Registrering och dokumenthantering

Revisionsrapport* Registrering och dokumenthantering Kommunstyrelsen och nämnderna Marks kommun Oktober 2008 Marianne Wolmebrandt, certifierad kommunal yrkesrevisor *connectedthinking

Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...3 2 Bakgrund...3 2.1 Uppdrag och revisionsfråga...3 2.2 Avgränsning och metod...4 3 Granskningens resultat...4 3.1 Kommunens dokumenthanteringssystem...4 3.2 Kommunstyrelsen...4 3.3 Barn- och ungdomsnämnd...6 3.4 Miljönämnd...7 3.5 Socialnämnd...8 3.6 Plan- och byggnadsnämnd...10 3.7 Utbildningsnämnd...11 3.8 Kultur- och fritidsnämnd...12 3.9 Teknik- och servicenämnd...13

1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat kommunstyrelsens och nämnderna registrerings- och dokumenthantering. Granskningen har genomförts genom intervjuer med registratorer och berörd personal samt genom granskning och analys av aktuell dokumentation. Resultatet av granskningen visar att handläggningen av ärendehanteringen fungerar på lite olika sätt nämnderna emellan men är för flertalet nämnder i huvudsak tillfredsställande. Vi efterlyser dock en utvecklad enhetlighet i handläggningen vilket kan möjliggöras genom dokumenterade gemensamma rutinbeskrivningar samt en utökad intern kontroll av efterlevnaden. För att säkerställa kvaliteten rekommenderar vi att Kommunstyrelsen inom ramen för sin uppsiktsplikt löpande följer upp kvaliteten på ärendehanteringen inom kommunen. 2 Bakgrund En av grundstommarna i den svenska demokratin är offenlighetsprincipen. För att tillförsäkra medborgarna och media insyn i beslutsfattandet fordras en korrekt hantering och registrering av handlingar på de kommunala myndigheterna. Informationsflödet i kommunerna är idag omfattande och merparten av de handlingar som kommunen hanterar är offentliga. Allmänna handlingars offentlighet regleras i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och arkivlagen. Väl fungerande registrerings- och dokumenthanteringsrutiner är en förutsättning för en effektiv och ändamålsenlig organisation. 2.1 Uppdrag och revisionsfråga På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Marks kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat kommunstyrelsens och nämndernas registrerings- och dokumenthantering. Den revisionsfråga som bedömts är Fungerar registrerings- och dokumenthanteringen på ett tillfredsställande sätt? Inom ramen för revisionsfrågan har även följande revisionsfrågor besvarats 3

Registreras handlingar i enlighet med sekretesslagens bestämmelser? Finns fungerande rutiner för korrekt utlämning av handlingar? Finns en ändamålsenlig organisation som stödjer en korrekt hantering av handlingar? Finns aktuella och ändamålsenliga dokumenthanteringsplaner för hantering av handlingar i kommunens nämnder och styrelsen? 2.2 Avgränsning och metod Granskningen avser kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden, miljönämnden, socialnämnden, plan- och byggnadsnämnden, utbildningsnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt teknik- och servicenämnden. Granskningen har genomförts genom intervjuer med handläggare/registratorer inom berörda nämnder/styrelser samt granskning och analys av tillgänglig dokumentation. 3 Granskningens resultat 3.1 Kommunens dokumenthanteringssystem Marks kommun använder sig av ärendehanteringssystemet (ÄHS) som under året kommer att ersättas av Public 360. Undantag är Miljöförvaltningen där registrering av ärendena sker i systemet ECOS vilket bedöms vara specifikt anpassat till miljöförvaltningens verksamhet. Miljöförvaltningen kommer även att avvakta införandet av det nya systemet till dess att plattformen är klar. Mot bakgrund av ovanstående har någon närmare genomgång av nuvarande system inte bedömts som relevant. 3.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens registrering och posthantering sker av två registratorer inom kommunledningskontoret. Inkommen post öppnas och ankomstregistreras dagligen. Det är även registrators uppgift att bevaka myndighetens officiella e-postlåda. En stor del av ärendemängden som kommer till Kommunstyrelsen hör till andra myndigheter och som av det skälet vidarebefordras. Som exempel kan nämnas leverantörsfakturor till Teknik- och servicenämnden liksom ärenden inom Plan- och byggnadsnämndens ansvarsområde. 4

