Revisionsrapport Granskning av kommunens avtal med Bräcke Folkets hus

s revisorer Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Revisionen har via KPMG genomfört en granskning av kommunens avtal med Bräcke Folkets. Revisionen hemställer om att kommunstyrelsen lämnar synpunkter avseende de rekommendationer och förslag som lyfts fram i rapportens sammanfattning. Revisionen emotser svar senast den 15 september 2015. För s revisorer Anna-Lisa Lindström Ordförande Mats Eriksson Vice ordförande

Granskning av kommunens avtal med Bräcke Folkets Hus Revisionsrapport Advisory KPMG AB Antal sidor: 15 Antal bilagor: 1 Rapport avtal med Folkets.docx

Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Bakgrund och beslut 3 10. Hyresavtal 4 10.1 Avstämning mellan avtal och utbetalningar 5 10.2 Alternativa beräkningar av hyresgrundande kapitalkostnader 5 10.3 Fördelar och nackdelar med förhyrda lokaler 6 11. Köp av tjänster lokalvård och post-och vaktmästeritjänst 7 11.1 Avstämning mellan avtal och utbetalningar 7 11.2 Lagen om offentlig upphandling ställer krav 7 12. Köp av tjänst måltider till skola, äldreomsorg m fl 8 12.1 Avstämning mellan avtal och utbetalningar 8 13. Verksamhetsnära nyckeltal och nationell jämförelse 9 13.1 Nyckeltal för byggnader och lokaler 9 13.2 Nyckeltal för lokalvård 9 13.3 Nyckeltal för mat och måltider 10 14. Rutiner för dokumenthantering, uppföljning och gemensam planering 10 Rapport avtal med Folkets.docx

1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp att kommunens avtal med Bräcke Folkets Hus efterlevs. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014. Under hösten 2014 har avtalet med Folkets Hus varit föremål för uppmärksamhet i media. Kommunrevisorerna bedömer att det kan finnas en risk för att avtalet inte efterlevs, och bedömer att det är väsentligt att i varje fall delar av den kritik som riktats mot kommunen utreds. Granskningen syftar till att bedöma om ingångna avtal med Folkets efterlevs, om de utbetalningar som gjorts kan härledas till avtal, om kostnaderna för lokaler, lokalvård och måltidstjänsten är rimliga samt om tjänsterna har upphandlats i konkurrens. Vår sammanfattande bedömning är att de betalningar som gjorts till Folkets går att härleda till undertecknade avtal. Mellan kommunen och Folkets finns 11 avtal som omfattar lokaler, lokalvård, måltidstjänst och post- och vaktmästeritjänst. Det sker omkring 350 faktureringar varje år från Folkets. Kommunen har ingen samordning utan Folkets har avtal och kontakter med många inom kommunen. Metoden som kommunen och Folkets har valt för att beräkna ingående kapitalkostnader med rak avskrivning innebär förmodligen att hyresnivån är högre än vad den skulle varit om man valt beräkning enligt annuitetsmetoden. Vi bedömer också att den årliga kostnaden för lokaler är högre för på grund av extern förhyrning. Däremot ger det en flexibilitet för organisationen om lokalbehovet ändras utifrån ändrat verksamhetsbehov. Kommunen upphandlade under år 2014 måltidstjänsten. Bräcke Folkets var enda anbudslämnaren trots att kommunen genom geografisk indelning försökt intressera mindre leverantörer att lämna anbud. Kommunen köper också lokalvård och post-och vaktmästeritjänster av Folkets, vilket inte har upphandlats i konkurrens. Sammanfattning av våra rekommendationer: att att att att till avtalen bifoga ritningar över de lokaler som avtalen omfattar, för att säkerställa att en lokal inte hyrs flera gånger, se avsnitt 10 begära slutredovisning av kostnaderna för ombyggnationen av entrén (genomförd under 2009) från Folkets och om kostnaden skiljer jämfört med den preliminära beräkningen, upprätta ett nytt hyresavtal, se avsnitt 10.1 i samband med förhandling om lokalförhyrning överväga att kräva att den årliga kapitalkostnaden beräknas med hjälp av annuitetsmetoden för att bättre spegla kostnadsutvecklingen i hyresavtalet, se avsnitt 10.2 säga upp avtalen som rör lokalvård och post- och vaktmästeritjänst omgående och upphandla tjänsterna enligt lagen om offentlig upphandling, LOU, se avsnitt 11.2. Rapport avtal med Folkets.docx 1

