Östermalms stadsdelsförvaltning Äldremsrgen Bilaga 1 Dnr 2014-299-1.2.1. Sida 1 (8) 2014-08-25 Handläggare Marj Tumi Tfn: 08-508 10 554 Uppföljning av scial msrg enligt scialtjänstlagen vid Linnégårdens vård- ch msrgsbende 2014 Sammanfattande bedömning ch förbättringsåtgärder Förvaltningens samlade bedömning är att entreprenören uppfyller avtal ch åtaganden ch att de äldre sm br på Linnégårdens vård- ch msrgsbende erbjuds vård ch msrg av gd kvalitet. Det finns ett strt engagemang hs entreprenören att utveckla verksamheten, bland annat genmförs flera utbildningar. Entreprenören arbetar metdiskt i syfte att utveckla kvaliteten genm att implementera värdegrunden. Verksamheten erbjuder ett brett utbud av aktiviteter ch bedömningen är att entreprenören strävar efter att ge de äldre en trygg ch meningsfull tillvar. Genmförandeplanerna är individuellt utfrmade. Förvaltningen har enligt nedan nterat några mråden där entreprenören bör intensifiera sina insatser. Åtgärderna av dessa kmmer att följas upp under hösten 2014 ch våren 2015. Ledningssystem - flera möjliga risker i verksamheten behöver identifieras, rutinerna kmpletteras ch egenkntrllerna utvecklas. Klagmålsrutin - behöver utvecklas i syfte att förbättra verksamheten. Delaktighet ch meningsfull vardag - arbete med att förbättra de äldres upplevda delaktighet i sin egen vardag behöver intensifieras. Måltidssituatinen behöver utvecklas vidare. Livsmedelshygien - rutinerna för egenkntrll ska implementeras. Dkumentatin de äldres delaktighet i genmförandeplan behöver förtydligas ch den löpande sciala dkumentatinen utvecklas. Bakgrund Förvaltningen arbetar aktivt med avtalsuppföljning i syfte att kntinuerligt ch långsiktigt säkra kvaliteten inm äldremsrgen. Uppföljningen ger kunskap m styrkr, svagheter ch angelägna förbättringsmråden. Östermalms stadsdelsförvaltning Äldremsrgen Karlavägen 104, 6 tr Bx 24156 104 51 Stckhlm Telefn 08-508 10 000 Fax 08-508 10 099 stckhlm.se Verksamheten Linnégårdens vård- ch msrgsbende är ett särskilt bende enligt 5 kap. 5 scialtjänstlagen för persner i behv av vård ch msrg dygnet runt. Bendet drivs på entreprenad av Ersta diaknisällskap: Avtalsperiden är från ch med den 1 december 2013 till ch med den 31 januari 2016 med möjlighet till förlängning tre gånger, dck sm längst till den 31 januari 2024.
Sida 2 (8) Linnégården är beläget på Linnégatan 61. Bendet har ttalt 86 lägenheter förlagda på sex våningsplan; 11 platser med inriktning av smatisk vård, 60 platser med inriktning av demensvård samt 15 platser med inriktning av psykgeriatrisk vård. Plan 1-5 har 15 lägenheter delade i två sidr ch plan 6 har sammanlagt 11 lägenheter. Varje bendeenhet har gemensamma utrymmen för scial samvar ch måltider. Det finns även gemensamma utrymmen på entréplan samt tillgång till en grönskande gård. Löpande uppföljning Förvaltningens bedömning är att samarbetet med entreprenören fungerar bra på alla nivåer. Förutm den årliga avtalsuppföljningen genmförs löpande uppföljning bland annat i frm av prtkllförda samverkansmöten fyra gånger m året. Förvaltningen deltar även i förtrenderåd ch lkalmöten på bendet, följer upp bemanning, avvikelser, synpunkter ch klagmål, gör platsbesök ch har en kntinuerlig dialg med entreprenören. Föregående års uppföljning - scial msrg Föregående avtalsuppföljning genmfördes 2013 under driften av den förra entreprenören. Sedan dess har driften på Linnégården upphandlats ch den nya entreprenören beskriver i sitt anbud hur den avser att utveckla till exempel måltider, kntaktmannaskap, värdegrund ch aktiviteter. Den senaste brukarundersökningen ch individuppföljningen indikerar även de bendes uppfattning m utvecklingen på Linnégården: Nöjdheten verkar ha ökat på flera mråden. Det förbättringsarbete sm den förra entreprenören påbörjade