VIKSJÖ GOLFKLUBB Kallelse och möteshandlingar till höstmötet 2018-11-14
Kallelse med föredragningslista Härmed kallas Viksjö Golfklubbs medlemmar till allmänt möte (höstmöte) onsdagen den 14 november 2018 kl. 19.00. Plats: Klubbhuset på Viksjö Golfklubb Föredragningslista 1. Mötets öppnande. 2. Fastställande av röstlängd för mötet. 3. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 4. Fastställande av föredragningslista. 5. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 6. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare, som jämte ordföranden skall justera mötesprotokollet. 7. Fastställande av övergripande verksamhetsplan, medlemsavgifter, övriga avgifter, medlemslån och budget för det kommande verksamhets- och räkenskapsåret. 8. Val av: a. klubbens ordförande, tillika ordförande i styrelsen, för en tid av ett år b. halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två år c. suppleanter i styrelsen, med för dem fastställd turordning, för en tid av ett år d. två revisorer jämte en suppleant för en tid av ett år I detta val får styrelsens ledamöter ej delta e. tre ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall utses till ordförande. 9. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. a. Styrelsens förslag att uttaga pantbrev. 10. Övriga frågor. 11. Mötets avslutande. Efter mötet sker utdelning av förtjänsttecken, avtackning m.m. Anmälan till höstmötet den 14 november kl. 19.00 i klubbhuset För att vi ska veta hur många som kommer och kunna ordna sittplatser till samtliga mötesdeltagare ser vi gärna att anmälan görs innan mötet. Maila eller ring in din anmälan senast den 9 november till: Viksjö Golfklubbs kansli, Tel: 580 313 00 E-post: kansli@viksjogk.se 1
Övergripande verksamhetsplan för 2019 Inom ramen för klubbens stadgar och riktlinjer planeras verksamheten under 2019 enligt följande övergripande verksamhetsplan. Viksjö Golfklubb 50 år År 2019 fyller Viksjö Golfklubb 50 år. Det kommer vi att uppmärksamma genom olika klubbaktiviteter vid flera tillfällen under året. Ekonomi 2018 års verksamhet förväntas ge ett underskott på ca 175 ksek. Detta främst beroende på minskade intäkter från greenfee och drivingrange under flera sommarveckor med extrem värme. Driftsbudgeten för år 2019 är utarbetad med antagandet att Höstmötet beslutar i enlighet med styrelsens förslag till avgifter på sidan 4. Medlemmar och medlemsvård Klubbkommitténs främsta uppgift är att bidra till att nya medlemmar kommer in i klubbgemenskapen. Kommittén ska även arbeta för att stärka trivseln och klubbandan. Alla klubbmedlemmar ska ges möjlighet till trevlig samvaro både i samband med och vid sidan av golfspelet. Genom olika arrangemang och aktiviteter både före, under och efter spelsäsongen ökas mervärdet av klubbmedlemskapet. Personal Organisationen för banskötsel, golfträning, restaurang, shop/drivingrange och administration anpassas så att det skapas tillräckliga resurser för att sköta anläggning och verksamhet på ett effektivt och bra sätt och att en god arbetsmiljö tillgodoses. Utbildningsinsatser görs även för enskilda medarbetare. God service och vänligt bemötande är ledord för Viksjö Golfklubbs personal. Banorna Till 2019 planeras följande banarbeten; Utvärdera och utveckla särskilt skötselprogram för greener och greenområden för att långsiktigt säkerställa kvalitén. Färdigställa påbörjat teeprojekt (14 st) på 18-hålsbanan enligt Masterplan. Renovera och uppdatera bevattningssystemet på 18-hålsbanan enligt Masterplan. Renovera green på hål 9 på 9-hålsbanan. Se över och renovera gångvägar, park- och serviceytor. Fortsatt trädvård i enlighet med Masterplan. 