Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr 7-2016 Onsdag 7 december 2016, kl.18.30 Idrottens Hus, Skövde Närvarande Ledamöter Suppleanter Verksamhetsledare Kanslist Agneta Berlin Johan Larsson Johan Törnroth Björn Öberg Filip Karlsson Pontus Karlsson Magnus Sundmark Nina Olsson Frånvarande Ledamöter Konsulent Morgan Bodin Fredrik Plumppu Charlotte Österman Bertil Åkesson 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av ordförande Agneta kl. 18.40. 2 Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare 4 Föregående protokoll att utse Johan L till protokolljusterare. Föregående mötesprotokoll läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Ledar- och funktionärsläget 6 UngOteket Göran Frisk från valberedningen informerar styrelsen om det nuvarande läget kring ledare och funktionärer. Presentation Hanna Jansson Hanna Jansson, som är nyanställd som projektledare för UngOteket, presenterar sig. 1
Läget just nu 7 Sammankomster Magnus och Hanna informerar styrelsen om läget med projektet. Det finns planer på att vidareutveckla UngOteket med bland annat en ny grafisk profil och en bättre hemsida. Hanna kommer att få en kontorsplats i Idrottens Hus i januari 2017. Åsa Bogren (tävlandes för IF Hagen) arbetar på Sisu och kommer finnas som operativt stöd till projektet. VOF-tour Magnus informerar om att flera VOF-projekt såsom VOJS, UngOteket och Hitta Ut presenteras för distriktets föreningar under diverse träffar (bl.a. Skaraborgsklubbarnas möte, Sjuhäradsklubbarnas möte, USM-träff, SAKO-möte, kretsmöten m.fl.). Ordförandekonferens Agneta redogör för det som togs upp under höstens ordförandekonferens. SOFT presenterade mycket information, men många deltagare var besvikna över att det inte fanns mer utrymme för gemensamma diskussioner under konferensen. SOFT vill komma och träffa så många föreningar som möjligt, i och med Idrottslyftet och målet för 2025. SDF-träffar Agneta redogör för den senaste SDF-träffen i Vara. Stort fokus låg på att informera om strategin inför det nyuppsatta målet Svensk idrott, världens bästa år 2025. Målet innebär bland annat att idrott ska vara tillgänglig för alla, vara jämställd och att det ska finnas medlemskap som engagerar. 20 april är det årsstämma i Alingsås, för sex stycken möten samtidigt. Utbildningshelgen 4-5 februari 2017 Magnus informerar att programmet för utbildningshelgen 2017 är klart och ligger uppe på hemsidan. Utbildningshelgen kommer att marknadsföras löpande i sociala medier. Årsmöte 2017 VOF:s årsmöte 2017 blir som tidigare fastlagt onsdag 8 mars i Vara. Magnus meddelar att kallelsen har skickats ut till föreningarna. Kallelsen finns även att läsa på hemsidan. Styrelsen har som förslag att ändra en del punkter i förbundets stadgar. 2
8 Rapporter att ge Magnus i uppdrag att bereda frågan kring ändringar i stadgarna. Sedan går AU igenom förslaget innan det tas upp på nästa styrelsemöte. Därefter är det årsmötets uppgift att rösta om förslaget. Ungdomskommittén Pontus och Filip rapporterar att USM-truppen hade en trevlig avslutningshelg i Mullsjö och att även ledarna för truppen har haft en avslutningsträff. Fem ledare har valt att sluta inför 2017 och de kvarvarande ledarna söker nu efter nya personer som vill vara med och leda USM-truppen det kommande året. Johan L rapporterar att ledarna för nästa års O-CAMP har haft upptaktsträff. Även denna gång tillhör några av ledarna andra distrikt (Småland och Göteborg), vilket styrelsen ser som något positivt eftersom det främjar samverkan mellan distrikten. Nästa ledarträff är i samband med utbildningshelgen i Vara. Magnus rapporterar om läget inför 2017 års konfirmationsläger i VOF:s regi. I samband med O-Event hade konfirmationsledarna en upptaktsträff. Eftersom det är många nya ledare i år har Adam Fredén lovat att stötta ledarna inför lägret. De nya ledarna är: Josefine Kristiansson (Trollhättans SOK), Erik Widmark (IF Hagen), Filip Södervall (IK Gandvik), Filip Grahn (Hestra IF) och Moa Svensson (IKHP). Vissa ledare