att att att att kommunens avtal bör samlas på ett ställe, tillsammans med ritningar och andra underlag som ger information om vad avtalen omfattar, se avsnitt 14. fastställ program för insyn och uppföljning av privata utförare utifrån kommunallagens krav, se avsnitt 14. formalisera relationen mellan kommunen och Folkets. Inrätta en samordnande funktion vad det gäller avstämning av mer övergripande karaktär och avtalsuppföljning med Folkets, se avsnitt 14. tydliggöra i rutinerna för attest av hyresavtal att det ingår att kontrollräkna årliga hyresjusteringar, se avsnitt 14. 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att följa upp att kommunens avtal med Bräcke Folkets Hus efterlevs. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2014. Under hösten har avtalet med Folkets Hus varit föremål för uppmärksamhet i media. s revisorer bedömer att det kan finnas en risk för att avtalet inte efterlevs, och bedömer att det är väsentligt att i varje fall delar av den kritik som riktats mot kommunen utreds. Syftet med granskningen är att bedöma om avtal samt att det beslut som fattades i samband med att avtalet tecknades med Folkets Hus, efterlevs. Vi har därför granskat om kommunens utbetalningar till Folkets Hus överensstämmer med gällande avtal. Vi har som en del av granskningen kartlagt vad avtalen omfattar, och i möjliga fall jämfört och bedömt om till exempel hyror och portionskostnader är rimliga. Vi har översiktligt granskat upphandling av måltidstjänster och andra köp av tjänster som bör konkurrensutsättas regelbundet. 4. Avgränsning Granskningen omfattar avtalen med Folkets Hus. Perioden omfattar hela avtalsperioden men med fokus på de senaste tre åren. Granskningen omfattar inte beslutet att flytta skolan 2006, inte heller bedömning av alternativkostnader vid beslutstillfället. Upphandlingen av måltidstjänsten har endast granskats övergripande. Ritningar har inkommit sent under granskningen och någon kontroll av ytor för avstämning mot avtal och för nyckeltalsberäkning har inte gjorts. Rapport avtal med Folkets.docx 2

5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna och verksamheten uppfyller avtalen med Folkets Hus lagen om offentlig upphandling Fullmäktigebeslut att ingå avtal med Folkets om förhyrning av lokaler 6. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen. Rapporten är saklighetsgranskad av kommunstyrelsens ordförande Sven-Åke Draxten, kommunchef Bengt Flykt, ekonom Ingrid Strandberg och ekonom Camilla Samuelsson. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av avtal, beslutsprotokoll, ritningar och skriftlig kommunikation som rör relationen mellan kommunen och Folkets. Intervjuer med Bengt Flykt och Sven-Åke Draxten, samt André Norberg, Folkets Avstämning och analys av kostnader utbetalda från kommunen till Folkets Hus genom fakturagranskning. Jämförelse av kostnader med hjälp av nationell statistik 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Helene Ersson, kommunal revisor under ledning av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. 9. Bakgrund och beslut I mitten av 00-talet påbörjades diskussioner om förändring av lokalbeståndet i Bräcke centralort. Den befintliga högstadieskolan behövde bland annat moderniseras och tillgänglighetsanpassas. Sedan tidigare fanns kommun, låg-och mellanstadieskola och Folkets placerade på grannfastigheter i centralt läge. Kommunen hyrde lokaler för bibliotek i Folkets. Efter utredningar och förhandlingar beslutades att gå vidare med förslaget att göra en mindre tillbyggnad av Folkets och därigenom länka samman de tre byggnadskropparna till en. I tillbyggnaden skapades lokaler för bland annat bibliotek och entré för skola, bibliotek, fritidsgård och Folkets. Rapport avtal med Folkets.docx 3

