1 Survey&Report steg för steg: Pappersenkät 2013-08-13 Ola Stjärnhagen
2 Pappersenkät 1. För att göra en kursvärdering på papper går vi till en början tillväga på samma sätt som vid webbenkäter. Skillnaden är att vi under Grundläggande information väljer alternativet Publik enkät som enkättyp: Men i övrigt är stegen desamma under fliken Konstruktion i vänstermarginalen. Notera således att vi även vid pappersenkäter måste ange en publiceringsperiod. Inom denna tidsperiod måste vi hinna dela ut pappersenkäterna, samla in de ifyllda enkäterna samt skanna in dessa. 2. När vi har byggt vår enkät klickar vi på Avsluta konstruktion i vänstermarginalen och sedan på Slutför > OK. Då blir fliken Datainsamling i vänstermarginalen aktiv och vi kan gå vidare och börjar arbeta under denna. Från och med nu kommer arbetsprocessen att skilja sig mellan pappersenkät och webbenkät. 3. Klicka på Datainsamling > Pappersenkät. Jag brukar välja Arial som teckensnitt och sätta textstorlek till 9. Vid Text under streckkod är det viktigt att markera alternativet Respondentnamn. Vid en publik pappersenkät kommer enkätsidorna att benämnas Respondent 1, Respondent 2 etc. Skulle vi råka tappa enkäterna och enkätsidorna kommer i fel ordning kan vi härigenom enkelt sortera dem rätt innan vi delar ut enkäterna till studenterna. Se också till att rutan vid Inkludera alla frågetyper, utöver de skanningsbara alternativfrågorna är markerad. Annars kommer inte fritextsvaren att skannas in (vid pappersenkäter sparas fritextsvar som bilder i Survey&Report):
3 4. Klicka på Spara. 5. Genom att klicka på Förhandsgranska får man en uppfattning om hur enkäten kommer att se ut för respondenterna. Vill vi ändra någonting gör vi detta och sparar igen. 6. Klicka på Bekräfta > OK. Notera att när enkäten har bekräftats är den låst och vi kan inte göra fler ändringar! 7. Vi har nu avslutat steget Förbered i arbetet med papersenkäten och befinner oss nu i steget som Survey&Report kallar Skapa. Här anger vi hur många tomma exemplar av vår enkät som vi behöver. Jag fyller i värdet 5. 8. Klicka på knappen Skapa PDF.
9. Då genererar Survey&Report en pdf-fil som innehåller alla respondenters enkäter. Öppna filen och skriv ut den. Vid utskrift ska man inte förminska sidstorleken utan du markerar Verklig storlek om detta alternativ inte redan är markerat. (I Adobe Reader är utskriftstorleken ibland förvald till 96% vilket vi då ändrar.) Om sidorna förminskas finns risken att Survey&Report inte hittar de fyra plustecknen som finns på varje enkätsida och som programmet använder vid inskanning. Man ska inte heller skriva ut på båda sidorna av papperet. Först i pdf-filen kommer en lista med alla respondenter. Denna lista behöver du inte skriva ut. Börja istället utskriften från och med första sidan i första enkäten. Stäng pdf-dokumentet. 10. Dela ut enkäterna till studenterna. Studenterna besvarar kursvärderingen och vi samlar in de ifyllda enkäterna. 11. Skanna in enkäterna. Inskanningen kan göras på en helt vanlig kopiator med skannerfunktion. Rekommenderade skannerinställningar är 300 dpi och svartvitt. Använd arkmataren du ska inte skanna en enkät åt gången. 12. Kopiatorn sparar de inskannade enkäterna i en pdf-fil som du sedan mejlar till din egen e-postadress. 13. Öppna ditt mejlprogram och spara ned pdf-filen med de ifyllda enkäterna på din dator. Filnamnet får inte innehålla å, ä eller ö. 14. Tillbaka i Survey&Report letar du fram din enkät igen (via funktionen Hitta enkät) och klickar sedan på Datainsamling > Pappersenkät > Importera: 4 15. Klicka på knappen Ladda upp fil och klicka på Välj filer att ladda upp. Markera önskad fil och klicka på Öppna. Klicka på OK. 16. Välj filen/filerna du vill analysera genom att markera kryssrutan vid filnamnet.
5 17. Klicka på knappen Analysera filer. 18. Survey&Report analyserar de inskannade enkäterna och enkäter som inte kräver några operatörsingripanden från användaren markeras med.
