EFS Västerbotten Protokoll ST Styrelse 2012-11-17 EFS Skellefteå Närvarande: Astrid Sjöström, ordf Johan Andersson Ulf Andersson 162-178 Marianne Berglund Cathrine Eiderhäll Håkan Holmlund Roger Lidman Karin Paulsson Gunilla Stenberg Frånvarande: Åke Hägglund Anita Lundqvist Roland Wiklund Adjungerade: Monica Andersson, pch Eva S Bäckström, ech Kristoffer Hedman, df Herbert Lundberg 162-166 Inledning och öppnande Val av protokolljusterare Val av protokollsekreterare Godkännande av dagordningen EFS Västerbottens valberednings ordförande 162 Roger inleder med en tänkvärd sångtext och bön. Ordföranden förklarar sammanträdet öppnat och hälsar alla välkomna till styrelsesammanträde. 163 att välja Marianne Berglund och Håkan Holmlund att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 164 att välja Eva S Bäckström till dagens sekreterare. 165 Föredragningslistan godkänns med följande tillägg: - Ideologisk fråga Byggplats EFS flyttas till rapport - Redovisning av framtagning av Krisplaner utgår - Rådslag hösten 2013 166 Herbert Lundberg, ordförande i valberedning för EFS Västerbotten, har önskat att få träffa styrelsen inför sitt uppdrag. På uppmaning av Herbert beskriver samtliga närvarande ledamöter hur man upplever sitt uppdrag som ledamot i EFS Västerbottens styrelse och vad man brinner för. Han uppmanar de som står i tur att avgå, att de ska tänka på om de
vill ställa upp för omval så de kan ge ett direkt svar när frågan kommer från valberedningen. Herbert menar också att i en styrelse behövs olika kompetenser, nytt blod som motvikt till erfarna, en spridning i ålder och kön, en geografisk spridning samt representanter både från små och stora föreningar. De senaste åren har verkligheten varit att antalet valbara ledamöter överensstämt med det antal personer som ska väljas, eftersom det inte funnits fler ledamöter som haft möjlighet att ställa upp för val. På fråga om det är styrelsens vilja att valbara personer ska överensstämma med antalet valbara platser så svarar styrelsen att man gärna ser att det finns fler att välja på än valbara platser, helst ytterligare två personer. De frågor som just nu ligger på styrelsens bord är efterarbetet av genomlysningen som gjordes 2011, framför allt frågor kring organisation och resursanvändning. Andra frågor är relationen till svenska kyrkan med anledning av kyrkans ekonomi och strukturutredning och samarbetskyrkornas verklighet, samt kommunikationen mellan EFS Västerbottens ledning och alla föreningar om vår distriktsgemensamma verksamhet. Herbert Lundberg tackar för samtalet. Föregående protokoll ST 120928-29 167 att lägga protokollet till handlingarna. IDEOLOGI/SAMTAL/DAGENS ÄMNE Organisationen av EFS Västerbotten 168 Df redogör för organisationsgruppens fortsatta arbete med hur organisationen av EFS Västerbotten ska se ut. Hur lyfter vi verksamhetsfrågorna? Ett VUR föreslås i stället för dagens två. VUR har hand om frågor som rör hela EFS Västerbottens verksamhet som barn-, ungdoms- och vuxenverksamhet, strategiska frågor, ansökningar ur Offensiva fonden, programförklaring, verksamhetsberättelse etc. Ett nytt utskott AU (arbetsutskott) föreslås i stället för PAU och EFU. AU bereder alla frågor som ska till styrelsen. Utskottet ska sålla vilka frågor som är klara för styrelsen och vilka som behöver beredas ytterligare. AU ska arbeta för att det ska bli ett bra flöde i frågor till styrelsen och i relation till övriga råd och arbetsgrupper, vilket innebär ett tydligare schema över när utskott, råd och arbetsgrupper träffas. AU bör träffas varje månad och bestå av 3-4 ledamöter, 1-2 tjänstemän och 2-3 styrelseledamöter. Organisationsgruppen kommer att fortsätta med det tidigare påbörjade dokumentet och fördela distriktets uppdragspunkter till de olika utskotten/råden, df och ledningsgrupp (delvis på delegation). AU har
