Sida 1 (10) Till: Styrelsen För kännedom: Kansliet Valberedningen Styrelseprotokoll 1 2011/2012 Styrelsemöte SAIF, - 03 Plats: Tid: Strand Hotell, Dalarö Fredag - Lördag 2-3 september 2011, kl. 12:39 (fre) 12:25 (lör) Närvarande: Adjungerade: Johanna S:t Clair Renard Erwin Apitzsch Erik Björkman Klas Bringert Per Erik Eriksson Sture Espwall Susanna Larsson Elisabet Nylander Lovisa Svensson Pia Carlsson Cecilia Olsson Ordförande 8-11 Valberedningen Tf. Generalsekreterare 1 Mötets öppnande Johanna S:t Clair Renard förklarade mötet öppnat kl. 12:39. 2 Formalia a) Val av sekreterare b) Val av justerare Lovisa Svensson valdes till sekreterare. Erik Björkman och Johanna S:t Clair Renard valdes till justerare. c) Adjungeringar Valberedningens Pia Carlsson och tillförordnad generalsekreterare Cecilia Olsson adjungerades. d) Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes utan tillägg. 3 Protokoll från tidigare möten a) Nr 6, 2010/2011, U-15 Beslutades att: godkänna styrelseprotokoll nr 6, 2010/2011 från 16 maj.
Sida 2 (10) 4 Föreningsutveckling och utbildning a) Protokoll föreningsutveckling U-17 Lovisa Svensson föredrog en summering de två senaste mötena med föreningsutvecklings- och utbildningsfrågor. En utvärderingsdag av projektet Offensivare SISU genomfördes tillsammans med SISU Idrottsutbildarna den 1 september. Då inleddes även arbetet med att ta fram den ledarskapsutbildning som varit en del i projektplanen för Offensivare SISU. Då SAIF inte upplever efterfrågan och behovet av en ledarskapsutbildning som lika stort bland våra medlemsföreningar idag, då det finns en uppsjö av redan etablerade ledarskapsutbildningar på marknaden samt att SISU:s stöd för utvecklandet av utbildningen är oklart togs följande beslut: Beslutades att: SAIF inte ska initiera eller producera någon egen ledarskapsutbildning i nuläget. Beslutades att: uppdra åt Föreningsutvecklingsgruppen att undersöka marknaden av potentiella samarbetspartners som erbjuder ledarskapsutbildningar, att förmedla och rekommendera våra medlemmar. b) Studentidrottsgalan 29-30 oktober c) NNU-resan Turkiet, slutrapport U-18 Lovisa Svensson och Cecilia Olsson föredrog en lägesrapport för Studentidrottsgalan 2011. Hotellet och föreläsarna är bokade och programmet är satt. Inbjudningar går ut under kommande vecka. Susanna Larsson föredrog slutrapporten från NNU-resan i maj/juni 2011. Resan har fått ett mycket gott omdöme och deltagarnas upplevelse av standarden på boende och logi har varit förstklassigt. Dock har flera deltagare upplevt just boendet som onödigt lyxigt och att behovet möjligen är annat, där större fokus kunde ligga på utbildnings-/träningsfaciliteter. Till framtiden bör SAIF föra en dialog med NNU hur SAIF kan tydliggöras så att deltagarna förstår vår roll. d) Offensivare SISU e) Idrottslyftet, rapport år 4 och inför år 5 U-19 Elisabet Nylander rapporterade om idrottslyftet år 4 och inför år 5. Stort fokus har lagts på en lika bedömning av de ansökningar som kommit in. Beslutades att: ge Elisabet Nylander och Cecilia Olsson i uppdrag att se över behovet av kompetensutveckling hos våra medlemsföreningar, i att söka projektpengar och formulera idrottslyftsansökningar. Elisabet och Cecilia ska även se över i vilka sammanhang/utbildningar detta skulle kunna läggas in. Beslutades att: uppdra åt Idrottslyftets bedömningsgrupp att göra en sammanställning av goda exempel på projekt som beviljats pengar tidigare år.
