilaga 4 sidan - 11 - - Inte avräknat lön ett helt år i Entré, se bilaga 5 sidan - 13-2014-12-04 www.hantverksdata.se - 5 -
Bilaga 1. Förklaring av knappar till Avstämning löneår På sidan av bilden finns ett antal knappar för åtkomst till andra delar av systemet. Nedan förklaras var kolumnernas information i årsavstämningen kommer ifrån. OBS! Denna rutin kommer man bara åt efter årsuppdateringen av Entré är inhämtad. (Kolumn Brutto avr samt Förmåner avr i avstämningsbilden) Denna knapp visar de avräknade löneraderna för den aktuella personen. Välj till kolumner för bättre avstämning genom att högerklicka på en kolumnrubrik och klicka lägga till eller ta bort kolumner. Klicka Uppdatera. Klicka Visa för att se de underliggande löneraderna. Kolumnen Konto är bra att lägga till här. 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 6 -
(Kolumn Brutto UBD samt Förmåner UBD i avstämningsbilden) Denna knapp visar de skattedeklarationer som gjorts under året för den person man står på. Har Entré inte körts ett helt år och skattedeklarationer för hela året inte finns i Entré, kommer man inte att kunna stämma av kolumnen Brutto UBD för hela året. (Kolumn Brutto KU ack och KU ack Förmåner i avstämningsbilden) Visar ackumulatorvärden till Kontrolluppgiften och Arbetsgivardeklaration till den valda personen. 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 7 -
Genväg till personregistret. (Kolumn Brutto red i avstämningsbilden) Denna bild visar konteringen till redovisningen för aktuell person. Om man bryter per period, i avstämningsbilden (se bild sidan 4), visas endast den löneperiod som man står på när man klickar på knappen Konteringslogg. Annars visas hela årets konteringar. Vid stora register är bilden tom, klicka då Uppdatera. Exempel på utskrift: 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 8 -
Bilaga 2. Tips på differenser i avstämning löneår Kolumn Diff. UBD Alla arbetsgivardeklarationer måste vara genomförda för att inte få ett belopp i kolumn Diff. UBD. Om en arbetsgivardeklaration är preliminär så kan den utföras definitivt nu i efterhand. o Klicka då på Arbetsgivardeklaration och genomför skattedeklarationen i efterhand o Om Entré är inställt så att bokföringsunderlag skapas får man inte glömma att plocka bort eller motkontera de i verifikationsregistret Differenser kan också bero på felaktiga definitioner på ackumulatorerna som uppdaterar arbetsgivardeklarationen. o Klicka då på Ackumulator och kontrollera ackumulatorerna UBD_41, UBD_42, UBD_43, UBD_83 och UBD_85 o Kontrollera enligt samma förfaringssätt som för ackumulatorer till KU enligt bilaga 4 men välj istället grupp UBD o Stäm av mot dokumentet Ackumulatorer till UBD alternativ 1 eller 2 I det fall en anställd är född 1937 eller tidigare så skapas en differens i kolumnen Diff. UBD och Diff. avr i avstämningsbilden men det är ok i detta fall. Kolumn Diff. avr. I det fall en anställd är född 1937 eller tidigare så skapas en differens i kolumnen Diff. UBD och Diff. avr i avstämningsbilden men det är ok i detta fall. Om en löneart är avräknad som ej skattepliktig inkomst men ingår i ackumulatorn KU_11 så är detta fel. En sådan löneart ska inte komma med i KU_11 då denna ackumulator endast ska innehålla skattepliktig inkomst. o Klicka Ackumulator och gå igenom ackumulatorn KU_11 och kontrollera att bara lönearter och/eller lönehantering ligger i definitionen. Jämför mot dokumentet Ackumulatorer till KU. o Har man felaktigt betalat ut en ersättning skattepliktigt eller ej skattepliktigt men det skulle vara tvärtom så kan man korrigera det på sista lönen för året 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 9 -
Kolumn Diff. red. Kolumnen Diff. red. tittar endast på grundinställning 2367 för kontointervall. o Belopp i differenskolumnen Diff. red. kräver att du kontrollerar att du fick med alla konton eller kontointervall som avser skattepliktig lön o Gå till System - Allmänna sidoregister och inställningar Grundinställningar - Lön Årshantering för kontroll av kontointervall o Enbart konton för skattepliktig lön får finnas i kontointervallen. Stäm av detta mot rapporten Avstämning lönekonton (enligt instruktion sidan 2-3). o Vissa företag i Glas- och ev. Golvbranschen kan ha konto 2921 i grundinställning 2367 för att inte få någon differens i avstämning löneår o Inställning 3291 kan vara påslagen hos företag med väldigt stora register. De kan då inte stämma av konteringarna i löneårsavstämningen utan får tomt i kolumnen Brutto red. och således differens i kolumnen Diff. red. 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 10 -
Bilaga 3. Övriga funktioner för kontrolluppgiften Ändra Formuläret kontrolluppgift kan bara öppnas efter årsuppdateringen av Entré är gjord. Bilaga 4. Kontrolluppgiftsackumulatorer Kontrollera att alla ackumulatorer som börjar på KU har rätt lönearter kopplade. Vid osäkerhet om vilken löneart som ska kopplas på vilken ackumulator så rekommenderar vi att man läser Skatteverkets broschyr SKV_304 som innehåller en detaljerad information om var och vad man ska redovisa i respektive ruta på kontrolluppgiften. Sidorna 38-39 i SKV_304 innehåller en mycket bra förteckning över ett antal kontantersättningar och förmåner och i vilken ruta de ska redovisas. Jämför med dokumentet Ackumulatorer till KU som är ett exempel på hur koppling till lönearter kan se ut. Lön Register och löneinställningar Ackumulatorer Söka ackumulatorer Välj Grupp KU för kontrolluppgifter Ta ut en utskrift på definitionerna via Utskrift eller kontrollera direkt på skärmen Kontrollera att varje ackumulator är definierad med rätt löneart, lönehantering eller typ av tid 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 11 -
Ackumulator KU_37 Ackumulator KU_37 ska inte innehålla lönearter för fack- och/eller kontrollavgifter. Klicka Ta bort om lönearter för fack- och/eller kontrollavgift finns i definitionen. 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 12 -
Bilaga 5. Inte löneavräknat ett helt kalenderår i Entré Om man inte har löneavräknat ett helt år i Entré kan man lägga till tre kolumner som visar det ingående värde man la in vid start av Entré lön. Detta är bara som en hjälp om man vill stämma av de ingående värden som inte är avräknade i Entré. Sätt pilen ovanför en kolumnrubrik, t ex Namn, och höger-klicka. Lägg till de tre kolumnerna för ingående värden och lägg de i förslagsvis nedan ordning. Flytta med pilarna upp och ner för att få kolumnerna i nedan ordning. 2014-12-04 www.hantverksdata.se - 13 -