KLARA SVPL Lathund för Primärvård 05-- Version 9
sid Bakgrund och beskrivning Inkomna meddelanden 4 Kvittera meddelande 5 Administrativt meddelande 6 Admin/internt meddelande 7 Inkomna/Felsänt meddelanden 8 Byt medverkande part 9 Lägg till/ta bort medverkande part 0 Vidaresänd inkommet kvitterat meddelande inom egen organisation Vidaresänd inkommet kvitterat meddelande till rehabmottagning Grafisk ärendeöversikt Sök ärende 4 Ta bort meddelande i inkomna meddelanden 5 Registrera ny patient 6 Vårdbegäran () 7 Vårdbegäran () 8 Meddelande till vård och omsorg 9 Innehåll sid Inskrivningsmeddelande 0 Kallelse och underlag till vårdplanering Samordnad plan vid utskrivning - Kvittera - Redigera/Avisera - Redigera/Justera direkt 4 - Justera 5 Utskrivningsmeddelande 6 Information vid utskrivning 7 Avbrott i processen 8 Sändlista Historik 9 Funktionsknappar 0 Ikoner i trädet Meddelandeträdets struktur Reservrutin, Reservnummer, Skyddad identitet 05-- Version 9
Bakgrund och beskrivning KLARA SVPL är ett IT-stöd för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Verksamhetsansvarig beslutar om vem som ska vara behörig och vilka dokument man då får hantera i systemet. Viktigt att värdera och reflektera över dokumenten ur ett patientperspektiv Meddelandena i KLARA SVPL är en journalhandling som patienten kan ta del av. De meddelanden som ingår i ett ärende är: Vårdbegäran Kvittera Meddelande till Vård och omsorg Kvittera Inskrivningsmeddelande Kvittera Kallelse och underlag till vårdplanering Kvittera Samordnad plan vid utskrivning Kvittera Redigera Markera Färdig Justera direkt Redigera Markera Färdig Avisera Justera, när alla markerat färdig Utskrivningsmeddelande Kvittera Avbrott i processen Kvittera Information vid utskrivning Kvittera Hänvisning i dokumentet Hänvisning med utföraråtgärd 05-- Version 9
Inkomna meddelanden. Meddelandetyp kan väljas. Dubbelklicka på ett patientärende för att öppna ärendet 4 5. Klicka på Filtrera om du är uppkopplad längre tid eller för att uppdatera sidan 4. För att komma tillbaka till inkorgen Klicka på Inkomna meddelanden 5. Meddelandet Omflyttning är enbart en notifiering och går inte att kvittera utan får tas bort från Inkomna meddelanden 05-- Version 9 4
Kvittera meddelande. Kvittera Det betyder att informationen mottagits. Är Info i fetstil finns där information, klicka för att öppna 4. Klicka på Uppdatera bildvisning utan att gå ur valt patientärende för att se senaste åtgärd. Kan göras i alla dokument under processen 4. Klicka på Inkomna meddelanden för att komma tillbaka till inkorgen När meddelandet är kvitterat försvinner det automatiskt från Inkomna meddelanden 05-- Version 9 5
Administrativt Meddelande Meddelandet kan skapas av samtliga parter som deltar i ärendet - Sjukhus - Primärvård - Kommun Meddelandet kan aviseras när som helst under ärendet och även flera gånger i samma ärende Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information. Klicka på Admin/internt meddelande. Välj Administrativt meddelande. Avisera Detta meddelande påverkar inte ärendeprocessen 05-- Version 9 6
Admin/internt Meddelande Administrativt meddelande kan även aviseras internt inom den egna organisationen Meddelandet får inte innehålla någon medicinsk information. Klicka på Admin/internt meddelande. Välj Internt meddelande. Välj vilken enhet som ska medverka i aktiviteten 4. Fyll i information och Avisera 5. I trädet visas vem meddelandet har aviserats till 5 Meddelandet kan läsas av samtliga parter 4 Detta meddelande påverkar inte ärendeprocessen 05-- Version 9 7
