Rapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2018 Rapport: Oxelösund kommun Uppföljning av granskningar genomförda 2015
1. Sammanfattning...3 1.1. Fastighetsunderhåll... 3 1.2. Anmälningsplikten gällande barn som far eller misstänks fara illa vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden... 3 1.3. Intern kontroll och debiteringsrutiner inom vård- och omsorgsnämnden... 3 2. Bakgrund...3 2.1. Syfte och avgränsning... 4 2.2. Revisionskriterier... 4 2.3. Metod och genomförande... 4 3. Fastighetsunderhåll...4 3.1. Iakttagelser från genomförd granskning... 4 3.2. Revisorernas rekommendationer... 5 3.3. Svar på missiv oktober 2015... 5 3.3.1. Kommunstyrelsen... 5 3.3.2. Kustbostäder i Oxelösund AB... 6 3.4. Iakttagelser av nuläget... 6 3.4.1. Kommunstyrelsen... 7 3.4.2. Kustbostäder i Oxelösund AB... 7 3.4.3. Bedömning... 8 4. Anmälningsplikten gällande barn som far eller misstänks fara illa... 9 4.1. Iakttagelser från genomförd granskning... 9 4.2. Revisorernas rekommendationer... 10 4.3. Svar på missiv februari - april 2016... 11 4.3.1. Utbildningsnämnden... 11 4.3.2. Vård- och omsorgsnämnden:... 11 4.3.3. Kultur och fritidsnämnden... 11 4.4. Iakttagelser av nuläget... 12 4.4.1. Vård- och omsorgsnämnden... 12 4.4.2. Gemensamt svar från vård- och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden... 12 4.4.3. Kultur- och fritidsnämnden... 13 4.4.4. Bedömning... 13 5. Intern kontroll och debiteringsrutiner inom vård- och omsorgsnämnden...14
5.1. Iakttagelser från genomförd granskning... 14 5.2. Revisorernas rekommendationer... 14 5.3. Svar på missiv april 2015... 14 5.3.1. Vård- och omsorgsnämnden... 14 5.3.2. Kommunstyrelsen... 14 5.4. Iakttagelser av nuläget... 14 5.4.1. Kommunstyrelsen... 15 5.4.2. Vård- och omsorgsnämnden... 15 5.4.3. Bedömning... 15 Sida 2 av 17
1. Sammanfattning På uppdrag av revisorerna i Oxelösund kommun har Ernst & Young genomfört en uppföljande granskning av vilka åtgärder kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden och Kustbostäder i Oxelösund AB har vidtagit med anledning av de iakttagelser och synpunkter som lämnades i tre revisionsrapporter 2015 samt i vilken utsträckning rekommendationer har beaktats och implementerats. Vår sammantagna bedömning efter uppföljningen är att kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden och Kustbostäder i Oxelösund AB i tillfredsställande omfattning har genomfört, eller är i en process att vidta, ett antal åtgärder i linje med rekommendationer och synpunkter som lämnades vid granskningarna 2015. Utifrån vad som framkommit vid uppföljningen vill vi framhålla nedan från respektive granskning. 1.1. Fastighetsunderhåll Underhållsplanen saknar tidpunkt för när åtgärderna ska vara slutförda. 1.2. Anmälningsplikten gällande barn som far eller misstänks fara illa vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden Implementering av Riktlinje för samverkan mellan socialtjänst barn och utbildning har inte genomförts då revidering kommer att genomföras under första halvåret 2018. 1.3. Intern kontroll och debiteringsrutiner inom vård- och omsorgsnämnden Rekommendationen att ha med debiteringsrutiner i internkontrollplanen kvarstår. 2. Bakgrund Syftet med uppföljningen är ett inslag i revisionens arbete med att följa upp tidigare granskningar för att se vilka effekter förbättringsförslag och rekommendationer fått samt vilka åtgärder berörda nämnder och bolag vidtagit till följd av granskningarna. Kommunrevisionen i Oxelösund har beslutat att följa upp nedanstående tre granskningar som genomfördes år 2015: Fastighetsunderhåll Anmälningsplikten gällande barn som far eller misstänks fara illa vård- och Sida 3 av 17
omsorgsnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden Intern kontroll och debiteringsrutiner inom vård- och omsorgsnämnden 2.1. Syfte och avgränsning De tidigare rekommendationerna som gavs i samband med granskningarna utgör avgränsningen. Uppföljningen syftar inte till att genomföra en ny granskning utan avser endast att inhämta nämndernas, kommunstyrelsens och bolagets beskrivning av vidtagna åtgärder utifrån de rekommendationer som lämnades vid granskningarna. 2.2. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. I denna uppföljande granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen Vidtagna åtgärder utifrån de rekommendationer som framkom vid granskningarna 2015. 