Resor, representation och andra saker... Ekonomiavdelningn, UF Våren 2011
Agenda Välkommen Christina Hadders Medin har ordet Kort föredragning om Resor & Representation vid KI Katarina Tillgren Bikupor Sammanfattning och slutord - CHM Internrevisorerna: Lön: Ekonomi: Åka Boström Katarina Tillgren Christina Hadders Medin Bo Myrup Tanja Westin Agneta Ahl Personalavdelningen 24 mars 2011 2
Resereglemente
Dagens regler daterade 1 juli, 2010 Uppdateras kontinuerligt Miljön och hållbar utveckling stod i centrum vid revidering av KIs resereglemente. Det innebär att vi ska sträva efter att minska klimatpåverkan från våra tjänsteresor. Det inbegriper val av färdmedel, val av hotell samt att alternativa mötesformer med hjälp av webb, video och telefon alltid ska övervägas som ett alternativ till att resa och träffas personligen. Ylva Lindberg, Pa internat 2009 09 02-03 24 mars 2011 4
Nytt reglemente Resor med miljötänk Om inte speciella omständigheter råder ska Tjänsteresor under 50 mil företas med tåg Taxiresor ska ske med miljötaxi Upphandlade miljömärka hotell ska väljas. Lokaltrafik ska utnyttjas Resor mellan Solna och Huddinge ska ske med KI-bussen Etc Säkerhet hela forskningslag, ledningsgrupper, avdelningar etc ska ej resa tillsammans. Rutiner Förtydliganden om att beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, flyg- och taxi, visum m.m. skall göras via KIs egna ramavtal och/eller statliga ramavtal: http://intra.ki.se/service/travels/index_se.html. det går bra med manuella reseordrar speciellt om ej traktamente ska utgå. Ylva Lindberg, Pa internat 2009 09 02-03 24 mars 2011 5
Vad regleras var? Två huvudsakliga källor med information Policy: Resereglemente för Karolinska Institutet Vilka som är berättigade Grundläggande definitioner Planering och godkännande Reseräkning (T&R samt kvitton mm) Regler kring val av färdmedel beställning av flygresa/hotell Tjänstereseförsäkring Arbetstid Kollektivavtal: Lokalt ALFA bilaga 1 Återigen definitioner Alla regler kring Traktamenten Lönetillägg Måltidsavdrag och förmånsbeskattning Endagsförättning Dessutom finns Kollektivavtalet Allmänt Löne- och Förmånsavtal (ALFA) och skatteverkets regler Personalavdelningen 24 mars 2011 6
Grundläggande bestämmelser Gäller för samtliga anställda vid KI samt icke anställda som har forskningsmedel förvaltade av KI med vilka avtal upprättats om att bedriva verksamhet vid KI. Reglerna för resekostnadsersättning och ev traktamente gäller även för Externa, i Sverige bosatta, som gör övervägande del av arbete i bostaden Föreläsare Ledamöter och deltagare i KIs styrelser, nämnder och arbetsgrupper Försökspersoner Ledsagare Personer som kallats till anställningsintervju Studenter som reser i studierna på uppdrag av KI. Mentorer för forskningsstuderande kan få kostnadsersättning för utlägg efter överenskommelse i samband med antagningsseminarium och halvtidskontroll. Ersättning utgår ej vid disputation. Personalavdelningen 24 mars 2011 7
Definitioner Tjänsteresa Tjänsteställe Verksamhetsort Traktamente Lönetillägg En tjänsteresa är en resa föranledd av att resenären av KI beordrats utföra en förrättning (tjänstgöring) på annan plats än tjänstestället. Arbetsplatser där KI bedriver stadigvarande verksamhet i egna eller annan huvudmans (t ex SLL:s) lokaler. Ett område inom 50 km från den anställdes tjänsteställe och ett område inom 50 km från den anställdes bostad. Avståndet 50 km bedöms efter närmaste färdväg oavsett om resan påbörjats vid tjänstestället eller bostaden. Ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa som medfört övernattning och som företagits utanför den vanliga verksamhetsorten. Ersättningsanspråk görs vid upprättande av reseräkning i det systemet som KI har för reseräkningar. Skattepliktig ersättning som utgår vid endagsförrättning samt som tilläggsersättning till inrikes traktamente vid flerdygnsförrättning. Se lokalt ALFA-avtal. Personalavdelningen 24 mars 2011 8