19. Genom att markera kryssrutan i rubrikraden kan vi med ett musklick markera alla färdiganalyserade enkäter. 6
20. Klicka på knappen Skicka. De analyserade enkäterna har nu skickats in och respondenternas svar lagrats i Survey&Report. Enkäternas ikon har ändrats till : 7
21. Enkäter som är markerade med måste vi hjälpa Survey&Report att tolka. I mitt exempel gäller detta bl.a. enkät #2 (dvs. Respondent #2). Klicka på ikonen längst till höger om enkäten. Då kommer vi in i en webbenkät som är identisk med vår inskannade pappersenkät. Klickar vi på den lilla listpilen till höger om ordet Fel(1) upplyser Survey&Report oss om att fråga 2 har för många svar. 8 22. Klickar vi sedan på knappen Sida 1 dyker en avbild av pappersenkätens sida upp: 23. Genom att vänsterklicka på datormusen förstorar vi bilden och kan se att respondenten krafsat över sitt ursprungliga svar och att det korrekta svaret ska vara Varken dålig eller bra :
9 24. Vi stänger fliken i webbläsaren som innehåller avbilden av pappersenkätssidan, dvs. den senast öppnade fliken. Inte fliken där Survey&Report är öppet! 25. Tillbaka i webbenkäten (den elektroniska motsvarigheten av pappersenkäten) kan vi nu korrigera svaret genom att klicka i cirkeln för Varken dålig eller bra.
26. Klicka på knappen Skicka nu. 10
11 27. Stäng fönstret som innehåller texten Klar Tack för din medverkan. 28. Under Status ändras då ikonen för Respondent #2 till. Enkäten har därmed skickats in och respondentens svar lagrats i Survey&Report. 29. Vi fortsätter med att undersöka enkäten för Respondent #3 och klickar på enkätens -ikon längst ute till höger. 30. Genom att klicka på listpilen vid Fel(2) får vi reda på vilka två fel denna enkät har. Såväl fråga 1 som första underfrågan i matrisfrågan (fråga 3) har för många svar.
31. Vi klickar på knappen Sida 1 och förstorar sidan (genom att vänsterklicka på datormusen) och upptäcker att respondenten har mycket tydligt kryssat för båda svarskategorierna Kvinna och Man: 12
13 32. Här tvingas vi därför ta bort svaret på denna fråga. Det gör vi genom att stänga fliken med kopian av enkätsidan och klicka två gånger i cirkeln för Kvinna i den elektroniska enkäten vilket gör att markeringen för svarsalternativet försvinner. 33. Jag korrigerar också svaret på fråga 3:1 och klickar därefter på knappen Skicka nu. 34. Avslutningsvis stänger jag fönstret med texten Klar Tack för din medverkan. Fritextsvar Innehåller pappersenkäterna några fritextsvar hamnar dessa under Datainsamling > Textsvar i vänstermarginalen. Välj vilken fråga du vill se svaren för genom att klicka på listpilen längst till höger. Eventuellt behöver du först klicka på ikonen för lilla huset för att sidan ska uppdateras.
14
15 Att tänka på innan du börjar skanna Vid inskanningen av pappersenkäterna är det viktigt att papperet hamnar mitt på skannerglaset. Gör det inte det kan Survey&Report få svårt att hitta de fyra plussen och skanningen misslyckas. I nedanstående exempel ser vi att enkäten inte ligger mitt på skannerglaset utan lite för långt till vänster. Strecket ute till höger i bilden är kanten på enkätsidan. Ni måste då kontakta leverantören av kopiatorn/skannern och tillkalla tekniker som åtgärdar problemet.
16 Importera korrekt fil med inskannade enkäter Ett annat problem som ibland uppstår är när användaren försöker läsa in en fil med enkätsvar till fel enkät. Survey&Report ger då felmeddelandet Survey ID Missmatch i logfilen: Detta är ingen katastrof eftersom ingen enkätdata har lästs in i systemet. Användaren behöver bara göra om steg 15-17 ovan och importera rätt fil/er. Importera flera filer
Om man har många enkäter kan det vara en fördel att dela upp skanningen så att vi får flera mindre pdf-filer istället för att samla alla enkäter i en enda gigantisk fil. När du importerar filerna till Survey&Report kan du ladda upp alla filerna och analysera dem samtidigt. Men det går även bra att importera filer vid olika tillfällen och låta systemet analysera dessa efterhand. 17 Om du har tillverkat för få tomma enkäter Om användaren upptäcker att antalet tomma enkäter inte räcker till alla studenter på kursen är det bara att leta fram enkäten i Survey&Report och gå in under Datainsamling > Pappersenkät > Skapa och tillverka fler enkäter.