Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion 2012-02-15 Upphandlingsansvarig Upphandling Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet Tryckeritjänster Birgitta Engström 96-71-2011 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 4. UTVÄRDERING 4.1. Utvärdering i upphandlingen 4.1.1. Anvisning för komplett anbud Ett komplett anbud omfattar svar på samtliga ställda krav och frågor i förfrågningsunderlaget punkt för punkt och innehåller alla i förfrågningsunderlaget begärda handlingar. 4.1.2. Prövning och utvärdering Utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt skriftliga anbud. Processen genomförs av Statens inköpscentral. Prövningen och utvärdering av inkomna anbud sker i fyra steg enligt nedan: Som ett första (1) steg sker: Kontroll av att inlämnade handlingar i anbudet är kompletta. Vid eventuell avsaknad och/eller otydlighet i en handling kan Statens inköpscentral begära komplettering. Vid prövning av anbudet kan Statens inköpscentral begära att anbudet förtydligas eller kompletteras under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivaren har ingen motsvarande rätt att få ett förtydligande eller komplettering till stånd. I steg två (2) : De anbud som har uppfyllt kraven i det första steget omfattas av en prövning av att de ställda ska-kraven på anbudsgivaren är uppfyllda. Utskrivet: 2012-02-15 14:12 Sida 1 av 6
I steg tre (3): : De anbud som har uppfyllt de två tidigare stegen utvärderas mot ställda ska-krav i kravspecifikationen. Alla anbudsgivare som klarar ställda ska-krav går vidare i utvärderingen. I steg fyra (4) sker slutligen en utvärdering:. Utvärderingen genomförs av ansvarig projektledare i samråd med arbetsgrupp och styrgrupp. Det som utvärderas är priser och övriga poängsättande krav som har redovisats i upphandlingsunderlagen samt i följande kaptiel. Tilldelningsbesked lämnas skriftligen till samtliga anbudsgivare när beslut i ärendet är fattat. 4.1.3. Anbudsutvärdering Utvärdering i upphandlingen sker efter värderingsprincipen ekonomiskt mest fördelaktiga anbud med hänsyn tagen till nedanstående kriterier: De kriterier som används är: Kriterium 1: Pris (70 % viktning mellan kriterium 1 och 2) Priskorg 1 Huvudsakliga produktioner och tjänster Viktade slutprodukter i priskorgen Utvärdering av priser sker 70 % (inbördes viktning mellan priskorgar) Priskorg 2 Miljöprodukter Viktade slutprodukter i priskorgen Utvärdering av priser sker 30 % (inbördes viktning mellan priskorgar) Priskorg 3 Tillkommande tjänster och produkter Viktade slutprodukter i priskorgen 0 % - Ingen prisutvärdering sker Priskorgarnas viktade värden summeras och viktas därefter mot kriterium 2 med 70 %. Kriterium 2:. Kapacitetsbredd och kvalitet (30 % viktning mellan kriterium 1 och 2) Bredd på produkter och tjänsteutbud Tillkommande tjänster och produkter Utvärdering av beskrivningar Produkter, tjänster som ska prissättas framgår av Priskorg 3 Maximal poäng 55 Inbördes viktning: 70 % Kvalitetskrav Tryckkvalitet enligt standarden ISO 12647-2 Oberoende certifiering = 1 poäng Egen beskrivning 1 poäng Utskrivet: 2012-02-15 14:12 Sida 2 av 6
