SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (17) Fastighetsnämnden

Transkript

1 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (17) Plats och tid E 142 kl 13:15-15:30 Beslutande Stefan Bergman (s) ordförande Jan-Erik Ershag (kd) Britt-Marie Lundström (s) Karl-Erik Gustavsson (s) Robert Ignberg (s) Erik Lundgren (fp) tjg.ersättare Leif Holmkvist Jan-Erik Engman (mp) Elsy Larsson (s) tjg ersättare Övriga deltagande Fredrik Barrljung (s) Helena Markgren förvaltningschef Christer Norberg avdelningschef projektavd Ulrica Marklund enhetschef ekonomi Claes-Bertil Söderlund revisor Kjell Eriksson Hallgerd Pettersson sekreterare Utses justera Erik Lundgren Paragrafer Underskrifter.. /Stefan Bergman, ordförande/ /Hallgerd Pettersson, sekreterare/.. /Erik Lundgren, protokollsjusterare/ BEVIS OM ANSLAG Justering av fastighetsnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har ss upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Fastighetskontoret Underskrift. Hallgerd Pettersson

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 Fa 120 Dnr Information Revisionen Förtroendevald revisor Kjell Eriksson informerar om uppdraget årligen granska all verksamhet. Revisor Claes-Bertil Söderlund går igenom revisionsrapport som delgetts nämnden. För vidareutveckla ansvarsutövandet lämnas följande rekommendationer: Utveckla mått och nyckeltal som säkerställer bedömning av måluppfyllelse grundas på uppmätt resultat inom samtliga nyckelområden Regelmässigt beslutar om åtgärder vid signaler om bristande måluppfyllelse Tydliggör sin roll i styrningen av investeringsverksamheten notera informationen ge förvaltningen i uppdrag återkomma med handlingsplan för återrapportering till mars nämnd 2009