frtsätter den nuvarande entreprenören att utveckla. Uppföljning av scial msrg - 2014 Genmförande Driften på Linnégårdens vård- ch msrgsbende upphandlades under år 2013. Entreprenörsbytet frtlöpte väl ch förvaltningens samarbete med den nya entreprenören, Ersta diaknisällskap, är gtt. Förvaltningen har diskuterat tillsammans med ledningen på Linnégården alla åtaganden i början av driften för att få en samsyn i genmförandet ch för att underlätta en ömsesidig uppföljning. Då en del insatser behöver planeras långsiktigt har även en tidsplan upprättats i samråd. Förvaltningens årliga verksamhetsuppföljning vid Linnégårdens vård- ch msrgsbende har genmförts i enlighet med stadens gemensamma uppföljningsmall (se bilaga 3-5) samt utgått från entreprenörens åtaganden ch andra krav i anbud ch avtal. Även resultatet från biståndsenhetens individuppföljning 2014 (svarsfrekvens 68 %) samt stadens senaste brukarundersökning, hösten 2013 (svarsfrekvens 45 %), ligger till grund för uppföljningen. Uppföljningen baseras på granskning av verksamhetens rutiner ch prcesser, den sciala dkumentatinen ch bemanningen samt på förvaltningens dialg med ledningen ch mvårdnadspersnalen på
Sida 3 (8) Linnégården. Förvaltningen har gjrt anmälda ch anmälda verksamhetsbesök på dag- ch nattetid för bservatiner på plats. Uppföljningen har mfattat mråden utifrån avtalet såsm persnal, ledningssystem, dkumentatin, scial msrg ch måltider. Bemanning, kmpetensutveckling ch teamarbete Ledningen på Linnegården består av en verksamhetschef, tre enhetschefer ch en samrdnande sjuksköterska. Bendet är bemannat dygnet runt av mvårdnadspersnal ch sjuksköterskr, på vardagar ingår även en arbetsterapeut ch en sjukgymnast samt en aktivitets- ch kulturassistent i arbetsteamet enligt avtalet. Förvaltningen kntrllerar varje månad att bemanningen mtsvarar den avtalade nivån. Endast få avvikelser har förekmmit. På demensenheten har cirka 80 % av tillsvidareanställd persnal adekvat utbildning, det vill säga vårdbiträdes- eller undersköterskekmpetens, på smatisk ch psykgeriatrisk enhet har cirka 90 % densamma. Entreprenören har presenterat en utbildningsplan utifrån sitt åtagande att utbilda mvårdnadspersnal kntinuerligt mtsvarande fyra prcent av arbetstimmar: All tillsvidareanställd mvårdnadspersnal sm saknar grundutbildning erbjuds den kstnadsfritt på arbetstid. Under våren deltg sju persner i grundutbildning ch åtta persner får erbjudande till höstterminen. Vid nyrekrytering anställs endast persnal med minst undersköterskekmpetens. Under hösten 2014 kmmer det att erbjudas kmpetenshöjning även i svenska språket. Under våren har persnalen fått intrduktin i Ersta diaknisällskapets äldremsrgskncept. Alla har ckså fått utbildning i värdegrund ch brandskydd ch till hösten planeras utbildningar i kntaktmannaskap, i Demens ABC ch i basala hygienrutiner. På hösten 2013 blev Linnégården Silviacertifierad, vilket innebär att hela persnalen examinerades av Silviahemmet i demenskunskap. För att behålla certifieringen måste kmpetensen uppdateras kntinuerligt ch även det ingår i entreprenörens utbildningsplan. Alla yrkeskategrier arbetar i team med varandra för att kunna identifiera den äldres lika behv ch förutsättningar. Förutm överrapprtering vid varje arbetspasskifte inm respektive yrkeskategri träffar den ansvariga sjuksköterskan mvårdnadspersnalen dagligen; i övrigt sker all överrapprtering via den sciala dkumentatinen. Hela arbetsteamet har gemensamma möten regelbundet för att säkerställa ett enhetligt arbetssätt ch uppföljning av resultatet. Teamet ser till att den adekvata infrmatinen dkumenteras ch överrapprteras till all berörd persnal. Om behv uppstår har Ersta möjlighet att kppla in extern expertis från Erstas andra verksamheter, till exempel dietist, psyklg eller diakn.
