Kurs 5:1 Att presentera med PowerPoint del 1 STUDENTDATORUTBILDNINGEN MALMÖ HÖGSKOLA
Att presentera med bildspel, del 1 Här är en kort vägledning som kan hjälpa dig i ditt arbete med att skapa en presentation. Den ger grundläggande kunskaper i att skapa ett bildspel med Microsoft PowerPoint. Alla funktioner tas inte upp i det här materialet utan dem får du upptäcka själv. Vi kommer även att försöka svara på de frågor som kommer att dyka upp under lektionens gång. Verktygsflikar Fliken Start Office-knappen Snabbåtkomst fliken Start gruppen Tecken gruppen Rita Fliken Infoga
Vyer I Powerpoint finns det ett antal huvudvyer: Normallägesvyn Bildspelsvy Bildbakgrundsvyn Normalläget När du startar PowerPoint 2007 kommer du att mötas av följande Normallägesvy, se nedan. 2 1 3 Normalläget är indelat i 3 delar: Bild och dispositionsläge (1) Förhandsgranskning av presenationsbild (2) Anteckningsfält (3) Här väljer man vyer! Zoomverktyg! Av dessa delar är det Bild och dispositionsfältet som du skall arbeta mest i. Det är där som all text skall skrivas in, inte i delen förhandsgranskning av bild. Visst kan du skriva in text i denna del, men då går mycket av finessen sen med dispositionsläget bort.
Förhandsgranskning av bild (2) Här kan du se hur din bild kommer att se ut. Du kan även göra ändringar på den här vyn, tänk dock på att dessa ändringar bara gäller denna bild. För att ändra på textens format rekommenderas att du ändrar i Bildbakgrunden för att ändra i hela ditt bildspel (se rubrik Design). Anteckningsfält (3) I detta fält kan du göra anteckningar till dina bilder, varje bild har sitt eget anteckningsfält. Dessa anteckningar kan du sedan skriva ut och ha som stödanteckningar vid din presentation. Bildbakgrund Det är i bildbakgrunden som allting i PowerPoint styrs, formatet på dina rubriker, utseendet och formatet på dina underrubriker, sidnumrering osv. Om du ändrar i bildbakgrunden så kommer dessa ändringar att gälla alla bilder i ditt bildspel, inte bara den som du har markerat. Detta är ett mycket tidsbesparande sätt att arbeta, samt att du får en kontinuitet i din presentation. Bildbakgrunden samt dess olika layouts nås genom att välja Bildbakgrund i gruppen Presentationsvyer på fliken Visa. Nedan visas verktygsfältet för Bildbakgrund. När du är färdig, klickar du här för att återgå Startfliken Bildsortering I denna vy får du en översikt över alla de bilder som ingår i din presentation. Du får även se om det finns animeringar på bilderna, eftersom det då visas en liten stjärna under bilden.
Skapa en ny presentation När man vill skapa en ny presentation i PowerPoint finns det olika alternativ. Man kan välja att skapa en tom presentation eller använda en formgivningsmall.. För att skapa en ny presentation klickar man på Office-knappen och väljer Nytt.. Vad man väljer beror givetvis på ens önskemål, men kortfattat så innebär det: Tom presentation startar med ett nytt dokument utan några förinställningar. Man kan välja mellan olika fördefinierade layouter för att sedan anpassa dessa efter behov, och det går även att i efterhand applicera en formgivningsmall om man så önskar. Från installerade mallar. Valet påverkar bland annat typsnitt, bakgrundsbild, knappar och färgval på text. Det finns en rad olika färgscheman tillgängliga. Vill man, går det också att kombinera detta med en fördefinierad layout. Från installerade teman. Med hjälp av teman kan man enkelt skapa presentationer där bakgrund, text, tabeller er och figurer har ett gemensamt utseende. (Innehållsguiden är inte längre tillgänglig i Powerpoint 2007) Oavsett vad man väljer så ska man sedan själv fylla presentationen med information. Den text som redan finns är så kallade "dummies"- de är platshållare are som inte kommer synas under själva presentationen utan är bara där för att visa var det är tänkt att text, bilder och andra objekt ska hamna samtidigt som de visar av vilken typ informationen förväntas vara. Det är givetvis sedan upp till den som skriver presentationen att använda sitt eget omdöme för vad som ska vara med eller inte och tänk på att man kanske inte ska använda mallarna rakt av då de är ganska lätta att känna igen, helst för de som sett ett antal presentationer redan.