Regler vid KI Planering av resa ska ske i samråd med ansvarig och reseorder ska upprättas. Resan skall beställas via KIs egna ramavtal och/eller statliga ramavtal Praktika Flygresa ekonomiklass Hotellrum mellanklass (respektive 75%) Bonus aldrig utnyttjas privat Betalkort ska användas riktlinjer på nätet Reseförskott endast undantagsvis Tjänstereseförsäkring hämta reglerna på kammarkollegiets hemsida EU/EES-länder ta med Europeiskt sjukförsäkringskort för FK Andra länder Personligt försäkringskort som utfärdas av institutionerna Vid utlandsstationering ska ett Utlandskontrakt skrivas och URA-försäkring ska tecknas Personalavdelningen 24 mars 2011 9
Regler vid KI Efter återkomsten ska den anställde upprätta en reseräkning så snart som möjligt med Alla kvitton där KI ska stå för kostnaderna För att underlätta verifiering av taxiresor kan kopia på almanacka bifogas som innehåller mötesplats, syfte och deltagare. Konferensprogram/deltagarlista odyl Reseräkning skall inlämnas snarast efter hemkomsten, dock senast inom tre månader. Val av färdmedel Egen bil får endast användas om det är det lämpligaste färdmedlet KI betalar ersättning för trängselskatt för tjänsteresor där bil har ansetts som det lämpligaste färdmedlet. Kvitto - vid autogiro kopia av kontoutdrag - skall bifogas reseräkningen. Personalavdelningen 24 mars 2011 10
Lokalt kollektivavtal Alfa, bil 1 Skattelagstiftningen KI Skattefria belopp Tillämpning för utbetalning Skattepliktiga tillägg Lönetillägg endagstraktamente Lönetillägg inrikes tjänsteresor Passagerare tillägg vid tjänsteresor i egen bil KI betalar ut skattepliktiga belopp som har Skatteverkets, SKVs, skattefria belopp till grund. Beloppen uppdateras årligen och avrundas uppåt till närmaste 50-öring. Personalavdelningen 24 mars 2011 11
Belopp 2011 Inrikes Utrikes Skattefritt Skattepliktigt Skattefritt Skattepliktigt %** 2011 %** 2011 Endagsförättning* Hel dag >9 h -19.00 Hemkomst efter 19.00 50 100 105,00 210,00 50 100 105,00 210,00 Bilersättning, per mil 18,50 100 18,50 Per passagerare 25 5,00 Traktamente, hel dag halv dag 210,00 105,00 65 50 136,50 68,50 Enl SKVs förteckning *=ej övernattning ** = procent av det av ESV fastställda skattefria belopp Personalavdelningen 24 mars 2011 12
Representation
Agenda Allmänna riktlinjer Extern representation Intern representation Extern/intern representation i hemmet/kis lokaler Gåvor till icke anställda Skattefria gåvor till anställda Gåvor till styrelseledamöter Personalavdelningen 24 mars 2011 14
Representation; Avdragsrätt, kostförmån och KI policy Det kan verka rörigt men kom ihåg: Utöver regler använd sunt förnuft! Ring mig om du har frågor rörande förmåner och policy. Ring Ingrid om du har frågor rörande avdragsrätt. Katarina Tillgren 24 mars 2011 15
Allmänna riktlinjer - Representation Är ej tydligt definierat i skattelagstiftningen men enl skatteverket kan representation avse kostnader för mat, dryck och betjäning i samband med restaurang besök Extern Intern Andra universitet/högskolor Kommuner Landsting Företag Mot KIs personal i personalvårdande syfte Syftet avgör om det är intern eller extern representation ej deltagarnas organisatoriska hemvist Representation som kan skada KIs rykte är ej tillåten, ex nattklubbsbesök. Alkohol ska präglas av återhållsamhet. Starksprit får ej förekomma vid intern representation och endast i undantagsfall vid extern/internationell Intern representation inbegriper EJ interna kurser, konferenser, kick-off odyl. De är verksamhetskostnader och då föreligger fullt momsavdrag Katarina Tillgren 24 mars 2011 16
Allmänna riktlinjer - Förutsättning för representation Det måste finnas samband rörande KIs verksamhet Tid Geografi Aktörer Om inte då är det ej representation och ska ej förekomma MEN om det ändå förekommer ska det förmånsbeskattas Undantag Enklare förtäring som ej klassas som måltid Personalavdelningen 24 mars 2011 17