Kommunstyrelsen har cirka 800 ärende per år. Dessa är av skiftande karaktär exempelvis sekretessbelagda ärenden (yttrande över placering av övervakningsärenden samt post avseende säkerhetsärenden), motioner, medborgarförslag, avsägelser av politiska uppdrag m fl. Personadresserad post får öppnas av registrator om fullmakt finns. Flertalet personer har lämnat fullmakt. Vilka handlingar som diarieförs respektive enbart registreras i postlistan är avhängigt av registratorernas bedömning. Viss osäkerhet föreligger huruvida registrering sker av e-mail som kommer från någon annan inom organisationen. Efter registrering skickas ärendelistan till massmedia. Det finns inga dokumenterade uppföljningsrutiner som styrker att myndighetens samlade dokumenthantering sker på ett korrekt sätt utifrån lagstiftningen och myndighetens egna behov av en säker dokumenthantering. Nuvarande dokumenthanteringsplan är från mitten av 1990-talet och var vid granskningstillfället under revidering där varje handläggare ansvarar för sitt område. Revisionell bedömning Vi bedömer att registrerings- och dokumenthanteringen inom kommunstyrelsen till stora delar fungerar väl men att utveckling bör ske för att uppnå en god och ändamålsenlig registrering och dokumenthantering i förhållande till våra kontrollfrågor. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Upprätta skriftliga fullmakter i del fall dessa saknas - där det anges att registratorn, eller dess ersättare, har rätt att öppna tjänstemäns samt politikers inkommande post Utvecklar rutiner som säkrar att samtliga handlingar såväl de som kommer med posten som via e-mail handläggs korrekt Påverkar förvaltningarna till åtgärder så att posten hamnar på rätt ställe (exempelvis leverantörsfakturor) Initiativ tas till att nämnderna tar fram - i de fall detta saknas - dokumenterade rutiner för registrering/diarieföring. Av rutinerna bör det framgå det förfarande som tillämpas vid hantering av inkommande post, vem inom nämnden som ansvarar för diarieföring och registrering samt vem som ersätter denna person vid frånvaro (i de fall detta saknas). 5

3.3 Barn- och ungdomsnämnd Central förvaltning Ansvaret för postöppning och ankomststämpling ligger hos nämndssekreterare som också i normalfallet sköter registreringen. Handlingarna sorteras och kopior delges till ansvariga exempelvis till nämndens ordförande och vice ordförande, skolchef eller rektor. Föreligger tveksamheter överlämnas ärendet till förvaltningschef. Grundstrukturen i rutinen, d v s öppna och sortera handlingarna har samtliga inom avdelningen kännedom om. Dokumenterad rutin finns avseende personliga handlingar där samtliga anställda på det centrala kansliet, samt ordförande och vice ordförande i nämnden har lämnat medgivande att öppna personligt adresserad post. Brev som är adresserade till förvaltningens psykologer vidarebefordras oöppnade efter ankomststämpling. Nämndens officiella e-mail öppnas av nämndssekreterare och vid frånvaro av dennes ersättare. Ärenden som inkommer e- mail skrivs ut och diarieförs. Handlingar som efter särkskild prövning bedöms vara sekretessbelagda (elevärende, personuppgifter och personalfrågor) registreras. Dessa kopieras på färgat papper före utskick till ordförande och vice ordförande i nämnden. Information om sekretess lämnas vid tillträde till anställning till anställda på förvaltningen samt till ledamöter i nämnden. Dessa får även underteckna sekretessblankett vilken förvaras i personakt respektive särskild pärm hos nämndsekreteraren. Diarieplan finns som en del i det datasystem som samtliga nämnder arbetar i. Diarieförda handlingar förvaras i aktskåp. Nuvarande dokumenthanteringsplan fastställdes 2007. Skolenhet Ute på skolorna ansvarar assistenterna för postöppningen som sedan vidarebefordrar dessa berörda personer inom enheten. På de enheter som saknar assistent öppnas posten av rektor eller av den som rektor beslutat skall öppna posten. Den externa posten ankomststämplas och noteras utifrån vilket ärende som avses, någon registrering sker dock inte. Sekretesshandlingar diarieförs av nämndssekreteraren på det centrala kansliet. Hur mycket av enheternas post som kommer in till centrala kansliet förefaller oklart. Övriga handlingar noteras på särskild blankett, en för utgående post och en för inkommande. Sekretessbelagda handlingar lämnas till rektor, notering på ärendelista sker av respektive lärare. Lärarna skall vidarebefordra ärendelistan till assistenten för att få en samlad bild inom skolan. Här finns dock en viss osäkerhet om samtliga förteckningar lämnas. Osäker- 6