kommer vara borta i samband med Jukola, men det finns många reserver som kan hoppa in. 29 deltagare är anmälda till lägret som kommer att hållas i Tiarp, utanför Falköping. VOF kommer att arrangera en resa till DalaDubbeln även det kommande året. Den preliminära planen är att resan kommer att fungera på liknande sätt som årets resa. Tävlingskommittén Magnus rapporterar från tävlingskommitténs senaste möte: Det blir arrangemangsträffar på kvällstid till våren. Tävlingskommittén arbetar med en långtidsplan för DM-tävlingarna (från 2019 och framåt). Vissa små justeringar kommer att göras i Västgötamodellen nu i vinter. Det finns många intressanta utbildningar med anknytning till tävlingsarrangemang under den kommande utbildningshelgen. Magnus visar statistik över tävlandet i distriktet, filtrerat på bland annat antal tävlingar per år och per distans, antalet anmälda, deltagarnsnitt per tävling samt anmälningar till DM. 3
Kartkommittén Magnus rapporterar att kartkommittén jobbar på att uppdatera kartdatabasen för distriktet, där tanken är att O-Maps ska användas för att lägga upp kartor online. Personal/kansli Magnus och Nina diskuterar kansliets ledighet över jul och nyår. Vissa investeringar är nödvändiga för personalen. Ninas dator är i behov av att bytas ut, förslagsvis till en bärbar variant. Som ny projektanställd behöver Hanna en datorskärm. Dessutom finns förslag om att ta fram nya profilplagg till förbundets personal och vissa funktionärer. Pikétröjor anses lämpliga. Under 2017 kommer VOF:s anställda få nya mailadresser i och med att SOFT tar fram nya adresser. Formatet kommer att bli förnamn.efternamn@orientering.se. Anställningsläget i förbundet ser ut som följande: Från årsskiftet ökas Nina tjänst till 45 procent. Hannas tjänst som projektledare kommer att ligga på 75 procent (prel. t.o.m. juni 2019). Bertil är fortfarande fast anställd som konsulent på 50 procent. Magnus är fortfarande anställd som verksamhetsledare på 100 procent. att godkänna rapporten om anställningsläget. 9 Styrelsens utvecklingsarbete 10 Projekt m.m. Styrelsen diskuterar verksamhetsplanen som behöver skrivas klart inför årsmötet. Förslag finns om att inkludera strategin inför år 2025 med Svensk idrott, världens bästa för information. att ge Magnus i uppdrag att ta fram ett förslag på verksamhetsplan där strategin inför år 2025 finns inkluderad. att diskutera vidare kring verksamhetsplanen under nästa styrelsemöte. Hitta Ut Magnus presenterar en översikt av läget hos de orter som i nuläget har Hitta Ut: Borås kör på enligt plan. Skövde kommer att byta huvudman för projektet. Alingsås är nöjda med sitt första år som Hitta Ut-ort. Mark är i behov av en ny projektledare. 4
11 Ekonomi Dessutom går styrelsen igenom läget hos de orter som är intresserade av att starta upp Hitta Ut: Trollhättan har fattat ett beslut om att införa Hitta Ut. Vårgårda för samtal med kommunen om att starta ett projekt. Falköping har visat intresse. Även Mariestad och Lidköping har visat visst intresse. Team Sportia League Programmet för TSL 2017 är spikat. Inför 2018 finns förslag om att göra ett upplägg som baseras helt på DM-tävlingarna. Nytt avtal ska sättas upp med Team Sportia, mer om detta på kommande möten. VOJS Magnus informerar att det nya projektet VOJS har fått positiv respons från såväl juniorer som ledare. En upptaktsträff skedde i samband med USM-avslutningen. Under utbildningshelgen kommer en planering för 2017 att presenteras. Arrangemangsutveckling Ett möte kring U10mila är på gång. Nina ger styrelsen en uppdatering på förbundets ekonomiska läge med en prognos för resultatet 2016 samt ett första utkast till budgetförslag för 2017. Förslag finns om att flytta kretstränarprojektet till VOJS inför 2017 års budget. Styrelsen diskuterar även de investeringar som behöver göras (enligt 8). att ge Nina i uppdrag att flytta kretstränarprojektet till VOJS inför 2017 års budget. att ge kansliet i uppdrag att investera i två stycken nya datorskärmar, en ny dator till Nina samt lämpliga profilplagg. Elitstöd Endast en ansökan har inkommit om elitstöd. Den avser Elias Bäcklund-Ekvall, Trollhättans SOK, och gäller 2000 kr. att bevilja stödet för 2000 kr till Trollhättans SOK, under förutsättning att korrekt underlag bifogas ansökan. 5
