FaktApp Mobilapplikation för fakturering Resultat Finans AB
Innehåll FaktApp En unik tjänst från Resultat Finans AB...2 FaktApp Mobilapplikation för fakturering...3 Logga in på FaktApp...3 Registrera ditt företag...3 Startsida Huvudmeny...3 Generell navigering i FaktApp...3 Tillbaka...3 Sidhuvud och länk till startsidan...3 Fakturera... 4 Fyll i uppgifter för faktura... 4 Skicka faktura...5 Spara utkast...5 Kunder...5 Lägg till kund...5 Sök kund...5 Ändra och ta bort kunder... 6 Artiklar... 6 Sök artikel... 6 Ändra och ta bort artiklar... 6 Inställningar... 6 Ekonomi...7 Meddelanden...7 Ändra och ta bort meddelanden...7 Läsa meddelande...7 Svara på meddelande...7 Ändra lösenord...7 1
FaktApp En unik tjänst från Resultat Finans AB FaktApp är en kostnadsfri mobilapplikation framtagen av Resultat Finans i Skandinavien AB för att skapa och skicka fakturor. FaktApp är en unik tjänst där fakturan skapas direkt i applikationen. Den som skapar fakturan väljer om fakturan ska skickas som en PDF-fil i ett e-postmeddelande eller som en vanlig pappersfaktura med post. Resultat Finans tar hand om hela distributionen och inbetalningsflödet av fakturan. Den som använder FaktApp slipper därmed all administration med sin kundfakturering och får även ordning på sin ekonomi. Med ordning på ekonomin kommer ett bra kassaflöde och man slipper sälja sin faktura för dyra pengar. Med FaktApp får ni betalt i tid utan att sälja era fakturor. Ni äger hela tiden era fakturor och kan närsomhelst återkalla eller påverka de fakturor som Resultat Finans administrerar åt Er. Läs mer om Resultat Finans på www.resultatfinans.se. 2
FaktApp Mobilapplikation för fakturering Med FaktApp kan du skapa och skicka fakturor direkt ifrån din mobiltelefon. FaktApp är utvecklad för Android- och iphone-telefoner och finns att ladda ned på Android Market samt AppStore. Logga in på FaktApp 1. Starta upp FaktApp 2. Fyll i person- eller organisationsnummer samt lösenord 3. Om du vill att FaktApp ska komma ihåg ditt användarnamn, bocka i kryssrutan Kom ihåg mig 4. Klicka på Logga in Registrera ditt företag Innan du kan använda FaktApp måste du registrera ditt företag. 1. Starta upp FaktApp 2. Klicka på Registrera företaget 3. Läs igenom och godkänn villkoren för att använda FaktApp genom att klicka på Acceptera längst ned på sidan 4. Fyll i dina uppgifter. Fält markerade med en asterisk (*) är obligatoriska 5. Klicka på Spara. Ditt företag är nu registrerat och du kan börja använda FaktApp. Observera att fakturering ej är möjlig förrän ditt företag är aktiverat. Detta kan ta upp till 24 timmar från det att du registrerade dig. Startsida Huvudmeny Startsidan består av ett antal val; Fakturera, Kunder, Artiklar, Inställningar, Ekonomi, Meddelanden, Ändra lösenord samt Logga ut. Generell navigering i FaktApp FaktApp är noggrant testad för att skapa en så användarvänlig hantering som möjligt. Det finns dock några bra regler att komma ihåg för att din användning av FaktApp ska bli så smidig som möjligt. Tillbaka Knappen Tillbaka finns generellt tillgänglig i överkant av varje uppslag i FaktApp. Denna knapp tar dig alltid ett steg tillbaka i navigeringen. Denna funktion är också kopplad till den fysiska tillbakaknappen på din mobiltelefon Sidhuvud och länk till startsidan Sidhuvudet är den vita text med grå bakgrund som ligger i överkant vid varje uppslag. Till Vänster visar denna under vilken avdelning du befinner dig för stunden. Till höger finns också länken Hem. Denna tar dig tillbaka till huvudmenyn. Funktionen är också kopplad till den fysiska menyknappen på din mobiltelefon 3