Sida 3 (10) 5 Förbundsutveckling a) Kompetensförsörjning förtroendevalda, protokoll och plan U-20, 30 Johanna S:t Clair Renard rapporterade angående kompetensförsörjning av förtroendevalda inom SAIF. Kompetensförsörjningsgruppen har genom sitt arbete framförallt förtydligat hur SAIF ska arbeta med tillförsel och underhåll av förtroendevalda inom förbundet. Beslutades att: ge Kommunikationsgruppen i uppdrag se över hur SAIF via hemsidan kommunicerar ut möjligheten att engagera sig i förbundet. Beslutades att: godkänna den föreslagna sammansättningen av samtliga arbetsgrupper under perioden 15 september 2011 till 15 september 2012. Erik Björkman återkommer vid styrelsemötet i oktober med förslag på nya representanter till tävlingskommittén. Cecilia Olsson ansvarar för att nya engagerade i förbundet får en välkomstfolder samt en uppdragsbeskrivning. b) Framtida SF-stödet Johanna S:t Clair Renard rapporterade angående det framtida SF-stödet. Utifrån det beslut som togs på RIM ligger närmsta tiden stort fokus på att få in utbildningstimmar samt siffror för stimulansbidrag från våra föreningar. De siffror vi får in kommer att ligga till grund för fördelningen av SF-stödet kommande år. c) 100-årsjubileet Johanna S:t Clair Renard föredrog statusen på SAIF:s 100-årsjubileum. Två nomineringar på redaktör till jubileumsboken har inkommit. d) Uppföljning Uppsalaprojektet U-43 Cecilia Olsson föredrog uppföljningen av Uppsalaprojektet. Härnäst kommer analysen att göras och åtgärdsförslag tas fram. LUGI Motionsförening i Lund har visat intresse av att ta del av rapporten och eventuellt ett liknande arbete. 6 Hälsa a) Aktiva studenter år 2 Erwin Apitzsch rapporterade från Aktiva studenter år 2. SAIF har beviljats lika stora medel som förra året och arbetet med år 2 är i full gång. 7 Tävling a) Protokoll tävlingskommittén, 20 juni U-22 Erik Björkman informerade kort från Tävlingskommitténs möte i juni 2011.
Sida 4 (10) b) Lägesrapport tävlingskommittén, 23 augusti U-44 c) Studentiaden 2011 Arrangörsrapport U-23 Representantrapport U-24 Erik Björkman föredrog en lägesrapport från Tävlingskommittén, framförallt rörande 2012 års nationella tävlingar. Styrelsen resonerade kring SAIF:s möjligheter att öka och få ett närmare samarbete med projektgruppen för Studentiaden 2012. Erik Björkman föredrog från den arrangörsrapport som lämnats in för Studentiaden 2011 samt från representantrapporten från samma arrangemang. En aktiv dialog förs med Bosön inför Studentiaden 2012 men något kontrakt har ännu inte skrivits. SAIF är angelägna om att Bosö IF är involverade samt att projektledaren är aktiv student på Bosön för att öka förankringen av arrangemanget i skolan och föreningen. Positivt är att skolan planerar att väva in Studentiaden-arrangemanget som en del i studenternas undervisning. Sedan kårobligatoriet avskaffades finns det idag inget naturligt tillvägagångssätt för arrangörerna av Student-SM att kontrollera och garantera att deltagarna verkligen är studenter. Pia Carlsson redogjorde för det system Campushallen använder sig av idag och Johanna S:t Clair Renard kommer att i dialog med Pia undersöka eventuella lösningar. Styrelsen följde upp tidigare diskussioner kring att ge Studentiaden en fast arrangör över flera år. Beslutades att: uppdra åt Tävlingskommittén att till styrelsemötet i december presentera för-/nackdelar till att lägga Studentiaden som ett flerårigt projekt i Uppsala. Beslutades att: ge Tävlingskommittén i uppdrag att se över en eventuell reseutjämningspolicy för långtresande föreningar, till event som hålls minst två år på en och samma plats. d) Student-SM löpning/milspåret Arrangörsrapport U-25 Representantrapport U-26 Erik Björkman presenterade arrangörsrapporten respektive representantrapporten från Student-SM i löpning Milspåret 2011. Tydligare rapport utifrån Student-SM-delen av Milspåret efterfrågas från SAIF. Anmälningsavgifter samt uppskattade kostnader från Student-SM bör framgå separerat från Milsspårets budget. 