het gäller även i vilken omfattning assistenten får uppgift om vilka e-mail som kommer till skolan. Rektor ansvarar för utlämnande av allmän handling. Revisionell bedömning Vi bedömer att nämnden till vissa delar saknar ändamålsenliga rutiner för god registrering och dokumenthantering i förhållande till våra revisionsfrågor. Vi anser att kontrollen över det samlade arbetet inom nämndens verksamhetsområde vad gäller registrering och dokumenthantering bör förbättras/stärkas. För närvarande finns en viss otydlighet mellan den centrala förvaltningen och skolenheterna var ansvaret ligger för att handläggningen skall ske på ett korrekt sätt. Vi anser därför att ansvaret bör tydliggöras med syfte att säkerställa en korrekt ärendehantering. Vilka handlingar som diarieförs respektive enbart registreras i postlistan alternativt manuellt ute på skolenheterna bör klarläggas. Organisatorisk samordning mellan centrala förvaltningen och respektive enhet saknas vilket enligt vår uppfattning är otillfredsställande. Detta kan medföra stor risk för en felaktig handläggning. Några heltäckande kontrollåtgärder finns heller inte. Allmän handling som inte är sekretessbelagd skall enligt lagstiftningen antingen registreras eller hållas ordnad. Nuvarande manuella rutiner på skolenheterna förefaller till vissa delar otydliga och bör därför utvecklas med syfte att säkra att handläggning och registrering sker i enlighet med lagstiftningens intentioner. Vi rekommenderar vidare att Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Utvecklar rutiner som säkrar att samtliga handlingar såväl de som kommer med posten som med e-mail handläggs korrekt Rutin framarbetas för hur sekretessbelagda uppgifter till politiken skall ske Tydliggör ansvar och befogenheter i rutinerna avseende rutinerna för registrering och övrig dokumenthantering mellan central förvaltning och skolenhet Tar beslut om delegation avseende utlämnande av allmän handling 3.4 Miljönämnd Den dagliga postöppningen samt registrering av miljönämndens handlingar sker av förvaltningens assistent med tre ersättare. Denne öppnar och distribuerar posten till berörd 7

person. I registreringssystemet upprättas dagligen en postlista över inkomna handlingar samt de handlingar som har upprättats av respektive handläggare. Kopia på postlistan översänds till media; Borås Tidning, GP och Radio Sjuhärad. E-postlåda bevakas av fem personer och öppnas ca 1g/tim. Rutinen är samma som för övrig post. Mängden E-post varierar består mest av skriftliga klagomål, kurser vilka vidarebefordras till behörig personal. Fullmakter för postöppning som ger tillstånd till personal på förvaltningen att öppna personligt adresserade brev finns upprättade (avser även ordförande och vice ordförande). Registrering sker utifrån ärendenas art i systemet ECOS som är inriktat mot enbart Miljöförvaltningens verksamhet (förvaltningen kommer tills vidare att ligga utanför införande av det nya systemet Public 360 till dess att plattformen är klar). Inkommer ärende som skall sekretessbeläggas - främst smittskyddsärende, åtalshandlingar m m bedömer registratorn alternativt bollar med handläggarna om hur ärendet skall behandlas. De sekretessbelagda handlingarna förvaras i kassaskåp på kontoret. I de fall ärendet avser en ansökan (kan variera vilka ärenden som skall bekräftas) sker bekräftelse. Utlämning av allmänna handlingar sker i första hand av assistenten men också av ansvarig handläggare. Dokumenthanteringsplan och arkivplan (från 2001) var vid granskningstillfället under omarbetning och förväntas bli klar under 2008. Ansvarig för planernas aktualitet samt arkivansvarig för nämndens handlingar är miljöchefen. Dokumenterade rutiner finns för expediering och registrering av beslut, dock saknas rutin för vilka ärenden som skall skrivas in i postlistan. Revisionell bedömning Vi bedömer att registratorn har en bra kontroll över myndighetens registrering och dokumenthantering. Vi bedömer att registratorn är väl förtrogen med rutinerna och besitter ett uttalat övergripande ansvar för att myndigheten korrekt hanterar offentliga och allmänna handlingar. Vi bedömer att kontrollfrågorna är uppfyllda på ett tillfredsställande sätt. Granskningen visar dock att det saknas dokumenterade rutiner som styrker att myndighetens samlade dokumenthantering sker på ett korrekt sätt utifrån lagstiftningen och myndighetens behov av en säker dokumenthantering. Vi rekommenderar att Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Tar beslut om delegation avseende utlämnande av allmän handling 3.5 Socialnämnd Posten ankomststämplas och diariestämplas av registratorn. Ersättare tillika huvudansvarig är administrativ chef/nämndsekreterare. Målsättningen inom förvaltningen är att alla inom den centrala administrationen skall ha kännedom om rutinerna för postöppningen. Om osäkerhet/problem föreligger är tanken att registratorn skall ta över ärendet (detta är nytt från årsskiftet 2007/08). 8

