Stadsarkivet Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 5.1.1-8972/2015 Sida 1 (8) 2015-09-16 SSA 2015:10 Närvarande från stadsdelsförvaltningen: Anna Remmets arkivansvarig Glenn Kinberg IT-strateg Mona Lekberg registrator Tomas Dybeck lokalintendent Beatrice Trensare gallringsansvarig Funktionsnedsättning och äldreomsorg Mikael Baugus stadsdelsarkivarie Närvarande från Stadsarkivet: Matilda Ekström inspektionsförrättare Christina Moberg protokollförare Deltog gjorde även Stadsarkivets medarbetare Gunilla Isacson. SAMMANFATTNING Skarpnäcks stadsdelsförvaltning inspekterades av Stockholms stadsarkiv den 1 september 2015. Hanteringen av allmänna handlingar hos förvaltningen är generellt sett mycket god. Det finns uppdaterade styrdokument och tydliga och väl fungerande rutiner för arkiv- och dokumenthanteringen. Under inspektionen kunde dock konstateras brister avseende förvaltningens arkivförvaring. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs behovet av en styrd dokument- och informationshantering utifrån stadens gällande regelverk. Av denna anledning är inspektionsrapporten tämligen kortfattat formulerad.
Sida 2 (8) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Skarpnäcks stadsdelsförvaltning att: - Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras. - Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex bildupptagningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. - Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. - Skriftligt reglera villkor kring hanteringen av allmänna handlingar när en annan förvaltning hanterar dem (familjerätt). - Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. - Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Skarpnäcks stadsdelsförvaltning ska senast den 2016-05-31 inkomma med en åtgärdsrapport där förvaltningen skriftligen redovisar hur föreläggandena har åtgärdats. Vid denna frists utgång förväntas arbetet med att åtgärda samtliga förelägganden vara avslutat. Rekommendationer Stadsarkivet rekommenderar Skarpnäcks stadsdelsförvaltning att: - Upprätta rutiner för att informera nyanställda medarbetare om hantering av allmänna handlingar. - Fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta hand om post, avseende upprättande och implementering av fullmakter för postöppning. Detta gäller både e-post och vanlig post.
Sida 3 (8) FÖRDELNING AV ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts och arbetsuppgifter har fördelats Skarpnäcks stadsdelsförvaltning har fastställt arkivansvaret i en skriftlig instruktion, i vilken ansvarsfördelning och roller klart och tydligt framgår. Arkivinstruktionens bilaga med namnförteckning uppdateras regelbundet. Anna Remmets är arkivansvarig och arkivhandläggare och fungerar som kontaktperson gentemot ett tjugotal arkivredogörare som är fördelade på den centrala administrationen och utförarenheterna. Det finns också en gallringsansvarig inom enheten Funktionsnedsättning och äldreomsorg. Stadsdelsförvaltningen upplever att arkivorganisationen är väl förankrad och fungerar bra. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Stadsdelsförvaltningen anser att kunskapen om hur allmänna handlingar ska hanteras generellt sett är god. Man har ett pågående arbete med att sprida kunskapen inom organisationen och erbjuder kurstillfällen för personalen rörande dokumenthantering samt offentlighet och sekretess, som arkivansvarig och nämndsekreteraren håller i. I samband med årliga leveranser till förvaltningens centralarkiv går arkivfunktionen ut med information kring gallring och arkivläggning. Vid nyanställning av chefer ges en introduktion i arkiv- och dokumenthantering, offentlighet och sekretess samt utlämnande av allmän handling, som är mycket uppskattad. Eftersom denna introduktion i nuläget endast erbjuds chefer, rekommenderade Stadsarkivet att man inför detta för samtliga medarbetare som nyanställs. Rekommendationer Upprätta rutiner för att informera nyanställda medarbetare om hantering av allmänna handlingar. HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Förvaltningen har goda rutiner för både postöppning och diarieföring. Inkommen post öppnas av vaktmästeriet och tas omhand av registrator för diarieföring. Förvaltningen har en central
