SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (11) Plats och tid E 520 kl 13:15-14:10 Beslutande Stefan Bergman Britt-Marie Lundström Karl-Erik Gustavsson Margareta Lundgren Robert Ignberg Catarina Lundberg Jan-Erik Engman Nils E Vesterberg Leif Holmkvist ordförande tjg ersättare Övriga deltagande Fredrik Barrljung ersättare Elsy Larsson Erik Lundgren Rolf Rönnmark fastighetschef Ulrica Marklund ekonom Hallgerd Pettersson sekreterare Utses justera Nils E Vesterberg Paragrafer 94-100 Underskrifter.. /Stefan Bergman, ordförande/ /Hallgerd Pettersson, sekreterare/.. /Nils E Vesterberg, protokollsjusterare/ BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har ss upp Anslaget tas ner efter 2007-10-17 2007-10-22 2007-11-05 Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret Hörnellgatan 5, Skellefteå Underskrift. Hallgerd Pettersson
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 Fa 94 Au 54 Dnr 07 0560 064 Omprioritering av driftprojektanslag Enligt beslut i KS 2006-11-07 389, avses initialt 570 000 kronor till gjuta en ny pla och flytta hamnmagasinsbyggnaden i Furuögrund. Då kostnaderna för markarbeten blev dyrare samt kostnader tillkom för ny trekammarbrunn beslutades i Fa 2007-06-20 70, ytterligare 125 000 kronor skulle omprioriteras från projektet 133989 Nytt tak i Boliden. Arbetets omfning har efterhand utökats beroende på markens beskaffenhet och fastighetskontoret önskar nu omprioritera ytterligare 70 000 kronor till hamnmagasinet i Furuögrund från projekt 133 989 i Boliden. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar godkänna föreslagen omprioritering av 70 000 från IRUprojektet 133989 Nytt tak Boliden till projekt 130650 hamnmagasin Furuögrund. bifalla arbetsutskottets förslag.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 Kommunstyrelsen Fa 95 Au 55 Dnr 05 2680 053 Bureå brandstation, tilläggsanslag Ombyggnaden av Ermacos lokaler i Bureå till lokaler för tekniska kontoret och räddningstjänsten är färdigställda. En tidig prognos i samband med upphandling av entreprenörer visade en fördyring jämfört med budget på 500 000 kr. Detta har redovisats i fastighetsnämnden och kommunstyrelsens arbetsutskott. Under projektets gång har besparingar kunnat göras så fördyringen har landat på 250 000 kr. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen finansiera fördyringen av ombyggnad av fd Ermacos lokaler i Bureå med 250 000 kr. bifalla arbetsutskottets förslag.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 Fa 96 Au 56 Dnr 07 0530 096 Ledareutbildning Fastighetschef Rolf Rönnmark ämnar delta i en ledareutbildning som kallas Insiktsprogrammet. Utbildningen består av 5 st block varav 4 st är i Skellefteå och ett block är i Bryssel, Belgien. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar godkänna deltagandet i utbildningen. fastighetskontoret och Skellefteå Kraft fördelar kostnaden mellan sig. godkänna deltagande i utbildningen.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Kommunstyrelsen Fa 97 Au 57 Dnr 07 0530 097 Nedskrivning anläggningar fastighetskontoret Utifrån den nya lokalpolicyn ser fastighetskontoret över sina internhyror inför 2008, då självkostnadsprincipen skall tillämpas. Ett led i detta arbete är gå igenom balansräkningen och styra kapitalkostnader till rätt fastighet och kund. Genomgången har emellertid uppvisat anläggningar finns bokförda som inte tydligt kan härledas till specifika byggnader. På så sätt kan de inte direkt härledas till och debiteras en viss kund. Exempel på sådana investeringar har varit freonkonverteringar, lokalanpassningar, skärmtak