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 Kommunstyrelsen Fa 121 Au 109 Dnr Internkontrollplan, redovisning av genomförande En internkontrollsplan fastställdes av fastighetsnämnden , 40. Utifrån denna plan har kontroller av de ekonomiska, administrativa samt verksamhetsrelaterade rutinerna gjorts. Avdelningschefer, enhetschefer, förvaltningsekonom samt personalhandläggare har rapporterat resultatet av sina kontroller till förvaltningschefen. Inga större avvikelser kom fram, se kommentarer nedan. Administrativa kontroller Delegationer fastighetsnämnd Stickprov har gjorts för se till delegationsordningen efterlevs. Bland annat anskaffning och inköp, anställning samt ledighet kontrollerades. Inga större avvikelser kom fram. Ibland har det dock förekommit avvikelse vid filterinköp. Fastighetstekniker har delegation upp till kr och det har överskridits vissa gånger. Även städpersonal kan undantagsvis ha köpt in över sina delegationsnivåer, men då fakturor alltid esteras av överordnad chef har man inte sett detta som ett kompletterande kontrollmoment. Delegering av arbetsmiljöansvar har skett genom linjen. Underskrivna arbetsmiljödelegationer finns numera även inlåsta i arkiv. Ärendehantering nämnd/arkivering Varje ärende diarieförs och arkiveras enligt arkivlag och reglemente. Det arbete förvaltningen redan gör fungerar, men vi ser behov finns utveckla arbetssätten inom området. En farhåga finns vissa inkommande dokument faller mellan stolarna och detta bör åtgärdas. En omvärldsanalys görs i skrivande stund, då besök på Tekniska kontoren i Skellefteå samt Luleå besöks för se hur de hanterar frågan i deras respektive organisationer. Samtidigt ses fastighetskontorets nämndsprocess över, för utreda hur vi inom förvaltningen fördelar arbetsuppgifterna mellan olika tjänster. PUL Kontrollen av FK följer PUL är enligt planen stickprov ska göras vartannat år. Nästa kontroll är inte förrän 2009, men under 2008 har nämnden utsett ett PUL- ombud. Ombudet ska kallas på återkommande träffar av kommunjuristen för hålla frågan levande.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 Anbud En komplett genomgång gjordes av samtliga anbud som fastighetsnämnden ansvarat för. Rutiner som kontrollerades var tidpunkt för annonsering och när anbuden skall vara fastighetskontoret tillhanda, samt vilket datum behöriga anbudsöppnare öppnade anbuden. Det visade sig det inte finns några brister i rutinerna, samt beslut alltid tagits i FA efterföljande månad (se bilaga 1). Redovisningskontroller Attest Kontrollen har bestått i kontrollera sambandskontroller finns samt estförteckning är upprättad och uppdaterad i ekonomisystemet. I och med den nya kontoplanens införande 2008 gjordes en grundlig genomgång av vem inom förvaltningen som har esträtt. I samband med budget antogs för 2008 fastställdes detta, och en förteckning finns över personerna och de områden dessa kan estera inom. Denna förteckning har under augusti månad uppdaterats utifrån nya tjänster och nya personer inom förvaltningen, och registrering av förändringarna har gjorts i ekonomisystemet. Stickprov har även gjorts vad gäller kontroll av kontering av pappersfakturor där man sett om det funnits underskrifter vad gäller både mottagnings- samt beslutande est, samt om dessa personer har delegation i de aktuella fallen. Undersökningen visar befintlig esträtt efterlevs. Makulering av kundfakturor Varje år ska stickprovskontroll av kundfakturor utföras. Där kontrolleras behörig est finns på makulerade fakturor. Undersökningen visar inga brister. Representationskostnader Stickprov gjordes utifrån samtliga konteringar som gjorts mot representationskontona. Fokus lades på de större posterna, där sannolikheten är störst momshanteringen brustit. Vissa mindre avvikelser i momshanteringen fanns och korrigerades. Vad som fortfarande saknas på vissa poster är anteckningar om syftet med representationen samt vilka personer som deltagit. Detta är något som samtliga återigen får ta till sig och information har gått ut till resultatansvariga detta är av yttersta vikt, både vad gäller personalrepresentation samt extern representation. I vissa fall står uppgifterna på baksidan av det inskannade materialet, vilket ibland inte kommer med. I dagens fakturahanteringssystem kan man dock istället enkelt bifoga kommentar eller fil i samband med kontering och estering av fakturan.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 För undvika framtida konteringsfel, samt avsaknad av uppgifter om deltagare, påminns budgetansvariga återigen genom en lathund skickas till arbetsledarna med information om gällande regler från skeverket. Verksamhetskontroller Rehabutredning av anställda När det gäller gjorda rehabiliteringsutredningar kan vi med det nya Rehabiliteringsverktyget Adato, se alla chefer inte gjort utredningen på sina sjukskrivna. Detta kan bero på det inte längre är något krav från försäkringskassan skicka någon utredning till dem och det råder en viss osäkerhet i använda sig av Adato som stöd. En risk med detta kan vara medarbetarens återgång i arbete blir fördröjt samt vi inte har tillräckliga underlag de gånger som omplaceringsmöjligheter ska ses över. En åtgärd är stötta de chefer som är osäkra med Adato samt vi idag har Kommunhälsans tidig rehab som en obligatorisk insats vid 14 dagars sjukfrånvaro. Budgetfördelning investeringsprojekt En komplett genomgång av samtliga investeringsprojekt gjordes för se om den inlagda, fördelade budgeten överensstämmer med de nämndsbeslut som tagits under året. Budgeten för samtliga projekt överensstämde med de beslut som är fastställda i fastighetsnämnden. Anmälan av delegationer angående anställningsärenden till personalnämnden Kontrollen av anmälan av personaldelegationer till personalnämnden är genomförd och resultatet är utan anmärkning. Lagstadgade verksamhetskontroller Skyddsrond är genomförd på samtliga egna lokaler rörande städavdelningen. Kemikalie-/ skyddsinformation är upps i städcentraler. Eventuella avvikelser åtgärdas omgående eller planeras in i kommande budget. Övriga åtgärder om förvaltarna ansvarar för, meddelas till dem. Inom driftavdelningen och lokalförsörjningsavdelningen är samtliga skyddsronder genomförda och protokollförda. Det sker varje år. Samtliga lekplatsbesiktningar är utförda och protokoll skrivs löpande just nu. Det sker varje år. Hissar/portar (egenkontroll pågår löpande och protokollförs). Det sker varje år.