8 Internationell verksamhet a) Minnesanteckningar IK U-27, U-41 Johanna S:t Clair Renard presenterade minnesanteckningarna från deras två senaste möten. Beslutades att: nominera Lars G Karlsson (ishockey), Ola Kåberg (orientering), Ola Sundekvist (snowboard), Roger Johansson (Badminton) och Ulf Öhrman (basket) som tekniska delegater i FISU samt Johanna S:t Clair
Sida 5 (10) Renard som medlem i FISU:s utvecklingskommitté. Johanna S:t Clair Renard meddelade att delegationsledarutbildningen är avslutad. Samtliga som deltagit i utbildningen bjuds in till Studentidrottsgalan, som en uppföljning av delegationsutbildningen. b) Sommaruniversiaden Johanna S:t Clair Renard rapporterade övergripande från Sommaruniversiaden i Shenzhen. c) Rekommendationer/ välkomstfolder internationell tävlingsverksamhet U-28 Johanna S:t Clair Renard förordar att i framtida delegationer av denna storlek ha med egen läkare, vilket bör planeras för ett halvår innan. Läkare är framförallt ett säkerställande från SAIF:s sida. Den kommunikationsinsats SAIF gjorde under Universiaden, med Klas Bringert i ledningen på plats i Kina, ledde till att SAIF fick två artiklar publicerade under Idrottsinfo på RF:s hemsida. Detta synliggör förbundet och ligger i linje med det arbete som förts under två år. Johanna S:t Clair Renard presenterade det informationsbrev, Välkommen till studentidrottslandslaget, som är tänkt att användas vid kommande internationella evenemang. d) FISU GA Johanna S:t Clair Renard tackar i synnerhet valgruppen för ett gediget arbete som legat till grund för Stefans valkampanj och utgången i FISU-valet. e) Rectors Forum 2013 Johanna S:t Clair Renard rapporterade kring Rectors Forum 2013. Johanna S:t Clair Renard kommer att träffa Umeå universitet i nästa vecka. Umeå universitetet har tagit på sig projektledarrollen samt hela det operativa ansvaret. Närmaste tiden kommer fokus att vara på marknadsföring. 9 Idrottspolitik a) Rapport RIM U-29 Johanna S:t Clair Renard presenterade rapporten från Riksidrottsmötet i maj 2011. SAIF ska se över vilken representation vi skulle kunna ha till Riksidrottsförbundets och SISU Idrottsutbildarnas Ungdomsråd. Den övre åldersgränsen är dock på 20 år men vi bör sondera bland våra föreningar. b) Elitidrott och utbildning U-40 Johanna S:t Clair Renard föredrog det arbete som pågår gällande elitidrott och utbildning. Som uppföljning av det beslut som togs på RIM om ökade satsningar på elitidrott och studier, till följd av SAIF:s motion på RIM, gjorde RF en studieresa till Universiaden i Shenzhen i regi av SAIF. Genom SAIF:s
Sida 6 (10) goda internationella kontakter fick RF träffa sju länder och möjlighet till fem djupintervjuer med nationer som kommit långt i frågan om elitidrott och postgymnasiala studier. RF har satt upp möten med 14 universitet och högskolor under hösten, vid vilka SAIF kommer att delta under 3+1. Detta kommer att avslutas med ett studiebesök i Storbritannien och deras projekt Tass. För SAIF är denna fråga strategiskt viktig. SAIF:s har möjlighet att öppna nätverk och har kunskapen om universitetens uppbyggnad. 