Projektplanering Vad är projektplanering? Syfte med planering Även projektstyrning! Grundläggande planeringsteori Nätplanering Tidsanalys Resursplanering
Vad är planering? Att tänka igenom och beskriva ett framtida skeende 14 Torsdag 348 Sten Stig 7,15 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 15 Fredag 349 Gottf rid Gotthard 8 9 10 11 Bygginsp vecka 50 Noteringar 6 m3 Btg K25 OBS! Ring Gullfiber 042-12345 Svensson kompledig
Vad är projektplanering? Kommunikation Beslutsunderlag Styrning (karta, vägbeskrivning) Identifiera potentiella hinder (risker) Underlag för mätning av prestation
Planeringsprocessen Indata Planeringsprocessen Utdata Vad ska planeringen resultera i (utdata)? Vilken information erfordras (indata)? Planeringsprocessen omvandlar indata till utdata?
Indata Indata - all tillgänglig projektinformation Indata Planeringsprocessen Utdata - Kontrakt - Kravspecifikation - Kalkyler/budget - Ritningar - Maskin/utrustningsdata - Väderförhållanden - Kompetens - Geografiska uppgifter - Arbetskraft - mm.
Utdata Tidsplaner - Resurshistogram - Rapporter Indata Planeringsprocessen Utdata - Aktiviteter - Projektets sluttid - Resurser - Deltider - Arbetstimmar - Kostnader - Beställningar(avrop) - Möten - Arbetskalender - Ansvar - mm.
Styrning av projektet Kontinuerlig process under hela projektets livslängd 1. Upprätta plan Indata Planeringsprocessen Utdata 3. Revidering 2. Uppföljning
Planeringsprocessen 1 Definiera målet med projektet 2 Dela upp projektet i mindre delar, WBS 3 Identifiera aktiviteter 4 Identifiera aktiviteternas inbördes beroenden 5 Tilldela aktivitetsansvar, resurser 6 Bestäm aktiviteternas varaktighet 7 Identifiera delmål, delprocessmål (milestones) 8 Analysera (tids- och resursanalys)
WBS - Work Breakdown Structure Projektets mål och avgränsningar..all the work required, and only the work required, to complete the project successfully (PMI, PMBOK)
Work Breakdown Structure, WBS 1 Projekt 1.1 Motor 1.2 Chassi 1.3 Kaross 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 Akt. 7 Akt. 1 Akt. 1 Akt. 2 Akt. 5 Akt. 4 Akt. 3 Akt. 6
United States Dept. of Energy Nuclear Plant Steam Supply Site and Building Reactor System Removal Heat Produktorienterad WBS Reactor Core Core Control
United States Dept. of Energy Project Design Procurement Construction Test Building 1 Building 2 Site Structure Safety Utilities Processorienterad WBS
Construction Project House Grounds Structure Subsystems Management Front Yard Driveway Electrical Systems HVAC Upphandlingsorienterad WBS Electrical Wiring Mechanical Plumbing Interior Detailing Doors & Windows Roof
WBS - Work Breakdown Structure Tydliggör projektets innehåll och avgränsningar Summerar tider och kostnader för olika delar Urvalsbegrepp för tidsplaner Integrerar planerings- och kostnadsfunktioner House Grounds Structure Subsystems Management Front Yard Driveway Electrical Systems HVAC
Några planeringsbegrepp... Aktivitet Händelse Koppling Resurs Arbetsuppgift som kräver tid och resurser för att genomföras Inträffar momentant, dvs. har ingen utbredning i tiden. Kräver inga resurser. Anger aktiviteternas / händelsernas inbördes beroenden. Det som behövs för att genomföra aktiviteten (arbetskraft, maskiner..)
Varaktighet och arbete Varaktighet: (mäts ofta i dagar, veckor, månader) Kalendertiden från aktivitetens start till dess slut Arbete: (mäts ofta i timmar) Den tid varje resurs är aktiv i aktivitetens genomförande
Insatsberoende aktivitet Aktivitet A tar 40 persontimmar att utföra 1 resursenhet (100%), varaktigheten 5 dagar 2 resursenheter (200%), varaktigheten 2,5 dagar Aktivitetens arbete: 40 persontimmar oavsett antal resurser
Ej insatsberoende aktivitet Aktivitet A tar 40 timmar att utföra 1 resursenhet (100%), varaktigheten 5 dagar 2 resursenheter (200%), varaktigheten 5 dagar Aktivitetens arbete: 80 timmar för två resursenheter
Nätverksplanering pilnät blocknät
Pilnät ("Activity on arrow") Pilnät sägs vara händelseorienterat I pilnät finns Händelser (noder) Aktiviteter (pilar) Beroenden (kopplingspilar) 1 A B C E 2 3 4 5 8 6 10 5 D 6 7 11
Blocknät ("Activity on node") Blocknät sägs vara aktivitetsorienterat I blocknät finns Aktiviteter/Händelser (block) Kopplingar (pilar) A 5 veckor B 8 veckor C 6 veckor E 10 veckor D 11 veckor
Gantt-diagram
Fyra typer av kopplingar Avslut - Start A B Avslut - Avslut A B Start - Start A B Start - Avslut A B