Fullmäktige gav samtidigt delegation till produktionsnämnden att teckna ett preliminärt hyresavtal, vilket gjordes 2005-10-26 gällande lokaler för skola, bibliotek, ungdomsgård. Ett slutgiltigt avtal tecknades 2007-01-08 utifrån faktiska kostnader (Bilaga 1, avtal 1). Samtidigt tecknades ett separat avtal om lokalvård av högstadiets och ungdomsgårdens lokaler. Ett avtal om lokalvård av bibliotekets lokaler tecknades också (Bilaga 1, avtal 8 & 9). År 2009 ändrades avtalet om förhyrning av Gillestugan, loger och teaterlokalen från att tidigare debiteras per bokat tillfälle till ett avtal med årlig hyra på 100 000 kr för kommunens verksamheter under måndag till och med fredag (Bilaga 1, avtal 2). Under år 2009 inträffade några incidenter av hotfull karaktär i kommunet och diskussioner påbörjades om att höja säkerhetsnivån i kommunets entré och reception. Diskussionerna fördes också med länsstyrelsen i Jämtland och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB som uppmärksammat behovet av att stärka ledningsförmågan vid extraordinär händelser och därmed ledningsplatsen i. Efter utredning och förhandling beslutade fullmäktige 2009-12-16 att flytta nuvarande entré och samordna den med Folkets, samt att efter ombyggnation använda bibliotekets reception som kommunreception. Ombyggnationen måste till viss del ske i Folkets fastighet och avtal tecknades med Folkets, dels för hyra av den gemensamma entrén och dels för den ombyggnadskostnad som uppstod i Folkets fastighet (Bilaga 1, avtal 3 & 4). Avtalet för ombyggnadskostnaden är fortfarande ett preliminärt avtal då någon slutavstämning av kostnaderna inte är gjord (se avsnitt 10.1). År 2014 upphandlades måltidstjänsten för skola, barnomsorg, äldreomsorg och dagcenter i hela kommunen. Bräcke Folkets vann upphandlingen och nya avtalet började gälla 2014-07-01 (Bilaga 1, avtal 11). 10. Hyresavtal Huvudavtalet tecknades 2007 och omfattar de villkor som övriga avtal hänvisar till. Huvudavtalet gäller förhyrning av lokaler för bibliotek, ungdomsgård, skola och del i aula/teaterlokal Avtalet omfattar 3 166 m2 för 3 660 tkr per år med en avtalstid på 15 år. Avtalet upphör 2021-12-31, men i bilaga 2 fastställs att kommunen ersätter Bräcke Folkets för eventuellt restvärde om avtalet sägs upp före 2031-12-31. Det tidigare avtalet för biblioteket övergick till att bli en del i det nya avtalet. Den samlade hyreskostnaden för 2014 är 4,8 mkr. Någon kontroll av ytstorlek har inte kunnat göras då vi sent fick tillgång till ritningarna. Rapport avtal med Folkets.docx 4

Vi rekommenderar kommunen att till avtalen bifoga ritningar över de lokaler som avtalen omfattar, för att säkerställa att en lokal inte hyrs flera gånger. 10.1 Avstämning mellan avtal och utbetalningar Det finns sju hyreskontrakt för de lokaler som kommunen hyr i Folkets. Samtliga utbetalningar som rör hyreskostnader går att härleda till avtal. Hyran för ombyggnationen av entrén debiteras enligt ett preliminärt avtal upprättat 2009-06-09, där justering av hyran ska ske efter slutredovisning av den faktiska byggkostnaden. Kostnaden för ombyggnationen beräknades 2009 till 714 tkr och enligt avtalet ska hyresberäkningen ske enligt samma principer som huvudavtalet. Vi rekommenderar kommunen att begära slutredovisning av kostnaderna för ombyggnationen av entrén och om kostnaden skiljer jämfört med den preliminära beräkningen, upprätta ett nytt hyresavtal. 10.2 Alternativa beräkningar av hyresgrundande kapitalkostnader Den totala investeringen inklusive restvärde för befintliga byggnader beräknades till drygt 19 mkr. Boverket beviljade stöd till samlingslokaler motsvarande 2,8 mkr och kommunen lämnade ett bidrag på 4 mkr vilket medförde att hyresgrundande investering beräknades till 13,8 mkr. Kalkylräntan fastställdes till 5 procent och avskrivningstiden är 25 år. Vid beräkning av den hyresgrundande årliga kapitalkostnaden har rak avskrivning används. Det innebär för Folkets att kostnaden för räntan och därmed den totala kostnaden minskar varje år. Kontraktet är utformat med indexklausul där 70 procent utgör bashyra som ökar med konsumentprisindex för att kompensera för hyresvärdens löne- och driftkostnadsökningar. Någon sänkning av hyran görs inte vid deflation. För att kostnaden för lokalen på ett bättre sätt ska återspeglas i hyreskontraktet brukar beräkningar av hyresgrundande kapitalkostnad ske enligt annuitetsmetoden. Annuitetsmetoden ger samma kapitalkostnad varje år, men andelen räntekostnad och avskrivningskostnad skiljer mellan åren. Den totala kapitalkostnaden är lägre år 1 med annuitetsmetoden men högre år 25, jämfört med rak avskrivning. Diagrammet nedan redovisar skillnaden i kostnadsutveckling för den årliga kapitalkostnaden om beräkningen skett med rak avskrivning jämfört med annuitetsmetoden. Det aktuella hyresavtalet utgår från att kapitalkostnaden är 1 349 tkr per år. Om beräkningen gjorts utifrån annuitetsmetoden hade kapitalkostnaden blivit 980 tkr per år, det vill säga 350 tkr lägre per år. För ett femtonårigt kontrakt betyder det en merkostnad på 5 250 mkr, jämfört om annunitetsmetoden hade använts. Rapport avtal med Folkets.docx 5

