Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-5891/07 SID 1 (7) 2007-08-24 SSA 2007:12 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS S TADSBYGGNADSKONTORET Närvarande från Stadsbyggnadskontoret: Roland Nell Administrativ chef och arkivansvarig Jan Blomquist Chef dokumentationssektionen, arkivarie Mikael Pedersen Arkivarie Greger Peterson Systemansvarig Närvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare Sara Naeslund Protokollförare SAMMANFATTNING 2007-06-19 genomförde Stockholms stadsarkiv en granskning av hanteringen av allmänna handlingar vid Stadsbyggnadskontoret, Fleminggatan 4. Inspektionen avsåg bolagets allmänna handlingar - pappersbaserade och digitala. Förvaltningen inspekterades senast i september 2000. Stadsbyggnadskontoret har i huvudsak goda rutiner för sin hantering av allmänna handlingar och Stadsarkivet bedömer att förvaltningen har intentioner att följa gällande regelverk. Den stora utmaningen för förvaltningen kommer vara att värdera och redovisa de digitala handlingarna. Inspektionen var föraviserad. I rapportens bilaga Hantera allmänna handlingar klargörs verksamhetens behov av en styrd dokument- och informationshantering, gällande regelverk, tid- och kostnadsrelaterade konsekvenser om regelverket inte följs etc. B O F ÖRVALTNINGEN 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: 08-508 28 300, F A F ÖRVALTNINGEN: 08-508 28 301
SID 2 (7) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Stadsbyggnadskontoret att: - uppdatera arkivinstruktionen. - uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar, framför allt digital information, hanteras. - utreda möjligheterna att gallra. Framför allt ska den digitala informationen värderas. - ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. - förvara allmänna handlingar skyddade. Stadsbyggnadskontoret ska senast den 2008-02-29 skriftligen redovisa hur föreläggandena har åtgärdats/ska åtgärdas. Stadsarkivet rekommenderar Stadsbyggnadskontoret att: - utse arkivombud samt fastställa verksamhetschefernas ansvar i arkivinstruktionen. - fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand all inkommen post samma dag den kommer in. Detta gäller framför allt e-post. - redovisa den gallringsbara informationen översiktligt. - redovisa digital information, inte upprättande system samt redovisa arkivet utifrån verksamhetens processer.
SID 3 (7) ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Förvaltningen har fastställt ansvaret i en skriftlig instruktion Särskilda arbetsuppgifter har delvis fördelats Förvaltningen har inte utsett arkivombud. Däremot finns det kontaktpersoner för diarieföringen på förvaltningens avdelningar. Förvaltningen har beskrivit fördelningen av arbetsuppgifter mellan arkivansvarig och arkivfunktionen i en arkivinstruktion. Däremot saknas en beskrivning av avdelningschefers och arkivombuds ansvar. Stadsbyggnadskontoret ska senast den 29 februari 2008 uppdatera arkivinstruktionen så att den fastställer avdelningschefernas och arkivombudens ansvar. Förvaltningen bör utse arkivombud som kan bevaka hanteringen av allmänna handlingar och sköta praktisk arkivhantering på olika enheter/arbetsställen. Förvaltningen bör även fastställa verksamhetschefernas ansvar i arkivinstruktionen. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Arkivansvarig och arkivfunktionen har god kunskap om hur allmänna handlingar ska hanteras. De bedömer även att kunskapsnivån hos övrig personal huvudsakligen är god. Alla nyanställda går igenom en allmän introduktionskurs i förvaltningens verksamhet. Arkivfrågor och hantering av allmänna handlingar ingår i denna utbildning. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Stadsbyggnadskontoret arbetar med stadens översiktliga och detaljerade planering. Förvaltningen ansvarar för detaljplan och planprocess samt handlägger bygglovs- och bygganmälningsärenden. Stadsmätning och hantering av bostadsanpassningsärenden är andra viktiga arbetsuppgifter. Stadsbyggnadskontoret är även kommunal lantmäterimyndighet. En stor del av handlingsbeståndet utgörs av byggnadshandlingar och ritningar. Andra viktigare handlingstyper är detaljplaner, fastighetsplaner,
SID 4 (7) förrättningsakter från lantmäterimyndigheten, Stockholms baskarta, fastighetsregisterkartan och översiktskartor. Fastställda diarieföringsrutiner finns Förvaltningen diarieför stora delar av de allmänna handlingarna. Förvaltningen diarieför inte personalhandlingar som omfattas av sekretess. Förvaltningen har upprättat fullmakter för öppnande av inkommande post. Däremot finns det inga rutiner för att läsa e-post vid anställds frånvaro. Detta försöker man delvis hantera genom att i möjligaste mån styra e-post till gruppadresser. Stadsarkivet informerade om att en generell policy för öppnade av post ofta är att föredra framför enskilda fullmakter. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Stadsbyggnadskontoret har en dokumenthanteringsplan som omfattar de ärenden som ska upp i nämnden samt ett register över ärende/handlingstyper vid förvaltningen. Dokumenthanteringsplanen täcker delvis förvaltningens verksamhetsområden. Enligt förvaltningen tillämpas dokumenthanteringsplanen. Den är dock inte publicerad på intranät eller spridd på annat sätt till alla anställda. Stadsbyggnadskontoret ska senast den 29 februari 2008 uppdatera sina anvisningar för hur allmänna handlingar, framför allt digital information, hanteras. Stadsbyggnadskontoret bör fastställa ansvar och rutiner för att öppna och ta om hand all inkommen post samma dag den kommer in. Detta gäller framför allt e-post. BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Geoarkivet (egen arkivbildare) har nyligen överförts från Stadsbyggnadskontoret till Trafikkontoret. Detta framgår av arkivredovisningen. Stadsbyggnadskontoret övergår successivt till elektronisk ärendehantering i systemet Public. Förvaltningen har även lagt ner ett stort utvecklingsarbete för att ta fram en e-arkivlösning, som dock ännu inte implementerats. Stadsarkivet informerade om att dessa förändringar och hur de påverkar arkivbildningen ska redovisas i arkivredovisningen.
