Slutrapport projekt Communis del 1 Intranät

Kommunstyrelsens handling nr 19/2014 Slutrapport projekt Communis del 1 Intranät Kommunstyrelsen 2014-04-29, 75

2 (10) Innehållsförteckning Revisionshistoria 3 Projektsammanfattning 3 Terminologi och förkortningar 3 Utfall i förhållande till specifikation 4 Mål 4 Resultat 4 Tidplan 5 Arbetsmängd och kostnader 5 Kundtillfredsställelse 5 Noteringar och erfarenheter 7 Organisation och restlista 9 Rekommendationer 9 Referenser 10

3 (10) Revisionshistoria Reviderat den Reviderat av Version 2014-03-26 Stig Hansson 1 Stig Hansson 2 2014-04-10 Stig Hansson 3 Projektsammanfattning Projektet Communis är enligt kommunstyrelsens projektdirektiv från 2011 uppdelat i två delar, Del 1, Kommunikationsplattform och Del 2, Ärende- och dokumenthanteringssystem. Direktivet reviderades av kommunstyrelsen i februari 2014. Den här slutrapporten gäller del 1 kommunikationsplattform (Communis), som ersätter det gamla intranätet Forum. Projektet började med en förstudie som resulterade i en kravspecifikation, som underlag till upphandling. Upphandlingen gav endast ett anbud och beslutet togs av styrgruppen att gå vidare med detta. Genomförandefasen inleddes sommaren 2012 men kvaliteten på det system som levererades var dålig och intresset från leverantörens sida upplevdes som svagt. Leverantören kallades till Katrineholms kommun vid tre tillfällen för att påtala bristerna, den sista gången med hot om hävning av avtalet. Kommunen valde slutligen att avbryta samarbetet med leverantören i februari 2013 i ett läge då avtalet gjorde detta möjligt. Efter rekommendation från vår advokat gick kommunen med på en förlikning. En ny upphandling gjordes via konkurrensutsättning inom Kammarkollegiets ramavtal avseende E-förvaltningsstödjande tjänster. Det system som valdes blev MyLive från OneSys. Systemet installerades den 10 december 2013 och mindre än 3 månader senare, den 25 februari i år, skedde lanseringen. Projektet har dragit ut på tiden på grund av brytningen med den första leverantören. MyLive uppfyller samtliga krav och samarbetet med leverantören har fungerat bra. Systemet har mottagits väl av kommunens anställda och kommunstyrelsens uppdrag enligt projektdirektivet har därmed verkställts. Terminologi och förkortningar Communis 1.0 avser det avbrutna systeminförandet. Communis 2.0 avser MyLive från OneSys. AD (Active Directory) är den katalogtjänst som används vid inloggning till system inom kommunen.

4 (10) Utfall i förhållande till specifikation Mål Syftet med projektet var skapa en användarvänlig och tillgänglig kommunikationsplattform som underlättar och effektiviserar samarbete och arbete för anställda i Katrineholms kommun. Genom en ny kommunikationsplattform ges bättre förutsättningar att arbeta och kommunicera effektivare. Ett nytt intranät ska ge möjligheter till ett modernt arbetssätt, där lättillgänglighet, samarbete och kunskapsutbyte står i fokus. Communis ska kunna nås via mobil, surfplatta och dator. Lansering av intranätet sker i olika etapper under våren 2014 med start den 25 februari. Målet är att det ska bli en modern samarbetsplattform med möjligheter till ett modernt arbetssätt, där tillgänglighet, samarbete och kunskapsutbyte står i fokus. Med över 3 000 medarbetare i vitt skilda verksamheter och lokaler finns ett stort behov av en fungerande kommunikationsplattform för att dela, samla, söka och framför allt hitta den information som behövs i arbetet. Externa parter ska även kunna bjudas in till samarbete. Resultat Organisation Beställare och styrgrupp för projektet har varit kommunchef och chefen för Informationsavdelningen. IT-chefen, projektchefen och processledare för funktionalitet har varit adjungerade styrelsemedlemmar. Projektledaren rapporterar till styrgruppen. Projektgruppen har efter nystarten (Communis 2.0) bestått av: Namn Roll Förvaltning Stig Hansson Projektledare Inhyrd konsult Jessica Sjögren Processledare funktionalitet KLF Mervi Junttila Processledare IT-frågor KLF Johan Eklöv Praktikant KLF Carina Andersson Förvaltningsrepresentant BIF Lisa Eriksson Förvaltningsrepresentant BIF Ann-Louise Törling Förvaltningsrepresentant Kultur och Turism Ann Godlund Förvaltningsrepresentant SOC Carina Lloyd Förvaltningsrepresentant SBF Elin Seger Nikolai Förvaltningsrepresentant STF Robert Davidsson Förvaltningsrepresentant Viadidakt Jessica Svärd Förvaltningsrepresentant VOF Måluppfyllnad: Cirka 1400 personer har en månad efter lanseringen hittat till och loggat in systemet vilket tyder på att det är tillgängligt. Alla förvaltningar och många yrkesgrupper (t.ex. lärare, vårdpersonal och barnskötare) är delaktiga i dialogen på Communis. De kommentarer som lämnats till projektgruppen, samt projektgruppens egna erfarenheter, tyder på att systemet är användarvänligt.