I princip kommer all post till centrala administrationen. Vissa undantag kan dock ske där posten i stället når aktuell enhet som i sådana fall vidarebefordrar till den centrala förvaltningen. Vad gäller e-post som är daterad direkt till handläggare exempelvis enhetschefer, socialsekreterare (kontaktpersoner) förekommer ett visst problem med att handlingen skall besvaras. Detta gäller även SMS, disketter m m. Handlingar till nämndsledamöter följer samma rutiner vad gäller diarieföring som för övriga. Inför varje ny mandatperiod informeras/utbildas politikerna om dessa frågor. Bedömning av huruvida en handling är sekretessbelagd bedöms i huvudsak av registratorn, ofta i samråd med administrativ chef/nämndsekreterare. Handlingen registreras i ärendehanteringssystemet och förvaras i aktskåp. Information angående sekretess har delgivits alla anställda (framgår även av Lathund samt särskild skrivelse). Noteras kan att flertalet ärenden som inkommer tillhör en personakt vilka inte skall diarieföras. Detta gäller inom IFO, äldreomsorg samt LSS. Förvaras i aktskåp. Handlingar som berör personalärenden utreds på socialförvaltningen diarieförs inte läggs i personakt och förvaras i aktskåp. När ärendet är avslutat lämnas handlingarna till Teknik och Service som sedan några år tillbaka ansvarar för personalfrågorna i Marks kommun. Utlämnande av allmän handling följer delegationsordning där ärendet först sekretessprövas. Rutinen finns dokumenterad i Lathund. Dokumenthanteringsplan finns, reviderad 2007. Ansvar för uppdatering har administrativ chef/nämndsekreterare medan registrator arbetar praktiskt med dessa frågor. Revisionell bedömning Vi bedömer att nämnden uppfyller våra kontrollfrågor på ett tillfredsställande sätt. Vi vill särskilt framhålla den samlade dokumentationen vad gäller regler, anvisningar samt rutinbeskrivningar inom området. Detta ger enligt vår bedömning ett fullgott stöd för verksamheten. Förvaltningens dokumentation över rutiner: Rutin för posthantering finns upprättad med giltighetstid från och med 2007-05-10. Uppdatering sker löpande med administrativ chef/nämndsekreterare som ansvarig. Rutin för handläggning av skrivelser ställda till eller avsedda för socialnämnden, nämndsordförande eller förvaltning. Rutiner för handläggning av inkommen handling. Som stöd för verksamheterna finns en samlad dokumentation när det gäller posthantering. som behandlar Offentlighetsprincipen Allmän handling 9

