Protokoll för den gemensamma styrgruppen den 22 februari 2017 Länsstyrelsen Västra Götaland, Göteborg, kl. 09.00-12.00. ande Ulrika Samuelsson, Länsstyrelsens Miljöskyddsavdelning Karin Lundborg, Länsstyrelsens Veterinär- och djurskyddsenhet Christina Marmolin, Skara/Skaraborgs kommunalförbund Daniel Eek, Göteborgs Stad Agneta Sander, Borås Stad/Sjuhärads kommunalförbund Stefan Andersson, Varbergs miljöförvaltning/miljösamverkan Halland Övriga Maria Andersson, projektledare Miljösamverkan Västra Götaland Anna Malmros, projektledare Miljösamverkan Västra Götaland Beatha Björkgren, projektledare Miljösamverkan Västra Götaland Ej närvarande Maria Bylund, Sotenäs, Munkedal och Lysekil/Fyrbodals kommunalförbund (beslutande) Teres Heidermark, Miljösamverkan Halland Monique Wannding, Länsstyrelsen Västra Götalands miljöskyddsavdelning, enheten miljöoch klimatsamverkan Malin Årebäck, Länsstyrelsen Västra Götalands miljöskyddsavdelning, enheten för miljötillsyn 1. Fastställande av dagordning och utseende av justeringsman Med kallelsen utsänd dagordning fastställs efter tillägg med punkterna information om Tillsynsportalen Väst och rekrytering under Övriga frågor. Stefan Andersson utses att jämte ordföranden justera protokollet. 2. Presentationsrunda Beatha Björkgren kommer ersätta Maria Nylén i miljösamverkan. 1
3. VP-enkäten 2018-2019 Genomgång av förslag till VP-enkät som ska skickas till alla miljökontor och länsstyrelser som underlag för beslut om verksamhetsplan 2018-2019. Miljösamverkan har fått in 57 projektförslag. Beredningsgruppen har utifrån ett antal kriterier sållat bland dessa eftersom alla inte kan tas med i VP-enkäten. Alla borttagna projekt har fått en motivering. Uppgiften för den gemensamma styrgruppen är att se över om förslaget till VP-enkät ser bra ut och om det är något projekt som den gemensamma styrgruppen vill lyfta med i VP-enkäten från listan med bortvalda projekt. Den gemensamma projektgruppen diskuterade enkäten. Förslaget Nätverk för lokalt och regionalt miljömålsarbete ska lyftas med i VPenkäten men behöver specificeras och få ett tydligare tillsynsfokus. Projektförslaget Dricksvatten- teknik, vattenverk, kontroll som var med för omprövning lyfts bort från enkäten med hänvisning till att SLV har liknande projekt på gång. Miljösamverkan fick in tre projektförslag om kosttillskott. Styrgruppen diskuterar vad för sorts projekt som behövs för tillsynen inom området som helhet. Det är mer relevant med en mer övergripande inriktning om kontroll på verksamheter som säljer kosttillskott och liknande livsmedel. Projektledarna får i uppdrag att ta fram ett sådant projektförslag tillsammans med Daniel Eek, Karin Lundborg och Beatha Björkgren. Projektförslagen Kontroll av kosttillskott på hemsidor och E-handel slås ihop och få inriktningen livsmedel som säljs via e-handel. Projektförslaget Tillsynsvägledning enligt Tobakslagen bör helst omfatta alla delar i Tobakslagen som en miljömyndighet kan ha som tillsynsområde. Projektledarna hör med Social Hållbarhet på Länsstyrelsen hur en avgränsning av projektet görs på bästa sätt. Övriga projektförslag tas med i VP-enkäten enligt konceptet. En fundering av mer allmän karaktär som kom upp var om vi når det vill i miljösamverkan genom att köra den typen av projekt som presenteras i förslaget till VP-enkät. Behöver inspektörerna/handläggarna någon annan form av stöd för att kunna göra sitt arbete? Vi tar med oss diskussionen till punkt 4. på dagordningen. Den gemensamma styrgruppen uppdrar åt projektledarna att färdigställa VP-enkäten utifrån de synpunkter som framkommit i diskussionen ovan. Enkäten skickas ut till Miljösamverkans kontaktpersoner på miljökontor och länsstyrelser. 2