2.3. Metod och genomförande Granskning och analys av dokument hänförliga till ovan nämnda rekommendationer samt erhållna svar på missiven. Skriftliga frågor har ställts till berörda personer inom förvaltningarna och bolag för att se vilka eventuella åtgärder som genomförts. Uppföljning har även skett muntligen med vissa personer för komplettering och förtydligande. I källförteckningen framgår granskade dokument och vilka personer som tagit emot frågeformulär. Dessa har beretts tillfälle att saklighetsgranska rapporten. 3. Fastighetsunderhåll 3.1. Iakttagelser från genomförd granskning Granskningen syftade dels till att se ifall det fanns tydliga roller kring hanteringen av fastighetsunderhåll men även ifall insatserna var budgeterade utifrån behov och att det planerade underhållet byggde på framtagna underhållsplaner. Den övergripande revisionsfrågan var Fungerar det planerade fastighetsunderhållet på ett tillfredsställande sätt i kommunen? Revisionsfrågorna var följande: Är roll- och ansvarsfördelningen förankrad mellan kommunen och bolaget kring underhåll av kommunens verksamhetslokaler? Finns tillräcklig fastighetskompetens för köp/beställning av underhåll i kommunen? Sida 4 av 17
Görs skillnader mellan felavhjälpande underhåll och planerat underhåll budgettekniskt? Finns budgeterade medel för både felavhjälpande och planerat underhåll? Görs skillnader mellan planerat underhåll och investeringar budgettekniskt? Finns det ett eftersatt planerat underhållsbehov? Hur stort är det eftersatta underhållsbehovet i så fall? Hur sker arbetet med egenkontroll? Finns en långsiktig plan för det planerade underhållet av lokaler? Bygger den långsiktiga planen på en genomarbetad modell för underhållet? Granskningen visade att det fanns en medvetenhet kring underhålls- och investeringsfrågor gällande kommunens verksamhetslokaler. Det avsattes årligen medel för felavhjälpande och planerat underhåll. Bedömningen var dock att behoven var större än de avsatta resurserna. Vidare fanns det en grund för tydlighet kring rollerna som ägare och utförare, styrdokumenten som reglerade rollerna bedömdes vara tydliga och tillfredsställande. Dock ansågs det att parterna behövde identifiera ansvarsgränser samt behövde skapa rutiner för hanteringen av underhållsfrågorna utifrån ansvar. Granskningen visade även att kommunen under en längre tid inte vidtagit tillräckliga underhållsinsatser. Kustbostäder ansåg att det eftersatta underhållsbehovet uppgick till ca 100 mkr. I granskningen påtalades att kommunstyrelsen i egenskap av ägare till lokalerna borde ha ett ansvar för att ta fram en plan för hur och när underhållsbehovet skulle vara åtgärdat. Vidare hänvisade granskningen till lagen om god ekonomisk hushållning där det bland annat framgår att varje generation skall ta kostnaderna för den välfärd den förbrukar. Det ska inte vara möjligt för någon generation att överföra sina kostnader till kommande generationer. 3.2. Revisorernas rekommendationer Kommunrevisorerna gav följande rekommendationer i sitt missivbrev: Besluta om en långsiktig plan när det eftersatta underhållsbehovet ska vara åtgärdat Budgetera efter planen Klargöra rutinerna mellan kommunstyrelsen och Kustbostäder Komplettera kommunstyrelsens kompetens i byggtekniska frågor Säkerställa att arbetet med egenkontrollerna fungerar samt tydliggöra ansvarsgränserna mellan kommunstyrelsen (beställaren) nämnderna (verksamhetsansvariga) och Kustbostäder (utföraren) Följa upp specifika fastighetsfrågor i internkontrollplanen Kommunrevisorerna översände rapporten och önskade skriftligt svar från kommunstyrelsen och Kustbostäder med kopia till kommunfullmäktige. 3.3. Svar på missiv oktober 2015 3.3.1. Kommunstyrelsen Sida 5 av 17