Fakturera Under Fakturera har du tre val: Skapa faktura, Fakturahistorik samt Utkast. 1. Klicka på Fakturera 2. Välj Skapa faktura i flervalsmenyn 3. Fyll i uppgifter för fakturan Fyll i uppgifter för faktura Fyll i uppgifterna som ska vara med på fakturan. Fält markerade med asterisk (*) är obligatoriska. Fakturanummer Fakturanummer genereras automatiskt. Du kan ändra startnummer för fakturor under Inställningar på huvudmenyn. Välj kund för faktura Du har två val för att ange en kund för fakturan. Antingen så kan du välja en befintlig kund du registrerat tidigare genom att klicka på knappen till höger om kundfältet, eller så kan du registrera en ny kund antingen direkt ifrån fakturan genom att klicka på Registrera kund eller lägga upp kunden från huvudmenyn. Läs mer om detta under Lägg till kund När du valt kund kan du också välja att visa kundens uppgifter genom att klicka på knappen Visa. Här kan du ändra kunduppgifterna tillfälligt. För att gömma uppgifterna igen klicka på knappen Göm. Leveranssätt av faktura Du kan välja att skicka en faktura på två sätt, via E-post (som en PDF-fil) eller via brev. Du ställer in på kunden vilket alternativ som ska vara förvalt. Klicka på knappen E-post för att byta till Brev. Antal betalningsdagar Här anges hur många dagar mottagaren har på sig att betala fakturan. Detta värde är förvalt på kunden men kan ändras. Förfallodatum Förfallodatum räknas från fakturadatum och antal betalningsdagar. Lägga till artiklar Du kan lägga till artiklar till fakturan genom att klicka på knappen Lägg till artikel. Du har nu två valmöjligheter: 1. Skapa ny artikel. För att lägga till ny artikel, läs mer under Lägg till Artikel. 2. Du kan välja artiklar du tidigare lagt upp. Klicka på knappen Välj artikel ur lista. De artiklar du tidigare sparat kommer nu att listas. Välj den artikel du vill ha genom att klicka på Plustecknet till höger om namnet på artikeln. De uppgifter som finns kring artikeln visas nu på skärmen. Kontrollera uppgifterna och klicka på Spara längst ned på skärmen. 4
Ändra och ta bort artiklar på fakturan Artiklar du har valt kommer nu att listas under rubriken Artiklar. Du kan redigera eller ta bort artiklar du har lagt till genom att klicka på pennan eller kryssrutan till höger om artikelnamnet. Moms och fakturaavgifter När du skapar en faktura visas information om moms- och fakturaavgifter. Det momsvärde som visas räknas fram genom vad som är angivet på dina artiklar. Du kan också ändra värdet för fakturaavgifter i den faktura du arbetar med. Klicka på värdet under rubriken Fakturaavgifter (SEK). Fyll i det värde du önskar. Skicka faktura När du fyllt samtliga värden så klickar du på knappen Skicka. Fakturan skickas då till Resultat Finans som levererar fakturan till din kund på det leveranssätt som du angivet (E-post eller brev). Spara utkast Om du inte är klar med din faktura kan du spara den som utkast för vidare bearbetning. Klicka på knapen Spara som utkast. Dina utkast hittar du sedan under Fakturera /Utkast från startsidan/huvudmenyn. Kunder Du kan spara och hantera kunder i FaktApp. Klicka på knappen Kunder i huvudmenyn. Varje sparad kund kommer att listas direkt under detta val. Lägg till kund Klicka på knappen Lägg till. Fyll i de uppgifter du vill spara i formuläret Kundinformation. De uppgifter som är obligatoriska är markerade med asterisk (*). Formuläret är uppdelat i flera delar. Klicka på knappen Nästa för att ta dig vidare Välj betalningsvillkor Du kan bestämma hur många betalningsdagar en kund har på sig att betala fakturor som standard 1. Klicka på knappen betalningsvillkor 2. Välj mellan 10, 15, 20 eller 30 dagar Välj leveranssätt Bestäm om kunden ska få sin faktura levererad via E-post eller som brev som standard. Klicka på knappen Leveranssätt för att välja detta När du fyllt i alla uppgifter, klicka på knappen Spara. Sök kund Klicka på knappen Sök. Under rubriken Sök enligt kan du sedan välja om vill söka på Namn, Kundnummer eller Organisationsnummer. Fyll sedan i valfri söktext och klicka på Sök. 5