5 (10) Projektgruppen har använt Communis i projektarbetet. Det har effektiviserat kommunikationen inom gruppen och med den externa leverantören. Det visar sig också att många medarbetare har skapat egna grupper för samarbete. Tidplan Förstudien klar 18 augusti 2011 Upphandling, avtalet med leverantör 1 klart 4 juli 2012 Samarbetet med leverantör 1 avbröts 27 februari 2013 Ny upphandling, avtalet med leverantör 2 klart 25 oktober 2013 Installation av grundsystemet MyLive 10 december 2013 Utbildning av redaktörer klart 28 januari 2014 Leveransgodkännande 30 januari 2013 Lansering 25 februari 2014 Projektavslut 29 april 2014 Arbetsmängd och kostnader Externa kostnader Communis 1.0: Utveckling Advokatkostnad Förlikning Summa Externa kostnader Communis 2.0: Utveckling Summa Övriga externa kostnader: Förundersökning Projektledning, inhyrd konsult Övriga konsultkostnader Summa 246 000 kr 59 000 kr 722 500 kr 1 027 500 kr 50 000 kr 50 000 kr 60 022 kr 440 402 kr 62 245 kr 562 669 kr Samtliga förvaltningar har varit representerade i större eller mindre grad i projektgruppen under drygt 2 år och respektive förvaltning har stått för dessa kostnader. Arbetsbelastningen för projektdeltagarna har tidvis varit mycket hög då de inte avlastats sina ordinarie arbetsuppgifter. Kundtillfredsställelse En dryg månad efter lanseringen hade 1600 av kommunens anställda loggat in i systemet. Projektgruppen har tidigare antagit 1000 personer efter ett år så detta måste anses som tydligt tecken på att det finns en nyfikenhet och ett behov. Cirka 2000 inloggningar i snitt per dag motsvarar 4-500 unika användare. 98 % av dessa använder datorer och övriga fördelar sig på surfplattor och mobiltelefoner.

6 (10) Före införandet av Communis genomfördes en kundundersökning om hur Forum upplevdes bland kommunens anställda. Forum fick mest kritik för sin bristande sökfunktion, att det var svårt att hitta information och att man inte visste om den var aktuell eller var i intranätet man hade hamnat. Det är svårt att jämföra systemen i detalj, men för att få en indikation om hur Communis upplevs så här direkt efterlanseringen genomförs en enkät under mitten på april. I skrivande stund har ca 100 användare jämt fördelat på de olika förvaltningarna svarat. Communis har fått bättre betyg avseende hur användaren upplever systemet som helhet samt hur användaren hittar det han/hon söker i jämförelse med tidigare genomförd enkät om Forum. De mest uppskattade funktionerna är sökfunktion och grupper. Den kritik som framförs rör det är svårare att nå system som till exempel telesök. Här behövs utbildningsinsatser i form av enkla instruktionsfilmer. Några påtalar också att Communis känns för facebook-likt. 77% av användarna uppger att totalupplevelsen av systemet är positiv. Utfallet på enkäten lämnas som feedback till leverantören inför kommande utveckling. Nedan några grafer från enkäten.