Svarat löd att uppskattningen på det eftersatta underhållet säkerligen var korrekt och att det inte var någon överraskning för förvaltningen. De menade även att Oxelösund inte var unika i detta och att det fanns historiska betingelser som kunde ge förklaring till det uppkomna läget. Rent principiellt instämde förvaltningen med rekommendationerna, men det fanns andra avgörande faktorer som förvaltningen ansåg borde beaktas i sammanhanget. Förvaltningen arbetade med att klargöra rutinerna mellan kommunstyrelsen och Kustbostäder. Arbete pågick även med att säkerställa att egenkontrollerna fungerade samt att tydliggöra ansvarsgränserna mellan kommunstyrelsen, nämnderna och Kustbostäder. De arbetade även med att följa upp specifika fastighetsfrågor i internkontrollplanen. Vidare var kommunstyrelsen tveksamma i sin skrivelse att komplettera sin kompetens i byggtekniska frågor då det fanns delegation till Kustbostäder. I svaret framfördes också att Oxelösund kommun ska genomföra stora investeringar de närmaste tre åren vilket sannolikt medför ett mycket ansträngt ekonomiskt läge. Under hösten inleddes en kartläggning och genomlysning av fastighetsbeståndet med undantag av verksamhetsfastigheter. Avsikten med processen var att snarast möjligt komma fram till en strategi för ett beslut om vilka fastigheter kommunen kunde avyttra. Om processen kunde genomföras under perioden av ett till tre år innebar det att ekonomiska resurser kunde frigöras till satsningar på planerat underhåll av verksamhetslokaler. Självklart ville de komma till rätta med det eftersatta underhållet men utifrån en plan som skulle ge ett mer långsiktigt hållbart förvaltningsperspektiv. 3.3.2. Kustbostäder i Oxelösund AB Kustbostäder framförde att de höll med om granskningens bedömningar och slutsatserna i stora delar. Vidare löd skrivelsen att det var förankrat inom kommunen och accepterat att det fanns ett behov av att öka insatserna av underhållet. Det kunde dock vara svårt att bedöma eftersatt underhåll med anledning av att de flesta av kommunens fastigheter var någorlunda jämngamla och att behoven av akuta insatser uppkom samtidigt. Det gjorde det svårt att planera och budgetera. Att upprätta en plan som kunde följas i detalj var svår de närmaste åren med anledning av att akutinsatser hade en stor påverkan. Det borde finnas en ekonomisk beredskap hos kommunen för att kunna hantera akut uppkomna underhållsbehov. I svaret framgick att dialogen med kommunen fungerar bra men att den i vissa avseenden behöver formaliseras. Ett exempel på detta var att hyresgästerna är osäkra på vilken roll Kustbostäder har i förhållande till fastighetsägaren. De framförde att rapporten inte tog upp att det finns ett samband mellan underhåll och driftskostnader, där de såg ett behov av att skilja på budgetering av effektiviseringsåtgärder och underhåll. Vidare skrev de att behovet av underhållsåtgärder sannolikt kommer att överstiga budgeten de närmaste åren vilket innebär att effektiviseringsåtgärder ofta prioriteras ned. Gällande egenkontroller som Kustbostäder utförde för brandskydd, hissar, ventilation etc skulle det under 2015 tas fram en årlig sammanställning där det framgick när kontroll utförs och av vem samt resultatet av kontrollen. Sida 6 av 17
3.4. Iakttagelser av nuläget För att få svar på vilka åtgärder som har vidtagits sedan 2015 har revisorernas rekommendationer omformulerats till frågor. Nedan presenteras frågorna samt erhållna svar av nuläget. 3.4.1. Kommunstyrelsen Har ni beslutat om en långsiktig plan när det eftersatta underhållsbehovet ska vara åtgärdat? Ifall ni tagit fram en plan, budgeterar ni efter den? En underhållsplan finns men tidpunkt för när underhållet ska vara åtgärdat saknas. Den framtagna underhållsplanen är underlag för budget och omprioriteringar sker regelbundet. Har rutinerna mellan kommunstyrelsen och Kustbostäder klargjorts och blivit tydligare? Har ansvarsgränserna mellan kommunstyrelsen, som är beställare, och Kustbostäder som är utförare, tydliggjorts? Det förekommer en regelbunden dialog mellan kommunstyrelseförvaltningen och Kustbostäder. Rutiner och ansvarsgränser har blivit tydligare men arbete fortgår för att förbättra det hela tiden. Exempel på förbättringar som krävs är projektstyrning och beslutskedjan i samband med investeringar. Vidare har ansvarsgränser mellan kommunstyrelsen som beställare och Kustbostäder som utförare i vissa avseenden tydliggjorts men en diskussion pågår för det arbete som inte anses vara färdigt. Har kommunstyrelsen kompletterat sin kompetens i byggtekniska frågor? Det finns numera en beställar- och förvaltarkompetens inom kommunstyrelseförvaltningen vilket underlättar dialogen mellan kommunstyrelseförvaltningen och Kustbostäder. Har ni säkerställt att arbetet med egenkontroller fungerar? I sådana fall hur? Förvaltaren, Kustbostäder, har lagt fokus på egenkontrollen och bland annat rekryterat en resurs för detta och arbetet fortlöper. Följer ni upp specifika fastighetsfrågor i era internkontrollplaner? Specifika fastighetsfrågor finns i kommunstyrelsens internkontrollplan. 3.4.2. Kustbostäder i Oxelösund AB Sida 7 av 17