Sida 4 (8) Kntaktmannaskap ch kntinuitet Enligt avtalet ska Ersta mrganisera arbetslagen för att de bättre ska mtsvara kntinuitet i mvårdnaden ch i kntaktmannaskapet: All persnal ska arbeta på den våningsplan ch den sidan av våningsplan där man har sina kntaktpersner. Detta för att kntaktmannen ska ha en reell möjlighet att vara den primära vårdaren av sin kntaktpersn. En del justeringar gjrdes redan under våren ch ett nytt schema ska gälla från september 2014. All persnal ska gå en utbildning i kntaktmannaskap under hösten 2014 för att leva upp till anbudets intentin: Förutm hjälp med persnlig mvårdnad ch praktiska görmål ska kntaktmannen bidra till att de äldre får en meningsfull dag. Kntaktmannen ska skapa en tillitsfull relatin till den äldre ch dennes anhöriga för att de ska känna sig trygga. De äldre sm har strt behv av fysiskt, psykiskt ch scialt stöd ställer stra krav på kntaktmannaskapet; kntaktmannen ska vara den äldres företrädare ch föra dennes talan i det övriga arbetsteamet. Vid individuppföljningen svarade de flesta att de visste vem deras kntaktman var. Den sciala dkumentatinen En fjärdedel av alla genmförandeplaner samt valda delar av de tillhörande löpande anteckningarna har granskats. Detta har gjrts identifierat ur ett slumpmässigt urval akter i samarbete med enhetscheferna på Linnégården. Genmförandeplanerna täcker hela dygnet ch beskriver väl hur, när ch av vem den enskildes msrg ska genmföras samt vilka aktiviteter den enskilde föredrar. Däremt krävs det tydligare beskrivning på vilket sätt den enskilde har varit delaktig i upprättandet av planen då planen är en ömsesidig överenskmmelse. Överenskmmelsen ska ckså gdkännas ch undertecknas av båda parter; på Linnégården saknas underskrift i flera fall. De löpande anteckningarna beskriver i regel det sm har blivit genmfört men avvikelser från genmförandeplanen eller från andra handlingsplaner samt rsakerna till avvikelsen saknas ftast. För att genmförandeplanen ch den löpande dkumentatinen ska vara levande arbetsmaterial för hela teamet i det dagliga arbetet krävs det frtsatt utveckling ch handledning i dkumentatin. Mat ch måltidssituatiner Av dem sm har svarat i förra höstens brukarundersökning anser 72 % att maten smakar bra; i stadens alla äldrebenden anser sammanlagt 76 % samma sak. Vid entreprenörsbytet på Linnégården byttes även matleverantören ch nöjdheten med maten ökade då: I vårens individuppföljning ansåg 86 % av dem sm svarade att de var nöjda med maten. Även nöjdheten med själva måltidssituatinen ökade från hösten (62 %) till våren (72 %). Ersta har utarbetat rutiner för en msrgsmåltid vars syfte är att stödja de äldre i
Sida 5 (8) att kunna vara delaktiga i matsituatinen utifrån sina individuella förutsättningar. Hela arbetsteamet ska samarbeta för att hitta lösningar för var ch en utifrån den enskildes fysiska, mentala, sciala ch kulturella behv. Persnalen ska sitta tillsammans med de äldre vid brdet, se till att alla får den hjälp de behöver ch ansvarar för att måltiden blir även en trevlig stund av scial samvar. I anslutning till måltiden ska små aktiviter initieras, till exempel samtal, högläsning, sång eller frågesprt. I samtal med persnalen ch vid förvaltningens platsbesök har det framkmmit att alla enheter försöker arbeta utifrån knceptet på msrgsmåltiden. På vissa enheter fungerar även de små aktiviteterna utmärkt medan på andra enheter behöver man utveckla metden ytterligare. Ledningen på Linnégården bör frtsätta följa upp måltidssituatinerna ch arbeta vidare med implementering av msrgsmåltiden utifrån varje bendes individuella förutsättningar. Aktiviteter ch meningsfull vardag Av dem sm svarade i brukarundersökningen ansåg 60 % att de är nöjda med de aktiviteter Linnégården erbjuder (i staden ttalt 68 %). Speciellt hade nöjdheten med utevistelse ökat rejält från år 2012 (29 %) till år 2013 (58 %). Entreprenören beskriver i sitt anbud hur den avser att arbeta med stöd ch stimulans för en aktiv ch meningsfull tillvar utifrån