också uppdraget att se till att handlingsplanen sammanställs och att en uppföljning och utvärdering av handlingsplanen och verksamheten görs årligen. AU kommer också att ha det övergripande ansvaret för arbetsgivarfrågor. Styrelsen kommenterar rapporten och menar att för att få ett fungerande AU ska det bestå av ett fåtal ledamöter och att vid behov adjungeras övriga personer. Det är viktigt att lägga befogenheter på VUR, höja statusen. Vision och strategi bör i huvudsak ligga på styrelsen och det operativa arbetet i utskott, råd och arbetsgrupper. Delaktighet och demokrati stärks genom att utskottens/rådens roll förstärks genom ökade befogenheter. Det är också viktigt med balans i det operativa arbetet och i visioner och strategier. att ge arbetsgruppen uppgiften att färdigställa påbörjat förslaget med beaktande av dagens samtal att df redogör och förankrar förslaget hos personalen på kansliet att arbetsgruppen föreslår tidpunkt när den nya organisationen ska sjösättas att PAU bearbetar förslaget till sammanträdet 10 januari 2013 inför styrelsens januarisammanträde. Mottagande av uppsägning Sara Pettersson Lägerarvode PAU 180/2012 169 Styrelsen mottar uppsägningen från Sara Pettersson, diakoniassistent i Sörböle kyrka, och uttrycker tacksamhet för den tid som Sara har varit anställd av EFS Västerbotten. 170 EFS är en ideell organisation och arbetet inom EFS bygger till väldigt stor del på att frivilliga ställer sin tid till förfogande, utan ekonomisk ersättning. Det kan dock uppkomma situationer där det är svårt att få en viss arbetsuppgift utförd utan någon form av arvodering. Genomlysningen av EFS Västerbotten som gjordes hösten 2011 uppmärksammade resursanvändandet inom distriktet och ett samtal har förts om att ta bort/ändra frivilligarvodet inom EFS Västerbotten. PAU konstaterar att ärendet om arvode eller inte, är av både ideologisk och ekonomisk art, och behöver bearbetas ytterliggare innan beslut kan tas. att ärendet återkommer hösten 2013 PM intern valberedning 171 Pch presenterar utsänt förslag till PM för EFS Västerbottens interna valberedning. Några justeringar görs.
PAU 181/2012 Intern valberedning PAU 182/2012 Föreningskontakt Offensiva Fonden ST 147/12 EFU 63/2012 att fastställa PM för intern valberedning enligt förslaget 172 Styrelsen har att välja en intern valberedning till nomineringsarbetet inför konstituerande sammanträdet 27 april 2013. att välja Marianne Berglund och Åke Hägglund till intern valberedning. 173 Styrelsen konstaterar att ingen samtalsmanual eller telefonlista med fördelning av föreningar per ledamot, finns till dagens sammanträde. Df uppdras att skicka ut materialet till samtliga ledamöter när det framställts. 174 Styrelsen har gett EFU i uppdrag att se över möjligheten att avsätta ytterliggare 50 000 kr till Offensiva fonden för 2013 att ge förslag på en långsiktig fördelningsprincip mellan macro- och microbidrag from 2013. att en microdel på 50 000 kr ska finnas tillgänglig även för 2013 att df får i uppdrag att se över hur vi på bästa sätt kan minimera effekterna av förslaget att den långsiktiga fördelningen av Offensiva fonden ska vara 10% av den budgeterade volymen för Offensiva fonden, dock max 50 000 kr på microsatsningar och resterande summa på macrosatsningar. att fördelningen gäller från år 2014 och framåt Ansökan Offensiva Fonden Mobackenkyrkan Ansökan Offensiva Fonden Grisbackakyrkan 175 Styrelsen har tagit del av en projektansökan från Mobackenkyrkan med projektnamn Mötesplats, samt förslag till beslut från PAU och EFU. att inte tillskjuta medel till projektet utifrån nuvarande budgetsituation. 176 Styrelsen har tagit del av en projektansökan från Grisbackakyrkan med projektnamn Synliggöra, samt förslag till beslut från PAU och EFU. att inte tillskjuta medel till projektet utifrån nuvarande budgetsituation. 177 Gåvomedelsrapport Ech meddelar att under oktober månad har glädjande 618 000 kr
