1 Inledning AVTAL ANGÅENDE SAMVERKAN I ORSA KOMMUN Orsa kommun arbetar aktivt för att utveckla samverkan i organisationen. Samverkan, uppbyggnaden av arbetsorganisationen, främjandet av hälsa, arbetet med arbetsmiljö, rehabilitering, jämställdhet och mångfald har en avgörande betydelse för verksamhetens resultat och utveckling. Även kommunens förmåga att rekrytera och behålla medarbetare är beroende av god samverkan och delaktighet. Att ta tillvara på medarbetarnas samlade kompetens är viktigt för vår arbetsplats. För att möjliggöra en fungerande samverkan måste nedanstående förutsättningar vara uppfyllda: Tydliga mål för verksamheten samt en tydlig organisation och tydligt uppdrag till denna. Klargjord uppgiftsfördelning (vad/hur) mellan politiker och tjänstemän En organisationsstorlek där det är möjligt att föra en dialog med medarbetarna. Grund för överenskommelsen Som grund för detta avtal ligger medbestämmandelagen (MBL), arbetsmiljölagen (AML) samt lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen. Även de överenskommelser som gjorts centralt av SKL, framförallt FAS 05, samt de lokala överenskommelser som finns utgör en grund för detta avtal, där kommunens arbetsmiljöpolicy inklusive riktlinjer, är en viktig del. Genom att samverkan sker enligt detta avtal har skyldigheterna i MBL 19,11 och 38 samt AML kap 6 9 uppfyllts. Beslutsfattande i Orsa skall huvudsakligen ske genom samverkan. I och med att detta avtal sluts är parterna överens om att verka för att alla, ledning, medarbetare och fackligt förtroendevalda tar ansvar för verksamheternas positiva utveckling. Beslut skall tas på den nivå som berörs av besluten. Om det uppstår oenighet vid beslutet på respektive nivå och en facklig organisation vill driva den vidare skall förhandling enligt MBL 14 begäras senast 7 dagar efter justering. Frågor som inte ska hanteras i samverkanssystemet Individärenden. Kollektivavtalsförhandling.(CESAM kan användas som beredningsgrupp) Tvisteförhandling.
Vårt syfte Syftet med detta avtal är att reglera det lägsta kravet i samverkanssystemet samt underlätta och ge inspiration att utveckla samverkan mellan ledning och medarbetare samt inom enheter och förvaltningar. Respektive organisation kan i samverkan besluta om utökad sammansättning och utökat antal möten i samverkansgrupperna. Respektive samverkansgrupp utvärderar och utvecklar fortlöpande gruppens arbete Utöver de planerade samverkansmötena kan samverkansgrupperna kallas vid behov. Vårt mål Skapa ett långsiktigt hållbart arbetsliv med ett positivt arbetsklimat, god hälsa och arbetsmiljö. Att ledning, medarbetare och fackliga förtroendemän har ett gemensamt intresse för att: Utveckla verksamheten Förbättra arbetsmiljö och hälsa Utveckla jämställdhet och mångfald Motverka diskriminering Ansvar och befogenheter I en fungerande samverkansorganisation är det allas ansvar att föra fram idéer samt att verka för att beslut tagna i samverkan genomförs. Chefens ansvar och befogenheter Respektive chef har ett särskilt ansvar för att relevanta frågor för samverkan förs fram i så tidigt skede så att det kan upplevas av alla att ha varit deltagare i utvecklingen fram till beslut. Befogenhet att fatta beslut har endast chefen, denne har också ansvar för att leda sin verksamhet så att besluten genomförs. Dessa befogenheter och ansvar skall vara tydligt delegerade. Skyddsombudet Skyddsombudet har särskilda befogenheter som regleras i AML kap 6. 4-7. Skyddsombudens särskilda kompetens ska tas tillvara i samverkan före beslut. Utbildning Arbetsgivaren har ansvar för att skyddsombuden får den utbildning som krävs för uppgiften. Nytillträdda skyddsombud skall snarast, eller senast 6 månader efter tillträde erhålla utbildning. Samverkan om denna utbildning görs med de fackliga organisationerna. Alla nya chefer och skyddsombud i Orsa kommun skall gå den av arbetsgivaren anordnade kursen i bättre arbetsmiljö (BAM). Repetitionsutbildning skall genomföras vart femte år 2