ÄO, diverse ventilationsåtgärder, diverse lås och larm, kyla i datasalar, interna nät, lekmiljöer etc. Dessa motsvarar totalt 26 428 tkr. Vid genomgången har man även funnit en anläggning registrerad 1994 som hör till annan fastighetsägares fastighet. Det är entrén på Stadsbiblioteket, där restvärdet är 9 623 tkr. Då fastighetskontoret varken äger eller förvaltar denna byggnad bör denna tillgång nedskrivas i balansräkningen. Detta motsvarar en kostnad på 9 623 tkr. Arenan och Eddahallen genomgår idag stora ombyggnationer som betraktas som investeringar och av princip skall gamla värden på fastigheten då avskrivas. Våra framtida generationer skall inte betala dessa gamla värden fastighetskontoret bör därför avskriva 3 239 tkr för Eddahallen samt 8 778 tkr för Arenan. Totalt finns, enligt ovan, tillgångar bokförda motsvarande 48 067 tkr vilka fastighetskontoret önskar nedskriva vid bokslutet 2007. Inga medel finns avsa till detta i budget och fastighetskontoret äskar därför medel från KS till denna åtgärd. Även fontänen på torget ligger bokförd hos fastighetskontoret som en tillgång i balansräkningen. Restvärdet är 1 031 tkr. Då denna hör till en torgyta, som inte går koppla till fastigheterna man förvaltar, uppstår problem via självkostnadsprincipen få intäkter från specifik kund för täcka kapitalkostnaderna för konstverket.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar hos KS äska om 26 428 tkr avseende nedskrivning tillgångar som ej går koppla till separata byggnader. hos KS äska om 12 017 tkr för avskriva de gamla restvärdena på Eddahallen samt Arenan. hos KS äska om 9 622 tkr avseende nedskrivning entré Stadsbibliotek. tillgången fontän torget 1 031 tkr överförs från fastighetskontoret till tekniska kontoret. Fastighetsnämnden föreslår bifalla arbetsutskottets förslag.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Kommunstyrelsen Fa 98 Au 58 Dnr 07 0530 031 Internkontrollplan, redovisning av genomförande En internkontrollsplan fastställdes av fastighetsnämnden 2007-03-14 28. Utifrån denna plan har kontroller av de ekonomiska, administrativa samt verksamhetsrelaterade rutinerna gjorts. Avdelningschefer, förvaltningsekonom samt personalhandläggare har rapporterat resultatet av sina kontroller till förvaltningschefen. Administrativa kontroller Delegationer fastighetsnämnd Stickprov har gjorts för se till delegationsordningen efterlevs bland annat anskaffning och inköp, anställning samt ledighet kontrollerades. Inga avvikelser kom fram. Ärendehantering nämnd Varje ärende diarieförs och arkiveras enligt arkivlag och reglemente. PUL Stickprovskontroller gjordes för se exempelvis inga personnummer finns i personregister som är offentliga. Under T:/Alla hittades några poster vad gäller exempelvis anställningsbevis. Kommunjuristen kontaktades och rådfrågades angående detta och svaret var dessa i princip är offentliga handlingar. Man bör dock alltid fundera över syftet och etiken med ha det tillgängligt för alla. Förvaltningen kommer därför framöver sträva efter liknande dokument sparas under H:, dvs. de personliga mapparna. En arbetsledare noteras även sakna låsbart skåp för känsliga personakter. Skåp kommer inköpas omgående. Anbud En komplett genomgång gjordes av samtliga anbud som fastighetsnämnden ansvarat för. Rutiner som kontrollerades var tidpunkt för annonsering och när anbuden skall vara fastighetskontoret tillhanda, samt vilket datum behöriga anbudsöppnare öppnade anbuden. Det visade sig det inte finns några brister i rutinerna, samt beslut alltid tagits i FA efterföljande månad (se bilaga).