EFU 67/2012 skickats in från föreningar och 23 000 kr från enskilda givare. Totalt insamlade gåvor på 10 månader är drygt 5,4 miljoner kronor till EFS Västerbottens arbete. Det betyder att EFS Västerbotten hämtat in något av gåvomedelsunderskottet men ligger fortfarande 264 tkr under budget för 10 månader. Prognos 2012 EFU 45/12 178 Ech föredrar en prognos som är baserad på utfallet för 2012-09-30 samt på en beräkning för sista kvartalet. Trots bättre utfall på gåvomedel i oktober månad beräknas gåvomedelsmålet för hela året till 7,7 miljoner kr, dvs 400 tkr under budget. Lägre personalkostnader än budgeterat gör att resultatet beräknas till -82 tkr. EFU konstaterar att uttaget ur kassakistan är i stort sett i paritet med budget, ca 1,2 miljoner kr. Budgetinriktning 2014 EFU 61/2012 179 Ech redogör för förutsättningarna till budgetintriktning 2014 samt för EFUs förslag till styrelsen. Styrelsen för ett längre samtal om inriktningen som ligger till underlag för den budget som ska föreslås årsmötet samt om offensiva satsningar och distriktets överlikviditet. att gåvomedelsnivån ska läggas på 8,1 miljoner kr att uttag ur Offensiva fonden får göras med upp till 700 tkr att uttag ur distriktets överlikviditet får göras med upp till 1 miljon kr. Rapport om breddat ägande i Din Bok i Umeå AB 180 Ech återger (se protokollsutdrag nedan), förslag till beslut i Umeå kyrkliga samfällighets AU samt beslut i kyrkonämnden. AU 121010 Meddelas att EFS i Västerbotten avser kvarstå som ägare av minst 50 % av aktiekapitalet. Arbetsutskottet är generellt tveksam till ett ägande av bokhandeln, eftersom handeln av böcker i allt högre grad sker via internet. Därutöver finns oklarheter till möjligheten för kyrkan att i framtiden bedriva kommersiell verksamhet, med anledning av en pågående utredning inom rikskyrkan, vilken blir klar under våren 2013. Arbetsutskottet föreslår kyrkonämnden trots redovisade tveksamheter att samfälligheten antar erbjudandet från EFS i Västerbotten om att köpa 40 % av aktiekapitalet i bokhandeln Din Bok.
KN 121023 Kyrkonämnden bifaller förslaget. Sören Olsson deltar inte i handläggningen av ärendet på grund av jäv. Nya CFUdelrapport 181 Df redogör för delrapporten från CFU och Berne Persliden som skickats till styrelsen. Till df har inkommit ytterligare material inför träff i januari 2013. Materialet består av en förteckning på 16 möjliga projekt att arbeta vidare med i CFU. Projekt som på olika sätt kopplar samman EFS rörelsen, föreningar, distrikt, riks och våra folkhögskolor. Rapport Byggplats 182 Df rapporterar från Byggplats EFS där ungdomar från varje distrikt, distriktskonsulenter och representanter från Salt- och EFS styrelser samt ledningsgruppen träffats på en gemensam plattform. En utmaning för Salt och EFS är att arbeta med ledarutveckling och att få en smidig övergång för ungdomarna från Salt till EFS. Det är viktigt att lyssna in ungdomar för ett framtida EFS och samtidigt delge unga EFS rörelsens historia och identitet, att detta är det vi har med oss från förr att använda som ett avstamp in i framtiden. En del av dagen användes till s.k. Open Space, samtalsgrupper som skapades av de närvarande vilket utmynnade i förslag till styrelser och eventuellt också till EFS årsmöte samt att ta med sig till