Minnesanteckningar Lokala Förvaltare KLARA SVPL 2014-06-17, 09:00 12:00 Vänerparken FoUU-enheten, lokal Älvsborg Närvarande: Carina Deall, Carina Fors, Britt Collin, Helen Thorsson, Lena Andersson, Berith Lindell, Maria Fredriksson 1. Föregående minnesanteckningar Saknas. Inga frågor kring punkterna på föregående dagordning. Regional Styrgrupp, Regional förvaltning, GITS 2. Aktuellt från SAMSA a) Utveckling KLARA SVPL Viss utveckling kommer att ske av KLARA SVPL under återstående avtalsperiod, d.v.s. som minst 2015 ut, ev. något längre. Projektgruppen har på uppdrag av styrgrupp SVPL utifrån kravspecifikationen för Mina planer gjort en prioritering av vad man ansåg nödvändig utveckling av KLARA SVPL de kommande två åren. Man har också tittat på den gamla ÄF-listan (ändringsförslag) som var vår önskelista fram till det att arbetet med kravspecifikation för nytt IT stöd påbörjades 2012. Arbetet med utveckling av KLARA SVPL läggs nu över på SAMSA. Projektgruppens uppdrag är fortsättningsvis att ta fram en ny kravspecifikation för upphandling. I och med att utvecklingen av KLARA SVPL lades över har SAMSA, i dialog med ingående verksamheter, tagit ställning till den prioritering av utveckling som gjorts av projektgruppen. SAMSA har även lagt till nya förbättringsönskemål som tillkommit senare. Fyrbodals representanter i SAMSA är Anette Johansson Munkedals kommun och Maria Fredriksson Vårdsamverkan Fyrbodals kansli. Representanter för övriga verksamheter i dialogen med SAMSA har varit Lena Andersson NU-sjukvården och Lena Larsson Närhälsan. Då ett beslut om budget för utveckling av KLARA SVPL skulle tas snabbt fanns inte tid att kommunicera detta med alla superanvändare och förvaltare i Fyrbodal. Dock har kravspecifikationen för Mina Planer
och ÄF-lista kommunicerats i hela Fyrbodal tidigare. Nya förbättringsönskemål från Fyrbodal som lyfts till SAMSA är t.ex. att alla bör kunna avsluta ett ärende, för att underlätta öppenvårdskommunikation. b) Rutingrupp representation Rutingruppen är en arbetsgrupp till SAMSA. Anette Johansson från Munkedal kommer att sitta med i gruppen. c) Utbildning/ hemsidegrupp representation Arbetsgrupp till SAMSA som tar fram utbildningsmaterial och sköter hemsidan. Niklas Lundström Uddevalla kommun har avsagt sig uppdraget. Frågan har gått ut till superanvändargruppen om intresse finns att delta i gruppen. Ny medarbetare från kommunsidan efterfrågas. d) Gemensam rutin SVPL uppdatering Rutingruppen har fått i uppdrag av styrgrupp SVPL att se över Gemensam rutin för SVPL i Västra Götaland. Uppdraget innefattar inte rutin för SIP (samordnad individuell plan). Det kommer istället att hanteras av en arbetsgrupp inordnad under LiSA (Ledning i Samverkan) Tillägg efter mötet: Fyrbodal har via Vårdsamverkan Fyrbodal ombetts att föreslå representanter till arbetsgruppen. Förslag på personer har anmälts. /MF 3. Aktuellt från styrgrupp SVPL Ingår i nedanstående punkt 4. Upphandling IT stöd Samarbetet med Region Skåne och deras system Mina Planer har avbrutits. Efter en del problem med Mina Planer, bl.a. ett längre driftstopp, har Region Skåne beslutat att upphandla funktionellt underhåll för Mina Planer. I det skedet valde båda regionerna att avbryta samarbetet och Västra Götaland återupptar projekt upphandling av nytt IT stöd. Projektgruppen har aktiverats igen och de påbörjade sitt arbete med kravspecifikation i början av maj 2014. Den tidigare kravspecifikationen ITMV ligger till grund för den nya kravspecifikationen. Projektet benämns också med det tidigare namnet ITMV. Upphandlingen kommer att ske via förhandlat förfarande. Fyrbodals representanter i regionala projektgruppen är Anette Johansson, biståndsbedömare Munkedals kommun och Marie Winesh, vårdplaneringsenheten NU sjukvården. Förvaltare och superanvändarna i Fyrbodal kommer att bli engagerade vid implementeringen enligt plan för Fyrbodal. Delregional förvaltningsgrupp kommer att utgöra grunden för delregional projektgrupp. Behöver utökas med några funktioner.