Har ni beslutat om en långsiktig plan när det eftersatta underhållsbehovet ska vara åtgärdat? Ifall ni tagit fram en plan, budgeterar ni efter den? En mer långsiktig plan för underhållet av kommunens fastigheter finns men de akuta insatserna är i stort fortsatt styrande. I takt med att det förebyggande underhållet ökar skapas det förutsättningar för att minska akuta insatser. Underhållsplanen som finns ligger till grund för budgeten. Önskan från förvaltningen är att energieffektiviseringsplanen ska bli separerad från underhållsplanen med syfte att kunna öka takten av åtgärderna. Har rutinerna mellan kommunstyrelsen och Kustbostäder klargjorts och blivit tydligare? Har ansvarsgränserna mellan kommunstyrelsen, som är beställare, och Kustbostäder som är utförare, tydliggjorts? Rutiner och ansvarsgränser mellan kommunstyrelsens förvaltning och Kustbostäder har blivit tydligare. Anledningen är att det förekommer en tät och regelbunden dialog mellan de båda aktörerna. Dock är det ett pågående arbete som än inte är helt klart. Ansvarsgränserna har i vissa avseenden klarlagts mellan kommunstyrelsen som beställare och Kustbostäder som utförare. Men det är en pågående diskussion och det är ett arbete som inte är helt färdigt. I ett större perspektiv fungerar samarbetet men det finns detaljer som behöver justeras. Har ni säkerställt att arbetet med egenkontroller fungerar? I sådana fall hur? Följer ni upp specifika fastighetsfrågor i era internkontrollplaner? I egenkontrollplanerna finns det uppföljning av fastighetstekniska frågor. Kustbostäder har rekryterat en resurs med arbetsuppgifter som har fokus på egenkontroller. I internkontrollplan finns det flera kontroller som berör förvaltningen av fastigheter. Har kommunstyrelsen kompletterat sin kompetens i byggtekniska frågor? Det finns numera en beställar- och förvaltarkompetens inom kommunstyrelsen vilket underlättar dialogen. 3.4.3. Bedömning Vår bedömning är att det är positivt att det sker en dialog som tydliggör ansvarsgränser samt rutiner mellan kommunstyrelsen och Kustbostäder, men det är ett pågående arbete. Det finns ingen långsiktigt plan när det eftersatta underhållet ska vara åtgärdat, vilket är en brist. De budgeterar dock efter underhållsplanen. Det är positivt att det finns fastighetsfrågor i internkontrollplanerna. Likväl är det positivt att Kustbostäder har arbetat med egenkontrollerna och att de har en rekryterat en resurs för det ändamålet. Vidare har kommunstyrelsen inte kompletterat sin Sida 8 av 17
kompetens inom byggtekniska frågor men har utökat sin kompetens inom beställareoch förvaltarkompetens. 4. Anmälningsplikten gällande barn som far eller misstänks fara illa 4.1. Iakttagelser från genomförd granskning Granskningen syftade till att se ifall vård och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden säkerställde att det fanns kännedom om och rutiner för anmälningsplikten hos de myndigheter som omfattades av den. Granskningens fokusområden var: Information till de anmälningspliktiga verksamheter, externa som interna, om anmälningsplikten och socialtjänstens arbete Kunskaper om anmälningsplikten hos de anmälningspliktiga verksamheterna Rutiner hos anmälningspliktiga verksamheter att göra anmälan Stöd till anmälningspliktig personal vid oro kring ett barn Administrativa rutiner för att ta emot anmälan Samverkan runt barn som far illa eller riskerar att fara illa Granskningen visade att det fanns en riktlinje som var antagen av vård- och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden. Den tillgodosåg lagstiftarens krav på information om hur en anmälan skulle göras vid kännedom om eller vid misstanke att ett barn far illa och samverkan i samband med anmälan. Enligt intervjuade skulle riktlinjen också antas av kultur- och fritidsnämnden. Riktlinjen var inte implementerad och inte känd inom enheterna. Det fanns en struktur för att informera om innehållet till socialtjänsten och till ledningsgruppen inom utbildningsnämnden vilket granskningen menade borde prioriterats av granskade nämnder. Det fanns information om anmälningsplikten samt hur en anmälan kunde göras på kommunens hemsida. Dock var detta inte känt av de som blev intervjuade