Sida 4 (8) registratur bemannad av en registrator. Back-up finns för både för postöppning och för registrator. Förvaltningen hanterar sina diarieärenden i Ciceron (Diabas) och alla handlingarna skannas, men man har även kvar pappersakterna. Registrator sköter all registrering och diarieplanen följer stadsdelsförvaltningarnas klassificeringsstruktur. Förvaltningen har bra och fungerande rutiner vad gäller att registrera sekretessbelagda uppgifter, t ex inom personalhandlingar och upphandlingsärenden. Rutiner finns också för avslutande och arkivläggning av diarieförda ärenden. Förvaltningen har nyligen uppdaterat sina fullmakter för öppnande av inkommande post, och i dessa inkluderat hanteringen av e-post. De uppdaterade fullmakterna är emellertid ännu ej distribuerade och implementerade i verksamheten, vilket behöver ske så snart som möjligt. Rutiner finns för att vid semester ge en kollega tillgång till den personliga e-brevlådan. Inför semester går verksamheten ut med information till medarbetare om vad som gäller kring bevakning av e-post under semestern för att påminna om rutinen. Hanteringsanvisningarna behöver uppdateras Förvaltningen använder de hanteringsanvisningar som är utarbetade av stadsdelsarkivarierna och som gäller för samtliga stadsdelsförvaltningar. Medarbetarna tycks ha en god kännedom om anvisningarna och dess funktion. Arkivansvarig och arkivhandläggare svarar regelbundet på frågor från medarbetare i organisationen vad gäller hantering av handlingar. Hanteringsanvisningarna uppdateras årligen av stadsdelsarkivarierna och finns publicerade på intranätet. Anvisningarna uppdaterades senast i februari 2015. Då Stadsarkivet nyligen har fattat ett gallringsbeslut för alla stadsdelsförvaltningar (beslut SSA 2015:23), behöver detta infogas i hanteringsanvisningarna. Stadsdelsarkivarien Mikael Baugus meddelade att så kommer att ske under hösten 2015. Utöver hanteringsanvisningar finns ett flertal dokument som beskriver förvaltningens rutiner kring hantering av allmän handling, såsom rutiner för hantering av allmänna handlingar samt utlämnande av allmän handling. Uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar ska hanteras. Anvisningarna ska regelbundet uppdateras.
Sida 5 (8) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Stadsarkivet har utfärdat generella gallringsbeslut som gäller för alla verksamheter i staden och dessa beslut tillämpas av förvaltningen. De generella gallringsbesluten reglerar information inom styr-och stödverksamheten samt information av tillfällig eller ringa betydelse. Utöver ovan generella gallringsbeslut tillämpar förvaltningen gallringsbeslut som gäller för stadsdelarna generellt. Stadsarkivet har nyligen fattat ett nytt gallringsbeslut som gäller samtliga verksamhetsområden för stadens stadsdelsförvaltningar. I nuläget finns därmed inget behov av ytterligare gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen verkställer årligen den gallring som ska genomföras enligt fastställda rutiner. Förvaltningen uppger att man ligger i fas med gallringen, men att man ännu ej är klar med årets gallringsinsats. Gallringen genomförs i regel av arkivredogörarna på respektive enhet. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Bevara digital information Förvaltningen använder ett flertal system för sin hantering av digital information som är stadsgemensamma (bl a Paraplyet, Agresso, Lisa). Det mest centrala systemet uppges vara Paraplyet. Förvaltningen använder Ciceron (Diabas) som diarieföringssystem. Flertalet av de system stadsdelsförvaltningen använder är med på anslutningsplanen för stadens e-arkiv. Förvaltningen har inga egna IT-system. Bevara digitala bilder Kommunikationsenheten förvarar i dagsläget digitala bilder/fotografier på en serveryta och arbete uppges pågå kring hur hanteringen av dessa bilder ska ske. Det finns behov av att göra ett årligt urval av vilka bilder som ska bevaras samt att ta fram skriftliga rutiner för detta. En viktig del av denna rutin bör vara att bestämma vilken metadata som ska tillföras bilderna som ska bevaras samt ett register, vilket kommer underlätta framtida leveranser till e-arkivet. Arkivbeständiga produkter används Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter vad gäller pennor, papper, aktomslag, arkivkartonger, skrivare och kopiatorer. Samtlig manuell utrustning kommer från Volvo IT, med undantag av