7 (10) Statistik från systemet som visar på graden av användning, svarstider m.m. kommer att tas ut och redovisas i slutet av året. Statistiken följs upp inom ramen för kommunikationsrådet. Noteringar och erfarenheter Utvärdering/reflektioner Communis 1.0 Dessa kommentarer rör lärdomar och reflektioner kring den första leveransen av projektet, där avtalet bröts (Communis 1.0). Det finns många lärdomar att dra kring den här delen av projektet. Många av dessa tog projektet med sig och gjorde annorlunda redan efter omstarten med den andra leverantören (Communis 2.0). Det positiva i den inledande fasen av projektet var engagemanget från många delar i organisationen i arbetet med kravspecifikation och upphandlingsunderlag. Det var också starkt att styrgruppen längre fram vågade fatta beslut om att bryta avtalet med den första leverantören. I övrigt lämnar den här delen av projektet en del övrigt att önska. Målbilden från styrgruppen var orimlig i inledningen av projektet. Det som efterfrågades fanns inte på marknaden. Att försöka utveckla motsvarande lösning själva rymdes inte i projektbudgeten. En kommun ska inte uppfinna hjulet. Det fanns också en stress från början i projektet. Redan i förstudiefasen pressades tidplanen orealistiskt. Förstudien skulle tryckas igenom snabbt, istället för att satsa på bred förankring och en gedigen planering. En mer genomtänkt förstudie hade gett bättre förutsättningar för projektet framåt. Organisationen hade också väntat länge på att få påbörja ett liknande projekt. Att i inledningsskedet få känslan av att inte hinna delta och ge viktig input skapade onödig irritation och gav projektet en dålig start. Det fanns heller ingen förankring i kommunikationsrådet eller IT-rådet. I ivern att få så mycket som möjligt för pengarna arbetare projektgruppen fram ett mycket omfattande upphandlingsunderlag, som visade sig orealistiskt. Upphandlingen skulle kanske ha gjorts på ett annat sätt med tanke på att pengapotten var begränsad. Den här typen av upphandlingar är mycket komplexa och det är svårt att ha kompetensen internt. Möjlighet att

8 (10) avropa på befintliga avtal hos kammarkollegiet saknades. Det borde ha funnits, vilket hade förenklat och snabbat upp processen avsevärt. Projektgruppen saknade ibland kompetens att definiera rätt krav, samtidigt som möjligheterna att ställa frågor externt var begränsade enligt gällande upphandlingsregler. I vissa fall tillfrågades experter som sedan inte fanns till hands när systemet skulle utvärderas, vilket var olyckligt. Kravspecifikationen som köptes i samband med förstudien var för tunn och höll inte måttet. När kompetensen saknades internt borde en komplettering ha köpts. Det har varit en uttragen process och ett stort projekt. I framtiden bör liknande arbeten delas upp i mindre delar. Den här typen av projekt är komplexa, kostar ofta mer än beräknat och tar också ofta längre tid. Det bör man ha respekt för framåt. I kravfasen var projektgruppen för stor. Beslutspunkter fick tas om och gruppen saknade gemensam målbild. När upphandlingen gav ett enda anbud och känslan kring anbudet inte var den rätta, trots många kontrollfrågor och utvärderingar, borde upphandlingen ha gjorts om. Alla inblandade ville tro att det skulle gå. Behovet i organisationen var stort. Då försöker man lite extra och lyssnar kanske inte alltid på varningsklockorna. Att bildningsförvaltningen samtidigt investerade i en lärplattform med liknande funktionalitet var också en fråga som projektet hanterade ett flertal gånger under processen. Det landade i att olika funktioner efterfrågades och att leverantören inte var beredd att utveckla produkten åt det håll Communis ville. I efterhand är det lätt att ställa frågan igen om detta kunde ha hanterats annorlunda. I sin första fas kunde projektet ha kommunicerats bättre till berörda chefer. Projektdeltagarna har lagt ner väldigt mycket tid, men har inte fått avlastning från ordinarie arbete. Leveranserna av den första lösningen kunde ha lagts upp annorlunda. Leveranserna kunde ha delats upp i mindre delar. Nu byggde leverantören under lång tid. När det var dags för tester var mycket arbete nedlagt och det var sent att backa och rätta. Vid varje rättning skapades fler fel och testerna upplevdes som ostrukturerade och tidskrävande. Projektgruppen har i många fall testat saker leverantör redan skulle ha kvalitetssäkrat. Den här delen av projektet led också av att projektledare byttes både hos leverantören (5 ggr) och beställaren (2ggr). Reflektioner Communis 2.0 Dessa kommentarer rör lärdomar och reflektioner kring den andra leveransen av projektet. Det är också den version av intranätet som lanserades i februari 2014. Projektgruppens medlemmar har gjort ett fantastiskt arbete, särskilt med tanke på att de inte avlastats sina vanliga arbeten. De har bidragit med kompetens och stort engagemang med en tydlig nytändning efter nystarten med Communis 2.0. Efter omstarten med leverantör två fick projektet en bättre struktur. Regelbundna möten, tydligare beslut och effektivare arbetssätt med workshops och arbetsmöten som förde processen framåt ett steg i taget. Projektgruppen fick också rapporter från styrgruppsmöten. Engagemanget i projektgruppen