Vilka förvaltare som ingår i delregional förvaltingsgrupp finns på Lista Lokala Förvaltare. Bifogas minnesanteckningarna. Synpunkter som framkom under mötet; - Viktigt att vi ställer krav på att kunna styra behörigheter. Behöver finnas olika roller för att en säker hantering av information. - Krav på HSA-integration - Kommer integration att ske till NPÖ och Melior? Tidplan Ansökan skickas ut. Steg 1. 2014-08-25 Urval av leverantörer 2014-10-24 Anbudsunderlag skickas ut. Steg 2. 2014-11-03 Tilldelningsbeslut 2015-02-21 Avtal tecknas om ej överprövning 2015-03-03 Leverans till drift, pilot 2015-09-02 Breddinförande Klart senast maj 2016 Ledningsgrupp, AU, Beredning Information & Kommunikation 5. Koordinatorerna - öppenvårdskommunikation Koordinatorerna får sina uppdrag från Ledningskraftsteamet i Fyrbodal. Deras första uppdrag var 48-72. Nytt uppdrag är att titta på hur kommun och primärvård kan kommunicera med varandra t.ex. när personer skrivs in och ut i hemsjukvård. Helst hitta vägar att kommunicera detta i KLARA SVPL. För detta krävs att alla kan avsluta ett ärende. Finns mycket gjort ute i kommunerna. Kvalitetsregistrens syfte är att få till samverkan mellan vårdaktörerna. Svårt att följa upp 48-72 utan personnummer. Önskemål om att bjuda in koordinatorerna till höstens möte för dialog HSV, HT/ PV. Delregional förvaltningsgrupp/lokal förvaltningsgrupp 6. Inför sommaren Under Marias semester kommer det att finnas meddelande på telefon och automtiskt svarsmail med uppgift om vart vi ska vända oss om problem uppstår. Uppdaterade kontaktlistor kommer att skickas ut men ligger också på hemsidan Tillägg efter mötet; Dokument KLARA SVPL Beredskap sommar 2014 mailades v.25 till Lokala förvaltare, superanvändare och privata vårdgivare. I dokumentet hänvisas till uppdaterade kontaktlistor samt övriga kontaktvägar för support och felanmälan. Bifogas minnesanteckningarna. Nytt för i år är att samtliga verksamheter på jourtid kan kontakta NUsjukvårdens TIB (tjänsteman i beredskap), för att få information om driftstörningar publicerat på NU sjukvårdens hemsida. Kontaktuppgifter till tjänstgörande samordnare eller annan fås via
maria.fredriksson@vgregion.se eller 070-291 04 41. /MF Öppet och stängt på NU sjukvården finns som länk på Vårdsamverkan Fyrbodals hemsida. Klicka på Länk till NU sjukvårdens hemsida: välj därefter Öppet och stängt i NU sjukvården 7. Övriga frågor a) Vid senaste avbrottet i KLARA var det en server på Telia som krånglade på grund av övergripande fel. I vissa kommuner (Trollhättan, Lilla Edet med flera) slogs även telefoner och faxar ut. Regionalt behöver det ses över med avbrottsplan men kommer inte att hinnas med före sommaren. Finns vid behov tjänsteman i beredskap i regionen som kan lägga ut information på regionens intranät. Flaggas med rött. Mer information kommer. b) I Sotenäs har man bytt faxnummer till Hemsjukvårdens sjuksköterskor som tar hand om alla fax, ska numera ha epikriser. Vid reservrutin KLARA SVPL faxar SSK vidare till bistånd. Finns ett behov att se över rutinen att faxa till bistånd. Till vissa kommuner faxar man till flera faxnummer. c) OFVI finns kvar som funktion i KLARA SVPL p.g.a. att Göteborg fortfarande använder den och ev. något mer område kommer att börja använda OFVI. d) Vissa avdelningar säger fortfarande nej till videokonferenser. Ska vara klart till 1 september. Presentation av verksamhetsberättelse Vårdsamverkan Fyrbodal Maria Bruhn 8. Framtidsspaning Vi börjar med att se en kort film från SKL Femton trender som påverkar det kommunala uppdraget mot 2025. http://www.skl.se/vi_arbetar_med/ledning-ochstyrning/helhet_och_samordning/verktyg_for_omvarldsbevakning Därefter 5 minuter att utifrån filmen diskutera med grannen Utmaningen för oss utifrån samverkan i allmänhet och/eller specifikt informationsöverföring mellan vårdgivare samt laget runt med kort redovisning av nedanstående reflektioner. o Teknik hur långt kan man använda denna ej ersätta människan. o Motverkar tekniken samverkan? mindre möten mellan människor. o Fungerande flöden göra det vi skall!
