LATHUND FÖR REPRESENTATION ARBETSLUNCHER INTERNKONFERENSER TJÄNSTERESOR FÖRMÅNSBESKATTNING Utdrag ur Ekonomihandboken kap 8 Klistra in denna länk i din webbrowser: https://aurora.umu.se/sharepoint/universitetsf%c3%b6rvaltningen/ekonomienheten%20 (EA)/Ekonomihandboken/Kap%208,%202014-02- 05.pdf Institutionen för farmakologi och klinisk neurovetenskap
EXTERN REPRESENTATION (konto 5531) Externa deltagare = Studenter samt besökare från andra universitet/organisationer/myndigheter/företag. Se sidan INTERN REPRESENTATION för vilka som räknas som interna deltagare. Vid extern representation (lunch eller middag) får deltagare från Umeå universitet vara max 3-4 personer per extern deltagare. Deltagarlista ska bifogas med fakturan eller utlägget (externa deltagarnas namn och företag/organisation), syfte med representationen och datum. Undvik återkommande möten med samma personer. Måltidsdryck kan vara max 1 glas vin/öl per person, ej spritdrycker. Beloppsgränser: o Totala maxbeloppet (inkl mat, dryck, kaffe etc.) per person exkl moms får aldrig vara mer än 580 kr. Gäller både vid lunch, middag eller supé. Dricks får aldrig läggas till på restaurangnotor i Sverige. o Vid enklare förtäring (t ex baguette, smörgåstårta, sallad, mingel med snacks) är det totala maxbeloppet per person exkl moms 100 kr. o Dispens för högre beloppsgräns vid speciella representationstillfällen (t ex utlandsbesök där dricks inte ingår i notan, eller när besökets respektive bör medbjudas, eller speciell dryck bör tillhandahållas) kan sökas i förväg hos chefen för Ekonomienheten. o Om beloppsgränsen överskridits görs löneavdrag på överskridande belopp (beloppet över 580 kr per person) för den anställde som ansvarat för representationsmåltiden. o Representationsgåvor som tas med till värd (t ex andra universitet/organisationer/företag) har en beloppsgräns på 350 kr exkl moms. o Gör upp pris med restaurangen i förväg! Det går att förhandla.
INTERN REPRESENTATION (konto 4961) Interna deltagare = Alla personer inom Umeå universitet räknas som interna, d v s: o Personer som är anställda på vår eller andra institutioner/enheter inom Umeå universitet o VLL- anställd som handleder doktorand inskriven vid Umeå universitet o VLL- anställd som har ett projektkonto på Umeå universitet, antingen som projektledare eller i en grupp som består både av universitetsanställda och VLL- anställda. Umeå universitet och VLL har så nära band med varandra och när syftet är att jobba tillsammans med ett universitetsprojekt likställer vi VLL- anställda med våra egna universitetsanställda. o F d anställd som deltar i t ex jullunch Personalfest Måltider för anställda, t ex julbord eller sommarlunch, avtackningsfest vid pensionsavgång, etc får bekostas av institutionen max 2 gånger per år och anställd. Inbjudan ska rikta sig mot all personal. På större institutioner kan det finnas naturliga uppdelningar, t ex org.enheter (dock inte ner till forskargruppsnivå), som kan ha sin egen personalfest men en anställd får då inte bli bjuden på fler än en av dessa personalfester. Bifoga deltagarlista, syfte med representationen och datum. Måltidsdryck kan vara max 1 glas vin/öl per person, ej spritdrycker. Alkoholfria alternativ ska erbjudas. Beloppsgränser: o Totala maxbeloppet (inkl mat, dryck, kaffe etc.) per person exkl moms får aldrig vara mer än 400 kr. Gäller både vid lunch, middag eller supé. Dricks får aldrig läggas till på restaurangnotor i Sverige. o Vid enklare förtäring (t ex baguette, smörgåstårta, sallad, mingel med snacks) är det totala maxbeloppet per person exkl moms 100 kr. o Om beloppsgränsen överskridits görs löneavdrag på överskridande belopp (beloppet över 400 kr per person) för den anställde som ansvarat för representationsmåltiden. o Gör upp pris med restaurangen i förväg! Det går att förhandla.