2 Fastigheter Till 2019 planeras följande fastighetsarbeten; Riva gamla shopen och uppföra en ny byggnad för omklädningsrum, klubbrum för samkväm samt förråd. Bygga om resterande del av omklädningsrum till större säljyta i shop, varulager, verkstad, 4 st kontor och arkiv. Påbörja en utredning rörande omprövning av gällande detaljplan för hela Fjällens Gård. Detta för att ge oss svar på eventuellt nya möjligheter. Ta fram en underhållsplan som ger svar på när det tidsmässigt är dags för löpande underhåll av våra byggnader. Träningsverksamhet Klubbens tränare ansvarar för all organiserad träning. Nya golfare, seniorer, juniorer och elitspelare erbjuds riktade kurser. Förutom professionellt utbildade tränare har medlemmarna möjlighet att ta del av den avancerade teknik som svingstudion erbjuder. Våra anställda tränare utvecklar ständigt utbudet för våra medlemmar. Golfshop och drivingrange Klubben har nu drivit golfshopen och drivingrangen i egen regi i tre år. Resultatet har varit mycket lyckat och verksamheten fortsätter och utvecklas vidare under 2019. Aktiviteter såsom modevisningar, demodagar, temaoch kampanjveckor arrangeras. Arbetet med utprovning av klubbor s.k. custom fitting med hjälp av klubbens tränare fortsätter då det varit mycket uppskattat. Medlemmar erbjuds möjlighet till bra rabatter via bonussystem vid inköp i shopen. Även inköp av rabattkort till drivingrangen erbjuds till förmånliga priser. Restaurangverksamhet Under de senaste 13 åren har klubben drivit restaurangverksamheten i egen regi med anställd personal. Det har medfört att klubben kunnat påverka verksamheten på ett bättre sätt. Medlemmar får fortsatt möjlighet att erhålla 15% rabatt på alla inköp via Bunkerkonto. Ambitionen till 2019 är att kunna bidra med ett ekonomiskt överskott till koncernen samtidigt som rabatter via bunkerkonto lämnas på drygt 400 ksek. Reklam- och sponsorverksamhet För att kunna erbjuda medlemmar så stor tillgänglighet som möjligt till 18-hålsbanan hålls antalet reklamköpare och sponsorer på en fortsatt låg nivå.
Golfspel och tävlingar Möjlighet till sällskapsspel där medlemmar spelar med varandra och med gäster efter eget val är den viktigaste attraktionskraften i vår golfklubb. Lottade tävlingar ska därför organiseras i omfattning som lämnar ett betydande utrymme för sällskapsspel. Strävan ska vara att hålla en lördag eller söndag per veckoslut fri från organiserade tävlingar. Idrottskommittén samordnar alla tävlingar inom klubben. Tävlingssektionen genomför tävlingar som är öppna för alla medlemmar, huvudsakligen under helger. De ska arrangeras i syfte att stimulera till tävlingsidrott och främja kontakten mellan olika medlemskategorier. Övriga sektioner arrangerar tävlingar och andra gemenskapsfrämjande aktiviteter i huvudsak på vardagar för olika medlemskategorier. En omfattande utbildning i de nya golfreglerna kommer att genomföras under våren 2019. Deltagande i serielagsspel på distriktsnivå fortsätter. Verksamhet för damer Klubbens damer erbjuds olika former av verksamhet/ tävlingar både på Viksjö GK och andra orter. Nya medlemmar ska tas omhand så de snabbt och på bästa sätt kommer in i vår gemenskap. Damsektionen (DS) fortsätter med