o Hyrläkare motverkar kontinuitet blir problem för ordinarie verksamhet själ tid för övrig personal. o Läkare arbetar för lite patientnära för mycket administration o Ledningen ansvarar för att anpassa verksamhet till teknik utveckling generellt o Anhörigas krav ökar o Teknikutveckling vad och hur mycket klarar användarna av? o Teknik kopplat till sekretess organisatoriskt hinder o Teknik måste få kosta! Vara av kvalitet för att vara ett hjälpmedel. Låg kvalitet blir dyrt i längden. Maria Bruhn går igenom verksamhetsberättelse för Vårdsamverkan Fyrbodal. Visar även länets handlingsplan Det goda livet för sjuka äldre i Västra Götaland. Länets handlingsplan är till största delen inbakad i Vårdsamverkan Fyrbodals handlingsplan. Båda bifogas minnesanteckningarna Man önskade också ta del av handlingsplan psykiatri. Denna skickas ut separat senare. Genomgång/ Utbildning statistikrapporter Maria F 9. Statistikrapporterna för utskrivningsklara i KLARA SVPL består av o Daglig rapport visar utskrivningsklara patienter som är inskrivna i slutenvården. Nås via internetlänk. o Statistikrapport 1, 2 och 3 visar ärende efter patienten skrivits ut från slutenvården och som gjorts utskrivningsklara under vårdtiden. Nås via särskild behörighet i KLARA SVPL Rapporterna har beställts gemensamt av sjukhusen i Västra Götaland förutom i Fyrbodal där Vårdsamverkan Fyrbodal är beställare. Ett beslut som tagits av ledningsgruppen för Vårdsamverkan Fyrbodal för att alla ingående parter ska ha tillgång till samma statistik. Vårdsamverkan Fyrbodals ledningsgrupp har också beslutat att information avseende statistikrapporterna förmedlas till verksamheterna via respektive Lokal förvaltare för KLARA SVPL. De ska först erbjudas information och utbildning. Efter att ha fått detta får man länk Daglig rapport. Närmaste chef beslutar om vilka som ska ha behörighet till statistikrapport 1,2 och 3. Finns inte med på beställningsblanketten för behörighet idag, ta istället kontakt med SIEMENS support. Rapporter ska endast tas fram fr.o.m. 2013-10-01. Tidigare än detta kan inte garanteras korrekta resultat. Viktigt att ta hänsyn till är att om inte ärenden hanteras korrekt i KARA SVPL kan det även påverka statistiken, t.ex. kommer ärende felaktigt med i Daglig rapport om ärende inte avslutas korrekt när patienten skrivs ut från slutenvården. För ytterligare information se bifogade
bildspel och manualer. Manual till Daglig rapport samt Statistikrapport 1, 2 och 3 är framtagen. Länken till Daglig rapport kan läggas på respektive intranät. För de Förvaltare som inte hade möjlighet att delta vid detta möte kommer även utbildning/ information att ges i samband med höstens första möte 9 september. Om behov finns kommer fler tillfällen att erbjudas. Till de förvaltare som fått information/ utbildning bifogas manual till Daglig rapport och Statistikrapport 1, 2 och 3. Dels i Word-format så att man kan lägga till egen information t.ex. kontaktperson samt som PDF. Bifogar också bildspel som utgår från manualerna. 10. Höstens mötesdatum 9 september fm Vänersborg Börjar med ordinarie möte, därefter genomgång statistikrapporter 16 december fm Vänersborg Dagens sekreterare Carina Fors Maria Fredriksson punkt 2a, 4, 8 och 9