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Revisionsbesiktningar beställda och utförs löpande under året. Det sker varje år. Tekniskt brandskydd (egenkontroll utförs av utsedda fastighetstekniker löpande under året). Beroende på typ så utförs det en till fyra gånger per år. Revisionsbesiktning av brandposter genomförs vartannat år. Revision av brandsläckare och brandlarm är beställda och utförs under året. Det sker varje år. Trycks anordning. Kontroller pågår och protokollförs. Utifrån en riskbedömning sker det med ett intervall (1-4:e år). Egenkontroll ventilation pågår löpande under året och protokollförs. varje år Egenkontroll el 95 % klart för 2007 och protokollförda. Nästa genomgång är Eventuella avvikelser åtgärdas omgående eller planeras in i kommande budget. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar anta bilagda plan för internkontrollplan rapportera redovisningen till kommunstyrelsen ge fastighetskontoret i uppdrag genomföra föreslagna åtgärder till stöd för rehabutredning och redovisas vid bokslutet

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Barn- och grundskolenämnden Fritidsnämnden Fa 122 Au 110 Dnr Skrivelse angående brist på idrottslokaler och idrottsanläggningar Det har inkommit en skrivelse från rektor på Kåge skola och representanter för KAIF angående bristen på idrottslokaler och idrottsanläggningar i Kåge. De vill en näridrottsplats skall byggas i Kåge. Fastighetskontorets svar: Kommunfullmäktige kommer behandla budgeten för kommande år den 18:e november. I förslaget är en näridrottsplats i Burträsk prioriterat för år 2009 och för år 2011 så har det inte gjorts någon prioritering. En arbetsgrupp bestående av representanter för skol och kulturkontoret, fastighetskontoret och fritidskontoret kommer föreslå en prioritering för år Sedan fastställs lokalisering i samband med kommande års beslut kring budget. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar besvara skrivelsen enligt ovan och delge svaret på skrivelsen till barn- och grundskolenämnden och fritidsnämnden. bifalla arbetsutskottets förslag

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 Tekniska nämnden Gymnasienämnden Fa 123 Au 111 Dnr Översyn om fler parkeringsplatser på Naturbruksskolan i Burträsk Tekniska kontoret har på uppdrag av tekniska nämnden gjort en översyn av parkeringsplatserna på Naturbruksgymnasiet. De konstaterade befintliga parkeringsplatser räcker till ordinarie verksamhet. Dock kan det uppstå brist vid externa kurser som anordnas. Tekniska kontoret anser problematiken ligger utanför deras ansvarsområde och uppdraget är slutfört. Därmed beslutade tekniska nämnden om överlämna ärendet till fastighetsnämnden. Fastighetskontoret anser i dagsläget inte skall tillskapas några nya parkeringsytor på naturbruksgymnasiet. Det på grund av det pågår en gymnasieutredning som kan förändra förutsättningarna. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar delge ovanstående till tekniska nämnden och gymnasienämnden. bifalla arbetsutskottets förslag

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Barn och grundskolenämnden Tekniska nämnden Fa 124 Au 112 Dnr Skrivelse angående trafiksituationen vid Auraskolan i Skelleftehamn Barn- och grundskolenämnden har överlämnat en skrivelse till tekniska nämnden. I skrivelsen finns det uppräknat ett antal förslag till åtgärder och vissa av förslagen ligger under fastighetsnämndens ansvarsområde: 1. Tydliggöra motortrafik är förbjuden på skolgården under hela dagen 2. Ett staket runt hela skolgården 3. Personalens parkering mot öster asfalteras 4. Besöksparkering ordnas 5. Avlämning/hämtning av barn markeras trafikmässigt Fastighetskontorets åsikter: 1. Kommer i samråd med tekniska kontoret se över skyltningen på skolgården. 2. Ett staket är beställt och kommer sättas dit. 3. I dagsläget är det inte aktuellt asfaltera personalens parkering 4. Besökare hänvisas till allmänna parkeringar 5. Kommer i samråd med tekniska kontoret se över möjligheten till avlämning/hämtning. Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar besvara skrivelsen enligt ovan och delge svaret till tekniska nämnden och barn- och grundskolenämnden. bifalla arbetsutskottets förslag

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 Kommunstyrelsen Fa 125 Au 113 Dnr Montering av solceller på Stadshuset (23/08) Fastighetsnämnden fick i uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott i enlighet med Christina Björk och Helena Lindblads motion utreda möjligheten montera solceller på Stadshuset. Solceller är en intressant teknik med goda framtidsmöjligheter. Hitills gjorda utvärderingar visar dock på dålig lönsamhet. Kände energigurun tillika professor Enno Abel har gjort en utredning för Kv. Pennfäktaren i Stockholm med installation av 50 kvadratmeter solceller till en investering av 400 kkr och med en årlig besparing på ca 10 kkr. Installation av solfångare är en annan metod där man har ett vätskeburet system för uppvärmning t ex tappvarmven och bassängven.vid Vitbergsbadet och Byske camping finns anläggningar installerade. Utvärdering av energibesparing pågår för närvarande. I Södra Näs camping, Varbergs kommun har man installerat en anläggning till en investering av 240 kkr och en besparing på 150 kkr/år jämfört med eluppvärmt ven. Lönsamheten för solfångare alternativt solceller är idag 8-10 gånger bättre för solfångare. Fastighetskontoret föreslår i ett första steg görs försök med solfångare och utvärdering på någon mindre anläggning Arbetsutskottet överlämnar ärendet till fastighetsnämnden utan eget yttrande fastighetskontoret fortsätter följa utvecklingen och lönsamheten för solceller översända ovanstående till kommunstyrelsen som svar fastighetskontoret får ett uppdrag göra försök på någon mindre anläggning