varje äldres individuella förutsättningar, särskilt fkus ska ligga på de mest sjuka äldre med stra funktinsnedsättningar. Entreprenören beskriver systematiska arbetsmetder hur fånga in varje äldres intressemråden ch hur mtivera speciellt de äldre sm fta drar sig undan all gemensam samvar. Persnalen ska få lära sig dessa metder under hösten 2014. På Linnégården arbetar en aktivitets- ch kulturassistent på heltid. Dennes uppgift är att planera ch krdinera aktiviteterna så att allas resurser tas till vara, såväl de äldres sm persnalens ch de externa samarbetspartners. Det erbjuds lika aktiviteter varje dag både i fajén eller på den egna våningsplanen. När vädret tillåter serveras även måltider ch fika med utevistelse på balkngen eller i trädgården. Enligt anbudet erbjuds varje äldre en timmes individuella kntaktmannatid i veckan: Kntaktmanen planerar tiden tillsammans med den äldre ch antecknar den i veckplaneringen. Enligt persnalen fungerar dck uttaget av kntaktmannatid varierat då det ibland sägs vara svårt att hinna med den. Entreprenören bör arbeta aktivt för att alla äldre får möjlighet till sin kntaktmannatid. Relativt många av de äldre, hälften av männen ch en tredjedel av kvinnrna, var inte riktigt nöjda med de erbjudna aktiviteterna enligt brukarundersökningen. Utföraren uppmanas att ta detta på största allvar ch undersöka närmare de äldres individuella önskemål.
Sida 6 (8) Omsrgens innehåll I höstens brukarundersökning uppgav 82 % att de kände sig trygga i sitt bende, 78 % att de var nöjda med sitt bende ch 76 % att bendet uppfyllde deras behv av stöd ch msrg. Även m nöjdheten har ökat på alla dessa punkter från 2012 är den ändå lägre på Linnégården än i staden ttalt (89 %, 84 % ch 86 % i respektive fråga). I vårens individuppföljning ansåg 86 % att de fick gd mvårdnad på Linnégården. På Linnégården är enhetscheferna mvårdandspersnalens närmaste arbetsledare. De ska enligt arbetsbeskrivning aktivt delta i arbetet på enheterna ch vara väl förtrgna med de äldres behv ch önskemål. Enhetscheferna ansvarar ckså för att deras enheter lever upp till verksamhetens mål, det persncentrerade förhållningssättet utifrån värdegrunden. Från ch med september 2014 kmmer enhetscheferna att arbeta delvis även på helger ch kvällar vilket kan antas stärka deras rll även i teamarbetet ch ge dem en bättre helhetsuppfattning. Förvaltningen bedömer att en närvarande arbetsledning bidrar till en jämn kvalitet i msrgen. Värdegrunden All persnal har gått Ersta diaknis utbildning i värdegrunden under våren. Varje våningsplan har ett utsett kvalitets- ch värdegrundsmbud sm ska gå stadens uppdragsutbildning i den natinella värdegrunden under den kmmande hösten. Ledningen på Linnégården har redan gått utbildningen under våren. Ersta beskriver i sitt anbud att man har en levande dialg kring värdegrunden varje dag. Värdegrundsfrågrna har ett speciellt fkus på arbetsplatsträffarna två gånger per termin. Persnalen har tillsammans utarbetat en gemensam lkal värdegrund för Linnégården i syfte att bland annat förstärka den äldres möjlighet till självbestämmande ch delaktighet. I brukarundersökningen ansåg 90 % att de blev väl bemötta av persnalen ch 76 % ansåg att de blev tillfrågade hur de ville ha sin hjälp utförd (92 % respektive 75 % i staden ttalt). Däremt ansåg mindre än hälften att de kunde påverka sin vardag även m majriteten ansåg sig kunna påverka vilken tid man ville kmma upp på mrgnen ch lägga sig på kvällen. I individuppföljningen angav 83 % att de har varit med ch planerat sin egen mvårdnad på ett eller annat sätt. Då svaren är någt mtsägelsefulla bör entreprenören undersöka närmare m de äldres upplevelse av maktlöshet i vardagen kvarstår, vad den i så fall berr på ch hur de äldres självbestämmande kan ökas. Klagmål ch synpunkter samt anmälan m Lex Sarah Av dem sm har svarat i brukarundersökningen ansåg hälften att deras synpunkter ch klagmål tas m hand: Nöjdheten med klagmålshantering ligger således under snittet i Stckhlms stad ttalt (72 %). I vårens individuppföljning var dck de allra flesta antingen nöjda med