tisdagstävlingen 4-karat, med tillhörande eclectic, som spelas vid högst sex tillfällen under säsongen. Även 2019 kommer DS att erbjuda en 9-hålstävling. DS kommer att delta med lag i Stockholms golfförbunds seriespel med lag i D50, D60 och D70. DS kommer att bjuda in alla damer till ett informationsmöte inför säsongsstarten 2019. På klubbens hemsida, via e-post och Facebooksida informeras om kommande och genomförda evenemang och tävlingar med inbjudningar och resultat. Damernas Cup kommer att arrangeras även under 2019. Verksamhet för veteraner Veteransektionen fortsätter att bedriva en av klubbens största verksamheter med inriktning på tävling och trevligt umgänge på klubben. Verksamheten vänder sig till alla i ålderskategorin 60+, både damer och herrar. Verksamhet för juniorer Målet för juniorverksamheten är att kunna vara en idrottare i golf. Det uppnår vi genom att träffas, trivas, träna och tävla. Träningen som klubbens tränare ansvarar för inriktar sig till bredd och elit, från 6 års ålder. Vår värdegrund är Glädje, Gemenskap och Uppmuntran skapar trygghet. Juniorsektionen (JS) ansvarar för ett omfattande tävlingsprogram för alla juniorer. Juniorsektionen och tränarna tillsammans anordnar ett flertal aktiviteter som bidrar till trivsel på klubben. Verksamhet för elit Viksjö GK:s elitverksamhet omfattar de medlemmar som på basis av spelstyrka och tävlingsmeriter bedöms vara kvalificerade att representera klubben i det nationella seriespelet för damer respektive herrar. Elitverksamhetens målsättning för herrlaget är att återta en plats i elitserien. För damlaget att etablera sig i div 1. Sektionen ska på olika sätt verka för att klubbens elitspelare, såväl damer som herrar inom tilldelad ekonomisk ram, får bästa möjliga förutsättningar och stöd för att utvecklas som elitspelare. Elitspelare som får stöd från klubben ska fullfölja vissa åtaganden som regleras i individuella avtal. Information Klubbens hemsida är viktig för informationsspridning. Den kommer därför att fortsätta utvecklas. Även användandet av sociala medier för informationsspridning vidareutvecklas. Kommittéer- och sektioner stöttas för att kunna lägga ut information om verksamheten med hög aktualitet. Digitalt nyhetsbrev skickas kontinuerligt under golfsäsongen till klubbens medlemmar. Miljöarbete Miljögruppen kommer även under 2019 att följa upp klubbens hållbarhetsarbete efter att anläggningen blivit certifierad enligt den internationella miljöcertifieringen för golfbanor GEO. Styrelsen 3
Styrelsens förslag till avgifter för 2019 Styrelsens motivering till föreslagna avgifter Då driftskostnaderna stiger under 2019 föreslås en mindre ökning av avgifterna enligt nedanstående förslag. År 2019 (År 2018) Inträdesavgift för nya medlemmar: Senior, 22 år och äldre 1 000 SEK (1 000 SEK) Junior, 21 år och yngre 0 SEK (0 SEK) Reverslån för nya medlemmar: 30 år och äldre 10 000 SEK (10 000 SEK) Inbetalning av lånet kan delas upp på tre år mot en kostnad av 200 SEK/år. 29 år och yngre enligt följande betalningsplan; 18 år, första inbetalning 2 000 SEK (2 000 SEK) 22 år, total inbetalning 4 000 SEK (4 000 SEK) 26 år, total inbetalning 7 000 SEK (7 000 SEK) 30 år, total inbetalning 10 000 SEK (10 000 SEK) Medlemsavgift: År 2019 (År 2018) Medlemmar med spelrätt (aktiv) Senior, 22 år och äldre 7-dagarsspel 1 400 SEK (1 200 SEK) Vardagsspel 1 400 SEK (1 200 SEK) Spel på 9-hålsbanan 1 400 SEK (1 200 