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 Redovisningskontroller Attestering Kontrollen har bestått i kontrollera fastighetskontorets efterlevnad av esträtt. Stickprov har gjorts vad gäller kontroll av kontering av pappers-fakturor, där man sett om det funnits underskrifter vad gäller både mottagnings- samt beslutande est, samt om dessa personer har delegation i de aktuella fallen. Undersökningen visar befintlig esträtt efterlevs. Makulering av kundfakturor Varje år ska stickprovskontroll av kundfakturor utföras. Där kontrolleras behörig est finns på makulerade fakturor. Undersökningen visar inga brister. Representationskostnader En komplett genomgång gjordes av förvaltningens representationskostnader. Vissa mindre avvikelser i momshanteringen fanns och korrigerades. Vad som däremot saknades på vissa poster var anteckningar om syftet Med representationen samt vilka personer som deltog. Detta är något som samtliga får ta till sig och information har gått ut till resultatansvariga detta är av yttersta vikt, både vad gäller personalrepresentation samt extern representation. I vissa fall står uppgifterna på baksidan av det inskannade materialet, vilket ibland inte kommer med. I dagens fakturahanteringssystem kan man istället enkelt bifoga kommentar eller fil i samband med kontering och estering av fakturan. För undvika framtida konteringsfel samt avsaknad av uppgifter om deltagare har även i år en lathund skickats till arbetsledarna med information om gällande regler från skeverket. Verksamhetskontroller Alla medarbetare skall ha en utvecklingsplan Alla medarbetare skall ha en utvecklingsplan. I medarbetarenkäten som gjordes i februari 2007 visade utfallet 90% instämmer de haft medarbetarsamtal som utmynnat i mål i en utvecklingsplan. 8 % var emellertid neutrala till frågan samt 2% sade sig inte ha upprättat någon utvecklingsplan. Underhösten 2007 arbetar cheferna och arbetsledarna med nya medarbetarsamtal och dessa skall i samtliga fall utmynna i en utvecklingsplan.
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Rehabutredning av anställda När det gäller genomföra rehabutredningar inom fyra veckor har arbetsgivaren inte längre denna skyldighet, utan det är numera försäkringskassan som gör dessa utredningar tillsammans med medarbetare och närmaste chef. Rutinerna upprätta de gamla rehabplanerna följs dock inom förvaltningen i väntan på andra direktiv från KLK. Nytt för 2007 är även Kommunhälsan, efter anmälan av arbetsledare (inom 8 dagar efter insjuknande) tar kontakt med den anställde för s.k. tidig rehab. Möte med läkare eller sjuksköterska bokas då in och en tidig kartläggning av sjukdomen samt plan för återgång till arbete görs och återkopplas till arbetsledare. Ett annat verktyg för rehabutredningar som kommer användas inom kommunen framöver är IT-stödda Adato. Här kommer anteckningar och planer registreras och systemet introduceras för förvaltningen vintern 07/08. Budgetfördelning investeringsprojekt En komplett genomgång av samtliga investeringsprojekt gjordes för se om den inlagda, fördelade budgeten överensstämmer med de nämndsbeslut som tagits under året. Budgeten för samtliga projekt överensstämde med de beslut som är fastställda i fastighetsnämnden. Anmälan av delegationer angående anställningsärenden till personalnämnden En komplett genomgång och anmälan av samtliga anställningar gjordes i början av 2007. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar godkänna redovisningen rapportera redovisningen till kommunstyrelsen bifalla arbetsutskottets förslag
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 Fa 99 Dnr 07 0530 061 Informationspunkter Klutmarkskolan: efter incidenten med ridåfläkt skall samtliga inspekteras omgående. Ursviksskolan allt går enligt planerna ev byggstart maj-juni 2008. Ulrica: informerade om prognosen och den ligger fast. godkänna redovisad information
SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Fa 100 Dnr 07 0530 008 Delgivningar Följande protokoll delges och lägges till handlingarna: Fastighetsnämndens au 2007-09-12 Fastighetsnämnden 2007-09-19 Skrivelse från Ursviksskolan åk 6-9 om lokalfrågan lägga delgivningarna till handlingarna.