FC-kurs Röbäcks skolområde femmor och sexor En kortfattad manual för följande funktioner: 1. Besvara brev på olika sätt 2. Läsa och skicka bifogade filer 3. Byta lösenord 4. Lägga in en presentation 5. Lägga in en signatur 6. Chatfunktion 7. Hur du installerar FC hemma 1. Att besvara brev Det finns olika sätt att besvara ett brev man fått, och det är viktigt att man när man skapat ett svar till ett brev man fått tittar på vilka namn som står i Till-rutan så att brevet hamnar hos den man tänkt Besvara brev endast till avsändaren - För att besvara ett brev du fått i din brevlåda, så öppnar du brevet (dubbelklicka på brevet) - Välj dvs klicka på ikonen som föreställer ett kuvert med en blå böjd pil och en röd poststämpel Du får ett nytt tomt brev där adressen redan är ifylld på den som ska ha brevet. Även Ärenderutan är ifylld och är du inte nöjd med namnet som ditt brev får så markerar du namnet och skriver dit ett nytt. - Skriv brevet och skicka genom att klicka på bilden som ser ut som röd poststämpel eller (varpå brevet även stängs efter det har skickats) Besvara alla som fått brevet Om du får ett brev från någon kollega som har skickat ut samma brev till alla i arbetslaget och vill besvara brevet så att alla i laget får samma svar så gör man så här: - Klicka på Meddelande i MENYRADEN och välj Besvara special och sedan Besvara alla. Nu finns alla som fått det ursprungliga brevet med i Till eller Kopia-rutan och får på sä sätt ditt brev när du skickar det Besvara med citat
Om du tex får ett brev som innehåller flera frågor eller svarar på brev från någon som troligen får stora mängder E-post så är det klokt att besvara med citat. Då kopieras originalbrevet in i ditt brevsvar och det blir lättare för mottagaren att se vilka frågor du svarat på. De inkopierade citaten blir gråfärgade i ditt brev och du kan radera det du inte önskar ta med. )Vill du bara att vissa delar av brevet ska citeras så markerar du dessa rader först innan du gör nedanstående) - Klicka på Meddelanden i MENYRADEN och välj Besvara special och sedan Besvara med citat. Skriv och sänd ditt brev Besvara ursprunglig författare (originalförfattare) Om de får ett brev som har vidarebefodrats flera gånger och du väljer Besvara så skickas brevet till den som sist vidarebefodrade brevet på samma sätt om du befinner dig i en konferens och öppnar ett brev från någons och du völjer att besvara detta så skcikas brevet till själva konferensen ofta är det så man vill ha det men ibland är det ju själva originalförfattaren (ursprunglig författare) som man vill kontakta då gör man lättast: - Öppna det aktuella brevet - Klicka på Meddelanden i MENYRADEN och välj Besvara special och sedan Besvara ursprunglig författare. Skriv och sänd ditt brev 2. Att läsa och skicka bifogade filer Ibland får du ett brev där en fil bigogats. Var försiktig med att öppna filen om den ser lite konstig ut, ibland kommer det virus med mail. Har du fått ett brev med en bifogad fil ser det ut som att du har ett litet blått gem bredvid ditt mail. Vill du öppna filen: - Dubbelklicka på filens namn i rutan, då startar ett ordbehandlingsprogram som öppnar filen. Du kan sedan spara som vanligt. Vill du spara filen: - Högerklicka på filen > klicka på "Spara Bilaga" - Välj en mapp du vill spara bilagan och klicka på "OK" Skicka en fil = Bilaga Har du skrivit ett brev till någon och vill skicka med en bilaga, en bild, text etc så spara det du vill skicka där du lätt hittar igen det - förslagsvis på din dators skrivbord - logga sedan in i FC och skapa ett nytt brev, som du skriver som vanligt men innan du skickar detta så ska vi lägga in bilagan: - Klicka på ikonen "Bifoga" - ett papper med ett gem eller
- Klicka på "Arkiv" > "Bifoga fil" - Leta reda på den fil du vill skicka, dubbelklicka på den. Den bifogade filen syns nu i den vita rutan under raden "Kopia till" - Skicka brevet 3. Byta lösenord För att försvåra för ev "lösenordsknäckare" bör vi byta lösenord med jämna mellanrum samt välja lösen som innehåller minst 8 tecken varav minst en siffra eller ett specialtecken typ $. Lösenordet ska helst inte heller bestå av "läsbara ord" - dessa lösenord kan vara svåra att komma ihåg och det är därför bra att skaffa sig ett knep, tex Ta en sångtext - will you still feed me when I m 64 sedan tar man första bokstaven i varje ord och vips har man ett lösenord wysfmwi64 Man kan på samma sätt ta en mening - min bror heter kalle och bor på storgatan 8 vilket blir lösenordet mbhkobps8 När man väl hittat ett lösenord man vill använda så byter man lösenord genom att: - Välj "Samarbeta" i menyraden > "Ändra Lösenord" - I rutan du får upp ska du skriva samma ditt nya lösenord i två olika rutor - OK 4. Presentation Inom FC finns många användare och dessuton flera med samma namn. För att kunna hitta rätt person när man första gången tar kontakt kan man använda sig av den "personliga presentationen". - dubbelklicka på gubben framför mitt namn i detta brevhuvud så får nu se min presentaiton Det är önskvärt att alla inom FC presenterar sig. Presentera sig själv - Klicka på "Arkiv" > "Öppna" > "Presentaion" (Resumé) en tom ruta öpppnas.