1 400 000 kr 1 200 000 kr 1 000 000 kr 800 000 kr 600 000 kr 400 000 kr 200 000 kr - kr Rak avskrivning och annuitet jämfört med hyreskontrakt 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 4 000 000 kr 3 000 000 kr 2 000 000 kr 1 000 000 kr - kr Annuitet Rak avskrivning + ränta Hyresavtal Diagram 1. Vänster y-axel visar kostnadsutveckling för rak avskrivning jämfört med annuitetsberäkning. Höger y-axel visar kostnadsutveckling för hyreskontraktet med inflation på 0 procent. Vi konstaterar att såsom hyresavtalet är tecknat, med utgångspunkt från kapitalkostnaden år 1, så minskar kostnaden varje år under kontraktstidens längd utan att kommunen får del av denna kostnadsminskning. Vi rekommenderar kommunen att i samband med förhandling om lokalförhyrning överväger att kräva att den årliga kapitalkostnaden beräknas med hjälp av annuitetsmetoden för att bättre spegla kostnadsutvecklingen i hyresavtalet. 10.3 Fördelar och nackdelar med förhyrda lokaler Den ekonomiska avskrivningstakten ska motsvara fastighetens tekniska värde. För många kommunala lokaler har det tidigare varit 33 år som gällt men med ny lagstiftning ska fastigheter skrivas av utifrån komponenternas nyttjandeperiod. Normalt sett har kommuner genom sin beskattningsrätt bra kreditvärdighet och därmed tillgång till bra lånevillkor till exempel låg ränta. Detta sammantaget gör det svårt för annan fastighetsägare att konkurrera med lägre kapitalkostnad. Kommunen har inte heller krav på avkastning till ägare eller avsättning för risktagande vilket påverkar det ekonomiska underlaget för hyressättning. Om kommunen väljer att själv investera så binds kapitalet under 33 år och kommunen har ingen möjlighet att undkomma kapitalkostnaden med mindre än att fastigheten och byggnaden säljs, ofta med risk för realisationsförluster och direktavskrivning som följd. Att äga fastigheter ger ofta ingen möjlig att snabbt anpassa kostnaden vid hastiga förändringar. Rapport avtal med Folkets.docx 6