inom ramen för granskningen. Vid tiden för granskningen visades det att socialtjänsten hade informerat om anmälningsplikten och sitt arbetssätt vid besök hos de interna enheterna ca två år tidigare. I granskningen framkom det inte om socialtjänsten hade informerat de externa enheterna som var anmälningspliktiga. Förutom att den kunde beröras vid gemensamma möten som ägde rum. Det fanns möjlighet till konsultation, information och rådgivning hos socialtjänsten, vilket ansågs vara bra. Mot bakgrunden av socialtjänstens ansvar för att informera om anmälningsplikten till interna och externa enheter rekommenderades vård- och omsorgsnämnden att upprätta en struktur för detta. Vidare fanns det kunskap hos den anmälningspliktiga personalen att anmälan ska ske när det finns oro för att ett barn far illa. Däremot visste personalen inte vad som hände med anmälan och vilka insatser som fanns för att ge barnet och dess familj Sida 9 av 17
stöd. Granskningen hänvisade till Socialstyrelsen som menade att kunskapen är viktig att möta de tveksamheter samt den oro som kan uppstå hos personalen vid en anmälan. Det efterfrågades även kunskap om vad som var viktigt att uppmärksamma vid oro för att ett barn kunde behöva stöd från socialtjänsten. Det rekommenderades att vård- och omsorgsnämnden i samarbete med utbildningsnämndens samt kulturoch fritidsnämnden skulle se över att kunskapen finns för att säkerställa att barn som for illa eller riskerade att fara illa uppmärksammades. I riktlinjen stod det att rektor/förskolechefen var den funktion som skulle göra anmälan. Granskningen menade att det var viktigt att värna om en fortsatt tillit hos föräldrar och barn till förskola/skola då dessa situationer kunde försvåras om inte den personal som uppfattade den oroande situationen och familjen konkret talades vid. I övrigt saknades skriftliga rutiner inom enheter om hur anmälan skulle göras. Exempelvis efterfrågades i vilka situationer föräldrarna i första hand kunde motiveras till att själva söka stöd och om en anmälan var befogad. Granskningen konstaterade att arbetsledningen tog ansvar för att ge stöd till person som gjorde anmälan. Det fanns också möjligheter till att få samtalsstöd vid företagshälsovården. Rutinerna som fanns för mottagande av anmälan hos socialtjänsten säkerställde att en bedömning kring allvaret i situationen snarast kunde genomföras och att en beredskap fanns för att agera omedelbart. Detta fungerade även efter kontorstid och oberoende av hur anmälan inkom. Riktlinjen visade att den som gjorde anmälan skulle få återkoppling om att anmälan tagits emot samt att anmälningsmöte ska övervägas, vilket överensstämde med Socialstyrelsens rekommendationer. Rutinen följdes inte på grund av en hög arbetsbelastning inom socialtjänsten. Den ansågs vara viktig för det fortsatta samarbetet och för att säkerställa att anmälan sker rekommenderades det att den skulle ses över av vård- och omsorgsnämnden. Vidare tillgodosåg riktlinjen att ansvarsgränserna mellan nämnderna var tydliga och visade i vilka fall samverkan konkret kunde ske. Olika kompetenser utnyttjades genom nätverk och förutsättningar fanns för att nå en helhetssyn där ett gemensamt stöd bäst kunde ges till barn och familj. En rutin fanns för samordning av insatser där flera myndigheter/enheter var aktuella vilken följdes. Granskningen visade även att det inte alltid fanns förutsättningar för socialtjänsten att medverka i samverkan. Orsaker till detta var personalomsättning, brist på erfarenhet och kontinuitet i socialsekreterargruppen. Det rekommenderades vård- och omsorgsnämnden att se över detta. 4.2. Revisorernas rekommendationer Kommunrevisorerna lämnade följande rekommendationer i sitt missiv: Vård- och omsorgsnämnden bör säkerställa att det finns förutsättningar för socialtjänsten att arbeta efter riktlinjen Att ge återkoppling till anmälaren om att anmälan har mottagits och att ett anmälningsmöte ska övervägas Att upprätta en struktur för information till berörda, som har anmälningsplikt Implementera riktlinjen och informera om hur anmälan ska göras, Prioritera att samverkan sker, Sida 10 av 17