Inkomna meddelanden Felsänt meddelande Om patienten är listad på annan vårdcentral. Klicka Felsänt. Skriv ett Administrativt meddelande för att meddela vilken enhet/läkare patienten är listad hos (se sidan 6). Klicka på Inkomna meddelanden för att komma tillbaka till inkorgen Felsänt kan användas även efter att ett inkommet meddelande kvitterats 05-- Version 9 8
Byt medverkande part. Högerklicka i trädet på vårdcentral. Klicka på Byt medverkande. Klicka på OK 4. Välj den enhet som medverkar i denna aktivitet. Enbart enheter som är registrerade som SVPL- enheter (fetstil) är möjliga att välja 5. Klicka på Välj 6. Avisera 4 Den part som lagts till ersätter tidigare part i ärendet 5 6 05-- Version 9 9
Lägg till/ Ta bort medverkande part. Högerklicka i trädet på ärendenummer och välj Lägg till en medverkande. Enbart enheter som är registrerade som SVPL- enheter är möjliga att välja. Klicka på Välj 4. Ta bort medverkande part genom att högerklicka direkt på namnet på den part som inte längre ska delta i patientärendet 4 Vidaresänd meddelandet till vald part (se sidan ) Den part som lagts till ersätter tidigare part i ärendet 05-- Version 9 0
Vidaresänd inkommet kvitterat meddelande inom egen organisation Kvittera meddelandet innan det vidaresänds. Öppna aktuellt meddelande från meddelandeträdet. Klicka på Sändlista. Markera raden för din enhet. Klicka på Vidaresänd 4. Välj en eller flera enheter inom egen organisation som du vill vidaresända till (SVPL- enhet är i fetstil) 5. Klicka på Välj 6. Enheten/enheterna visas längst ner 7. Klicka på Vidaresänd 5 4 6 Ansvaret ligger kvar på den enhet som vidaresänder 7 Skapad Skapad för för SAMSA SAMSA av av Lena Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Marie Steffenburg Wennberg Wennberg 05-- Version Version 00--6 9 9
Vidaresänd inkommet kvitterat meddelande till rehabmottagning Patienter med behov av rehabiliteringsinsatser efter utskrivning där Nej eller Vet ej för hemsjukvård är markerat ska vidaresändas till Rehab enligt närhetsprincipen De meddelanden som ska vidaresändas till Rehab är Kallelse och underlag till vårdplanering, Samordnad plan vid utskrivning och Information vid utskrivning Har patienten önskemål om specifik rehabmottagning skall ärendet vidaresändas till denna enhet Kvittera meddelandet innan det vidaresänds Öppna aktuellt meddelande från meddelandeträdet. Klicka på Sändlista. Markera raden för din enhet. Klicka på Vidaresänd 4. Välj den rehabmottagning som ärendet ska vidaresändas till (SVPL- enhet är i fetstil) 5. Klicka på Välj 6. Enheten visas längst ner 7. Klicka på Vidaresänd 5 4 6 7 Ansvaret ligger kvar på den enhet som vidaresänder Skapad Skapad för för SAMSA SAMSA av av Lena Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Marie Steffenburg Wennberg Wennberg 05-- Version Version 00--6 9 9
Grafisk ärendeöversikt Denna vy används som en översikt över enhetens Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden Det går att söka på: - ärendenummer - personid - enhet - aktuella - avslutade - från datum - till datum initierande part aviserat men ej kvitterat av mottagande part avvisat kommentar finns vid gul markering kvitterat meddelande färdigt för justering av vårdplan justerad vårdplan vidaresänt meddelande sjukhus kommun primärvård Dubbelklicka på t ex ett kuvert under P för att öppna/se dokumentet 05-- Version 9 0