Om- och tillbyggnationen av Bräcke Folkets har en avskrivningstid på 25 år. Kommunen har förbundit sig att svara för eventuellt restvärde om hyresavtalet sägs upp före 2031-12-31. Vi bedömer att den årliga kostnaden för lokalerna i Folkets är högre för på grund av extern förhyrning. Däremot ger det en flexibilitet för organisationen om lokalbehovet ändras utifrån ändrat verksamhetsbehov. 11. Köp av tjänster lokalvård och post-och vaktmästeritjänst I samband med att de nya lokalerna togs i bruk tecknades avtal med Folkets om lokalvård och post-och vaktmästeritjänst. Avtalen tecknades 2006 och gäller tills vidare med sex månaders uppsägning. Under 2014 betalades 385 tkr för lokalvård och 148 tkr för post- och vaktmästeritjänst. Någon kontroll av ytstorlek har inte kunnat göras då vi sent fick tillgång till ritningarna. Vi rekommenderar kommunen att till avtalen bifoga ritningar över de lokaler som avtalen omfattar, för att säkerställa att inte betalning sker flera gånger för städning av samma lokal. 11.1 Avstämning mellan avtal och utbetalningar Det finns två avtal för lokalvård och ett avtal för köp av post- och vaktmästeritjänst. Samtliga utbetalningar som rör lokalvård och post- och vaktmästeritjänsten går att härleda till avtal. 11.2 Lagen om offentlig upphandling ställer krav Lagen om offentlig upphandling, LOU, reglerar kommuners köp av tjänster och ställer krav på att upphandling ska föregå köp. Från och med 1 januari 2014 gäller nya regler. För B-tjänster det vill säga tjänster som normalt utförs av leverantörer inom det egna landet finns tre upphandlingsförfaranden: Direktupphandling. Kravet på riktlinjer för direktupphandlingar gäller från 1 januari 2014 och omfattar i den händelse att kommunen vill använda direktupphandling som upphandlingsförfarande. Förenklat förfarande Urvalsförfarande Rapport avtal med Folkets.docx 7

Vi bedömer att kommunens köp av lokalvård och post- och vaktmästeritjänster lyder under LOU. Vi konstaterar att tjänsterna inte har upphandlats varför vi rekommenderar kommunen att säga upp avtalen omgående och upphandla tjänsterna enligt någon av de tre möjliga förfaringssättet. Vi rekommenderar kommunen att fastställa riktlinjer för direktupphandling för att kunna använda detta upphandlingsförfarande. 12. Köp av tjänst måltider till skola, äldreomsorg m fl Under år 2014 genomfördes en upphandling av måltider till kommunal verksamhet i hela kommunen. Kommunen delades i fem geografiska områden och varje område utgjorde ett upphandlingsområde där anbudsgivare kunde lämna anbud på ett eller flera områden. Det var andra gången kommunen genomförde en upphandling bestående av fem geografiska områden. Förra gången var år 2010. Tilldelningskriterierna var att anta det anbud som lämnade lägst pris. Endast ett anbud inkom för samtliga områden. Anbudslämnaren var Bräcke Folkets. Kommunen tecknade avtal med Folkets om måltidstjänsten 2014-07-01. Avtalet gäller två år med möjlighet till ett års förlängning. Utbetalningarna för 2014 gäller dels enligt tidigare avtal, dels enligt det nya. Utbetalningarna för måltidstjänsten är sammanlagt 5,8 mkr fördelat på skolan (2,5 mkr), barnomsorg (1,2 mkr), dagcenter (0,1 mkr) och äldreomsorg (1,9 mkr). Vi bedömer utifrån vår övergripande granskning att kommunen följt LOU vid upphandlingen av tjänsten. Vi anser vidare att kommunen genom att dela in kommunen i flera mindre geografiska områden har försökt skapa förutsättningar för små och medelstora leverantörer att uppfylla kraven och därmed ges möjlighet att lämna anbud. Trots detta har det inte tillkommit ytterligare anbudsgivare. Vi rekommenderar kommunen att fördjupa förståelsen om vad som hindrar leverantörer att lämna anbud och därefter ta ställning om anbudsförfarandet kan ändras vid nästa upphandling. Om bedömning görs att det inte går att få en fungerande marknad bör alternativet att bedriva verksamheten i egen regi övervägas. 12.1 Avstämning mellan avtal och utbetalningar Det finns ett avtal för måltidstjänsten. Samtliga utbetalningar som rör måltidstjänsten går att härleda till avtal. Rapport avtal med Folkets.docx 8