Se till att kunskap finns hos anmälningspliktig personal om vad som är viktigt att uppmärksamma, vad som händer vid anmälan och vilka stödinsatser som finns för barnet. Kommunrevisorerna önskade få svar från vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden med kopia till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen. 4.3. Svar på missiv februari - april 2016 Revisorerna fick följande missivsvar från respektive nämnd. 4.3.1. Utbildningsnämnden I svaret framkom att riktlinjen var kompletterad med rutinbeskrivningar samt blanketter. Riktlinjen och rutinerna var kommunicerade i utbildningsförvaltningens ledningsgrupp och i den samlade elevhälsan. Enhetschefen för socialtjänst barn och utvecklingsledaren på utbildningsförvaltningen skulle tillsammans informera om riktlinjen och anmälningsplikten på APT (arbetsplatsträffar) i all verksamhet. 4.3.2. Vård- och omsorgsnämnden: I svaret framkom att nya rutiner hade tagits fram gemensamt av förvaltningarna gällande anmälan och återkoppling vid misstanke ifall ett barn far illa. Enhetschefen för socialtjänst barn och utvecklingsledare på utbildningsförvaltningen genomförde informationsaktiviteter i alla utbildningsförvaltningens verksamheter i samband med ordinarie arbetsplatsträffar. Informationen handlade om anmälningsskyldigheten enligt socialtjänstlagen, rutin för hur en anmälan skulle göras, vad socialtjänsten gjorde efter en anmälan, vad som var viktigt att uppmärksamma samt på vilket vis de skulle samverka enligt de då nya riktlinjerna. Vidare skrev nämnden att anmälningar förekom som egen punkt vid barnenhetens veckovisa arbetsmöten. Handläggare vid enheten för barn och unga hade tillgång till en personlig samlingspärm med relevant dokumentation som stöd i sitt arbete med myndighetsutövning. Pärmen innehöll rutiner, checklistor, riktlinjer, blanketter, mallar, föreskrifter, lagtexter med kommentarer samt allmänna råd. Det fanns en egen flik för aktuell dokumentation som rör samverkan mellan skola och socialtjänst vid orosanmälan. Varje handläggare hade skyldighet att efter sin introduktion vid nyanställning hålla sig och sin pärm uppdaterad med aktuell information. Särskilda handläggare hade till sin uppgift att ansvara för mottagning av nya ärenden vilket skulle säkerställa att risken för att ärenden inte hanterades minskade. 4.3.3. Kultur och fritidsnämnden I svaret framgick att det inom kommunen fanns samarbeten i vilken deras förvaltning deltog. Skolan, kultur- och fritid och vård- och omsorg samt polisen träffades regelbundet för samarbete. Förvaltningen reviderade årligen verksamhetsbeskrivningen och i den fanns information och rutiner om orosanmälningar. Fritidsgården arbetade också med metoden bärande relationer. Kultur- och fritidsnämnden åtog sig följande åtgärder: Sida 11 av 17
Att ha en nedskriven rutin för orosanmälan men rutinen kan förstärkas och årligen presenteras på arbetsplatsträff. Att arbeta med att ta fram en riktlinje som bygger på vård och omsorgsnämndens och utbildningsnämndens gemensamt antagna dokument. Att diskutera med vård och omsorgsförvaltningen om orosanmälningar. 4.4. Iakttagelser av nuläget För att få svar på vilka åtgärder som har vidtagits sedan 2015 har revisorernas rekommendationer omformulerats till frågor. Några av frågorna var enbart riktade till vård- och omsorgsnämnden. Nedan presenteras frågor och erhållna svar av nuläget. 4.4.1. Vård- och omsorgsnämnden Har vård- och omsorgsnämnden säkerställt att det finns förutsättningar för socialtjänsten att arbeta efter riktlinjen? I internkontrollplanen är ett kontrollmoment uppföljning av återkoppling till anmälare samt granskning av befintliga riktlinjer utifrån aktualitet. Har vård- och omsorgsnämnden säkerställt att återkoppling till anmälare sker om att deras anmälan har mottagits? Samt ges det information om att ett anmälningsmöte ska övervägas? Har vård- och omsorgsnämnden säkerställt att en struktur för information till berörda, som har anmälningsplikt upprättats? Genom dokumenterade rutiner har nämnden säkerställt att återkoppling till anmälare sker. Berörda handläggare och enhetschef har kännedom om rutinerna. I förvaltningens verksamhetssystem, Procapita, finns och används ett standardiserat underlag för dokumentation av anmälan samt förhandsbedömning där återkoppling till anmälare finns som en egen rubrik. Respektive handläggare bedömer ifall det är nödvändigt med ett uppföljningsmöte. Det finns en skriftlig rutin som ligger i intranätet för den som är anmälare. Socialtjänsten har en svarsblankett där handläggare kan kryssa i ifall uppföljningsmöte ska genomföras. 