10 Kommunikation a) Uppföljning storytelling b) Varumärkesplattform Uppföljningen av Storytelling bordläggs till kommande styrelsemöte, 29 oktober i Kristianstad. Klas Bringert föredrog rapporten Varumärkesplattform för Svensk Studentidrott 2013. Frågan handlar om hur SAIF syns utåt. Kommunikationsgruppen har inlett en process för en eventuellt ny profil lagom till SAIF:s 100-års jubileum. 11 Extern finansiering a) Protokoll möte, 30 maj U-32 b) Eventuella ersättningar förtroendevalda U-33 Per Erik Eriksson rapporterade från det förbundsutvecklingsmöte som hölls i maj. Per Erik Eriksson föredrog en rapport om eventuella ersättningar till förtroendevalda. Det arbete som gjorts är en proaktiv handling för eventuellt kommande externa finansieringsprojekt, vilket inte riktigt förekommit inom SAIF tidigare. I rapporten läggs tre olika alternativ fram, vilka definierar olika förhållningssätt till ersättning vid externt finansierade projekt. Beslutades att: förtroendeuppdrag är ideella, men vid extraordinära insatser i särskilda projekt kopplade till externa inkomstkällor kan ersättning för förlorad arbetsinkomst ges. Styrelsen tar beslut om vilka projekt och insatser som omfattas av detta vid varje enskilt tillfälle. c) Relevanta fonder och stipendier U-42 Per Erik Eriksson föredrog en mycket gedigen sammanfattning av relevanta stipendier och fonder för studentidrotten. Beslutades att: ge Kommunikationsgruppen i uppdrag att publicera dokumentet Stipendier & fonder för finansieringsansökningar inom studentidrotten på SAF:s hemsida, maila dokumentet till verksamhetsansvariga hos våra medlemmar samt komplettera dokumentet på hemsidan efter hand.
Sida 7 (10) Beslutades att: uppdra åt Per Erik Eriksson att skriva en inledning till dokumentet. Beslutades att: uppdra åt Klas Bringert och Per Erik Eriksson att på SAIF:s hemsida uppmärksamma de föreningar som beviljats olika stipendier samt publicera ett tillägg med befintliga EU-fonder att söka medel från. Efterhand ska hemsidan kompletteras med tillägg om goda exempel på fonder och stipendier som gett utdelning. 12 Internt a) Verksamhetsberättelse 2010-2011 U-34 b) Årsredovisning 2010-2011 c) Verksamhetsplan 2011-2012 U-36 Johanna S:t Clair Renard föredrog verksamhetsberättelsen 2010-2011 som styrelsen godkände efter smärre revideringar. Beslutades att: ge Erwin Apitzsch i uppdrag att från styrelsen gå in som extra resurs och korrekturläser verksamhetsberättelsen innan publicering. Beslutades att: ge Cecilia Olsson i uppdrag att genomföra överenskomna revideringar i förvaltningsberättelsen och i och med det godkänna årsredovisningen. Styrelsen gick igenom verksamhetsplanen 2011-2012. Generellt ligger vi mycket bra i fas med den verksamhetsplan som antogs vid förbundsmötet hösten 2010. Mindre omprioriteringar inför andra verksamhetsåret 2011/2012 kommer att göras. Beslutades att: rutinerna för uppföljning och uppdatering av verksamhetsplanen ska se ut enligt följande: Under våren (ca. 6 resp. 18 månader efter förbundsmötet) Uppföljning av verksamhetsplanen. Under hösten (udda år, lagom till Studentidrottsgalan) Uppföljning samt uppdatering av verksamhetsplanen. Beslutades att: ge SIG-gruppen i uppdrag att besluta om hur uppföljningen av verksamhetsplanen ska presenteras på Studentidrottsgalan. d) Utfall 2010-2011 + Budget 2011-2012 U-37, 31 e) Utvärdering priser och stipendier U-38 Cecilia Olsson föredrog den ekonomiska rapporten med utfall 2010-2011 och budget 2011-2012. Beslutades att: bordlägga beslut om budget tills vi fått uppdaterade siffror och därefter ta beslut per capsulam. Erwin Apitzsch föredrog en utvärdering av SAIF:s priser. Beslutades att: samtliga priskategorier skall vara kvar.