4. Utbildningar Kommunikation & bemötande Projektledarna redogjorde för omgångarna 2016 (utvärderingarna) och upphandlingen av Kommunikation & bemötande utbildningen. Positiva utvärderingar från 2016 och det är fortsatt stor efterfråga på utbildningen. Nytt från förra året är att det ges intyg efter genomförd utbildning med närvaro alla tre dagarna. Fortsättningsvis kommer vi att rekommendera deltagarna att de ska ha arbetserfarenhet innan de går utbildningen. Upphandlingen som har gjorts gäller 2 år med möjlighet till förlängning 1+1 år samt två utbildningstillfällen per år med möjlighet till ytterligare två, dvs fyra omgångar totalt per år. Den gemensamma styrgruppen är nöjd med utfallet och upphandlingen. Den gemensamma styrgruppen diskuterade hur vi ska göra för att få ökad effekt av utbildningen. Det är bra om chefer också går utbildningen, något modifierad, för att kunna stötta medarbetarna. Ett förslag är att ett av chefssamverkans chefsmöten kan användas till en sådan utbildning. Feedbackutbildning Projektledarna fick 2016 i uppdrag av den gemensamma styrgruppen att anordna en feedbackutbildning under 2017. Bakgrunden till uppdraget var att det har eftersökts en fördjupning eller fortsättning på Kommunikation & bemötande. I bland annat Varberg har hela miljöförvaltningen gått en feedbackutbildning med goda resultat. Arbetet har fortsatt under sex år och har lett till ett systematiserat feedbackarbete på arbetsplatsen. Utbildningen var i grunden en heldag med teori och övningar samt därefter kortare uppföljningar. Den gemensamma styrgruppen diskuterade utbildningens syfte, vad vi vill att den ska ge och målgrupp. Den gemensamma styrgruppen var överens om att miljösamverkans roll inte att tillgodose att varje arbetsplats får feedbackutbildningen. Däremot kan arbetsplatserna nås genom att adressera cheferna, t.ex. genom en utbildning eller ett pass på någon chefsträff. Feedbackutbildningen ska vara en fortsättningsutbildning till Kommunikation & bemötande men med tydligare inriktning och tillämpning. En referensgrupp behövs för fortsatt arbetet med utbildningen. Den gemensamma styrgruppen beslutar att feedbackutbildningen ska vara en påbyggnad/fortsättningsutbildning till Kommunikation & bemötande. Målgruppen är enskilda individer, inte arbetsplatser, och det ska vara en utbildningsdag. Den gemensamma styrgruppen föreslår chefssamverkan att en chefsträff skulle kunna hållas som en Kommunikation & bemötandeutbildning för chefer samt att ta med feedback som ett tema/pass/utbildning på vårens chefsmöte 2018. 3
Den gemensamma styrgruppen beslutar att ge Stefan Andersson i uppdrag att tillsammans med ytterligare ett par miljöchefer vara referens till arbetet med att ta fram och utvärdera feedbackutbildningen. 5. Turordningslista faddrar för projekten Vi har ett projekt kvar i år, Fordonstvättar, som behöver faddrar från respektive styrgrupp. För att på ett enklare sätt fördela projekten framöver föreslås att vi bestämmer faddrar för samtliga projekt för nästkommande år i samband med att VPn beslutas på de enskilda styrgruppsmötena i juni. Den gemensamma styrgruppen utser Christina Marmolin som faddrer för projektet Fordonstvättar. Stefan Andersson återkommer med vem som är fadder från Miljösamverkan Halland*. Den gemensamma styrgruppen beslutar att framöver bestämma faddrar för samtliga projekt i samband med att VPn beslutas på de enskilda styrgruppsmötena i juni. * Tillägg efter det gemensamma styrgruppsmötet: Stefan Andersson är fadder för projektet från Miljösamverkan Halland. 