LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprtkll Kmmunstyrelsens Ledningsutsktt 2013-11-13 11 (22) 177 BILDANDE AV GEMENSAM VÄXELORGANISATION - INFORMATION Dnr: LKS 2013-424-106 För att kunna möta framtida kmmunikatinsutmaningar, kstnadseffektisera ch för att kunna ge bibehållen service ch telefni av gd kvalitet föreslås att växelfunktinerna ska ingå i service nämnden för Lysekil- Munkedal- ch Stenäs kmmuner. Beslutsunderlag IT-enhetens tjänsteskrivelse 2013-10-15 Ledningsutskttets beslut Ledningsutskttet ställer sig psitiva till förslaget ch att ärendet bereds ytterligare inför beslut i kmmunstyrelsen. Beslutet skickas till Kmmunstyrelsen JUSTERING Sign:
TJÄNSTESKRIVELSE Datum: 2013-10-15 Förvaltn/enhet: IT-enheten Handläggare: Anders Siljehlm Telefn: 0523-61 37 00 E-pst: anders.siljehlm@kmmunalservice.se BILDANDE AV GEMENSAM TELEFONI-DRIFTORGANISATION Dnr: BILDANDE AV EN GEMENSAM VÄXEL-ORGANISATION INOM RAMEN FÖR BEFINTLIG IT-ORGANISATION FÖR LYSEKILS- MUNKEDALS- OCH SOTENÄS KOMMUN Sammanfattning För att kunna möta framtida kmmunikatins-utmaningar, brmsa kstnadsutvecklingen ch för att kunna ge bibehållen service ch telefni av gd kvalitet förslår prjektgruppen att växelfunktinerna skall ingå i servicenämnden för kmmunerna Stenäs-, Munkedals- ch Lysekils kmmun. I denna servicenämnd ingår kmmunernas IT-rganisatin, med start 2014-01-01. Annan verksamhet kan när så behvet uppstår tillföras servicenämnden. Genm att skapa en gemensam växel-rganisatin ingående i befintlig IT-rganisatin underlättas samverkan för övriga verksamheter över kmmungränserna. Bakgrund Sedan 2008 har mråden aktuella för utökat samarbete undersökts i lika arbetsgrupper inm ramen för samarbetet mellan de fem kmmunerna i nrra Bhuslän på uppdrag av kmmuncheferna ch den plitiska ledningen. Ett sådant mråde är telefni-frågrna. För att undersöka möjligheter till telefni-samarbete ch hur detta samarbete ska förverkligas har en förstudie gjrts ch två förstudierapprter skrivits, dessa rapprter har presenterats för kmmunstyrelserna ch för kmmunchefernas ledningsgrupper samt facklig samverkan. Uppdraget till prjektgruppen har varit att frtsätta med uppdraget ch återkmma med förslag på lösning. Förutsatt att beslut fattas att telefnifunktinerna skall ingå i gemensam IT-rganisatin påbörjas genmförandet. bör vara genmfört till årsskiftet 2014 ch kmmer bland annat att innehålla gemensam teknisk plattfrm hållbar för framtidens utmaningar ch verksamheternas behv, analys m eventuellt behv av förstärkning av infrastrukturen.
Budgeten för den gemensamma växel-rganisatinen för Stenäs, Munkedal ch Lysekil ska ligga på samma nivå sm idag eller på sikt minska. Den finansieras via kmmunbidrag samt debitering till verksamheterna. Den ttala budgetmslutningen 2014 ligger på samma nivå sm för 2013. Syfte Syftet är att skapa en gemensam telefnirganisatin. telefnirganisatinen ska samverka i drift, supprt ch utveckling. Följa kmmunallagen i samverkansprjekt. Mål att kunna ge gd service ch hög kvalitet både nu ch i framtiden en kstnadseffektiv utveckling genm strdriftsfördelar ch gemensamma investeringar kstnadseffektiva gemensamma avtal, sker genm inköp av större kvantiteter av t.ex. licenser ch telefniprdukter genm att samdriften av verksamhetssystem möjliggörs en större samverkan över kmmungränserna Genm att samverka kunna bemöta ökade natinella krav, såsm Riktlinjer ch lagar för mbil data Kmmunikatins-relaterade krav ch mål inm verksamheterna Riskanalys Gemensamt systemansvar ökar