Sida 8 (10) Per Erik undersöker eventuella möjligheter till extern finansiering av Årets eldsjäl via Idrottens vänner. f) Uppdragsuppföljning g) Personal - hösten på kansliet Styrelsen gick igenom listan för uppdragsuppföljning och uppdaterade den. Cecilia Olsson föredrog en nulägesrapport av personalsituationen på kansliet. Daniel Kudrén har nu kommit in i arbetet på kansliet och hans tjänst har utökats till 100 procent (av heltid) under perioden 1 september 2011-20 december 2011. Niclas Ström har konsulterats för specifika insatser sedan mitten på augusti. Under september kommer arbetet fokusera på insamlandet av statistik inför inrapporteringen till RF gällande SF-stödet. h) Förvaltningsberättelse 2010-2011 U-21 13 Övriga frågor Inga övriga frågor anmälda. 14 Kommande möten Styrelsemöte 2, 2011-2012 Kristianstad, lördag 29 oktober kl. 9-12 Deadline, förslag på frågor till dagordning: onsdag 5/10 kl. 12:00. Deadline, styrelsehandlingar för utskick: måndag 10/10 kl. 08:00. Fysiskt utskick + zip:ade PDF-handlingar: torsdag 20/10. a) Mötesplan 2011-2012 U-39 Styrelsemöte 2, 2011-2012 29 oktober kl. 9-12, Kristianstad Styrelsemöte 3, 2011-2012 2 december kl. 10-16, Uppsala Styrelsemöte 4, 2011-2012 10 februari kl. 10-16, Uppsala Styrelsemöte 5, 2011-2012 20-21 april, ort ej fastställd Styrelsemöte 6, 2011-2012 13 juni, telefonmöte
Sida 9 (10) 15 Mötets avslutande Mötet avslutades kl. 12:25 Johanna S:t Clair Renard Ordförande och justerare Lovisa Svensson sekreterare Erik Björkman justerare 2011-2011- 2011- Evenemangskalender 2011-2012 Nationellt Studentidrottsgalan, Kristianstad 29-30 oktober Internationellt Uppdragsuppföljning Hänvisning Ärende Ansvarig Status Klart till till paragraf 2011-04-09 59d Ta fram förslag på handlingsplan för ett eventuellt fortsatt arbete gällande Uppsalaprojektet. Kansliet 4a Ta fram förslag på ledarskapsutbildningar vi rekommenderar våra medlemmar. 4e Ta fram en plan för kompetensutveckling i medlemsföreningarna med avseende idrottslyftsansökningar samt Föreningsutvecklingsgruppen Cecilia och Elisabeth
Sida 10 (10) göra en sammanställning av beviljade projekt. 5a Se över hur SAIF kommunicerar ut möjligheten att engagera sig i förbundet. 5a Ta fram förslag på nya medlemmar i TK. TK Okt 2011 5c Besluta om redaktör till jubileumsboken. 7c Ta fram förslag till lösning på hur studenter vid SSM ska bevisa att de är studenter. Kommunikationsgruppen Jubileumskommittén Johanna SCR och Pia Carlsson Okt 2011 7c Presentera för, respektive nackdelar med att förlägga Studentiaden fast i Uppsala. TK Dec 2011 7c Se över utformning av en eventuell reseutjämningspolicy. 11c Ta fram förslag på inledningstext till dokumentet Stipendier & fonder för finansieringsansökningar inom studentidrotten. 11c På hemsidan uppmärksamma de föreningar som beviljats olika stipendier. 12e Ta reda på möjligheten till extern finansiering av priset Årets eldsjäl. TK Per Erik Per Erik och Klas Per Erik