6. Faddrarnas roll - Det önskade läget i projekten En fadder är en styrgruppsmedlem som har fått delegation från sin styrgrupp att granska projektplaner och slutrapporter. Faddersystemet kom till efter samarbetet mellan Miljösamverkan Halland och Miljösamverkan Västra Götaland. För varje projekt i miljösamverkan är det vanligtvis en fadder från Hallands respektive Västra Götalands styrgrupp. Vad som är fadderns roll står skrivet i respektive Styrdokument. På mötet diskuterades fadderns roll. Det som är nytt är att vi försöker arbeta in Det önskade läget, miljösamverkans vision och värdegrund, i projektplanerna. En annan fundering som kom upp är om faddern ska styra projektet mot att projektet ska uppnå effekt. Den gemensamma styrgruppen beslutar att det ska framgå i projektplanens syfte hur projektet ska bidra till Det önskade läget. Vidare ska det samma arbetas in i projektbeskrivningen i VPn. Den gemensamma styrgruppen beslutar att fortsätta diskussionen på nästa möte den 12 maj. 4
7. Mötesplats Goda exempel 2017 Presentation av hur långt projektgruppen Mötesplats Goda exempel 2017 (MGE 2017) har kommit hittills. Maria presenterar vad projektgruppen Mötesplats Goda exempel 2017 har diskuterat hittills kring syfte, röd tråd, målgrupp, lokal, kostnader och arbetet framåt. En fråga till styrgruppen är huruvida projektet ska ha faddrar eller om frågor ska tas med hela den gemensamma styrgruppen. Samtliga är överens om att det är mest lämpligt att ta upp Mötesplats Goda exempel 2017 på varje möte med den gemensamma styrgruppen. Den gemensamma styrgruppen vill skicka med till projektgruppen att vi ska uppnå samma känsla som förra gången och det är viktigt med bra inlednings- och avslutningstalare. Vidare kan de parallella passen vara kortare om innehållet inte kräver längre tid. Det är också viktigt att andra regionala miljösamverkan och SKL ska bjudas in till MGE 2017. Projektgruppen borde också fundera på hur chefer ska lockas till MGE. Kanske ha riktade pass till chefer men som är öppna för alla. Den gemensamma styrgruppen beslutar att kostnader för kommunikatör i MGE 2017 tas på miljösamverkans allmänna budget och delas mellan Västra Götaland och Halland. Den gemensamma styrgruppen beslutar att inga faddrar behövs till projektet. Den gemensamma styrgruppen vill ha information i projektet om det händer något speciellt och vid planerade möte för den gemensamma styrgruppen. 8. Övrigt Chefsträff i Trollhättan den 28 april Alla sprider datumet till kollegor på kommunerna i sin delregion. Den gemensamma styrgruppen för fram att datumen för chefsmötena bör planeras tidigare. Den gemensamma styrgruppen tycker det är bra om chefsamverkan kommer med förslag till datum tillsammans med värden och att dessa stäms av med styrgrupperna innan datum spikas. Förutom att skicka en inbjudan är det även bra att även skicka en bokning i outlook till cheferna. Tillsynsportalen Väst Kort information om vad som händer i Tillsynsportalen Väst: nästan alla handläggare som ska ha tillgång i Västra Götaland har bjudits in. Vi ska även bjuda in Hallands handläggare. Den gemensamma styrgruppen skickar med till projektgruppen för MGE 2017 att fundera på hur vi får med Tillsynsportalen i MGE. 5
Rekrytering Det upplevs svårt att rekrytera inspektörer med kompetens samt att behålla personal. Den gemensamma styrgruppen diskuterar frågan och slutligen skickas frågan med till projektgruppen för MGE 2017. Kanske kan ha med ett pass om stolthet i yrket på MGE? Ett annat förslag att lyfta detta till högskolegruppen och att de ska arbete bredare med sitt uppdrag. Ulrika Samuelsson ordförande Stefan Andersson justerande Anna Malmros sekreterare 6