9 (10) efter omstarten har varit mycket starkt. En bra och konstruktiv stämning har rått i projektgruppen. Leverantören av Communis 2.0 har varit delaktig och engagerad från start. De vill verkligen ha återkoppling och är intresserade av att utveckla sin produkt framåt. Tester och leveranser har varit tydligare strukturerat vid tester från projektgruppen. Rättningar har skett snabbt, stämningen har varit god och tillmötesgående. MyLive som produkt kanske inte var fullt så färdigt och utvecklad som projektgruppen bedömde. Det finns flera förbättringsområden. Dessa ska dock hanteras i förvaltningsorganisationen, via restlista och utvecklingsmöten med leverantören. Projektet var också lite sent ute med kraven som ställdes gentemot AD (Active Directory) och lönesystemet. Dessa krav kunde också ha varit tydligare. Lanseringen och starten av intranätet Communis 2.0 är både ett plus och ett minus. Det gick bra, trots bristande utbildningsresurser. En månad efter starten var närmare hälften av alla medarbetare inne i systemet. Något som tyder på att det varit efterfrågat och att intranätet är förhållandevis användarvänligt. Slutligen några kommentarer kring projektet som helhet. Projektet skulle drivas inom projektkontoret, men eftersom kontoret upphörde under projekttiden fick respektive organisation istället skjuta till resurser. Det har påverkat ordinarie verksamhet i stor utsträckning eftersom inga extra resurser har satts in. Styrgruppen har kunnat fungera mycket bättre. Ibland har beslut fattats som man inte insett innebörden av. Minnesanteckningarna från styrgruppsmöten kunde ha varit utförligare med tydligare dokumentation av beslutspunkter. Projektet skulle redan från början angett en budget med utvecklingspengar, inte enbart driftpengar. Vid omstarten skulle ekonomiska konsekvenserna av att köpa systemet som tjänst ha hanterats på ett bättre sätt. Större och komplicerade projekt måste föregås av en gedigen förstudie och planering. Projektet har varit stort. Oöverblickbart. Det kunde ha delats upp i små delar. I framtiden kan det också vara bra at tydliggöra de olika gruppernas roller i projektet. Organisation och restlista I och med slutrapport av del 1 kommunikationsplattform Communis övergår driftsansvaret och systemägarskapet till informationsavdelningen. Kända aktiviteter efter projektets avslut: Följa upp leverans av utlovad funktionalitet april-maj 2014 Samla och prioritera utvecklingsönskemål (budget 2015) april-maj 2014 Stänga Forum juni 2014 Utvärdera systemet december 2014 Eventuellt utköp av systemet februari 2017 Rekommendationer Det är viktigt att ta hänsyn till Communis (del 1) vid införandet av del 2, ärende- och dokumenthanteringssystemet så att dokument inte lagras på flera ställen. Intranät och

10 (10) dokumenthantering måste fungera tillsammans. Intranätet saknar idag samredigeringsfunktion. Det bör övervägas och tillgodoses inom ramen för del 2. Information om organisation och anställda tillhandahålls av lönesystemet och importeras till AD. Fortsatt översyn av detta är nödvändig. Det berör även andra system. Informationsavdelningen bör samordna och driva utveckling och förvaltning av Communis med hjälp av Kommunikationsrådet. Fortsatt utvecklingen av Communis kräver en årlig utvecklingsbudget med start 2015. Det är viktigt att hjälpa och inspirera medarbetarna att nyttja möjligheterna i systemet, t.ex. genom att utveckla wikin, instruktionsfilmer, besök i verksamheten, uppmuntran och coachande. Referenser Projektdirektiv KS-handling 44/2010 (sid 47) KF 2010-11-15 13. Reviderat projektdirektiv KS-handling 40/2012 $179. Projektplan enligt beslut i projektets styrgrupp. Handbok för projektarbete antagen av KS 2008-03-26 64.