3 Hälsa och hälsoorganisationens roll Hälsoarbetet i Orsa ska bedrivas främjande för att i största möjliga mån undvika ohälsa. Arbetet med detta skall vara en integrerad del av verksamheten och den uppbyggda hälsoorganisationen skall finnas med i alla samverkansnivåer genom ett aktivt ledarskap och med stöd från hälsoinspiratörer. Företagshälsovården är en viktig del av organisationen och skall vid behov inbjudas att delta i alla samverkansnivåer som ett stöd i planeringen. I den centrala samverkansgruppen skall en representant vara ständig medlem för att säkerställa det långsiktiga arbetet. Samverkansformer Allmänt om möten inom samverkanssystemet. Alla möten i samverkanssystemet skall schemaläggas i verksamhetsplaneringen på varje nivå, detta möjliggör goda möjligheter till förberedelser. Varje chef ska organisera det så att ärenden till samverkansmöten och arbetsplatsträffar kan tillföras till dess kallelsen skickas ut. Kallelse till möten skall skickas ut senast sju dagar före mötet. För att möjliggöra för deltagarna att inhämta information och i övrigt sätta sig in i ärenden. Medarbetarsamtalet Minst en gång/år Det viktigaste för all samverkan är samspelet och relationen mellan ledning och medarbetare i organisationen. Därför är medarbetarsamtalet det som skapar grunden för all samverkan. Alla medarbetare skall årligen ha ett medarbetarsamtal med sin chef. Samtalet skall handla om individens prestationer, relationer på arbetsplatsen, arbetsmiljö, kompetensutveckling och hälsa. Samtalet ska vara stöd för långsiktig kompetensutvecklingsplan. Deltagare: Chef medarbetare. Medarbetarsamtalet dokumenteras och förvaras hos chefen, medarbetaren skall ha ett eget exemplar för egen uppföljning. Arbetsplatsträffen Minst 6 ggr/år Arbetsplatsträffen är chefens möjlighet att föra ut information samfällt till medarbetarna och att ha en dialog med medarbetarna. Här kan också särskilda frågor tas upp till dialog samt möjlighet att nyttja arbetsplatsträffen för kortare utbildningspass. Innehållet i arbetsplatsträffen kan vara: Information om verksamhet och verksamhetsförändringar (både
vid egen, sidoordnad och överordnad verksamhet) ekonomiska utvecklingen vid egen enhet samt personalförändringar. Skyddsombud, arbetsplatsombud samt hälsoinspiratör ska också ges tillfälle att informera. Här ska även dialog om verksamheten på den egna enheten ske samt de beslut som delegerats till chefen tas. Deltagare: Chef alla medarbetare. (Medarbetare som är långtidssjukskrivna eller tjänstlediga skall inbjudas till arbetsplatsträff) Om arbetsplatsträffen inte kan schemaläggas utan måste läggas på tid utanför schemat ersätts denna tid med timme mot timme. Arbetsplatsträffen dokumenteras med minnesanteckningar. Minnesanteckningarna skall vara tillgängliga för all personal på arbetsplatsen. Samverksansgrupp enhet 4 Minst 6 ggr/år Samverkansgrupp tar upp frågor som normalt hanteras i förhandling enligt MBL 19, 11 och 38. Alltså alla beslut som rör viktigare verksamhetsförändringar samt viktigare förändringar av anställnings- och arbetsförhållanden. Beredningsgrupper kan skapas för att bereda frågor inför samverkansgrupp. Kan inte frågan lösas i samverkansgruppen får inte frågan skjutas uppåt till nästa nivå, däremot kan stöd erhållas från annat håll för att lösa frågan. Fattas beslut i oenighet kan facklig organisation begära förhandling enlig MBL 14. Begäran om förhandling skall ske senast 7 dagar efter justering. Samverkansgruppen är enhetens skyddskommitté. I samverksansgruppen skall de skyddsoch hälsofrågor som berör enheten hanteras. Deltagare: Enhetschef (ordf) en representant för resp arbetstagarorganisation som finns representerade vid arbetsplatsen (kollektivavtalade). Finns flera skyddsombud från samma arbetstagarorganisation skall ett skyddsombud representera de övriga. Tid skall då avdelas för att skyddsfrågorna ska kunna beredas bland övriga skyddsombud samt informera dessa efter mötet. Strävan skall vara att representationen mellan män och kvinnor skall vara jämn så långt förhållanden medger. Samverkansgruppens möte skall protokollföras samt justeras. I protokollet skall klart framgå vilka beslut som tagits. Protokollen skall hållas tillgängliga för all personal på arbetsplatsen samt översändas till facklig organisation. Vid små enheter, färre än 10, kan arbetsplatsträffen ersätta samverkansgruppen under förutsättning att arbetsplatsombudet finns närvarande. Samma krav på protokoll och hanterande av oenighet som samverkansgrupp enhet.