Skapa och Ordna Dispositionsläget (1) Skriv in fakta När du skapar en presentation är det viktigt att du lägger ditt "krut" på rätt ställe. Det är mycket lätt att börja i fel ände, med att formatera. Dock är det viktigaste (oftast) i din presentation innehållet och det är även det som tar längst tid att få fram. Det som du alltid bör börja med i ditt arbeta med en presentation är att "brainstorma" fram ditt innehåll, dvs. bara sätta dig ner med PowerPoint och skriva ner allt som du kommer på skall vara med. Detta gör du genom att klicka på fliken Disposition, sedan är det bara att skriva in fakta. Bry dig inte om ordningen, skriv bara in fakta, tryck sedan på [Enter] för att kunna skriva i ytterligare fakta. Varje gång du trycker på [Enter] skapas en ny bild När du sedan har skrivit in alla de fakta som du vill ha med i din presentation är det dags för nästa steg. Nu skall du skapa ordning i presentationen. För att du skall kunna göra detta behöver du ta fram verktygsfältet Disposition,, sedan är det bara att skriva in fakta Bry dig inte om ordningen, skriv bara in fakta, trycke sedan på [Enter] för att kunna skriva in ytterligare fakta. Varje gång du trycker på [Enter] skapas en ny bild. Dispositionsfunktioner När du sedan har skrivit in alla de fakta som du vill ha med i din presentation är det dags för nästa steg. Nu skall du skapa ordning i presentationen. Detta kan du göra genom att högerklicka i dispositionsvyn, se figuren till höger. Ändra ordning på dina bilder För att ändra ordningen på de bilder som ingår i din presentation gör du på följande sätt: 1. Klicka på bildikonen mellan Bildnummer och inskriven text. Bildikonen blir nu markerad. 2. Sedan högerklickar du på bildikonen och väljer den pil som flyttar bilden i önskad riktning i din disposition. Pilen som pekar uppåt på skärmen flyttar din bild ett steg upp i din disposition, medan pilen som pekar nedåt flyttar ner bilden i den samma. I figuren till höger är den sista bilden markerad i dispositionsvyn. I detta fall är det huvudrubriken som är markerad. Det innebär att bilden bara kan flyttas uppåt samt att rubriken bara kan sänkas till underrubriker. Bildikon
Gör om en bild till en punkt på en annan bild Om du vill göra om en bild till en punkt på en annan bild gör du även detta i Dispositionsvyn. Gör på följande sätt: 1. Markera den bild som du vill göra om till en punkt, genom att klicka på den. 2. Flytta sedan denna bild så att den hamnar under den bild du vill att den ska bli en punkt på. 3. Högerklicka på bilden och använd sedan de gröna pilarna för att göra om bilden till en punkt. Ett klick på grön pil som pekar till höger gör om bilden till en punkt, ett klick på grön pil som pekar till vänster gör om en punkt till en bil d. Det är möjligt att klicka fler gånger på den gröna pilen till höger, vad som då händer behandlas senare i detta dokument. Figuren visar hur presentationsbilden som heter Fakta4 Flyttas upp så att den ligger innan bild Fakta3. Därefter Sänks Fakta4 så att den hamnar som en underrubrik i bilden som heter Fakta2. Flytta en bild med punkter När du skall flytta en bild med punkter på i din disposition måste du tala om för PowerPoint att bild och punkter hör ihop. Detta gör du på följande sätt: 1. Först bör du stänga bilden. För att göra detta markerar du först bilden genom att klicka på bildikonen 2. Högerklicka och välj sedan minustecknet (Dölj nivå). 3. Nu försvinner punkterna och ersätts med ett grått streck underbildrubriken. Nu är det bara att använda de blå pilarna för att flytta bilden (inklusive punkter) inom din disposition. Högerklicka och välj plustecknet (Visa nivå) för att få fram punkterna igen. Tänk på att om du har fler bilder med punkter behöver du stänga dessa också för att undvika oreda.