Arbetslunch (konto 4961) Prefekten ska i förväg ha gett tillstånd till den interna arbetslunchen. Regler för s k arbetsluncher har fastställts av rektor 2010-12- 07 dnr 200-508- 10 (se punkt 8.5.2 i Ek.handboken). Endast i undantagsfall då alla möjligheter att hitta annan tid för interna arbetsmöten är uttömda får sådan lunch bekostas av universitetet. Samma grupp av personer får inte regelbundet beviljas kostnadsfria arbetsluncher. Endast i undantagsfall får en arbetslunch ske mellan endast två personer. Lunchen ska intas på campusområdet, ej nere på stan, Hotell Björken och Örnen är ok. Den totala mötestiden (inkl lunch) ska överstiga 3 timmar. Bifoga deltagarlista (externa deltagarnas namn och företag/organisation), syfte med representationen och datum. Beloppsgränser: o Samma som vid intern representation.
VERKSAMHETSKOSTNADER, EJ REPRESENTATION Internkonferenser/Planeringsdagar (konto 5794) Hålls internkonferensen/planeringsdagen på campusområdet beställs den via Umeå Congress AB. Hålls den utanför campusområdet (Umeå inkl övriga orter i Sverige) beställs den via Umeå Folkets Hus. Se mer info här: https://aurora.umu.se/stod- och- service/konferens/ eller ta kontakt med institutionens administratör. Mötet ska innehålla minst 6 timmars effektivt arbete, ha ett detaljerat program och protokoll ska dessutom föras under dagen. Upprätta deltagarlista (externa deltagarnas namn och företag/organisation), syfte med mötet och datum. Beloppsgränser för måltiderna: Samma som vid extern resp intern representation. Fika (konto 4931) Kaffe/te/övrig dryck, fikabröd, fruktkorg etc. till institutionens/enhetens egen personal, i personalrummet och vid egna möten. Ej måltider! Livsmedel (konto 5690) Avser fika vid t ex utbildningstillfällen (anställda vid egen + annan enhet, studenter, externa deltagare). Ej måltider!
TJÄNSTERESOR (inkl representations- och övriga utlägg) Resor bokas hos Via Egencia (Via Travel), se Resehandbok: http://www.anstalld.umu.se/anstallning- lon- och- personal/resor- i- tjansten/resehandbok/ Reseräkningar görs i PASS, inloggning med ditt CAS- id. Under fliken Hjälp finns manualer. Om endast ersättning för utlägg ska registreras välj fliken Min sida Resor/Utlägg Välj formulär - Utlägg från och med 130901 (eller till och med 130831) beroende på när utlägget gjordes. Om både resa och utlägg ska registreras välj fliken Min sida Resor/Utlägg Välj formulär Inrikes eller Utrikes resa från och med 130901 (eller till och med 130831) beroende på när resan gjordes. OBS! Vid intern och extern representation gäller samma regler oavsett om det betalas via utlägg eller faktura. FÖRMÅNSBESKATTNING Här finns information om vilka personalförmåner som ska beskattas (t ex privata telefonsamtal, medlemsavgifter, fria hemresor och fria måltider): https://aurora.umu.se/anstallning/fordjupning- personal- och- hr/anstallningsvillkor/personalformaner/ och här: http://www.skatteverket.se/privat/skatter/arbeteinkomst/formaner/resor.4.7459477810df5b ccdd4800015064.html Här finns blanketten som efter prefektens påskrift ska skickas in till Löneenheten: https://aurora.umu.se/sharepoint/universitetsf%c3%b6rvaltningen/f%c3%b6rvaltningsgeme nsamt/blanketter/anst%c3%a4llning%20l%c3%b6n%20personal/formansbeskattning_la17_1 10225.doc