SEK) Greenfeespel 1 400 SEK (1 200 SEK) Junior, 21 år och yngre 7-dagarsspel, 17-21 år 700 SEK (600 SEK) 7-dagarsspel, 13-16 år 700 SEK (600 SEK) 7-dagarsspel, -12 år 700 SEK (600 SEK) Vardagsspel 700 SEK (600 SEK) Spel på 9-hålsbanan 700 SEK (600 SEK) Greenfeespel 700 SEK (600 SEK) Medlemmar utan spelrätt (passiv) Senior, 22 år och äldre 650 SEK (650 SEK) Junior, 21 år och yngre 325 SEK (325 SEK) Spelavgift: År 2019 (År 2018) (Moms ingår med 5,66%) Medlemmar med spelrätt (aktiv) Senior, 22 år och äldre 7-dagarsspel, 30 år- 5 595 SEK (5 500 SEK) 7-dagarsspel, 22-29 år 2 700 SEK (2 700 SEK) Vardagsspel 4 350 SEK (4 300 SEK) Spel på 9-hålsbanan 1 400 SEK (1 400 SEK) Greenfeespel 650 SEK (650 SEK) Junior, 21 år och yngre 7-dagarsspel, 17-21 år 2 500 SEK (2 450 SEK) 7-dagarsspel, 13-16 år 1 500 SEK (1 500 SEK) 7-dagarsspel, -12 år 600 SEK (600 SEK) Vardagsspel 1 900 SEK (1 900 SEK) Spel på 9-hålsbanan 650 SEK (650 SEK) Greenfeespel 300 SEK (300 SEK) Spelrätt för respektive spelkategori 7-dagarsspel Rätt att spela alla dagar i veckan både på 18- och 9- hålsbanan. Vardagsspel Rätt att spela alla helgfria vardagar både på 18- och 9- hålsbanan. Betalar greenfee (gäst till medlem-pris) på lör- sön- helgdagar vid spel både på 18- och 9-hålsbanan (även vid klubbtävlingar inkl. samtliga KM på helger). Spel på 9-hålsbanan Rätt att spela alla dagar i veckan på 9-hålsbanan. Betalar greenfee (gäst till medlem-pris) alla dagar vid spel på 18- hålsbanan (även vid klubbtävlingar inkl. samtliga KM). Greenfeespel Betalar greenfee (gäst till medlem-pris) alla dagar vid spel både på 18- och 9-hålsbanan (även vid klubbtävlingar inkl. samtliga KM). Passiv Har ingen spelrätt. Ändring av spelkategori för 2019 Ändring av spelkategori måste göras senast den 1 december 2018. Kontakta kansliet på tel. 580 313 00 eller via mail kansli@viksjogk.se. OBS! Vid vårmötet den 26 april 2007 beslöts att införa en avgift på 200 SEK för den som ändrar sin spelkategori inför kommande år efter den 1 december. Depositions-/städavgift: År 2019 (År 2018) Endast medlemmar med spelrätt Senior, 22 år och äldre 300 SEK (300 SEK) Junior, 21 år och yngre 100 SEK (100 SEK) Avgiften återfås genom utdelning av värdebevis på motsvarande belopp till deltagare vid en städdag under våren. Värdebevisen kan användas till inköp i golfshopen och restaurangen. 4
Skåpavgift: År 2019 (År 2018) Bagskåp litet överskåp 375 SEK (350 SEK) Bagskåp mellan överskåp 600 SEK (550 SEK) Bagskåp stor överskåp 750 SEK (700 SEK) Bagskåp litet underskåp 550 SEK (525 SEK) Bagskåp mellan underskåp 675 SEK (650 SEK) Bagskåp stort underskåp 1 000 SEK (900 SEK) Elvagnsplats inkl. bagskåp 1 500 SEK (1 400 SEK) Golfmopedplats 1 700 SEK (1 500 SEK) Förseningsavgift: Förseningsavgift debiteras med 100 SEK per faktura och påbörjad månad. Samma bestämmelse gäller för både medlems- och spelavgiftsfaktura avseende 2019 års avgifter. Här påminns om att medlem som inte fullgjort sina ekonomiska förpliktelser mot klubben ska anmodas att göra det inom 30 dagar efter det att denne mottagit skrivelse härom. Underlåter medlem att betala medlemsavgift inom tre månader från förfallodag, och beviljar styrelsen inte anstånd ska denne anses ha anmält sitt utträde ur klubben. (11 i klubbens stadgar). Valberedningens förslag för 2019 Uppdrag Förslag Anm. Tid Period Ordförande Åke Karlson Omval 1 år 2019 Ledamot Kenneth Sandin Omval 2 år 2019-2020 Ledamot Per Lundquist