Cookiefiler Undantag från offentlighetsprincipen Registrering av allmän handling Beslut om att inte lämna ut allmän handling Diarium Inkommande post Post till förtroendevalda Anbud E-post Riktlinjer för postrutin Checklista Rutin att avslå en begäran att få ut en allmän handling Hur man överklagar socialförvaltningen i Marks kommun Medgivande att öppna personligt adresserad post vid postöppning Sekretess inom den kommunala hälso- och sjukvården och socialtjänsten (utdrag ur sekretesslagen). 3.6 Plan- och byggnadsnämnd Registrering sker av assistenten utifrån dagens post. Föreligger tveksamheter överlämnas ärendet till förvaltningschef. Totalt har fyra personer rättighet att registrera. I ärenden som avser exempelvis remisser, vissa e-mail samt telefonärenden registreras sker registrering även av nämndssekreterare. Personliga brev till någon inom kontoret hanteras på samma sätt som övrig post. Brev till Mark-hälsan överlämnas oöppnade till förvaltningschef. Sekretessbelagda ärenden förekommer inte, däremot inkom vid ett tillfälle ett s k skyddat ärende vilket enligt uppgift från regeringen inte skall särbehandlas. E-mail som i de flesta fall kommer till nämnden öppnas av nämndssekreterare kontinuerligt under dagen. Om e-mail går till övrig personal vidarebefordras dessa för registrering. Diareplan finns som tar upp hur plan- och byggärenden, förmedling, exploatering och fastighetsförvaltning skall ordnas. Utlämning av allmänna handlingar sker regelbundet. Nuvarande dokumenthanteringsplan antogs 1999-09-22, reviderad 2002-02-02, och avser dåvarande byggnadsnämnd/stadsarkitektkontor. Rutinerna för registrering och utlämnande av handlingar är inte dokumenterade. Vid granskningstillfället pågick en översyn av rutinerna inom kontoret som dock inte var avslutad. Efterkontroller av utfört registreringsarbete görs inte. 10

Revisionell bedömning Nämndens verksamhet har under senare år genomgått förändringar vilket också i viss utsträckning påverkat utvecklingstakten vad gäller bl a tillfredsställande rutiner. Vi gör dock den bedömningen att ansvarig personal har god kännedom om hur registreringsarbetet i praktiken handläggs vilket innebär att våra kontrollmål uppfylls på ett bra sätt. Inom nämnden finns en dokumenthanteringsplan som är inaktuell utifrån de politiska och organisatoriska förändringar som skett. Det är av stor vikt att dokumenthanteringsplanen omarbetas utifrån nu gällande förutsättningar. Vi rekommenderar vidare att Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Skriftliga fullmakter upprättas där det anges att registratorn, eller dess ersättare, har rätt att öppna tjänstemännens samt politikers inkommande post Tar beslut om delegation avseende utlämnande av allmän handling 3.7 Utbildningsnämnd Uppgiften som ansvarig för posthanteringen har tidigare varit uppdelat mellan olika tjänstemän men sköts numera av nämndssekreterare. Efter postöppningen ankomststämplas posten varefter bedömning sker huruvida diarieföring är aktuell eller inte. Enligt de intervjuade är det oklart hur rutinerna för sekretessbelagda ärenden skall hanteras. Oklart även hur exempelvis elevärenden (klagomål från föräldrar) som hamnar direkt hos respektive rektor hanteras. Förvaltningens centrala e-mailadress öppnas av och handläggs på i princip samma sätt som övrig inkommande post. Även post som är adresserade till politiker handläggs på likartat sätt. Medgivande (fullmakt) att öppna personligt adresserad post omfattar endast förvaltningschefen och två av fem rektorer. För resterande personal saknas medgivande. Utlämnande av allmän handling är inte vanligt förekommande. Delegation avseende beslut om utlämnande av allmän handling saknas. Nuvarande dokumenthanteringsplan är från 2001 och till vissa delar inaktuell. Exempelvis ingår kosthanteringen som numera ingår i teknik- och serviceförvaltningen. Revisionell bedömning Vi anser att kontrollen över det samlade arbetet inom nämndens verksamhetsområde vad gäller registrering bör förbättras/stärkas. Vi har noterat en viss otydlighet mellan den centrala förvaltningen kontra rektorernas handläggning av specifika ärenden. Ändamålsenliga 11