Inbördes viktning: 30 % De viktade betygen summeras och viktas mot kriterium 1 med 30 %. Utvärdering av priskorgar Varje produktgrupp/flik utvärderas var för sig och viktningsprocenten framgår av varje priskorg. De viktade priserna per produktgrupp summeras och totalsumman viktas därefter sett ur totalen mellan ingående kriterier enligt den procentsats som anges ovan Lägst offererat totalpris ges betyg 5 och de övriga anbudens offererade priser kommer att tilldelas ett betyg i jämförelse med lägsta pris enligt nedan: Lägsta offererade pris x 5 Offererat pris För Tillkommande tjänster och produkter (6 st. områden) utvärderas beskrivningar av: 1. På vilket sätt och med vilket innehåll beskrivna tjänster och produkter kan tillhandhållas, samt vilka kompetenser som erbjuds? 0-3 poäng 2.Vilken nytta avroparna/kunderna kan ha av tillhandahållen tjänst/produkt? 0-2 poäng 3. Vad som krävs för att kunden ska kunna använda tjänsten, få tillgång till produkten? 0-1 poäng 4. Vad som i övrigt som kan gagna kunden och effektivisera ett produktionsflöde? 0-1 poäng Observera! Tillkommande tjänster och produkter utvärderas endast om de också är prissatta per grupp enligt nedan: 1. Expo/Utställningssystem 2. Systemstöd/webbtjänster/Print-on-demand 7 x 6 poäng 3. Beräkning av trycksakers miljöpåverkan och verktyg för klimatkompensation 4. Grafiska konsulttjänster 5. Säkerhetstryck (enligt speciella förutsättningar) 6. Digital publicering 7. Cross Media Utskrivet: 2012-02-15 14:12 Sida 3 av 6
8. E-Handel Total poäng 91 poäng + 1 poäng för kvalitet = 92 poäng Erhållna poäng viktas enligt ovan och enligt vad som anges i respektive priskorg. Utvärderingen sker enligt följande: Anbudets erhållna poängsumma x 5 Högsta erhållna poängsumma 1. Summan av priskorgarnas betyg (efter viktning) summeras med 2. Summan av de viktade betygen för kapacitet och kvalitet Högsta möjliga betyg är 5. Observera att de anbud som antas inte är inbördes rangordnade. Vid avrop kommer en förnyad konkurrensutsättning att tillämpas se närmare information i förfrågningsunderlaget. 4.1.4. Resultat Av de inlämnade anbuden kommer högst tolv (12) anbud att antas. 4.1.5. Meddelande om beslut Beslut i upphandlingen fattas av Statens inköpscentral och kommer skriftligen att meddelas samtliga anbudsgivare innan ramavtal tecknas. 4.1.6. Upphandlingskontrakt Bindande upphandlingskontrakt kommer att upprättas i två (2) exemplar som utväxlas mellan avtalsparterna. Av anbudet ska framgå vem som kommer att ha det övergripande avtalsansvaret mot Statens inköpscentral. Ange avtalsansvarig mot uppdragsgivaren! (Fritextsvar) 4.2. Avropsförfrågan och utvärdering 4.2.1. Att ställa en avropsförfrågan Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska en myndighet använda ramavtalen om myndigheten inte finner annan form av avtal sammantaget bättre. Avrop från detta ramavtal sker genom en förnyad konkurrensutsäittning enligt 5 kap. 7 i LOU och ska föregås av en skriftlig avropsförfrågan som Beställaren gör för att utvärdera vilken Leverantör som kan erbjuda det ekonomiskt med fördelaktiga anbudet. Utskrivet: 2012-02-15 14:12 Sida 4 av 6
För avropsförfrågan gäller följande: 1. Avropsförfrågan ställs till samtliga Ramavtalsleverantörer som är i stånd att leverera inom området genom egen kapacitet eller genom någon/några underleverantörer. 2. Beställare ska ange vilka kriterier som ska ligga till grund för tilldelning av leveransavtalet. Dessa kriterier ska utgöras av de kritierier som har angivits i upphandlingens förfrågningsunderlag. Beställaren avgör vilka av dessa kriterier som är relevanta för det specifika avropstillfället. 3. Beställaren ska ange en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Denna tidsfrist ska fastställas med hänsyn till avropets komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar. 4. Avropssvaren ska vara skriftliga och Beställaren får ta del av innehållet i dem först när den angivna svarstiden har gått ut. 5. Leveransavtalet ska tilldelas den leverantör som lämnat det för Beställaren bästa avropssvaret på grundval av de kriterier som har angivits i avropsförfrågan. 