Handledning för kontroll av dispositionstid och status för bidragsprojekt 1
Bidragsfinansierade projekt Bidragsprojekt periodiseras som grundregel och läggs därför upp med status P (pågående/periodisering) i samband med registrering. En del av bidragsprojekten har en angiven dispositionstid som villkor i avtal/kontrakt med bidragsgivare. På dessa projekt ska dispositionstiden anges i samband med att projekten registreras i ekonomisystemet. Dispositionstiden anger hur länge oförbrukade bidragsmedel får behållas/användas i verksamheten. I de fall dispositionstiden passerats ska kvarvarande bidragsmedel visas upp som ett resultat. Det innebär att projektstatus måste ändras till R (resultat).periodiseringsreglerna finns utförligt beskrivna i Ekonomihandbokens kapitel 1, avsnitt 1.2.8. I vissa fall kräver bidragsgivare att medlen betalas tillbaka. Om det blir aktuellt med återbetalning av bidragsmedel, kontakta (EA), som handlägger återbetalningen. Eventuella återbetalningar bokförs som en minskad intäkt. Förlängd dispositionstid Om det finns en större summa bidragsmedel kvar och dispositionstiden passerats, eller kommer att passeras inom de närmaste månaderna, bör forskare/projektledare kontakta bidragsgivaren och ansöka om förlängd dispositionstid. Förlängd dispositionstid ska registreras i Kontraktreskontra för att registret ska ha rätt uppgifter. Nya dispositionstider meddelas EA via bild R28. Intyg från bidragsgivare ska scannas in och bifogas. 2
Kontroll av dispositionstider och projektstatus I Projektportalen, även kallad Kontraktreskontra, finns visningsbild V33 Oförbrukade bidrag. I bilden visas det periodiserade resultatet för bidragsprojekt, det vill säga det belopp som bokförts som oförbrukat bidrag i samband med periodskifte. Vanligtvis erhåller universitetet bidrag i förskott och det bokförs som en skuld till bidragsgivaren, som minskar i takt med förbrukningen. Om bidrag erhålls i efterskott bokförs underskottet som oförbrukat bidrag, fast med motsatt tecken. I samband med helårs- och delårsbokslut bokförs underskott istället på konto för upplupna (förväntade) intäkter. I bild V33 visas även projektens status, P (pågående/periodiseras) eller R (resultat), samt eventuell dispositionstid. Bilden ger en bra överblick över dispositionstider och projektstatus som kan behöva åtgärdas. Projektledare finns med som fält vilket gör det möjligt att göra urval per projektledare för de som vill dela ut listan till berörda forskare/projektledare. 3
Arbetsgång vid kontroll i Raindance I Raindance projektmodul, klicka på projektuppföljning. Öppna upp bild V33 Oförbrukade bidrag Ta bort markeringen i rutan vid Sidor, för att få en rullist i visningsbilden. Projektfältet fylls i med institutionens/enhetens org.nr följt av * Vh fylls i med 22 (Bidragsforskning). Det går att göra urval på både vh 12 (Grundutbildning med bidrag) och vh 22. Fältet fylls då i med 12,22. Genom detta urval får man upp alla bidragsprojekt inom vh 22, oavsett om de har dispositionstid eller inte. Man får en bra översikt över projekt med både status P samt R. Det går även att göra urval via fälten Projektledare, dispositionstid och SP (=status projekt). Kontroll dispositionstid mot status P Genom att fylla i dispositionstid med 2* begränsar man urvalet till att bara omfatta de projekt som har en angiven dispositionstid. Genom att även fylla i fältet SP med P begränsar man urvalet till projekt som periodiseras och det blir lättare att urskilja de projekt som måste åtgärdas. Det får inte förekomma projekt med status P i kombination med passerad dispositionstid. 4
Urval och sortering per datum Det går inte att använda sig av intervall i datumfältet för dispositionstid. Det går enbart att selektera med första siffra/siffror + *. För att underlätta uppföljning av dispositionstider kan det vara önskvärt att kunna sortera per datum. Genom att exportera bilden till Excel går det att göra en sådan sortering där. Använd för att exportera bilden. Projekt med passerad dispositionstid och status P Projekt får inte periodiseras om dispositionstiden är passerad. Institution/enhet måste därför vidta åtgärder om det förekommer sådana projekt. Rekommendation är att göra följande: Om kvarvarande saldo är ett större belopp Steg 1 Kontrollera med forskare/projektledare om det är korrekt angiven dispositionstid i ekonomisystemet. I vissa fall har förlängd dispositionstid inte registrerats. Meddela den korrekta dispositionstiden via R28. Observera att intyg som styrker dispositionstiden ska scannas in och bifogas. Steg 2 Stämmer saldot? Har rätt kostnader förts på, hur är det med lönekostnader? Steg 3 Forskare/projektledare ansöker om förlängd dispositionstid hos bidragsgivare. Om ny dispositionstid beviljas, meddela EA via R28. Steg 4 Om man vet att kvarvarande medel får behållas, dispositionstiden är passerad och ingen ny har meddelats, då måste projektet visa resultat. Ändrad status, från P till R, registreras via bild R28, men det är som utför ändringen på projektet. Om projekt uppvisar underskott ska det täckas in, för mer information se Ekonomihandboken, kapitel 1, avsnitt 1.1.1, stycket Täckande av underskott. Steg 5 Prefekt ska årligen besluta om användning av uppkomna överskott inom bidrags- och uppdragsverksamhet. I Ekonomihandboken, kapitel 1, avsnitt 1.1.1, stycket Disposition av överskott finns en uppräkning av användningsområden. Besluten, som kan vara generella eller projektspecifika, förvaras på institution/enhet. 5
Om kvarvarande saldo är lågt Om kvarvarande saldo är lågt är det bättre att nollställa projektet och därefter avsluta/ passivsätta det, istället för att ändra till R. I Ekonomihandboken, kapitel 1, avsnitt 1.2.10, finns förslag på åtgärder för att nollställa projekt och mer information kring regler. Efter nollställning, låt det passera ett periodskifte, för att eventuella påslag ska triggas. Kontrollera därefter om projektet fortfarande är nollställt. Det gör man genom att i en Analyslista se om det finns några kvarvarande saldon på projektet. Analyslistan återfinns under Avancerat, Beslutsstöd, Analyslista. Skriv därefter ut rapporten PASSIV. Den återfinns under Avancerat, Beslutsstöd, Rapport. Skriv PASSIV i urvalsrutan. OBS, välj enbart för ett projekt i taget! Om inga hinder framkommer för passivsättning skriv ut Passiv-rapporten och skicka den till Pia Lundin på EA, alternativt scanna in och sänd via e-post till Pia.Lundin@umu.se. avslutar/passivsätter projektet. 6