Sök ärende Denna vy används som en översikt över enhetens alla Aktuella ärenden och/eller Avslutade ärenden. Klicka på Sök ärende. Det går att söka efter specifika ärenden via: Ärendenummer Personid Enhet Sök på parter Sök på mottagare Aktuella Avslutade Från datum Till datum. Klicka på Sök 05-- Version 9 4
Ta bort ett meddelande i Inkomna meddelanden. Bocka i rutan framför ärendet. Klicka på Ta bort Du tar bort meddelandet i Inkomna meddelanden, inte patientärendet 05-- Version 9 5
Registrera ny patient. Klicka på Patient. Klicka på Ny Skriv in fullständigt personnummer ( siffror i en följd) 7. Klicka på Västfolket. Uppgifter om namn och adress hämtas från befolkningsregistret (uppdatering av adressändring görs då automatiskt) 4. Möjlighet finns att fylla i namn på närstående 8 4 6 5 5. Kontrollera att uppgifterna stämmer Klicka på Spara 6. Patienten blir valbar i det vita fältet 7. När raden med patientuppgifter markerats syns personnummer och namn längst upp i bild 8. Klicka på Meddelanden för att påbörja ärendet Skapad Skapad för SAMSA för SAMSA av Lena av Lena Arvidsson Arvidsson & Marie & Marie Steffenburg Steffenburg Wennberg Wennberg 05-- Version Version 00-09- 9 6
Vårdbegäran Bild () Vårdbegäran aviseras från kommun eller primärvård till sjukhusets akutmottagning Vårdbegäran kan även aviseras från kommun till primärvård. Klicka på Vårdbegäran. Bild för Medverkande enheter visas. Ange vilka enheter som deltar i ärendet genom att klicka på pil (favoritlista = samarbetspartners). Finns inte sökt enhet i favoritlistan, klicka på Katalog och sök upp enheten (fet stil) 4. Klicka på Välj 5. Dialogrutan Registrera samtycke visas Patienten måste lämna sitt samtycke 4 5 6. Registrera 6 05-- Version 9 7
Vårdbegäran Bild (). Klicka på Kontakter. Klicka på Ny. Skriv in den som är medicinskt ansvarig med tillgängligt telefonnummer (t.ex. hemligt) 4 5 4. Klicka på Spara 5. Klicka på Stäng 6. I vårdbegäran skall patientens aktuella status och betydelsefull information beskrivas i respektive fält 7. Avisera Kontakter blir i fetstil om innehåll finns och uppgifterna följer ärendet 6 7 05-- Version 9 8
Meddelande till vård och omsorg Föregås i regel av en vårdbegäran från kommun eller primärvård men kan även aviseras med patientens samtycke av sjukhuset utan föregående meddelande Meddelandet kan även aviseras från Primärvård/VC/Jourmottagning till Kommunen Bedöms patienten inte vara behov av slutenvård aviseras Meddelande till vård och omsorg av akutmottagningen till kommun och primärvård. Kvittera Kommunen avslutar därefter ärendet Om patienten sedan tidigare har kommunala insatser måste sjukhuset meddela kommunen via en telefonkontakt att patienten skickas hem Skapad för för SAMSA av av Lena Arvidsson 9 05-- Version 0-0-6 Version 9 9
Inskrivningsmeddelande Aviseras från sjukhus då patienten läggs in på avdelning. Klicka på Kontakter. Klicka på Ny. Fyll i ansvarig läkare med tillgängligt telefonnummer/fax Flera kontakter kan anges 4. Klicka på Spara 5. Klicka på Stäng 6. Kvittera Kontakter blir fetstil om innehåll finns och uppgifterna följer ärendet 4 5 6 05-- Version 9 0
Kallelse och underlag till vårdplanering. Dubbelklicka på ärendet i inkorgen för att få upp Kallelse+underlag. Klicka på Kontakter och skriv in namn och telefonnummer/fax till patientens ansvariga läkare om detta inte är ifyllt sedan tidigare. Flera kontakter kan anges. Mötesform har angivits: direktmöte, telemöte eller videomöte 4. Är mötesformen videomöte finns en länk tillgänglig 5. Kvittera 4 Eventuellt tillägg/förfrågan inför vård- och omsorgsplaneringen kan göras genom att ringa avdelningen eller skicka ett Administrativt meddelande 5 05-- Version 9
