Sida Plats och tid Styrelserummet Vallhamn kl. 13:00 15.45 Utses att justera Lars Lundin (S) Justeringens plats och datum Kommunhuset 18 maj 2017 kl 15.00 Paragrafer 19-40 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Lena Töppner Nilsson Rolf Persson (KD) Lars Lundin (S) 1
Sida ande Övriga närvarande Rolf Persson (KD) Hans Kristensson (L) ej 26-40 Bengt-Arne Andersson (M) Rigmor Friis (S) Lars Lundin (S) Kjell Karlsson (MP) 26-40 Mats Olsson, förvaltare Lars Pettersson, VD Janina Liljekvist, ekonom Lena Töppner Nilsson, sekreterare 2
19 Fastställande av dagordning Tjörns Bostads AB fastställer dagordningen. 3
20 Protokoll från föregående möte 2016/71 Styrelsen noterar protokollen från styrelsemötet 2017-03-22 och bolagsstämman 2017-04-14 och lägger dessa till handlingarna. Protokollen från styrelsemötet 2017-03-22 och bolagsstämman 2017-04-14 gås igenom. sunderlag Protokoll från styrelsemötet 2017-03-22 Protokoll från extra bolagsstämma 2017-04-14 4
21 Energiredovisning/Systematiskt brandskyddsarbete Styrelsen noterar informationen. Lars Pettersson lämnar aktuell energiredovisning och status för bolagets fastigheter samt informerar om insatserna i det systematiska brandskyddsarbetet. 5
22 Uthyrningsläget 2017-05-01 2016/69 Styrelsen noterar informationen. Maria Berndtsson informerar om uthyrningsläget i bolagets fastighetsbestånd. Lägenheter: 2017-05-01 var alla lägenheter utom 4 uthyrda. Omflyttningar: 3 st varav 0 inom Tjörns Bostads AB. Parkeringsplatser: Av bolagets 352 parkeringsplatser var 36 platser outhyrda 2017-05-01. sunderlag Uthyrningsläget 2017-05-01 6
23 Rapport från bolaget Styrelsen noterar informationen. VD informerar om bolagets pågående verksamheter: - Rekrytering av fastighetstekniker pågår - Personalärenden - Hemsidan - Skadegörelse - Underhåll - Felanmälningar - Bleketskolan - Vebergsvägen - Nordeviksgärde förskola - Nordeviksgärde hyreslägenheter - LSS Skärhamn - Syster Ebbas väg etapp 2 - Markärrsvägen - Moduler/ ombyggnationer 7
24 Övrigt - Se över nya PUL lagen. - Nybyggnationer 8
25 Delårsbokslut 2017-04-30 2016/74 Styrelsen godkänner upprättat delårsbokslut per 2017-04-30 samt i övrigt noterar informationen. Ekonom Janina Liljekvist redogör för det ekonomiska läget i delårsbokslut till och med 2017-04-30 samt informerar om aktuell låneportfölj och likviditet. sunderlag Delår Tjörns Bostads AB 2017-04-30 9
26 Bolagets försäkringar Informationen noteras. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets försäkringar. Ekonom Janina Liljekvist redogör för bolagets försäkringar. 10
27 Bolagets tillgångar Informationen noteras. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets tillgångar. Ekonom Janina Liljekvist redogör för bolagets tillgångar. 11
28 Bolagets avtal och upphandlingar Informationen noteras. I anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen informeras om bolagets avtal och upphandlingar. VD redogör för bolagets avtal och upphandlingar. 12
29 Firmatecknare Styrelsen beslutar att bolagets firma tecknas, förutom av styrelsen av styrelseledamot eller verkställande direktör, två i förening. Styrelsen ska på styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år utse firmatecknare för Tjörns Bostads AB. Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening, detta enligt 9 i bolagsordningen och 8 i attestinstruktionen. 13
30 Attestordning och attestinstruktioner 2016/26 Styrelsen godkänner föreslagen attestordning och attestinstruktioner för Tjörns Bostads AB. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om attestordning och attestinstruktioner för Tjörns Bostads AB. Ingen förändring från föregående år. sunderlag Attestordning bilaga 1 Attestinstruktioner 14
31 Arbetsordning 2016/28 Styrelsen antar förslagen arbetsordning för styrelsen. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska arbetsordning för styrelsen beslutas om för Tjörns Bostads AB. sunderlag Arbetsordning Tjörns Bostads AB 15
32 VD-Instruktioner 2016/30 Styrelsen antar föreslagna VD-instruktioner. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om VD-instruktioner. Ingen förändring från föregående år. sunderlag VD instruktioner Tjörns Bostads AB 16
33 Allmänna handlingar 2016/72 Styrelsen beslutar att utlämnande av allmänna handlingar avgörs av VD eller annan efter dennes bestämmande. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma skall varje år styrelsen besluta om utlämnande av allmänna handlingar. Offentlighetsprincipen och rätten att ta del av allmänna handlingar gäller även för kommunala aktiebolag. Det finns också en rättighet att få kopior av allmänna handlingar. Kostnaden för kopior av allmänna handlingar framgår av kommunfullmäktiges beslut 2007-09-13 108. Ärendet avser vem i bolaget som ska besluta om utlämnande av allmän handling. Det föreslås att VD:n eller annan efter dennes bestämmande fattar dessa beslut. sunderlag Tjänsteutlåtande den 2017-05-10 17