13. Verksamhetsnära nyckeltal och nationell jämförelse Genom att identifiera och beräkna nyckeltal samt jämföra med andra kommuner eller liknande verksamheter inom kommunen går det att göra en bedömning om verksamhetens kostnader är rimliga eller om det i något fall finns anledning att göra en fördjupad översyn. Det finns dock ingen öppen nationell statistik att tillgå som rör lokal- eller lokalvårdskostnader för skolor eller måltidskostnader, vilket gör det svårt att jämföra dessa kostnader med andra kommuner. 13.1 Nyckeltal för byggnader och lokaler Det ursprungliga hyresavtalet ger kommunen rätt att ensamma nyttja lokalerna. Den årliga kostnaden 4,1 mkr fördelat på 3 166 m2 ger 1 295 kr/m2. Uppvärmning, vatten, el sophämtning, trappstädning, snöröjning, underhåll och reparationer ingår i hyran. Den samlade hyreskostnaden för år 2014 är 4,8 mkr. I hyresavtalet för gillestuga, loger och teater saknas uppgifter om lokalens storlek och avtalet för ny entré är till stor del ersättning för en ombyggnadskostnad, varför det är svårt att beräkna kostnad per kvadratmeter på ett rättvisande sätt. Intressanta nyckeltal för att mäta effektivitet vad det gäller skollokaler kan vara hyreskostnad per kvadratmeter, lokalkostnad per elev och kvadratmetrar per elev. Någon nationell statistik finns inte att tillgå för att göra jämförelser mellan Bräcke skola och andra skolor, kommuner eller nationellt genomsnitt. I det aktuella fallet kan det vara svårt att räkna fram rättvisande nyckeltal. Byggnaderna ägs till en del av kommunen och till en del av Folkets vilket gör att en sammanslagning av bådas lokalkostnader måste göras för att kunna beräkna lokalkostnaden per elev. Det är dessutom svårt att jämföra med andra då flera målgrupper använder lokalerna under olika tider under dygnet och veckan. Ett nyckeltal som kan vara intressant för medborgare och skattebetalare är kostnaden per utnyttjad timme i lokalen. Ju fler timmar som lokalerna används, desto större medborgarnytta kan antas. Med ett högt användande av lokalerna sjunker kostnaden per utnyttjad timme. Utan närmare analys av bokningsliggare gör vi bedömningen att denna typ av anläggning har hög nyttjandegrad, jämfört med byggnader som är mer anpassade för endast en typ av verksamhet till exempel undervisning, matsal och aula. 13.2 Nyckeltal för lokalvård Det mest etablerade nyckeltalet för lokalvård i skollokaler är kostnaden per kvadratmeter. Ungdomsgård och högstadium, totalt 884 m2 kostar 290 tkr per år att städa, vilket blir 328 kr per kvadratmeter. Rapport avtal med Folkets.docx 9

Biblioteket omfattar 487 m2 och lokalvården kostar 128 tkr per år, vilket ger 262 kr per kvadratmeter. Någon nationell statistik finns inte att tillgå för att göra jämförelser mellan Bräcke skola och andra skolor, kommuner eller nationellt genomsnitt. 13.3 Nyckeltal för mat och måltider Under 2014 betalade Bräcke cirka 5,9 mkr för måltidtjänsten. Totalt antal portioner är beräknat till 126 000 per år vilket ger ett genomsnittligt portionspris på 46 kronor per portion. I priset ingår tillagning och i vissa fall transporter och servering. Någon nationell statistik finns inte att tillgå för att göra jämförelser mellan Bräcke skola och andra skolor, kommuner eller nationellt genomsnitt. 14. Rutiner för dokumenthantering, uppföljning och gemensam planering Det finns sammanlagt 11 avtal som reglerar relationen mellan kommunen och Folkets. Antal leverantörsfakturor uppgår till mer än 350 stycken per år för köp av tjänster och varor från Folkets. Kommunen köpte under år 2014 tjänster och varor av Folkets för totalt 10,9 mkr. Folkets gör årliga prisjusteringar utifrån avtalsvillkoren. Dessa kontrolleras av attesterande tjänsteman genom överslagsräkning. Hyreskontraktens höjningar är kopplade till utvecklingen av konsumentprisindex, KPI och det har varit väldigt små justeringar de senaste åren på grund av låg eller ingen inflation. I avtalet för måltidstjänsten finns det reglerat hur och när kommunen ska lämna uppgifter om förändringar som påverkar antalet portioner. Större förändringar kan medföra prisjusteringar. I avtalet för måltidstjänsten finns också avtalsuppföljning reglerat. Enligt avtalet ska parterna träffas en gång per år för att diskutera följsamheten i avtalet både från entreprenör- och beställarhåll. Kommunen har inte avtalen samlade på ett ställe. Det finns inte heller någon samordnande funktion för kontinuerliga avstämningar med Folkets. De praktiska frågor som uppstår löses ofta genom direktkontakt mellan respektive verksamhetsansvarig på kommunen och företrädare för Folkets. Vid intervjuer upplever båda parter att samarbetet fungerar bra och ledordet för båda organisationerna är att tillhandahålla god service till medborgare, brukare och elever. Rapport avtal med Folkets.docx 10