Omval 2 år 2019-2020 Ledamot Lars Erlandsson Omval 2 år 2019-2020 Ledamot Anna Löwenhav 2 år 2018-2019 Ledamot Jan Eriksson 2 år 2018-2019 Ledamot Peter Lundvall 2 år 2018-2019 1:a suppleant Birgitta Karlquist Omval 1 år 2019 2:e suppleant Jonas Runnestad Omval 1 år 2019 Revisor Annika Hansen Fernaeus, Allians Nyval 1 år 2019 Revisor Maud Engman Omval 1 år 2019 Revisorssuppleant Leif Jonsson Omval 1 år 2019 Not 1. Inga andra kandidater har föreslagits till valberedningen. Valberedningen för 2018 har bestått av: Mats Öhman (ordförande), Bengt Biderstrand och Carina Paulvong. Investeringsbudget år 2019 Investeringsobjekt Golfbaneanläggningen 750 000 SEK (Banutvecklingsarbeten i enlighet med Masterplanen.) Byggnader 400 000 SEK (Färdigställa påbörjad ombyggnad av resterande del av omklädningsrum till shop, varulager, verkstad, 4 st kontor och arkiv) Byggnader 4 500 000 SEK (Riva gamla shopen och uppföra en ny byggnad för omklädningsrum, klubbrum för samkväm samt förråd.) Maskiner 160 000 SEK (2 st nya golfbilar.) Inventarier 175 000 SEK (Nya bord och parasoll till uteplatsen. Ny ljudanläggning i restaurangen samt 30 st nya hyrvagnar.) Summa investeringar 5 985 000 SEK 5
Styrelsens förslag till driftsbudget år 2019 År 2017 År 2018 År 2018 År 2019 INTÄKTER Utfall Budget Prognos Budget Årsavgifter 9 051 530 9 295 000 9 225 000 9 220 000 Skåpavgifter 348 865 410 000 415 000 410 000 Städavgifter 365 920 380 000 335 000 330 000 Inträdesavgifter 97 000 85 000 105 000 85 000 Nyttjanderättsavgift från Järfälla GK 715 750 725 000 730 000 740 000 Greenfee 18-hålsbanan 1 717 255 1 780 000 1 640 000 1 685 000 Greenfee 9-hålsbanan 950 145 990 000 930 000 960 000 Företagsgolf 276 420 295 000 255 000 265 000 Anmälningsavgifter tävlingar 293 925 300 000 295 000 300 000 Köavgifter 36 700 35 000 20 000 15 000 Träningsintäkter 1 395 368 1 455 000 1 560 000 1 485 000 Reklamintäkter 350 671 315 000 350 000 295 000 Hyresintäkter 202 428 205 000 180 000 225 000 Försäljning golfshop 2 434 792 2 600 000 2 630 000 2 700 000 Försäljning drivingrange 1 208 501 1 250 000 1 150 000 1 200 000 Försäljning restaurang 8 162 606 7 935 000 8 550 000 8 735 000 Övriga intäkter 528 774 375 000 480 000 445 000 Summa Intäkter 28 136 650 28 430 000 28 850 000 29 095 000 KOSTNADER Reparation/Underhåll fastigheter -1 477 300-925 000-1 015 000-530 000 Driftskostnader lokaler -1 112 723-1 215 000-1 395 000-1 480 000 Driftskostnader golfbanan -2 011 876-2 190 000-2 025 000-2 110 000 Kostnader administration -2 140 697-2 033 000-2 225 000-2 500 000 Löner shop- och kanslipersonal -2 489 273-2 565 000-2 565 000-2 470 000 Löner tränare -847 557-875 000-895 000-920 000 Löner banpersonal -2 613 624-2 875 000-2 800 000-2 925 000 Löner restaurangpersonal -2 791 545-2 875 000-2 970 000-3 045 000 Sociala, pensions- och övr. personalkostn. -3 856 190-3 985 000-4 105 000-4 060 000 Kommitté/Sektionskostnader -721 247-607 000-645 000-635 000 Förbundskostnader -423 027-440 000-425 000-425 000 Varuinköp golfshop -1 876 204-1 925 000-2 030 000-2 000 000 Varuinköp restaurang -3 121 958-2 880 000-3 385 000-3 345 000 Övriga kostnader -22 898-20 000-20 000-20 000 Summa Kostnader -25 506 119-25 410 000-26 500 000-26 465 000 Resultat före avskrivningar 2 630 531 3 020 000 2 350 000 2 630 000 AVSKRIVNINGAR -2 431 791-2 990 000-2 490 000-2 520 000 Resultat efter avskrivningar 198 740 30 000-140 000 110 000 FINANSIELLA I/K Ränteintäkter 