34 Instruktioner för ekonomisk rapportering 2016/31 Styrelsen fastställer föreslagna instruktioner för ekonomisk rapportering. På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år skall styrelsen besluta om instruktioner för ekonomisk rapportering. Ingen förändring från föregående år. sunderlag Instruktioner för ekonomisk rapportering. 18
35 Häggvallsskolan bergvärme 2016/65 Styrelsen beslutar om start av installation av bergvärme i Häggvallsskolan. I Häggvallsskolan sker idag uppvärmningen av skolan med oljepannor. Dessa oljepannor förser även den närliggande skolan Fridas Hage med värme genom kulvert. Tanken är att ersätta dessa pannor med en bergvärme-installation. Detta är ytterligare ett led i vår plan att ersätta oljeeldade anläggningar med annan typ av uppvärmningssystem. LCC-analys ger en pay-off på ca 9 år. Den minskande mängden utsläpp av växthusgaser bedöms vara mer än 370 ton/år. Arbetet stämmer väl överens med vårt miljöarbete och kommunens satta miljömål. Arbete kommer att ske under senare del av 2017. Budgetkostnad för detta ombyggnadsprojekt ligger på ca 9 500 000:- sunderlag Tjänsteutlåtande den 2017-05-10 19
36 Ombyggnad/ försäljning Långekärr 2016/57 Styrelsen ger vd i uppdrag att försälja hela eller delar av Långekärrs Gamla skola, Matsalsbyggnad, Gymnastiksal och/ eller Förskolebyggnaden med tillhörande mark alternativt hyra ut den. Den bör uppmärksammas att Tjörns Bostads AB gör en förlust på 35.000 40.000 SEK per månad och har gjort så sedan 1 januari 2017. För närvarande inväntar vi besked från Friskolans förening om huruvida de kan gå in fullt ut och köpa hela eller delar av Långekärrs Gamla skola, Matsalsbyggnad, Gymnastiksal och/eller Förskolebyggnaden med tillhörande mark. Hela fastigheten inrymmer även äldreboendet vilket kommer att avstyckas i en försäljning. Vi har diskuterat olika upplägg med föreningen. Föreningen har fått respit till slutet av juni 2017 med besked. Tidigare har kommunen sagt upp sitt avtal gällande hyra av Långekärrs skola med tillhörande byggnader. För närvarande hyr bolaget ut förskolebygganden till en fristående förskoleförening. Kultur och Fritid hyr även gymnastiksalen på kvällar och helger. Bolaget går för närvarande back på uppgörelsen och behöver antingen försälja hela eller delar av anläggningen alternativt bygga om vissa byggnader till bostäder. sunderlag Tjänsteutlåtande den 2017-05-10 20
37 Ventilation Skärhamns skola 2016/68 Styrelsen beslutar att utbyte av uttjänat ventilationsaggregat skall genomföras. Ett av flera aggregat i Skärhamns skola behöver bytas ut. Tidigare har utbyte av andra aggregat i skolan skett. Trolig kostnad för detta är ca två miljoner kronor. Vi beräknar att arbetet kan utföras under sommaren 2017. sunderlag Tjänsteutlåtande den 2017-05-10 21
38 Remiss - Handlingsplan mot våldsbejakande extremism 2016/67 VD informerar att bolaget inte har något att erinra mot denna policy. Styrelsen har ingenting att tillägga utan noterar informationen. sunderlag TU Våldsbejakande extremism KS KSAU 2017-03-23 Handlingsplan mot våldsbejakande et skickas till Kommunkansliet 22
39 Remiss - Policy vid uppsägning av TBABs lokaler 2016/70 Styrelsen beslutar om nedan remissvar: Nedan är utdrag ur policy och förslag på ändringar. 1. Lokalsamordnaren och Tjörns bostads AB (TBAB) avgör i samråd om lokalerna bedöms vara uthyrningsbara eller är möjliga att bygga om till annan verksamhet. Vid oenighet lyfter lokalsamordnaren frågan till lokalrådet. Ytterst fattar kommunchefen beslut. Ovan stycke ändras till: Lokalsamordnaren och Tjörns bostads AB (TBAB) avgör i samråd om lokalerna bedöms vara uthyrningsbara eller är möjliga att bygga om till annan verksamhet. Vid oenighet lyfter lokalsamordnaren frågan till lokalrådet. Ytterst fattar kommunfullmäktige beslut. Kommentar: Det är orimligt att den ena parten i en tvist agerar domare. 2. I de fall där specifika verksamhetsanpassningar utförts får kommunen ta kostnaderna för kvarstående bokfört värde. I de fall där man säljer fastigheten till ett övervärde skall samtliga kostnader ska samtliga kostnader räknas av. Ovan stycke ändras till: I de fall där investeringar för verksamhetsanpassningar utförts får kommunen ta kostnaderna för kvarstående bokfört värde. I de fall där man säljer fastigheten med vinst ska samtliga kostnader räknas av. I de fall där man säljer fastigheten med förlust skall hyresgästen stå för förlusten. sunderlag KS TU - Policy vid uppsägning av TBABs lokaler Policy vid uppsägning av TBABs lokaler KSAU 2017-04-20Policy vid uppsägning av TBABs lokaler Tjänsteutlåtande den 2017-05-10 23
et skickas till Kommunkansliet 24
40 Remiss - Handlingsplan för friluftsliv i Tjörns kommun 2017 2021 2016/73 VD informerar att bolaget inte har något att erinra mot denna policy. Styrelsen har ingenting att tillägga utan noterar informationen. sunderlag Bilagor till handlingsplan friluftsliv i Tjörns kommun 2017 2021 Handlingsplan för friluftsliv i Tjörns kommun 2017 2021 KSAU 2017-05-04 handlingsplan friluftsliv i Tjörns kommun 2017 2021 Tjänsteutlåtande den 2017-05-10 et skickas till Kommunkansliet 25