Kommunallagen ställer sedan årsskiftet krav på fullmäktige att varje mandatperiod fastställa ett program för insyn och uppföljning av privata utförare 1. Vi anser att kommunens avtal bör samlas på ett ställe, tillsammans med ritningar och andra underlag som ger information om vad avtalen omfattar. Vi rekommenderar kommunen att utser en samordnande funktion med uppdraget att stämma av frågor av mer övergripande karaktär och avtalsuppföljning med Folkets. Vi rekommenderar kommunen att formalisera relationen mellan kommunen och Folkets. Under årens lopp byts företrädare ut hos båda parter och det finns stor risk att uppgifter faller mellan stolarna eller att avtalsvillkoren inte följs. Vi rekommenderar kommunen att fastställa ett program för insyn och uppföljning av privata utförare, i enlighet med kommunallagen. Vi rekommenderar parterna att fastställa en arbetsordning med tydliga roller och aktiviteter för att säkerställa att avtalen följs. Dokumenterade överenskommelser och rutiner underlättar för efterträdare att fullfölja avtalen. Vi rekommenderar kommunen att tydliggöra i rutinerna för attest av hyresavtal att det ingår att kontrollräkna årliga hyresjusteringar. KPMG, dag som ovan Helene Ersson Kommunal revisor Lena Medin Certifierad kommunal yrkesrevisor 1 Ändring fr o m 1 januari 2015: KL 3 kap 19a, 19b Rapport avtal med Folkets.docx 11

Bilaga 1 - Gällande avtal Följande avtal mellan och Bräcke Folkets har identifierats: Nr Avtal och datum för överenskommelse Ursprunglig ersättning Utbetalning 2014 Kommentar 1 Hyreskontrakt nr 3, 2007-01-08 Tillägg fjärrvärme, 2008-05-23 3 660 tkr + 140 tkr 4 109 tkr Lokaler för bibliotek, ungdomsgård, högstadium, del i aula, 3166 m2. Uppvärmning, vatten, el sophämtning, trappstädning, snöröjning, underhåll och reparationer ingår i hyran. Inklusive förändring av fjversättning 2 Tillägg - lokaler, 2009-03-30 3 Tillägg - entréhall, 2009-03-30 4 Tillägg ombyggnad av entréhall, 100 tkr 102 tkr Gillestuga, loger och teater måndag fredag. 100 tkr 108 tkr Hyra entréhall och utställningsyta. Inventarier, lokalvård och tillsyn ingår i hyran. 60 tkr 61 tkr Ombyggnad av entréhall. Kostnad beräknad till 714 tkr. Prel.avtal 2009-06-09. Ej slutredovisat. 5 Tillägg Lilla konferensen 2010-01-15, samt ombyggnad, 2012-03-15 48 tkr + 3 tkr 53 tkr Hyra och ombyggnad av lärarrum och lilla konferensen, 35 m2 6 Hyreskontrakt Postrum 2007-12-10 7 Hyreskontrakt kontor 2006-05-01 8 Köp av tjänst - Lokalvård 9 Köp av tjänst - Lokalvård 23 tkr 24 tkr Del av postrum, 50 % av 32 m2 30 tkr 32tkr Kontor för Lärarförbundet + Syo, 41 m2 217 tkr 290 tkr Lokaler för ungdomsgård och högstadium, 884 m2 99 tkr 128 tkr Lokaler för bibliotek, 487 m2 Rapport avtal med Folkets.docx 12

10 Köp av tjänst post och vaktmästeri 11 Köp av tjänst måltider Upphandlat 2014 Köp av tjänst måltider Upphandlat 2014 Köp av tjänst måltider Upphandlat 2014 Köp av tjänst måltider Upphandlat 2014 Övriga köpta tjänster 115 tkr 148 tkr 12,5 timmar per vecka, motsvarande 30 procents tjänst 2 526 tkr Måltider till skola. 1 190 tkr Måltider till barnomsorg. 111 tkr Måltider till dagcenter. 1 953 tkr Måltider till äldreomsorgen (hemtjänst och boende). 124 tkr Bland annat intern och extern representation och konferenser Kulturbidrag, barnteater mm Summa 10 960 tkr Rapport avtal med Folkets.docx 13