sitt eget sammanhang. Rapport från Ung musik i kyrkan 183 Df rapporterar om projektet Ung musik i kyrkan som avlutas 2012, ett projekt i samarbete med EFS Norrbotten, Luleå Stift och Sensus Norra Norrland. Projektet har gett stöd till att ge ungdomars musik plats i kyrkan i några EFS-sammanhang, men har framför allt nått församlingar i inlandet. Styrgruppen för projektet tror att en förlängning av projektet skulle bidra till större långsiktigt genomslag kring Ung musik i kyrkan. Stiftet önskar att även EFS Västerbotten ska finnas med i en tvåårig förlängning av projektet och EFS Västerbottens ledningsgruppen har beviljat 25 000 kr per år till detta under förutsättningen att Stiftsstyrelsen beslutar om en fortsättning av projektet. Rapport från Idéelt Forums idédagar 184 Df redogör för en skriven rapport från idédagarna i Västra Frölunda. Df önskar att EFS Västerbottens styrelse årligen ska skicka ett par
ledamöter till dessa idédagar. Rapport från samarbetsrådet EFS- Luleå stift Rapport distriktsarbete ledningsgruppen 185 Ordförande redogör för höstterminens träff i samarbetsrådet EFS-Luleå Stift. 186 Df redogör för Livsväg norr (mötesplats för folk mellan 20-35 år), rekryteringar till lediga tjänster samt för kommande medarbetardagar i januari. Sammanställning av genomlysningen ST 140/2012 187 Sammanställningen av det efterarbete som görs till följd av genomlysningen ska uppdateras inför varje styrelsemöte och finnas med som rapportpunkt om inga beslutsförslag föreligger. Ordf meddelar att dokumentet är oförändrat mot senaste genomgången. Ordf uppmanas att datera dokumentet. Rapport riksarbete 188 Df rapporterar från ledningsgruppen på riksplanet. Det har framkommit önskemål om kontinuerliga träffar för präster. Meddelas att det finns stor osäkerhet när det gäller fortsättningen på nuvarande prästutbildning på Johannelund. Svenska kyrkan vill endast ha ett gemensamt utbildningscenter med avslutande utbildning. Johannelund har idag en integrerad prästexamen men kan alltså förlora den och i så fall återstår endast teologiutbildning. 189 Utsända protokoll Datum Kommentar ST 120928-29 PAU 121025, 120928 EFU 121106 VUR-s 121025 VUR-n 120917 Klippenkamraterna Årsmöte Verks. ber. 121006 2011-2012 Bibelfjäll 120917 styrgrupp IR 120927
KR 120927 Salt 121006 Samarb råd 12 1107 att lägga protokollen till handlingarna. Bibelfjäll 190 Df rapporterar från det pågående utvecklingsarbetet kring Bibelfjäll och de samtal som förs med Solviks och Strömbäcks folkhögskolor. att uttrycka sin tydliga önskan att Solvik och Strömbäck ska vara vår samverkanspart när det gäller folkhögskoledelen för bibelskolan Bibelfjäll, när Lidingö utbildningscenter lämnar uppdraget att EFS Västerbottens representanter uppdras att framföra detta vid respektive skolas huvudmannamöte Övriga frågor 191 I takt med att gåvomedel till EFS Västerbottens arbete inte följer kostnadsutvecklingen och vår överlikviditet används i den löpande verksamheten, en lösning på kort sikt, uppkommer frågan om vår solidariska gåvomedelspolitik bör lämna plats för ett annat arbetssätt. Till frågan hör också vårt beroende av det ekonomiska tillskott EFS Västerbotten får från föreningar i samarbetskyrkorna. Ledningsgruppen föreslår att storsamlingarna hösten 2013 får ersättas med ett rådslag om EFS Västerbottens ekonomi. Styrelsen godkänner förslaget och konstaterar att ett formellt beslut tas vid nästa styrelsesammanträde i januari 2013. Avslutning 192 Ordförande tackar styrelsevärd Roger Lidman för dagens insatser. Df avslutar med bibelord och bön. Dag som ovan Eva S Bäckström Sekreterare Astrid Sjöström Marianne Berglund Håkan Holmlund ordförande justerare justerare