Allmänna riktlinjer - Beslut Representation för KI ankommer på rektor prorektor universitetsdirektör eller på den åt vilken de i det enskilda fallet ger detta uppdrag. Representation för organisatorisk enhet inom KI ankommer för styrelserna - Dekanerna för institutioner - Prefekt och/eller annan, åt vilken denne lämnar uppdrag Det krävs således ett beslut eller uppdrag från den som är behörig enligt ovan för att representationen skall vara godkänd. Se vidare delegationsordning för respektive organisatorisk enhet. Personalavdelningen 24 mars 2011 18
Allmänna riktlinjer - Verifikationer och rektors dispens Attest Attesteras av närmaste högre chef Prefekts representation attesteras av stf/bitr prefekt och AC i förening Innehåll Direkt verksamhetsanknytning Syfte Originalkvitto-/n Deltagare, funktion och organisationstillhörighet Kontering (konto, aktivitet och projekt) Beslut från rektor om godkänt vid avsteg från riktlinjer Dispens I särskilda fall kan rektorn bevilja avsteg Ska begäras vid varje enskilt tillfälle Ges ej retroaktivt Handläggs av ekonomichefen Avsteg utan medgivande innebär att värd blir personligt betalningsansvarig för kostnaderna för representationen Personalavdelningen 24 mars 2011 19
Extern representation Skatteverkets och KIs regler Lunch/middag Tillåten totalkostnad för måltid (inkl dryck och serveringsavgift) och/eller teaterbiljetter 650 kr inkl moms Varav momsen är avdragsgill på representation upp 90 kr exkl moms för måltider, moms 25 % = 22,50 kr 180 kr för teaterbiljetter odyl, moms 12 % = 10,80 kr Enklare förtäring Tillåten totalkostnad för frukost eller enklare förtäring (inkl dryck) 100 kr inkl moms Varav momsen är avdragsgill på representation upp 60 kr Måltider 25 % = 15 kr Personalavdelningen 24 mars 2011 20
Intern representation Avser Anställda inkl doktorander och stipendiater som KI har försörjningsansvar för Personer utan anställning där prefekt godkänt att vederbörande får bedriva verksamhet vid KI Skatteregler Tar sikte på KIs rätt till avdrag för utgifter, moms Vid intern representation föreligger begränsat momsavdrag beskattning av kostförmån för den anställda Innebär att den anställdes skattepliktiga underlag ökar med motsvarande värde Personalavdelningen 24 mars 2011 21
Intern representation - Fömånsbeskattning Intern representation leder EJ till förmånsbeskattning om det är Personalfest, 2 gånger /år Informationsträffar med personal Interna kurser Planeringskonferenser Förutsatt att Aktiviteten har ett direkt samband Interna möten Varav högst en vecka Ej regelbundna möten Gemensamt måltidsarrangemang Grundregeln Schablonbelopp Arbetsmåltid Fria måltider ska beskattas, undantag representation Kostförmån, ej faktisk kostnad utan schablon Existerar inte skattemässigt Personalavdelningen 24 mars 2011 22
Intern representation avdrag för moms Lunch/middag Enklare förtäring Tillåten totalkostnad för måltid (inkl dryck och serveringsavgift) och/eller teaterbiljetter 400 kr inkl moms Varav momsen är avdragsgill på representation upp 90 kr exkl moms för måltider, moms 25 % = 22,50 kr 180 kr för teaterbiljetter odyl, moms 12 % = 10,80 kr Tillåten totalkostnad för frukost eller enklare förtäring (inkl dryck) 100 kr inkl moms Varav momsen är avdragsgill på representation upp 60 kr Måltider 25 % = 15 kr Personalfest Tillåten totalkostnad för måltid (inkl dryck) 400 kr inkl moms Varav momsen är avdragsgill på representation upp 90 kr exkl moms för måltider, moms 25 % = 22,50 kr Tillåten kostnad för Kringkostnader (lokal, musik odyl) 180 kr Personalavdelningen 24 mars 2011 23
Extern/intern representation i hemmet eller i KIs lokaler Tillämpas restriktivt Samma regler som intern och extern representation i övrigt Personalavdelningen 24 mars 2011 24