5 Samverkansgrupp förvaltning Minst 6 ggr/år Samverkansgrupp tar upp frågor som normalt hanteras i förhandling enligt MBL 19, 11 och 38. (se ovan) Beredningsgrupper kan skapas för att bereda frågan innan möte. Kan inte frågan lösas i samverkansgruppen får inte frågan skjutas uppåt till nästa nivå, däremot kan stöd erhållas från överordnad nivå för att lösa frågan. Fattas beslut i oenighet kan facklig organisation begära förhandling enlig MBL 14. Begäran om förhandling skall ske senast 7 dagar efter justering. Samverkansgruppen är förvaltningens skyddskommitté. I samverksansgruppen skall de skyddsfrågor som berör flera enheter inom förvaltningen hanteras. Deltagare: Förvaltningschef (ordf) en representant för resp arbetstagarorganisation som finns representerade inom förvaltningen. Finns flera skyddsombud från samma arbetstagarorganisation skall ett skyddsombud representera de övriga. Tid skall avdelas för att skyddsfrågorna ska kunna beredas bland övriga skyddsombud samt att informera dessa efter mötet. Strävan skall vara att representationen mellan män och kvinnor skall vara jämn så långt förhållanden medger. Samverkansgruppens möte skall protokollföras samt justeras. I protokollet skall klart framgå vilka beslut som tagits. Protokollen skall publiceras på förvaltningens hemsida efter godkännande. Central samverkansgrupp Minst 6 ggr/år (del av ordinarie Ledningsgrupp) Centralsamverkansgrupp är kommunens centrala skyddskommitté. Där hanteras frågor av övergripande natur, såsom policyfrågor, särskilda satsningar, långsiktigt arbete samt företagshälsovård. Fattas beslut i oenighet kan facklig organisation begära förhandling enlig MBL 14. Begäran om förhandling skall ske senast 7 dagar efter justering. Deltagare: Kommunchef (ordf) Ledningsgrupp (de som tillhör Orsa kommun) Huvudskyddsombud och/eller ordförande för respektive arbetstagarorganisation repr företagshälsovård (adjungerad) Strävan skall vara att representationen mellan män och kvinnor skall vara jämn så långt förhållanden medger. Där det finns flera fackliga organisationer som organiserar samma yrkeskategorier kan med fördel samverkan ske i deltagande. Syftet är att antalet mötesdeltagare inte ska bli så stort att det hämmar dialogen.