Design Bakgrunden Toning, struktur, mönster eller bild Om du vill ändra utseende på bakgrunden på en av dina bilder, gör du det enklast genom att högerklicka på bilden och välja Formatera bakgrund (t ex via Bildsorteringsvyn). När du vill arbeta med bakgrunden för hela presentationen, då väljer du att arbeta i fliken Design där man har möjligheter att arbeta med olika teman för sin presentation. För att bara ändra bakgrunden väljer du Bakgrundsformat och därefter en bakgrund, se figuren nedan. För att få ytterligare möjligheter kan du välja Formatera bakgrund. Här har man tre alternativ för bakgrunden 1. Hel fyllning,, vilket innebär att bilderna får en heltäckande färg. 2. Toning,, vilket innebär att bakgrunden färgnyans kan varieras. 3. Bild eller strukturfyllning ger möjlighet till en bakgrund som liknar t ex marmor eller trä. Det är klokt att du hela tiden tänker på att få en bra kontrast mellan text och bakgrund, gult på vit bakgrund är ingen höjdare
Bildbakgrund att ändra format på Text Det är i Bildbakgrunden som allting i PowerPoint styr, formatet på dina rubriker, utseendet och formatet på dina underrubriker, sidnumrering osv. Om du ändrar i bildbakgrunden så kommer dessa ändringar att gälla alla bilder i ditt bildspel, inte bara den som du har markerat. Detta är ett mycket tidsbesparande sätt att arbeta, samt att du får en kontinuitet i din presentation. För att göra ändringar i bildbakgrunden gör du så här: 1. Gå in på fliken Visa och välj Bildbakgrund 2. Du får nu fram bildbakgrunden. Den innehåller som standard ett rubrikobjekt samt flera underrubriksobjekt. Det är dessa objekt som styr formatet på de rubriker och underrubriker som du sedan lägger till i din presentation. 3. Om du vill ändra formatet på dina rubriker; markerar du först texten i rubrikobjektet, sedan högerklickar du på markeringen och väljer därefter i formateringsverktyget. 4. När du är klar med din formatering klickar du på Stäng bakgrundsvy. Med formateringsverktyget kan man justera rubrikernas utseende (högerklicka på rubriktexten för att se verktyget) Infoga bilder i din PowerPoint Innan du börjar infoga bilder i din presentation är det viktigt att du tar ställning till följande: -Skall bilden finnas med endast på en bild, eller skall den vara med på alla sidor? Om bilden endast skall finnas med på den bild som du har markerad gör du så här (se figuren nedan): 1. Infoga bilden på följande sätt: Genom att välja fliken Infoga (a) Därefter, klicka på Bild (b). Sedan letar man fram bilden på datorn och avslutar med att klicka på Infoga i nedre högra hörnet.
I det andra alternativet klickar man på bildikonen i sin presentationsbild (c) och därefter letar man upp bilden och infogar den i presentationen. 2. Bilden kommer nu att infogas mitt på sidan. För att flytta den så för du muspekaren till mitten av bilden, klickar och håller ner vänster musknapp, sedan drar du bilden dit du vill ha den. När du släpper musknappen "släpper" du bilden. 3. Om du vill ändra storlek på bilden klickar du och håller ner vänster musknapp på någon av de vita hörnpunkterna (d),, när du är nöjd med storleken på bilden släpper du vänster musknapp (använd alltid hörnpunkterna om du vill bibehålla bildens proportioner). 4. Vill du rotera bilden använder du dig av den gröna punkten ovanför bilden (e). Klicka på den och håll ner vänster musknapp så kan du rotera den. Skulle hörnpunkterna försvinna är det bara att klicka på bilden så kommer de fram igen. Vill du att en bild skall finnas med på alla bilder i din presentation skall du lägga in den i Bildbakgrunden (som finns på fliken Visa). b a d e c Figuren visar de olika momenten för hur man infogar en bild i sin presentation Tips! Det är viktigt att du lägger presentationen på rätt nivå; kan de ingenting eller är de experter inom det område som du kommer att hålla en presentation om? Utöver att veta vilken målgrupp man har är det bra att tänka sig in i under vilka omständigheter som presentationen sker. Frågeställningar som gäller åhörarna och är viktiga är: Varför lyssnar de? Är de nyfikna på ditt budskap? Vill de roa sig? Vill de få information och fakta? Är de där som kritiker och motståndare?
Är de där av tvång, t ex uppdrag av chef, obligatorisk föreläsning osv? Är de nybörjare i ämnet? Är de allmänt intresseraderade av ämnet och kan något om bakgrunden och terminologin? Är de experter och behöver kanske inte veta hela bakgrunden och allmänna teorier utan vill ha information om just ditt arbete och dina slutsatser? Oavsett kunskapsnivå inom just ditt område kanske publiken har andra erfarenheter som du kan knyta an till. Till sist, se till att ha roligt när du ger din presentation! En positiv presentatör är alltid mycket enklare att lyssna på! Ytterligare information Mer information om presentationsprogrammet PowerPoint kan du lära dig genom SDM:s fortsättningskurs (kurs 5:2) där du bl a får lära dig animeringar i Powerpoint. På Microsoft hemsida för Office finns en hel del mer om man vill lära sig att använda PowerPoint, Microsoft Office PowerPoint (http://office.microsoft.com/sv-se/powerpoint). Hjälp om PowerPoint 2007