4.4.2. Gemensamt svar från vård- och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden Har ni implementerat Riktlinje för samverkan mellan socialtjänst barn och utbildning och informerat om hur en anmälan ska göras? Med anledning av uppkomna vakanser rörande personalomsättning av nyckelbefattningar har revidering av riktlinjen inte gjorts. Preliminärt kommer revidering att genomföras under början av år 2018 och antagligen tas av nämnd i februari eller mars 2018. Kultur- och fritidsförvaltningen ska vara delaktiga i rutinen. Har ni prioriterat att samverkan sker? Sker det en samverkan? Ser ni till att kunskap finns hos anmälningspliktig personal om vad som är viktigt att uppmärksamma, vad som händer vid en anmälan och vilka stödinsatser som finns för barnet? Sida 12 av 17
Inom kommunen finns det ett internt behov av att utforma tydligare gemensam struktur för informationsöverföring vid orosanmälningar. Arbetet kommer att fortsätta då en ny organisation för elevhälsan och en ny ledning för socialtjänsten enhet för barn och unga träder i kraft. Kultur- och fritidsnämnden ska vara delaktiga i riktlinjearbetet. 4.4.3. Kultur- och fritidsnämnden Har ni implementerat Riktlinje för samverkan mellan socialtjänst barn och utbildning och informerat om hur en anmälan ska göras? Nämnden behandlade riktlinjen som information vid sammanträde i september 2017 i form av ett utkast. Med anledning av sjukdomar och personalomsättning hos vårdoch omsorgsnämnden och utbildningsnämnden fanns inte möjlighet att tillsammans föra fram ärendena vid nämndernas sammanträden under september, november och december. Vidare arbetar de tillsammans i år fram ett förslag med revidering samt med tillägg från kultur och fritidsförvaltningen. Riktlinjen ska antas av nämnderna gemensamt under första halvåret 2018. Har ni prioriterat att samverkan sker? Sker det en samverkan? Det finns ett gott samarbete med förvaltningarna och att de har en arbetsgrupp som träffas för gemensamma ungdomsfrågor. Det leder till ett bra samarbete och kontakter med exempelvis socialtjänst, skola och polis. Känsla av trygghet finns med existerande kunskap och nätverk. Anställda som träffar barn och ungdomar får ibland göra orosanmälningar och utnyttjar då nätverkets kunskaper. Ser ni till att kunskap finns hos anmälningspliktig personal om vad som är viktigt att uppmärksamma, vad som händer vid en anmälan och vilka stödinsatser som finns för barnet? Detta gäller främst fritidsgården där det regelbundet ges information och förs diskussion. Även anställda på biblioteket träffar barn och unga som har extra behov. Kunskap är en viktig del inom detta och när riktlinjen antas bör alla förvaltningar satsa på ökad kunskap och återkommande kunskap. 4.4.4. Bedömning 4.4.4.1 Kultur- och fritidsnämnden Bedömningen är att nämnden i stort har antagit de rekommendationer som revisorerna gav, med undantag av implementeringen av riktlinjen. 4.4.4.2 Vård- och omsorgsnämnden Nämnden har beaktat revisorernas tre rekommendationer som var specifika för nämnden, vilket är tillfredställande. Vidare har inte riktlinjen blivit reviderad och därmed inte implementerad. Det sker en samverkan mellan förvaltningarna och externa aktörer vilket bedöms positivt. Det finns dock ett behov av tydligare Sida 13 av 17
gemensam struktur för informationsöverföring vid orosanmälningar. 4.4.4.3 Utbildningsnämnden Då svar erhölls från vård- och omsorg samt utbildningsnämnden tillsammans hänvisas till ovanstående bedömning. 5. Intern kontroll och debiteringsrutiner inom vård- och omsorgsnämnden 5.1. Iakttagelser från genomförd granskning På uppdrag av kommunrevisorerna genomförde PWC en granskning avseende vårdoch omsorgsnämndens interna kontroll av debiteringsrutiner. Granskningen visade att den interna kontrollen till viss del var tillräcklig men den behövde kompletteras för att säkerställa att rätt avgifter debiteras. Vidare bedömdes rutinerna för krav och inkasso inte helt effektiva med anledning av det fanns brister i uppföljningen av praktisk hantering mot delegationsordning samt att det saknades delegationsanmälningar. 