SID 5 (7) TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Stadsbyggnadskontoret har, på grund av sina typer av ärenden, ett relativt stort bevarande. Gallringsbeslut finns Stadsbyggnadskontoret har ett stort antal myndighetsspecifika gallringsbeslut. Förvaltningen har även lokala gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas Förvaltningen gallrar enligt befintliga gallringsbeslut. Det finns behov av gallringbeslut Stadsbyggnadskontoret har upprättat rutiner för att fortlöpande pröva behovet av gallring. Förvaltningen har dock behov av att fortsätta utreda gallring av digital information. Gallring ska genomföras under kontrollerade former Förvaltningen gallrar under kontrollerade former. Förvaltningen ska utreda möjligheterna att gallra och skicka en gallringsframställan till stadsarkivet senast den 29 februari 2008. Framför allt den digitala informationen ska värderas. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Kärnverksamheten dokumenteras i allt högre grad digitalt. Systemen Sifon (som ersätts av Public) är navet i registreringen. Förvaltningen strävar efter att ha en helt igenom digital kedja från Public till e-arkivet samt att handlingar som inte diarieförs men som ska bevaras hamnar i e-arkivet. Vissa handlingstyper finns enbart digitalt. Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis Stadsbyggnadskontoret har tagit fram en e-arkivlösning som ännu inte implementerats. Det finns ett, icke fastställt, förslag till förvaltningsorganisation som även innehåller strategier för långtidslagring av digital information.
SID 6 (7) Rutiner för att bevara bild och ljud finns Förvaltningen har stora mängder mikrofilm och en del digitala bilder och påsiktsbilder. Bilder som hör till ärenden hanteras i Public. Det finns även ett separat bildarkiv. Förvaltningen använder arkivbeständiga produkter Arkivkrav finns med i rutiner för upphandling/inhyrning och inköp. Stadsbyggnadskontoret ska senast den 29 februari 2008 ta fram en strategi för digitalt bevarande enligt anvisningar i handledning om att bevara digital information. Här ingår hur digital information ska dokumenteras. DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En fullständig arkivbeskrivning finns Förvaltningen har en arkivbeskrivning som är mycket detaljerad och tar upp hur arkivbildningen ser ut och struktureras (går under benämningen Register över ärende- och handlingstyper). Arkivbeskrivningen uppdaterades senast 2006. Förvaltningen har upprättat rutiner för att hålla arkivbeskrivningen uppdaterad. En fullständig arkivförteckning finns Stadsbyggnadskontoret har en arkivförteckning som omfattar hela förvaltningens arkiv. Förteckningen är mycket omfattande då även gallringsbar information serieredovisas. Stadsarkivet informerade om att gallringsbar information kan redovisas genom att bilägga gallringsbeslut och dokumenthanteringsplan till arkivredovisningen. Digital information redovisas genom att systemen redovisades som serier. För att enklare kunna återsöka digital information bör detta ändras så att informationen som sådan redovisas. Stadsarkivet rekommenderade Stadsbyggnadskontoret att redovisa arkivet utifrån verksamhetens processer. Förvaltningen har upprättat rutiner för att hålla arkivförteckningen uppdaterad. Stadsbyggnadskontoret bör redovisa den gallringsbara informationen översiktligt. Volymredovisning ska endast ske om förvaltningen själv har
SID 7 (7) nytta av det. I regel räcker det med redovisning i dokumenthanteringsplan, eller genom att gallringsbeslut bifogas till arkivförteckningen. Stadsbyggnadskontoret bör redovisa digital information, inte upprättande system. Stadsbyggnadskontoret bör även redovisa arkivet utifrån verksamhetens processer. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Stadsbyggnadskontoret har en ny arkivlokal som godkänts av Stadsarkivet. Inspektionen omfattade därför inte denna lokal. Allmänna handlingar förvaras delvis oskyddade Pågående ärenden förvaras oskyddade hos handläggare, även om vissa ärendetyper kan pågå i flera år. Vid handläggningens avslut förs ärenden till arkivet. Förvaltningen ska förvara allmänna handlingar skyddade. I praxis har Stadsarkivet enats om följande; Regelverket gäller alla handlingar, med undantag för handlingar som har två års gallringsfrist eller kortare. Av praktiska skäl medger vi att de handlingar som är under handläggning förvaras oskyddade, dock inte handlingar som är äldre än ett år. Dessa måste förvaras i arkivlokal/dokumentskåp. Förvaltningen ska själv göra bedömningen av de juridiska och ekonomiska riskerna om handlingarna förstörs. Stadsbyggnadskontoret ska senast den 29 februari 2008 inkomma med en rapport över hur frågan ska lösas. LEVERANSBEHOV Stadsbyggnadskontoret framförde inga önskemål om ytterligare leveranser till Stadsarkivet. Stockholms stadsarkiv 2007-08-24 Karin Arvidsson