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Fa 126 Au 114 Dnr Sammanträdestider för 2009 Fastighetskontoret har upprättat förslag till sammanträdestider för fastighetsnämnden och dess arbetsutskott, med reservation för ändringar. Au onsdagar kl 15.00, Fa kl 13:15 om inte annat anges enligt följande: Beredning Arbetsutskott Fastighetsnämnd Mån kl Onsdag Onsdag Plats Plats 26/1 4/2 11/2 23/2 4/3 11/3 30/3 8/4 15/4 27/4 6/5 13/5 25/5 3/6 10/6 31/8 9/9 16/9 28/9 7/10 14/10 26/10 4/11 11/11 30/11 9/12 16/12 Arbetsutskottet överlämnar till fastighetsnämnden utan eget yttrande godkänna föreslagna sammanträdestider

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Fa 127 Au 115 Dnr Omfördelning av budget Projekt , Alhem förskola flytt uppvisar ett underskott på kronor. Underskottet beror på svåra markförhållanden. Därför vill fastighetskontoret omprioritera budget från följande projekt: Enkelt avhjälpta hinder kronor Projekt , Nordanå mm uppvisar ett underskott på kronor. Därför vill fastighetskontoret omprioritera budget från följande projekt: Energideklarationer kronor Funktionskontr vent kronor Eriks pub kronor Forts underhåll Nordanå kronor Sessionssal kronor Arbetsutskottet föreslår fastighetsnämnden beslutar omfördela budget på kronor enligt ovan till projekt , Alhem förskola flytt och omfördela budget på kronor enligt ovan till projekt , Nordanå mm. bifalla arbetsutskottets förslag

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Kommunstyrelsen Fa 128 Au 116 Dnr Prognos fastighetsnämnden oktober 2008 Fastighetskontoret har sammanställt en kortfad ekonomisk prognos för innevarande år till KLK. Dessa månatliga rapporteringstillfällen innebär kontoansvariga kontinuerligt arbetar med identifiera eventuella under- och överskott samt man vid avvikelser kan sätta in nödvändiga åtgärder i tid. Utförligare prognoser lämnas i tertialrapporterna samt vid årsbokslutet. Driftprognos per den 31/10 En analys vid oktobers månads utgång visar ett prognostiserat driftöverskott på ca +17,2 mnkr. Det prognostiserade överskottet innefar följande: Fastighetsnämnden, politisk verksamhet: Utfall följer budget för perioden. Nämndens kostnader är 0,1 mnkr lägre jämfört med samma period 2007, och man prognostiserar inga budgetavvikelser för året. Städavdelningen: Inga större avvikelser uppvisas mot innevarande budget, men beroende på hyreskostnaden blir 0,6 mnkr högre än budgeterat (ny hyresprincip), samt avdelningen har ett balanserat överskott på 2,9 mnkr från 2007, prognostiseras ett överskott motsvarande +2,3 mnkr. Dessa medel balanseras vidare till 2009 för återgå till kunderna. Positivt är kostnader för sjukfrånvaro minskat med ca 0,1 mnkr jämfört med Växel: Prognostiserat underskott ca -1,4 mnkr. Ökade kostnader för inköp av telefoner samt servicekostnader bidrar till en avvikelse motsvarande -0,5 mnkr. Därtill har växeln påförts en extra kostnad för nedskrivning på 0,7 mnkr för växelsystemet, vilket tidigare sålts men ej avförts i balansräkningen. Det är svårt exakt prognostisera årets utfall vad gäller personalkostnad, då omställningar för verksamheten pågår. Medarbetarna deltar nu i ett omställningsprogram vilket medför stående behov av vikarier två dagar i veckan. Samtidigt går tre medarbetare över till kundtjänst under hösten. Prognosen är ca -0,2 mnkr för personalkostnader. Då växeln kommer avvecklas finns inga ytterligare åtgärdsplaner för täcka uppkommet underskott. Ett ärende lyfts i bokslut om eventuell reglering av underskottet.