Tider beräknas med tidsanalys Aktivitet: Projekt: - Tidigaste start och slut - Total varaktighet - Senaste start och slut - Kritisk linje - Glapp/kritiska aktiviteter
Definition av glapp Totalt glapp: Den tid en aktivitet kan förskjutas utan att projektets sluttid förskjuts Fritt glapp: Den tid en aktivitet kan förskjutas utan att annan aktivitet förskjuts
Exempel: totalt och fritt glapp
Kritiska aktiviteter - Kritisk linje Kritisk aktivitet: Kritisk linje: Aktivitet utan glapp En kedja av kritiska aktiviteter från projektets start till slut Anmärkning: Om en kritisk aktivitet försenas, försenas även projektets sluttid Alla projekt har en, eller flera, kritiska linjer
Tidsanalys av blocknät Steg 1: Framlänges beräkning (tidigt start/slut) Steg 2: Baklänges beräkning (sen start/slut) 5 B 13 13 19 C 0 A 5 8 6 5 13 13 19 19 29 E 0 5 5 5 D 16 19 10 29 8 11 19
Tidsanalys Akt. 4 (6 d) 4 10 5 11 Akt. 2 (3 d) 1 4 2 5 Akt. 7 (2 d) 10 12 11 13 Akt. 1 (1 d) 0 1 0 1 Akt. 5 (4 d) 5 9 5 9 Akt. 9 (1 d) 13 14 13 14 Akt. 3 (4 d) 1 5 1 5 Akt. 8 (4 d) 9 13 9 13 Akt. 6 (2 d) 5 7 7 9
Tidsanalys sker automatiskt i tex. MS Project
Projektplanen i Gantt-diagram
Resursanalys Resurser allokeras till respektive aktivitet Resursbehovet visas i resurshistogram
Resource Analysis Resource Analysis - Time Critical Resource Analysis - Resource Critical Time Critical Tiden kritisk Resource Critical Resurser kritiska
Earned Value - Avstämning Identifiera avvikelser Uppdatering om projektets status Prognos om verklig varaktighet och kostnad Vidta korrigerande åtgärder
Vad följs upp? Aktiviet: Resurs: - Verklig start - Verkligt utfört arbete -Färdigställda arbeten (% of total) - Kvarstående arbeten - Tid som är kvar - Verklig kostnad - Verkligt slut - Kvarvarande kostnad
Earned Value Step 1: Project schedule (baseline) Step 2: Tracking progress (time and costs) Step 3: Prognosis (total duration and costs)
Step 1: Project Schedule The schedule is the basis for tracking progress: Tasks (aktiviteter) Costs (resources) allocated to tasks Baseline (budget, original schedule)
Step 2: Tracking Process Tracking information: Earned Value (the value of % -complete) Actual costs Compare tracking information with: Baseline information
Step 3: Prognosis Earned Value generates a prognosis on: total duration (varaktighet) total costs basis for decisions about: - rescheduling - adjust working methods - adjust the time and costs frames of the project
Traditional tracking method Cost 100 000 Total budget 100 000 kr 75 000 50 000 25 000 25 000 kr Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) 22 000 kr Actual Cost of Work Performed (ACWP) 1/4 1/2 3/4 1 year Time
Traditional tracking method Budgeted Cost of Work Scheduled 25 000 kr Actual Cost of Work Performed 22 000 kr Difference 3 000 kr
Earned Value Cost 100 000 Total budget 100 000 kr 75 000 50 000 25 000 25 000 kr Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) 22 000 kr Actual Cost of Work Performed (ACWP) 20 000 kr Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) Time 1/4 1/2 3/4 1 year
Earned Value Budgeted Cost of Work Scheduled 25 000 kr Budgeted Cost of Work Performed 20 000 kr Actual Cost of Work Performed 22 000 kr Schedule Variance (SV=BCWP-BCWS)- 5 000 kr Cost Variance (CV=BCWP-ACWP) - 2 000 kr Earned Value combines the tracking of time and cost
Basic Terms BCWS BCWP ACWP CV SV BAC EAC VAC - Budgeted Cost of Work Scheduled - Budgeted Cost of Work Performed - Actual Cost of Work Performed - Cost Variance (CV=BCWP-ACWP) - Schedule Variance (SV=BCWP-BCWS) - Budget at Completion (Baseline Cost) - Estimated at Completion (Act.Cost+Rem.Cost+Fix.Cost) - Variance at Completion (EAC - BAC)
Earned Value - Efficiency index Efficiency Index: Schedule Performance Index, SPI Cost Performance Index, CPI
Schedule Performance Index, SPI O.8 For each krona of work that the project planned to perform, only a work of 0.8 kronor has been done
Cost Performance Index, CPI Budgeted Cost of Work Performed (BCWP) 20 000 kr Actual Cost of Work Performed (ACWP) 22 000 kr O.91 For each krona spent in the project, work for 0.91 kronor has been done
Prognosis of Total Cost Lowest Cost = BAC / CPI Highest Cost = BAC / (SPI*CPI) (BAC - Budget at Completion, Baseline Cost) Example: Lowest Cost = 100 000 / 0.91 = 110 000 kr Highest Cost = 100 000 / (0.8*0.91) = 137 500 kr Budget at Completion 110 137
Prognosis of Total Duration 25 000 25 000 kr (BCWS) 22 000 kr (ACWP) 20 000 kr (BCWP) êt Project Duration 1/4 dt