4.2.2. Tillkommande krav I enlighet med 5 kap. 7 i LOU har Beställaren rätt att vid behov komplettera villkoren i ramavtalet med andra villkor som har angivits i förfrågningsunderlaget till ramavtalet s.k. tillkommande avtalskrav (förutsättningskrav). Beställaren har vid avrop från ramavtalet möjlighet att specificera sitt behov genom att i avropet ställa tillkommande krav. Kraven utformas som ska-krav eller bör-krav i avropsförfrågan.. Ska-krav innebär att kraven är ovillkorliga och måste uppfyllas för att Leverantör eller underleverantör ska kunna anlitas för det uppdrag som specificeras. Observera att det är inte de kvalificeringskrav som redan har ställts i upphandlingen som ska ställas på nytt utan de krav som rör förutsättningar för att produktioner eller tjänster ska kunna utföras som ska anges, t.ex. krav på specifika leveranstider enligt angiven tidplan; krav på kvalitet (12647-2); krav på miljömärkning. 4.2.3. Tillkommande tjänster och produkter Vid avropsförfrågan på "Tillkommande tjänster och produkter" ska Beställare (avropare) specifiera de verksamhetsspecifika krav som ställs på tjänsterna. Avropsförfrågan ställs till de Ramavtalsleverantörer som med egen, eller underleverantörers, kapacitet har angivit att de tillhandahåller dessa tjänster. Utvärdering sker på samma sätt och med samma kriterier som har använts i upphandlingen. Minst ett (1) utvärderingskriterium ska anges. Om två (2) eller fler anges ska Beställaren Utskrivet: 2012-02-15 14:12 Sida 5 av 6
ange en inbördes viktning mellan utvärderingskriterierna (en procentuell vikt). Den totala vikprocenten är alltid 100%.Det innebär att något eller några av kriterierna kan komma att viktas till 0 % vid vissa avrop. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet tilldelas kontrakt (leveransavtal). Kriterier Viktprocent (anges av avroparen Tjänster och produktioner enligt egen specifikation (se priskorgar 1, 2 och 3) Miljömärkning ; Svanen/EU ECO-Label eller likvärdig) - exempel i priskorg 2 Hållbar utveckliing (FSC/PEFC)) Kvalitet (12647-2) eller likvärdig Provtryck 4.2.4. Svar på avropsförfrågan Ramavtalsleverantören lämnar svar på avropet senast det datum som Beställaren har uppgivit i sin avropsförfrågan. Enbart ett svar per Ramavtalsleverantör får lämnas. Avropssvaren ska vara skritftliga. Om en Ramavtalsleverantör inte kan åta sig ett uppdrag inom den tid som Beställaren har angivit ska ett avropssvar ändå lämnas t.ex. med svar "avstår denna gång". Huvudregeln är att Ramavtalsleverantören är skyldigt att lämna avropssvar. Avropssvaren omfattas av sekretess till dessa att Beställaren har fattat beslut om tilldelning av kontrakt. 4.2.5. Frivillig avtalsspärr Med anledning av ogiltighetstalan och den oönskade effekten av detta rekommenderar Statens inköpscentral att avropande myndigheter vid förnyad konkurrensutsättning frivilligt beaktar avtalsspärren. Avtalsspärren är tio (10) kalenderdagar räknat från dagen efter det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickades ut (e-post) till samtliga anbudsgivare. Skickar den upphandlande myndigheten underrättelsen på annat sätt än på elektronisk väg får kontrakt inte ingås förrän femton (15) dagar har gått från utskickandet. Notera att "lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid" ska gälla vid beräkning av tidsfristerna. Detta innebär att om den tionde (10) alternativt femtonde (15) dagen infaller på helgdag eller röd dag i almanackan, räknas nästföljande vardag (den s.k. söndagsregeln). Utskrivet: 2012-02-15 14:12 Sida 6 av 6