kmpetensen ch bredden på servicen En större rganisatin innebär mindre sårbarhet Avståndet till verksamheterna kan öka Skapar möjlighet till ett enhetligt arbetssätt Gemensamma upphandlingar Verksamheterna kan uppleva att servicen minskar initialt innan rutiner satt sig Olika telefnplicy, målet är att det skapas en Telefnisternas rutiner åligger respektive kmmun Upprättande av service nivå överenskmmelse (SLA) tillsammans med verksamheterna, enligt bifgad mall (Bilaga1) Upprätta beställningsrutiner för alla kmmuner, detta gäller alla tjänster inm IT-rganisatinen Tydliggör kstnaden för telefni ch kmmunikatin inm alla kmmuner Särskilda knsekvensbeskrivningar 1. Eknmi Kstnadsutvecklingen dämpas genm att utnyttja strdriftsfördelar 2. Miljö Ökad bilkörning
3. Flkhälsa Ingen påverkan 4. Facklig samverkan enligt FAS-05 Förslag till beslut Kmmunfullmäktige beslutar att: Besluta att bilda gemensam driftrganisatin för telefni inm ramen för befintlig IT-rganisatin Gdkänner kstnadsfördelning ch budget enligt bilaga 2 Erbjuda de tre systemansvariga i respektive kmmun verksamhetsövergång Om de systemansvariga tackar nej till verksamhetsövergång, så åligger det respektive kmmun att behandla denna övertalighet ch ge IT-chefen uppdraget att rekrytera internt eller externt Ge IT-chefen i uppdrag att upprätta Telefnplicy ch service nivå överenskmmelse i samråd med verksamheterna Ge IT-chefen i uppdrag att samrdna telefni ch kmmunikatinslösningar för kmmunalförbund ch kmmunala blag IT-ENHETEN IT-chef
KOSTNADSFÖRDELNING OCH BUDGET 2014 GEMENSAM VÄXELORGANISATION Persnal Lön 2 tjänster 660 PO 39,5% 2 tjänster 260 920 306,6666667 Utbildning-Knferens Stenäs 5 Munkedal 5 Lysekil 5 Summa 15 Växel Funktiner Stenäs 516 Munkedal 450 Lysekil 620 Summa 1 586 Ledningshyra + MDA Stenäs 220 Munkedal 285 Lysekil 538 Summa 1043 Drift-knsult Stenäs 52 Munkedal 60 Lysekil 88 200
Budget 2014 Telefni ch receptin Vht 03730 Ans 114 Budget 13 Förslag 14 Belpp Belpp Löner Lön Omf Lisbeth Almgren 2013 års lön 27450 100% 334 000 Löneökningar klart Kstnader Slag Månadslön (enl persnalbilaga) 5021 334 000 Timlön 5022 Kurs, utbildn. Knferenser 7650 PO-pålägg 9511 135 300 Övriga persnalkstnader Summa persnalkstnader 469 300 Övriga kstnader Fördelas ut: Knsulttjänster 7450 50 000 Växel Förbrukningsinventarier 6410 Receptin Nätverks-, datakmm- teleutrustn 6417 10 000 Växel Serviceavtal 6603 515 600 Växel TDC utköp Databehandling Telefn, abnnemang 6810 220 000 Växel Mbiltelefn 6814 10 000 Från IT Mbil datatrafik 6816 0 Representatin, extern 7100 1 000 Reklam, infrmatin, annnser 7230 0 Tillsyns-, tillstånds-, licensavg 7642 0 Hyra av inv/bilpl 9695 2 000 Summa kstnader 0 1 277 900
Telefnin KONTO Text 47021 IT-KONSULTER 10 000 58100 KURS O KONFERENSAVG 10 000 61200 HYRA/LEASING INVENTARIER 450 000 64600 FÖRBRUKNINGSMATERIAL 3 000 67943 INTERN HYRA FORUMS BILAR 3 000 68100 TELE- IT-KOMMUNIKATION 40 000 68101 INTERN ADM DATOR OBL MP 16 800 68110 TELEAVG FAST TELEFONI 150 000 68120 SAMTALSKOSTNADER 95 000 70500 RESEKOSTNADER 3 000 76100 MEDLEMSAVGIFTER 3 000 Ttaler 0 Ej utdelat - 28 510 Marianne 33% 12500 Staffan 20% 12800 Summa 25300 Ttalt 303600
Eknmi: Lön systemansvarig telefni 315 000,00 kr PO-pålägg 39,5% 124 425,00 kr datrkstnad 9 950,00 kr telefnkstnad + mbil 8 100,00 kr fast tele 5700, mbil 2400 inköp av mbil 5 000,00 kr Telia ledningshyra + MDA 106 000,00 kr Telia trafikavg 432 000,00 kr TDC funktinsavtal 620 000,00 kr Relacm, TDC, teleförbättringar 120 000,00 kr ttalt 1 740 475,00 kr