Sida 6 (8) en enskild kopiator/skrivare i vaktmästeriet, men denna används endast till utskrifter av arbetsmaterial och läsexemplar till nämndens sammanträden. Försäkra sig om att den digitala informationen (t ex bildupptagningar) kan bevaras så länge den ska finnas kvar. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivbeskrivning finns Förvaltningen har en arkivbeskrivning som beskriver verksamheten och arkivbildningen på ett bra sätt. Arkivbeskrivningen bygger på en mall framtagen av stadsdelsarkivarierna och uppdaterades senast i augusti 2015. Arkivbeskrivningen behöver dock uppdateras ytterligare avseende några få saker, t ex förtydliganden om vilka typer av akter som levererats till Stadsarkivet samt vilka gallringsbeslut som är upphörda och vilka som är aktuella. Arkivbeskrivningen täcker hela perioden som myndigheten funnits, från 1999 och framåt. Eftersom arkivredovisningen är uppdelad på två olika arkivförteckningar, kommer arkivbeskrivningen behöva anpassas till rätt period i samband med kommande leveranser till Stadsarkivet. Bevarandeförteckning finns Skarpnäcks stadsdelsförvaltning har en arkivförteckning enligt allmänna arkivschemat som sträcker sig över perioden 1999-2011. Denna är slutförd i sin helhet. Förvaltningen har förtecknat enligt stadens modell för processorienterad informationsredovisning sedan år 2012 och är i fas med förtecknandet. Förvaltningen arbetar för närvarande med att övergå till att förteckna i systemstödet Visual arkiv. Uppdatera arkivbeskrivningen enligt anvisningar i riktlinjerna. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Förvaltningen meddelade att man inte väntar sig några större förändringar inom verksamheten som kan komma att påverka arkivfrågorna. Däremot har man nyligen centraliserat hanteringen
Sida 7 (8) inom familjerätt och viss handläggning förekommer idag hos Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsförvaltning, som utför detta på uppdrag av Skarpnäcks och Farsta stadsdelsförvaltningar. Anvisningar för hur hantering och arkivering ska ske behöver därför fastställas i en skriftlig rutin eller överenskommelse mellan förvaltningarna. Skriftligt reglera villkor kring hanteringen av allmänna handlingar när en annan förvaltning hanterar dem (familjerätt). ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Arkivlokalerna uppvisar brister Förvaltningen förvarar sina arkivhandlingar i fyra olika arkivlokaler i byggnaden. Vid inspektionstillfället framkom att samtliga arkivlokaler uppvisar brister av varierande grad: Arkivlokal 1, källarplan (gallringsbara handlingar) - De två ventilerna tycks sakna brandspjäll, behöver kontrolleras. - Två eluttag på vägg saknar skyddande kåpa, behöver åtgärdas. - Hål i taket i anslutning till genomgående rör, behöver tätas. - Materialet i tak tycks ha lägre brandklass än EI 120. Detta behöver förvaltningen kontrollera. - Lokalens dörr har godkänd brandklass, men är mycket svår att låsa upp. Låset bör bytas. Arkivlokal 2, bottenplan (bevarandehandlingar, utom personakter) - Brandspjäll tycks saknas vid ventiler, behöver kontrolleras. - Två öppningar i vägg efter tidigare rördragning behöver tätas. - Oklar brandklass på dörr, behöver kontrolleras. - Skyddande kåpor på takarmatur saknas, dock är belysningens IP-klass godkänd (ska vara lägst 43). Arkivlokal 3, plan 1 (bevarandehandlingar, avställda personakter) - Oklar IP-klass på takbelysning, behöver kontrolleras. - Ena ventilen tycks sakna brandspjäll, behöver kontrolleras. Arkivlokal 4, plan 1 (bevarandehandlingar) - Oklar IP-klass på takbelysning, behöver kontrolleras. - Brandspjäll saknas vid ventil, behöver åtgärdas. - Eluttag på vägg saknar skyddande kåpa, behöver åtgärdas. Eftersom denna lokal inte är så stor och inte heller full, vore ett alternativ att istället förvara handlingar här inne i godkända dokumentskåp, istället för att åtgärda bristerna i lokalen.
Sida 8 (8) Dokumentskåp används Registrator och ett flertal handläggare har dokumentskåp på sina rum. Flera skåp på plan 1 och plan 2 uppvisar brandklass EI 60, dvs 1 timmes brandskydd. Kravet på förvaring i skåp utanför arkivlokal är enligt Riksarkivets föreskrifter två timmars brandskydd, brandklass EI 120. Stadsarkivet kan dock ge dispens för den lägre klassen EI 60, om förvaltningen kan redovisa kompenserande åtgärder för detta. Dokumentskåp används även ute hos vissa utförarenheter inom förvaltningen, som vid inspektionstillfället inte kunde kontrolleras. Förvaltningen ombeds därför att kontrollera skåpens brandsklass och vid behov även inkludera dessa i en kommande dispensansökan till Stadsarkivet. Inkomma med en dispensansökan för dokumentskåp som motstår brand kortare än två timmar. Ansökan ska ange kompenserande åtgärder för förvaringen. Förvara allmänna handlingar skyddade. Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. 2015-09-16 Matilda Ekström Inspektionsförrättare