5.2. Revisorernas rekommendationer Kommunrevisorerna gav följande rekommendationer i sitt missivbrev: Rutinerna kan tas med i risk- och väsentlighetsanalyserna inför arbetet med internkontrollplanera. Det finns dokumenterade rutiner för debiteringsarbetet. De behöver kompletteras genom att stickprov införs för att säkra att rätta avgifter tas ut. Rutinerna för krav och inkasso behöver dateras och stämmas av mot delegationsordningen. Dessutom ska besluten delegations anmälas. Kommunrevisorerna översände rapporten för yttrande och åtgärder till kommunstyrelsen och vård- och omsorgsnämnden. 5.3. Svar på missiv april 2015 5.3.1. Vård- och omsorgsnämnden Nämnden beslutade att godkänna revisorernas granskning och vidta de föreslagna åtgärderna. Svaret expedierades till förvaltningschef och områdeschefer för åtgärd. 5.3.2. Kommunstyrelsen KS ansåg att de berörs gällande rekommendationerna som handlar om bokföringsoch avstämningsrutiner samt rutiner för krav och inkasso. I tjänsteskrivelse i samma ärende skrev ekonomiavdelningen att de inte hade några avvikande synpunkter. Ekonomiavdelningen föreslog att rutinerna som skulle säkerställa att den interna Sida 14 av 17
kontrollen förbättrades infördes. Kommunstyrelsen beslutade att godkänna åtgärderna. 5.4. Iakttagelser av nuläget För att få svar på vilka åtgärder som har vidtagits sedan 2015 har revisorernas rekommendationer omformulerats till frågor. I frågeformuläret ställdes fyra skriftliga frågor härrörande från de rekommendationer som revisorerna gav. Kommunstyrelsen och Vård- och omsorgsnämnden delade upp frågorna mellan sig. Nedan beskrivs erhållna frågor och svar. 5.4.1. Kommunstyrelsen Dateras rutinerna samt stäms rutinerna av mot delegationsordningen? Rutinerna för krav och inkasso stäms av mot delegationsordningen daterade. och de är Görs delegationsanmälningar av fattade beslut avseende kravhantering och inkasso? Kommunstyrelseförvaltningen delegationsanmäler inte då delegationsordningen inte innehåller krav på det. 5.4.2. Vård- och omsorgsnämnden Har ni infört stickprovskontroller för att säkerställa att rätt avgifter tas ut? Det finns rutiner för kontroll av fakturor inskrivna i Rutiner för debitering inom äldreomsorg och funktionsstöd. Av rutinen framgår det att stickprovsvisa kontroller av faktureringen genomförs av fem slumpvisa fakturor två gånger per år, i maj och oktober. Kontrollen ska genomföras av båda avgiftshandläggarna tillsammans och ska dokumenteras samt sparas tillsammans med fakturaunderlagen i innevarande år plus två år. Är rutinerna med i risk och väsentlighetsanalyserna? Vård- och omsorgsnämndens risk och väsentlighetsanalys inför internkontrollplanen år 2018 har inte tagit med rutinerna för debitering inom äldreomsorg och funktionsstöd. Förvaltningschef avser att inför nästa års internkontrollplan uppmärksamma nämnden på att även andra områden än verksamhetsfrågor kan tas med i internkontrollplanen t ex debiteringsrutiner. 5.4.3. Bedömning 5.4.3.1 Kommunstyrelsen Vår bedömning är att det är positivt att datering och avstämning mot Sida 15 av 17
delegationsordning genomförts avseende rutiner för kravhantering och inkassoärenden. Rekommendationen att delegationsanmäla kravhantering och inkassoärenden har inte genomförts med anledning av detta inte är ett krav i delegationsordningen. 5.4.3.2 Vård- och omsorgsnämnden I internkontrollplan för 2018 är inte debiteringsrutiner med, vilket innebär att rekommendationen kvarstår. Det har införts stickprovskontroller för att säkerställa att rätta avgifter debiteras, vilket innebär att rekommendationen har uppfyllts. Oxelösund den 7 februari 2018 Susanne Lindberg Certifierad kommunal yrkesrevisor Ernst & Young AB Carl Nilsson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Sida 16 av 17
Källförteckning Missiv: Debiteringsrutiner Fastighetsunderhåll Anmälningsplikten gällande barn som misstänks fara illa Rapporter: Internkontroll och debiteringsrutiner inom Vård- och omsorgsnämnden Fastighetsunderhåll Anmälningsplikten gällande barn som misstänks fara illa Svar på missiv: Kultur och fritidsnämnden Vård och omsorgsnämnden Vård och omsorgsnämnden Utbildningsnämnden Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen Kustbostäder i Oxelösund AB Frågeformulär: Förvaltningschef kultur och fritidsnämnden Förvaltningschef vård och omsorgsnämnden Förvaltningschef vård och omsorgsnämnden Förvaltningschef utbildningsnämnden Förvaltningschef kommunstyrelsen Förvaltningschef kommunstyrelsen Förvaltningschef Kustbostäder i Oxelösund AB Utvecklingsstrateg Vård- och omsorgsförvaltningen Sida 17 av 17