Samverkansgruppens möte skall protokollföras samt justeras. I protokollet skall klart framgå vilka beslut som chefen har tagit. Protokollen skall, efter godkännande, publiceras på kommunens hemsida. 6 Övriga möten av betydelse inom samverkansorganisationen Verksamhetsmöten Verksamhetsmöten är en samlad beteckning på alla de möten som ligger på nivån under arbetsplatsträffen. Dessa möten är inte en formell del av samverkansavtalet. Frågor som tas upp på dessa möten är inte reglerade utan de kan vara de frågor som för dagen är viktig för en gruppmedlem/ar. Det är en viktig mötesnivå för att driva vardagsarbetet. Respektive chef fastställer i samverkan antal möten på respektive arbetsplats. Chefsinformation (informationsmöte) Minst 2 ggr/år Chefsinformation tar upp frågor om verksamheternas och den ekonomiska utveckling, personalfrågor samt arbetsmiljöfrågor. Mötet kan kombineras med föredrag i något aktuellt ämne. Deltagare: Alla chefer med personalansvar samt fackliga ordföranden. Uttryck Samverkan Beslut Beslut i samverkan Beredningsgrupp Samverkan ska genomföras så att alla deltagare kan känna att de fått ge sin mening och kunnat påverka beslutet. Har god samverkan skett ska alla kunna känna igen sig i beslutet. Den ende som fattar beslut i samverkansgruppen är respektive chef samt skyddsombudet i vissa situationer. Detta innebär att medarbetardeltagande ska ske tidigt i beslutsprocessen (från ax till limpa) och ha möjlighet att påverka beslutet. Om det inte är möjligt att fatta beslut på respektive nivå får inte frågan skickas till nästa nivå. Däremot kan man söka stöd från annan för att underlätta beslut. Kan ändå inte beslut tas så återstår förhandling enl MBL. En grupp som arbetar med en fråga som ska fördras i samverkansgrupp där beslut ska fattas. Beredningsgruppen ska arbeta utifrån riktlinjer från chef eller samverkansgrupp. Den kan ledas av chefen eller annan utsedd person. Arbetstagarorganisation Arbetstagarorganisation i samverkansöverenskommelsen är den organisation som kommunen har kollektivavtal med. Frågor som gäller övriga arbetstagarorganisationer hanteras enligt MBL. Informationsmöte Möte som i huvudsak går ut på att informera om tagna beslut, pågående verksamhet på egen och sido- eller överordnad nivå. Den kan också användas för att inhämta underlag för beslut. I
7 MBL 11-19-38 Beslutsmöte princip skall inga beslut fattas på dessa möten. Olika paragrafer i medbestämmandelagen. 11 handlar om arbetsgivarens skyldighet att förhandla före viktiga beslut eller förändringar. 19 handlar om att arbetsgivaren ska informera i god tid före det han tänker fatta beslut. Även informera om verksamhet, ekonomi och personalpolitik. 38 handlar om skyldigheten att förhandla med de fackliga innan den anlitar entreprenörer. Möte som i huvudsak syftar till att fatta beslut. Beredning av ärende skall/bör ske i annan beredningsgrupp, viss beredning kan ske under mötet. Chef för verksamheten fattar besluten. Exempel på frågor att tas upp vid arbetsplatsträff och samverkansgrupp. Återkoppling till tidigare möte Information från ledningsgrupper eller samverkansgrupper på högre nivå Systematiskt arbetsmiljöarbete, genomförda kontroller Hälsofrämjande Verksamhetens o Planering o Uppföljning Utvecklingsfrågor o Idéer o Beredningsgrupper för att arbeta med frågor och idéer. Löpande verksamhetsfrågor Kvalitetsfrågor (internkontroll) Ekonomi och budget Organisationsfrågor Lokalfrågor Personalfrågor o Rekrytering o Personalavgångar o Introduktion o Schemafrågor o Jämställdhet o Mångfald o Rehabilitering o Kompetensutveckling o Arbetsfördelning o Planerade ledigheter
8 o Löne- och avtalsfrågor Fackliga frågor Indelning av samverkansmöte (De med bock framför är exempel på åtgärder, frågor, innehåll) Del 1: Information Informationen skall vara ömsesidig ur arbetsgivar- och medarbetarperspektiv. Alla deltagare har ansvar att ge information och rapporter. 1.1 Allmän information Information angående händelser av större vikt på över/underordnande nivå. Information om nyheter och förändringar inom personalområdet, företagshälsovård och arbetsmiljö. 1.2 Specifik information för organisatoriska nivån Händelser av större vikt genomförda och kommande Pågående och kommande arbetsmiljö- och hälsofrågor Information som normalt skulle göras enl MBL 19 Information om arbete som beredningsgrupper arbetar med. Återredovisning av genomförande av beslutade åtgärder. Del 2: Arbete/Dialog Arbete som genomförs där samverkansgruppen även är beredningsgrupp Förberedelse till arbetsuppgifter till andra beredningsgrupper Svar på remisser M fl arbetsuppgifter Del 3: Beslut Beslut som tas vid mötet bör vara sådana som behandlats som information vid tidigare möten så att det finns möjlighet för deltagarna att förankra besluten. Endast enklare ärenden bör beslutas vid samma möte där det tas upp. Beslut för att formalisera beredningsgruppers slutförda arbete. Beslut inom som normalt tas efter MBL 11 Övriga beslut