Ändra och ta bort kunder Dina sparade kunder kommer att listas direkt under knappen Kunder på startsidan. Du kan redigera eller ta bort kunder genom att klicka på pennan respektive kryssrutan till höger om kundnamnet i listan. Du kan endast ta bort kunder som saknar historik. Artiklar Du kan lägga till artiklar i FaktApp som du sedan kan återanvända på dina fakturor. 1. Klicka på Artiklar i huvudmenyn 2. Klicka på knappen Lägg till för att skapa en ny artikel 3. Fyll i namn på artikeln 4. Välj vilken enhet som artikeln kommer räknas i (ex St, Liter, Kilo) 5. Ange styckpriset (ex moms) för artikeln 6. Välj vilken momssats artikeln ska ha genom att klicka på knappen under rubriken Momssats. Standardvärdet är 25%. Sök artikel Klicka på knappen Sök. Under rubriken Sök enligt kan du sedan välja om vill söka på Namn eller Artikelsnummer. Fyll sedan i valfri söktext och klicka på Sök. Ändra och ta bort artiklar Dina sparade artiklar kommer att listas direkt under knappen Artiklar på startsidan. Du kan redigera eller ta bort artiklar genom att klicka på pennan respektive kryssrutan till höger om artikelnamnet i listan. Du kan endast ta bort artiklar som saknar historik. Inställningar Du kan ändra de uppgifter du sparade för ditt företag under knappen Inställningar på startsidan. Observera att de uppgifter som är markerade med asterisk (*) är obligatoriska. Under inställningar kan du även ange till vilken e-postadress som fakturakopiorna ska skickas till, förslagsvis din egen e-post. FaktApp skickar ut fakturakopia på denna mail oavsett om kunden har fått en faktura på brev. På detta vis har du alltid kopior på de fakturor som skickats. Det går även att hitta information om skickade fakturor under Fakturera/Fakturahistorik i huvudmenyn. Här anger du även till vilken e-postadress som bokföringsunderlag ska skickas till samt vilka konton du använder dig av vid försäljning. För att ladda upp logo ska den vara i filformat *.png och i formatet 100x300 pixlar (100 hög och 300 bred). Logon du laddar upp kommer enbart med på e-postafakturan. Önskar du logo även på den fysiska pappersfakturan, skicka logon till info@resultatfinans.se och ange ditt organisationsnummer. 6
Ekonomi Under knappen Ekonomi på huvudmenyn kan du beställa bokföringsunderlag. 1. Välj vad du önskar att beställa. Du kan antingen beställa bokföringsunderlag som PDF eller en SIE-fil. SIE-fil är en ekonomi-fil som kan importeras direkt till ekonomiprogram för automatisk bokföring av transaktioner 2. Fyll i vilken e-postadress underlaget ska skickas till, denna e-postadress kan du även ange under Inställningar i huvudmenyn. 3. Välj mellan vilka datum underlaget ska gälla 4. Klicka på knappen skicka Meddelanden Administrationen för FaktApp kan komma att skicka ut meddelanden till dig. Om du fått ett eller flera meddelanden visas på knappen Meddelanden på startsidan. Antalet olästa meddelanden står inom parentes. Klicka på knappen för att läsa dina meddelanden. Ändra och ta bort meddelanden Dina meddelanden kommer att listas direkt under knappen Meddelanden på startsidan. Du kan läsa eller ta bort meddelanden genom att klicka på pennan respektive kryssrutan till höger om meddelandet i listan. Läsa meddelande Klicka på pennan till höger om respektive meddelanderubrik för att läsa ett meddelande Svara på meddelande Du har möjlighet att svara på ett meddelande. 1. Klicka på knappen Svara 2. Fyll i ditt svar i rutan under rubriken meddelande 3. Klicka på Skicka Ändra lösenord Du kan ändra på det lösenord du angett för att logga in på FaktApp 1. Klicka på knappen Ändra lösenord på startsidan 2. Fyll i ditt gamla lösenord 3. Fyll i ditt nya lösenord och upprepa det i rutan under 4. Klicka på Spara 7