Samordnad plan vid utskrivning Kvittera Bild (4) Samordnad plan vid utskrivning kan aviseras upprepade gånger och för varje gång skapas en ny version. Detta visas i Aktuell version. Ta del av all information i respektive flik före kvittering. Kvittera 4. Dubbelklicka på meddelandet Samordnad plan vid utskrivning i trädet för att Redigera direkt (se sidan ) 4 05-- Version 9
Samordnad plan vid utskrivning Redigera - Avisera Bild (4) Öppna Samordnad plan vid utskrivning genom att dubbelklicka på dokumentet i ärendeträdet. Klicka på Redigera. Skriv in Medicinskt ansvarig läkare med tillgängligt telefonnummer och enhet på raden för Primärvård. Eventuell komplettering dokumenteras i flikarna Gemensam och/eller Primärvård 4 5 4. Markera Färdig 5. Avisera 05-- Version 9
Samordnad plan vid utskrivning Redigera Justera direkt Bild (4). Klicka på Redigera. Skriv in Medicinskt ansvarig läkare med tillgängligt telefonnummer och enhet på raden för Primärvård. Eventuell komplettering dokumenteras i respektive flik (se sidan ) 4 4. Markera Färdig 5. Om du är sista part som markerat Färdig genereras meddelandet: Den samordnade planen är nu klar att justera 6 5 6. Justera Skapad för för SAMSA av av Lena Arvidsson 05-- Version Version 00--6 9 4 4
Samordnad plan vid utskrivning Justera Bild 4(4) Samordnad plan vid utskrivning som ska justeras kommer som ett meddelande i Inkomna meddelande när samtliga parter markerat Färdig Ärendet kan också bevakas i Grafiska ärendeöversikten och visas med röd bakgrund och vitt kuvert Färdig för justering Justerad. Klicka på under Samordnad plan vid utskrivning för att få upp ärendet. Justera snarast, helst omgående efter genomläsning, när alla samverkansparter markerat Färdig. När samtliga parter har justerat Samordnad plan vid utskrivning är den upprättad. Namn och datum kommer automatiskt i rutorna 05-- Version 9 5
Utskrivningsmeddelande Ansvarig sjukhusläkare beslutar när patienten är utskrivningsklar Utskrivningsmeddelandet kan aviseras med samma datum som utskrivningsklar, men senast dagen före planerad utskrivning. Kvittera 05-- Version 9 6
Information vid utskrivning Information om vårdtillfället dokumenteras under rubriken Vårdsammanfattning så att överlämnande av ansvar för patienten enligt upprättad Samordnad plan vid utskrivning kan genomföras. Om informationen finns i Kallelse och underlag för vårdplanering samt i Samordnad plan vid utskrivning hänvisas till dessa Förändringar som skett efter vård- och omsorgsplaneringen och som Inte påverkar behovet av vård- och omsorgsinsatser står i Vårdsammanfattningen Här dokumenteras också om patienten skrivs ut till sin bostad, korttidsplats eller annan vistelseadress. Kvittera 05-- Version 9 7
Avbrott i processen Avbrott i processen används om vård- och omsorgsplaneringsprocessen fördröjs eller avbryts av någon anledning t.ex. förändrat tillstånd, avliden, patienten vill inte fortsätta processen eller smitta på enheten Nytt planerat utskrivningsklardatum kan anges. I och med detta meddelande görs halt i beräkning av karensdagar/betaldagar. Om utskrivningsklar blir aktuellt inom 7 kalenderdagar efter det att Avbrott i processen har aviserats kan aktuell Samordnad plan vid utskrivning gälla Om mer än 7 kalenderdagar har förflutit