Gåvor till icke anställda Reklam gåvor Icke personlig karaktär Av ringa värde Försedda med KIs logga Ej skattepliktiga för mottagaren Fullt momsavdrag får göras Representations gåvor Tids samband Av stor vikt Värde 400 kr ink moms, fullt momsavdrag får göras Personalavdelningen 24 mars 2011 25
Gåvor till anställda För att gåvor till anställda ska vara skattefria skall gåvan komma den anställda direkt tillgodo. Gåvotyp Värde* Moms Villkor/exempel Julgåva 400 kr Fullt Jubileumsgåva 1 200 kr Fullt KI jubilerar, kontakta alltid ek avd innan beslut Minnesgåva 1 500 kr Fullt 50 eller 60 år samt om/när anställning upphör om anställd > 6 år. Max 2 tillfällen. Avtackning Obetydligt Fullt Anställning som varat < 6 år, praktikant, sommarvikarie o dyl. Gåva från KIs profilbutik. Nyanställda, sjuk odyl 300 kr Fullt Blomsterbukett eller dylikt av symboliskt värde Begravning 700 kr Ej avdr. * Om beloppsgränser överskrids blir hela beloppet skattepliktigt, från första kronan. Gåvor vid andra tillfällen är skattepliktiga och skall EJ förekomma vid KI. Om gåvan utgörs av pengar är allt skattepliktigt. Personalavdelningen 24 mars 2011 26
Gåvor till styrelseledamöter Är skattepliktiga om inte Uppdraget är av varaktig karaktär 6 år eller längre Då ges gåvor på samma villkor som för anställda Personalavdelningen 24 mars 2011 27
Mer information På KIs intranät finns information samt ESV 2000:23Statliga myndigheters representation och skriften Farlig förmån Tillbörlig förmån eller muta Personalavdelningen 24 mars 2011 28
Bikupor
Mjukstart - Gåvor Kan man ge vin som gåva? Institutionen vill tacka av anställd med cykel som gåva. Kostnaden för cykeln delas upp på Minnesgåva enligt KI s regler och återstående belopp samlas in av arbetskamraterna. Kan man göra så? Pris i tävlingar, vad kan man ge om man får ge? Gåva från KI vid besök utomlands? Handledare från KI vill ge disputationsgåva till doktorand vid annat universitet, vem ska betala? Personalavdelningen 24 mars 2011 30
Fall 1 - Inter/extern representation? Avskedssymposium för professor med externa och interna deltagare och föreläsare med efterföljande middag på kvällen? Symposiet är planerat till halvdag och till den efterföljande middagen är speciellt inbjudna personer välkomna. Vad gäller? Personalavdelningen 24 mars 2011 31
Fall 2 - Disputation Bakgrund Opponenten som kommer från annat land skall anlända dagen före disputationen. Det är första gången som opponent på KI men vi känner personen sen tidigare. I anslutning till besöket skall denne hålla en egen föreläsning. Opponenten brukar flyga business, sin vana trogen i enlighet med sin status, och har bokat rum på Sheraton. Begärt arvode 10 000:- En av betygsnämnden ledamöter kommer också dagen före disputationen. Vi vill ha blommor på bordet, vatten till de som talar. Betygsnämnden får landgång, modell extra allt, under sitt sammanträde. Övriga närvarande bjuds på vin och snittar under betygsnämndens sammanträde. Doktoranden kommer från tredje världen och saknar pengar till doktorsringen. Handledaren betalar med projektmedel. Middagen hålls på institutionen. Doktoranden begriper sig inte på fester så KI ser till att det blir åtminstone en vettig alkoholnivå. Det krävs städning efter festen och vi väntar extravagant besök inom kort. Städfirman får göra ett extra jobb Namn Efternamn 24 mars 2011 32
Att diskutera 1. Tar KI hand om opponenten före disputationen? Vem? Hur? 2. Samma frågor betr. betygsnämndens ledamot. 3. Hur skall eventuella kostnader härmed konteras? 4. Hur hanterar vi flyg, hotell och arvode? 5. Hur hanterar vi blommor och vatten? 6. Är landgången intern representation eller verksamhetskostnad? 7. Vilka är med på vin och snittar, bryr vi oss, hur konteras det? 8. Hur konteras doktorsringen? 9. Hur konteras alkoholen till middagen resp. städningen? Namn Efternamn 24 mars 2011 33