rutiner för hur denna samordning skall ske saknas varför vi bedömer att våra kontrollfrågor inte är fullständigt besvarade. Vi rekommenderar att: Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Uppdatering av medgivande att öppna personligt adresserad post utförs Beslut tas avseende delegation av utlämnande av allmänna handlingar Uppdatering av dokumenthanteringsplanen. 3.8 Kultur- och fritidsnämnd Postöppnande och ankomstregistrering sker dagligen av förvaltningens assistent/nämndssekreterare med annan assistent som ersättare. Inom Kultur- och fritidsnämnden diarieför registratorn den handling som bedöms som ett ärende, antingen ett nytt ärende eller som tillhörande ett existerande ärende. Diarieplan finns som tar upp hur Kultur- och fritidsnämndens ärende skall ordnas (nytt förslag finns upprättat) där förvaltningen har gått igenom den nya behov som finns vid jämförelse med tidigare). Öppnandet av personliga brev följer samma rutin och där godkännande har skett genom fullmakt. Ärenden som inkommer via e-mail skrivs ut och diareiförs av registratorn och sparas i tillhörande ärendemapp. Fyra personer på förvaltningen ansvarar för öppnandet av e-mail. Sekretessbelagda handlingar förekommer i normalfallet inte (undantag är exempelvis brev från Mark-hälsan vilka lämnas oöppnade till förvaltningschef). Även utlämnande av allmänna handlingar är inte särskilt vanligt förekommande. Samtliga händelser tas ut veckovis på en s k händelselista som lämnas till Borås tidning och till Mark-bladet. Dokumenthanteringsplan (från 2005) är inte politiskt förankrad utan en ren tjänstemannaprodukt. Översyn av nuvarande dokumenthanteringsplan var vid vår intervju på gång där varje enhet inventerar sina dokument. Tidpunkt för beslut var dock inte fastställt. I samband med beslutet skall även ställning tas till kontinuiteten i framtida uppdatering samt vem som skall ansvara för detta arbete. Översyn av aktuella rutiner inom förvaltningen har påbörjats. Rutiner för exempelvis postöppning, kallelser och protokoll är klara. Rutin för registrering har påbörjats. 12

Revisionell bedömning Förvaltningens handläggning av registrering och dokumenthantering präglas enligt vår uppfattning av god ordning liksom hög medvetenhet hos ansvarig personal. Vi ser positivt på att förvaltningen har arbetat fram alternativt är på gång, dokumenterade rutiner inom aktuella områden. Detta ökar möjligheten till att säkerställa uppföljning och därmed en ökad intern kontroll. Vi anser med ledning av ovanstående kommentar att nämnden uppfyller våra kontrollfrågor på ett tillfredsställande sätt. Vi rekommenderar vidare att Beslut tas angående delegation för utlämnande av allmän handling 3.9 Teknik- och servicenämnd Posten som kommer till centrala förvaltningen öppnas av Repro som fördelar ut posten i respektive postfack. Den post som kommer till handläggarna och som skall diarieföras lämnas till nämndssekreterare för registrering. Lista över vilka ärenden som skall diarieföras finns tillgänglig på Repro. Post som kommer till Näs (teknik- och transportenhet) och som skall diarieföras översändes till centrala förvaltningen för registrering. För närvarande har nämndssekreterare ensam ansvaret för diarieföring men en assistans kommer fortlöpande att utbildas. Sekretessbelagda handlingar avser främst upphandlingar, i övrigt inte vanligt förekommande. Dessa registreras efter det att öppning har skett. Personligt riktande handlingar läggs i respektive mottagares postfack. Nuvarande lista på fullmakter är från 2003 och baseras på tidigare organisation (ny organisation från 1 januari 2007). Offentliga e-mail öppnas av nämndssekreterare alternativt en assistent. Utlämning av allmänna handlingar beslutas utifrån delegation av förvaltningschefen. Dokumenterade rutiner för registrering och diarieföring saknas liksom efterkontroller på hur rutinerna fungerar. Nuvarande dokumenthanteringsplan upprättades 1994, omarbetning påbörjades 2007 men tidpunkt för färdigställande saknas. Revisionell bedömning 13

Nämndens verksamhet är relativt ny vilket kan motivera några av de svagheter som nämns nedan. Vi gör av den anledningen bedömningen att nämnden möter de uppsatta kontrollmålen på ett acceptabelt sätt. De rutiner som finns idag för postöppning inom nämndens verksamhetsområde innebär att respektive handläggare gör bedömning huruvida allmän handling föreligger eller inte. Bedömningen bör enligt vår mening göras av registrator för att säkerställa att registrering/diarieföring sker på ett tillfredsställande sätt. Inom nämnden finns en dokumenthanteringsplan som är inaktuell till stora delar. Den är inte anpassad till den nya förvaltningsorganisationen. Det är av stor vikt att arbetet med pågående omarbetning färdigställs som stöd för en korrekt hantering av myndighetens handlingar. Vi rekommenderar vidare att Rutinbeskrivningar för registrering och diarieföring framarbetas och dokumenteras Efterkontroller utförs som en del i det interna kontrollarbetet Uppdatering sker av nuvarande lista över fullmakter 14