sedan Avbrott i processen aviserats, makuleras Kallelse + underlag automatiskt. Ny Kallelse + underlag aviseras samt en ny vård- och omsorgsplanering genomförs Utskrivningsmeddelande och eventuellt Information vid utskrivning makuleras alltid direkt vid Avbrott i processen. Kvittera Kommunen avslutar ärendet i de fall patienten har avlidit eller då patienten själv väljer att inte fortsätta processen Om meddelande Utskrivningsklar inte aviserats innan Avbrott i processen kommer en notifiering i Inkomna meddelanden när Avbrott i processen avslutats 05-- Version 9 8
Sändlista - Historik. Sändlistan maximeras och minimeras med knappen Sändlista. I Sändlistan framgår även vilken/vilka enheter som aviserat eller vidaresänt. Högerklicka för att se person/organisation. Via knappen Historik är det möjligt att visa tidigare version, Visa version, av meddelandet samt att se vilka användare som hanterat ett meddelande, Visa användarspår 4. I Användarspår framgår det vad en användare gjort i olika versioner av meddelandet 4 05-- Version 9 9
Funktionsknappar Redigera För att skriva i ett redan skapat dokument Utkast Det som dokumenterats sparas och kan ses på den egna enheten. Låser ärendet för övriga parter. Publicera Avisera Justera Kvittera Makulera Det som dokumenterats sparas och kan sökas upp av alla deltagande parter. Dokumentet för inte processen vidare, går inte att arbeta i och visas ej i Inkomna meddelanden. Dokumentet är tillgängligt för alla deltagande parter. För processen vidare och visas i Inkomna meddelande Justera Samordnad plan vid utskrivning, särskild behörighet krävs. Är gråmarkerad tills alla deltagande parter markerat färdig Bekräftar att meddelandet mottagits. Meddelandet försvinner från inkorgen efter kvittering. Ett dokument tas bort. Rött kryss visas i trädet. Felsänt Används då meddelande skulle aviserats till annan enhet. Rött stopptecken visas i trädet. Historik Visar tidigare version av meddelandet samt vilka användare som hanterat ett meddelande Forcera Utskrift I undantagsfall kan forcering av Samordnad plan vid utskrivning användas av sjukhus och särskild behörighet krävs. Det krävs att en kommentar skrivs som motiverar forceringen, kommentarrutan öppnas automatiskt Skriva ut meddelandet Skapad Skapad för för SAMSA SAMSA av av Lena Lena Arvidsson Arvidsson & Marie Marie Steffenburg Wennberg Wennberg 05-- Version Version 00--6 9 0
Ikoner i trädet Pågående ärende Initierande enhet Deltagande enheter Vårdbegäran Administrativt meddelande Inskrivningsmeddelande Kallelse och underlag Samordnad plan Avbrott i processen Utskrivningsklar Information vid utskrivning Tidigare/Avslutat ärende Oförändrad vård- och omsorgsinsats OFVI (endast i Göteborgsområdet) 05-- Version 9
Meddelandeträdets struktur Under varje meddelande finns information. Dubbelklicka på aktuellt meddelande för att se information och klicka på plus tecknet för att se vem/vilka som tagit del av meddelandet Skapad för för SAMSA av av Lena Arvidsson 05-- 04-0-8 Version 95 4
Reservrutin Lathund samt blanketter, som kan fyllas i, finns på www.vgregion.se/svpl under Reservrutin KLARA SVPL. Blanketterna skrivs ut och faxas till berörda parter Reservnummer Ärende där patient har reservnummer enligt BefReg (Befolkningsregistret) kan användas i KLARA SVPL Skyddad identitet Ärende där patient har skyddad identitet handläggs inte enligt rutinen för samordnad vård- och omsorgsplanering. Se lokala rutiner inom verksamheten 05-- Version 9