12 PR & Media Årsavgifter 2017 Magnus har skickat en förfrågan till SOFT för att få underlaget till beräkning av årsavgifter. VIF-anslag Gällande fördelningen av VIF-anslag så har Göteborgs OF till slut lämnat respons och de är positivt inställda till förslaget som tagits fram. Magnus har även gjort en justering i form av en tröghetsreglering som innebär att endast 20 procent påverkas av det nuvarande årets underlag och resterande 80 procent baseras på föregående år. att Magnus skickar det nya förslaget på VIF-anslag till GOF och BDOF. att godkänna den ekonomiska rapporten. Hemsidan Nina kommer fortsättningsvis att bistå ungdomskommittén med hjälp att lägga upp artiklar och kortare notiser på VOF:s hemsida. Ungdomsledarna uppmanas att ta hjälp av Nina. Nyhetsbrev 604 personer fick det senaste nyhetsbrevet från VOF och 360 personer har öppnat brevet. Det är liknande som vid föregående möte. Facebook 533 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med fem personer sedan förra mötet. Twitter 85 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med en person sedan förra mötet. Instagram 157 personer följer i dagsläget förbundets Instagramkonto. Det är en ökning med sex personer sedan förra mötet. 6
13 Skrivelser att behandla 14 Övriga frågor Nominering styrelse VOF har fått i uppdrag att nominera en kandidat till den nybildade styrelsen som uppkommit genom sammanslagningen av Västra Götalands Idrottsförbud och SISU Idrottsutbildarna Västra Götaland. Carl-Erik Johnson från Borås innehar en post i den styrelse som finns i nuläget och han kan tänka sig att bli omvald. att nominera Carl-Erik Johnson till den nya styrelsen och Nina får därför i uppdrag att höra med Carl-Erik om han vill anta nomineringen. Skogssportens Gynnare Skogssportens Gynnare finns till för att stötta svensk orientering med bland annat stipendier. De uppmanar nu folk att bli medlemmar och söker gärna en ambassadör från distriktet. att kansliet ska informera om rollen som distriktsambassadör för Skogssportens Gynnare under årsmötet den 8 mars. Utmärkelser Styrelsen diskuterar de nuvarande regler som finns kring de utmärkelser som förbundet delar ut. att föreningar som är anslutna till förbundet och fyller 100 år ska föräras med en sköld i trämaterial. att ge Nina i uppdrag att ta fram ett förslag på ny mall för förbundets utdelning av utmärkelser. O-Ringen 202X Destinationsbolaget Next Skövde och skaraborgsklubbarna har visat intresserade av att söka O-Ringen till Skövde någon gång det kommande decenniet. Förslaget har skickats vidare till Skövde kommun. Konsulentträff 2017 Förslaget med att ha en konsulentträff i Skövde den 6-7 april 2017 ligger för tillfället på is i väntan på beslut från SOFT. 7
att ge Magnus i uppdrag att fortsätta kontakta SOFT i förhoppning om att få till en konsulentträff med deras närvaro. Möte om GM Ungdomskommittén har uttryckt missnöje kring det sätt som beslut fattas om hur GM (Götalandsmästerskapen) ska arrangeras framöver. Problemet som uttrycks är att de viktiga besluten tas på ett höstmöte med relativt få personer närvarande när besluten istället skulle kunna fattas under den ledarsamling som sker varje år i samband med GM. Både ledare och ungdomar i VOF anser att det skett för många förändringar i upplägget för GM under de senaste åren och att det blir onödigt rörigt på grund av det. 15 Nästa möte 16 Mötets avslutande att ge Magnus i uppdrag att göra en skrivelse om problemet kring GM. Nästa styrelsemöte blir måndag 23 januari 2017, SISU-kontoret i Borås. Magnus skickar ut kallelse till mötet. Agneta avslutar mötet kl. 21.40 och önskar alla en god jul och gott nytt år! Vid protokollet Justeras JOHAN TÖRNROTH AGNETA BERLIN JOHAN LARSSON Sekreterare Ordförande 8