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 Tryckeri/Porto: Kostnader och intäkter följer budget i stort och enheten prognostiserar ett överskott på +0,3 mnkr. Nya kopiatorn har lett till en stabil produktion med minskat produktionsbortfall och man ser ökade externa intäkter jämfört med samma period Enheten arbetar aktivt med följa upp personalkostnader och kartlägga vikariebehovet framöver, samt man effektiviserar rutinerna runt debiteringsunderlagen. Under november hoppas man på påbörja tillverkningen av visitkort till kommunens förvaltningar. Centraladministrationen inkl driftprojekt: Icke budgeterade kostnader för PR-material, kundundersökning samt systemstöd för vårt kvalitetsarbete kan komma belasta enheten under året. Om så är fallet kommer man inom förvaltningen se över om det finns andra medel omprioritera till detta. Därtill uppvisas underskott för icke budgeterade poster som en fastighetsutvecklartjänst, värdegrunds-kickoff, möbler pga. nyanställningar samt massageprojekt. Överskott uppvisas på konsultkostnader samt rekryteringskostnader. Sammantaget ses en budgetavvikelse för centraladministrationen på -0,1 mnkr. Driftavdelningen inkl driftprojekt: För året kan man se en positiv budgetavvikelse på ca +2,0 mnkr. Detta beror främst på lägre personalkostnader. Projektavdelningen inkl. underhållsprojekt och driftprojekt: Förväntat driftöverskott är +3,6 mnkr, vilket bl.a. härrör från projektet Ventilation på Moröskolan. Lokalförsörjningsavdelningen inkl. driftprojekt: Beräknar ett resultat på + 3,5 mnkr, varav personalkostnader +0,2 mnkr, samt överskott för driftprojekt motsvarande + 3,3 mnkr. Hyresintäkter/hyreskostnader: KS har i dagarna beslutat om godkänna den föreslagna budgetomfördelningen mellan kommunens förvaltningar, vilken beror på det nya hyresberäkningssystemet. Ännu har förvaltningen inte debiterat 2008 års hyror, men detta förväntas vara gjort innan november månads utgång. Internhyran har mellan 2007 och 2008 åren ökat med 1,8 %. I den internbudget som lades inför 2008 beräknade man, utifrån dåvarande kunskap,lägre intäkter i relation till de verkliga kostnaderna, vilket vid hyresgenomgången nu innebär förvaltningen får ett ytterligare utrymme prioritera till underhållinsatser. Detta motsvarar ca +7 mnkr.

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 Utfallet per den sista oktober för samtliga driftprojekt ses i bilaga 1. Investeringsprognos per den 31/10 Utfallet för samtliga investeringsprojekt per den sista oktober visas i bilaga 2. Vad gäller investeringar är prognosen för 2008 ett överskott på ca +30,7 mnkr. Detta inkluderar bland annat ett stort överskott rörande äldreboendet Ömheten, +33 mnkr, då arbetet fortsätter under Andra projekt som uppvisar underskott för året täcks av äskad budget Prognosen för flertalet av projekten ser dock god ut sett över hela projektens livslängd, dvs. de totala beviljade anslagen för projekten beräknas vara tillräckliga, se kommentarer i bilaga 2. Löpande avstämningar görs av budgetansvariga, och ev. prognostiserade avvikelser rapporteras löpande till nämnden, med förslag på åtgärdsplan eller underlag för ytterligare äskande. För utfallet och prognos för investeringsprojekten samt kommentarer om kommande åtgärder, se bilaga 2. Arbetsutskottet lämnar ärendet utan eget yttrande till fastighetsnämnden begära hos kommunstyrelsen överskridande av projekt kundtjänst och brinkenrestaurang regleras i bokslutet uppdra åt fastighetskontoret forts arbete för minska kostnaderna för projekt Ursviksskolan i övrigt efter diskussion notera prognosen

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 Fa 129 Dnr Övriga frågor 1 Angående försäljning eller rivning av fritidsgården Mingos kommer tas upp i december nämnd. 2 Angående förteckning över vilka fastigheter fastighetskontoret äger och deras bokförda värde, samt var fastigheterna finns. Kommer redovisas till december nämnd. 3 Till nämnden i december kommer information om ärendehandboken och dess påverkan på protokollutformning.

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 Fa 130 Dnr Delgivningar Delges och läggs till handlingarna: Fritidsnämnden Fritidsgårdar - struktur Förslag till beslut lägga delgivningarna till handlingarna lägga delgivningarna till handlingarna