5 353 5 000 5 000 5 000 Räntekostnader -45 875-30 000-35 000-110 000 Finansiella kostnader -1 816-5 000-5 000-5 000 Summa finansiella I/K -42 338-30 000-35 000-110 000 Förlust vid avyttring av inventarier/maskiner -4 040 Avsättningar, återföringar, skatter -75 038 ÅRETS RESULTAT 77 324 0-175 000 0 Utfall 2017, budget 2018, prognos 2018 och budget 2019 innehåller intäkter och kostnader för koncernens tre driftenheter Viksjö Golfklubb, Viksjö Golf AB och Viksjö Golfrestaurang AB. Beloppen redovisas exkl. moms. 6
Kommentarer till avvikelser prognos 2018 i förhållande till budget 2018 Intäkter Greenfee 18- och 9-hålsbanan. Lägre intäkter med 200 ksek. Extrem värme under flera sommarveckor. Träningsintäkter. Högre intäkter från golflektioner med 105 ksek. Försäljning drivingrange. Lägre intäkter med 100 ksek. Extrem värme under flera sommarveckor. Försäljning restaurang. Högre intäkter med 615 ksek. Bättre försäljning och fler externa fester än förväntat. Kostnader Driftskostnader lokaler. Högre kostnader med 180 ksek. Högre kostnader för el p.g.a. tidigare felaktig elmätare. Driftskostnader golfbanan. Lägre kostnader med 165 ksek. Bl.a. lägre kostnader för renoveringsarbeten med 100 ksek och reservdelar med 60 ksek. Kostnader administration. Högre kostnader med 190 ksek. Bl.a. högre kostnader för konsultarvode i samband med nya regler för avskrivningar med 75 ksek och styrelsearvode 60 ksek. Inköp varor restaurang. Högre kostnader med 505 ksek. Mer inköp tack vare ökad försäljning samt ökade priser på råvaror som ej kompenserats tillräckligt med ökade försäljningspriser. Avskrivningar. Lägre kostnader med 500 ksek. Nya regler för avskrivningar. Komponentredovisning enligt K3. Kommentarer till budget 2019 i förhållande till prognos 2018 Intäkter Försäljning restaurang. Högre intäkter med 185 ksek. Öppnar i mitten på januari (3 veckor tidigare) Kostnader Reparation/Underhåll fastigheter. Lägre kostnader med 485 ksek. Betydligt mindre kostnader för yttre underhåll av klubbens fastigheter än tidigare år. Kostnader administration. Högre kostnader med 275 ksek. Bl.a. kostnader för 50-årsjubileum med 200 ksek. Ev. frågor på innehållet mottages tacksamt i god tid före höstmötet så att svar hinner förberedas. Kontakta klubbchef Göran Näslund på kansliet tel. 580 313 20 eller via e-post: klubbchef@viksjogk.se Styrelsens förslag att uttaga pantbrev Höstmötet 2017 godkände föreslagen övergripande verksamhetsplan för 2018 innehållande bl.a. följande text; Påbörja steg två av ombyggnad av resterande del av omklädningsrum till shop, varulager, verkstad, kontor och arkiv. Steg två avslutas år 2019 med ny-/ombyggnad av gamla shopen till nya omklädningsrum. I årets övergripande verksamhetsplan för 2019 står följande; Bygga om resterande del av omklädningsrum till shop, varulager, verkstad, 4 st kontor och arkiv. Riva gamla shopen och uppföra en ny byggnad för omklädningsrum, klubbrum för samkväm samt förråd. För att finansiera steg två har styrelsen beslutat att uppta lån i bank på motsvarande max 6 MSEK. Resterande del av investeringen finansieras med egna medel. Enligt klubbens stadgar 9a måste beslut om att låta inteckna eller pantsätta klubbens fasta egendom fattas av höstmöte. Styrelsen föreslår; Att pantbrev på motsvarande 2,5 MSEK uttages i Viksjö Golfklubbs fastighet 3:488 som säkerhet för ovanstående lån. Resterande pantbrev finns uttagna sedan tidigare. Styrelsen 7