Sida 7 (8) klagmålshanteringen eller hade inte haft anledning till synpunkter. Entreprenören har ett eget kvalitetssystem enligt vilket alla klagmål ch synpunkter registreras. All persnal har ansvar att rapprtera frtlöpande brister ch klagmål i verksamheten. De äldre ch deras anhöriga kan göra det antingen muntligt eller skriftligt till persnalen eller till ledningen på Linnégården; blanketter för synpunkter finns väl synliga vid hissarna på entréplan. Klagmålen ska alltid åtgärdas så frt sm möjligt samt återkpplas till den sm lämnat synpunkten ch till persnalen. Persnalen upplever dck att alla synpunkter inte förs vidare till ledningen ch att det finns brister i återkppling till persnalen från ledningen. Ledningen på Linnégården bör därför utveckla klagmålshanteringen ytterligare; det måste upplevas meningsfullt att lämna synpunkter ch klagmål. Under avtalsperiden har entreprenören lämnat två Lex Sarah anmälningar m allvarligt missförhållande till Inspektinen för vård ch msrg (IVO). Den ena handlar m en falllycka med lindrig skada sm utgång. Den andra handlar m utåtagerande beteende mellan två äldre där den ena äldre behövde uppsöka sjukhusvård. Ledningssystem Entreprenören har ett lkalt ledningssystem sm beskriver en del prcesser ch rutiner samt identifierar vissa risker. De flesta rutinerna saknar dck beskrivning på vem i verksamheten är ansvarig för att rutinen implementeras ch följs upp. Verksamheten behöver även utveckla arbetet med riskanalyser: Fler eventuella risker bör identifieras i syfte att kunna förekmma dem. Detta följs upp av förvaltningen i nästa samverkansmöte. Skattekntrll Enligt Äldreförvaltningens kntrll har Ersta Diaknisällskap betalat skatter ch sciala avgifter. Livsmedelshygien Förvaltningen har kntrllerat Linnégårdens egenkntrllsystem av livsmedelshygien i augusti 2014. Det finns en del rutiner för egenkntrll men de är inte implementerade i verksamheten. Det finns inte heller någn dkumentatin över egenkntrllen. Bristen ska vara åtgärdad senast i slutet av september 2014. Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Enligt förvaltningens kntrll i juni 2014 har Linnégården ett fungerande systematisk brandskyddsarbete. Persnalen har kunskap i brandrisker, brandskyddsregler ch i hantering av släckutrustning men behöver kmplettering med praktisk hantering av brandlarm ch utrymningsövning. Utföraren ska vara klar med detta senast i slutet av september 2014.
Sida 8 (8) Sammanställning av särskilda åtaganden enligt anbud Linnégårdens vård- ch msrgsbende 2014 Bedömning: Utan anmärkning Förbättringsmråde Brist Åtaganden Kst ch måltider Omsrgsmåltid med scial samvar ch små aktiviteter Lugn, individanpassad måltidsmiljö Kntaktmannaskap Kntaktmannen är den primära vårdaren av sin kntaktpersn Veckplanering görs tillsammans med den äldre utifrån den äldres behv ch önskemål Kntaktmannatid en timme i veckan Aktiviteter Aktivitets- ch kulturassistent på heltid Meningsfull tillvar utifrån den äldres individuella behv Helgaktiviteterna Fredagskväll, lördagsfest, kyrkkaffe Bemanning ch kmpetensutveckling Bemanning enligt avtalet Utbildningsplan för persnal Grundutbildning av msrgspersnalen genmförs enligt anbud Värdegrundsutbildning till all persnal Dkumentatin Genmförandeplanerna är individuellt frmade Alla har en uppdaterad ch undertecknad genmförandeplan Arbetssätt Teammöten rdnas regelbundet Värdegrundsfrågr behandlas på utökade arbetsplatsträffar Ledningssystem Ledningssystem enligt SOSFS 2011:9 (SL) Plan för nyrekrytering av persnal Rutiner för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Egenkntrll för livsmedelshygien Rutin för intrduktin av bende ch deras anhöriga Kmmentarer Behöver utvecklas vidare på vissa våningsplan Uttaget behöver intensifieras Rutinen behöver utvecklas Underteckning saknas på flera planer Riskanalyser ch rutiner behöver utvecklas En övergripande plan saknas Systematisk egenkntrll saknas