- Skriv ditt namn i rubrikfältet i presentationens övre del - Sriv en kort presentation av dig själv i den stora tomma rutan - Det finns möjlighet att lägga in en bild av dig. Klicka på "Redigera" > "Infoga" > "Fil" > leta reda på rätt fil > klicka på "Öppna" och bilden hamnar i textrutan. - Stäng presentationen genom att klicka på krysset ängst upp > Spara - Du kan när som helst redigera din presentation genom att göra på samma sätt som ovan Titta på någon annans presentaion Har du fått brev av någon så syns personens namn med en liten blå gubbe framför, dubbelklicka på gubben. Vill du söka någon inom FC i Umeå för att se dennes presentation görs det enkalst via katalogen. - Klicka på Konferenshantering" och välj "Katalog" eller Klicka på ikonen som ser ut som en öppen bok under ett pekande finger. Det dyker upp en ruta där alla användare inom umeå radas upp. - Skriv in personens namn i den vita rutan och tryck på Enter-tangenten - Markera den hittade personen och välj "Presentation" (Resumé) 5. Signatur Om man vill avlsuta sina brev med en speciell hälsning och/ eller information, tex den egna arbetsadressen, telfonnumret, de funktioner man har på arbetsplatsen etc så kan det vara en god idé att göra en "signatur" Man kan välja om man vill att signaturen automatiskt ska dyka upp på alla meddelanden man skriver eller om signaturen ska "aktiveras" i de brev där man vill använda den. Skapa signatur - Välj "Redigera" > "Inställnignar" > "Medelandehantering" > "Signatur" - Skriv det du vill ska at dina brev ska avslutas med i den stora rutan - Vill du att denna text automatiskt ska dyka upp i alla dina meddelanden så bocka för den övre rutan - se exeplet här nedanför
Aktivera Signatur i ett brev Om man bockat för "Lägg till signatur i nya meddelanden automatistk" så gör det naturligtvis, men om man inte bockat för detta utan själv vil välja de brev som ska avslutas på detta sätt så måste signaturen "Läggas till" i det brev man skriver. - När brevet i vilket man vill använda sin signatur är öppet väljer man "Redigera" > "Infoga" > "Infoga Signatur" 6. Chatfunktionen i FC Att chatta - dvs använda FC i ett direktsamtal med någon inom FirstClass fungerar alldeles utmärkt. Det kan dock ibland vara högst irriterande att få upprepade inbjudningar medan man arbetar och då är det lämpligt att stänga av funktionen. Att stänga av chattfunktionen - Välj "Redigera" > "Inställningar" - Välj "Meddelandehantering" i den grå rutan som dyker upp - Välj "Chatt" i den nedre flikraden - Bocka för rutan "Acceptera inte inbjudningar" _
Att bjuda in till chatt - Se till att du ser ditt FC-Skrivbord famför dig - Klicka på "Direktsamtal-ikonen" - Klicka på "Bjud In" - Du får en lista över alla som är inloggade i FC, klicka på den du vill prata med (OBS - bara de vars namn inte är kursivt går att bjuda in) - Välj "Bjud in" Du skriver i den övre rutan och när du skrivit klart trycker du ENTER då dyker ditt bidrag till samtalet upp i den nedre rutan, personens svar dyker upp under ditt inlägg, du skriver ett nytt i den övre rutan och så växer samtalet fram När ni vill avsluta trycker ni på krysset i övre högra hörnet 7. Hur installerar du FC hemma? Se bifogad bilaga. Alternativ nedladdningsplats av programmet kan du hitta på: http://skola.umea.se/dokument/ Klicka på nerladdning FC. Välj att ladda ner en version av annat språk, längst ner på sidan Välj vilket operativsystem du har (windows om PC) Spara ner filen på lämpligt tillfälligt ställe Dubbelklicka på filen och installera den På server ska du skriva: e-post.skola.umea.se Befinner du dig någonstans och behöver kolla din FC kan du gå på www.umea.se -snabblänkar, personalrum -skol FC 8. Uppgifter: 1. Skriv en presentation 2. Skriv en signatur 3. Byt lösenord till samma som du har på AD (om du vill) 4. Visa att du vet hur man laddar hem och installerar FC 5. Testa chatfunktionen kom ihåg att man sköter sig ordentligt.